出張経費・手当はどこまで認められる？立て替えた旅費宿泊費・食事代は含まれるか

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出張経費はどこまで認められる？

出張の際に交通費や宿泊費が必須ですよね。企業規模を問わず、個人事業主であってもこれらの実費は経費と認められるため非課税となります。

では、その出張手当や日当は経費扱いになるのでしょうか。そして、出張先での支出はどこまでが経費として認められるのでしょうか。

曖昧になりがちな出張経費が適用される範囲や出張手当の扱いを解説します。

出張業務で必要な費用は「経費」に

出張中に業務で必要になった支出は経費として扱える可能性が大きいです。なぜなら税法では商談などで必要な支出を経費として認めており、出張旅費を「旅費交通費」という経費にしている企業が一般的だからです。

たとえば、取引先との通信費、移動のタクシーやレンタカー、駐車料金などがこれに該当します。

ただし、金額があまりにも高額であると税務調査時に経費として認められない場合もあるため、経費として金額が妥当であるかどうか判断する必要があるでしょう。

出張先での食事代が経費になる？

現地で宿泊する際の食事代はどうでしょうか。これは企業ごとの判断となるものの、毎日必要となる食事は経費として認められない場合がほとんどです。

例外として、取引先との会食や同僚との打ち合わせで支出した食事代は経費として認められる場合もあります。その際の勘定項目は、取引先との会食であれば「接待交際費」、打ち合わせなど5千円までの食事代は「会議費」となります。

出張先で残業した場合の残業代は？

取引先との会食や商談、打ち合わせなどを含め出張先の業務は深夜に及ぶことも多いでしょう。

しかしながら多くの企業が出張を「みなし勤務」としており、勤務時間にかかわらず残業代を支給しないケースがほとんどです。

出張手当は経費に含まれるか

出張者には食事代を含めたさまざまな支出があり残業代も支給されません。こうした出張者の負担を軽減させるため、多くの企業が出張手当を支給しています。

では、この出張手当は経費として認められるのでしょうか。

出張手当は課税対象？

通常、出張手当をそのまま手当として支給した場合は給与としてみなされ、課税対象となってしまいます。

出張手当の本来の意味は、出張先での細かい支出を補填し、一つひとつ精算する手間を軽減することにあります。出張者の手間を減らすためには出張手当を非課税にする必要があるのです。

出張旅費規程で定められた手当は非課税に

出張手当を非課税にするには出張旅費規程を作成し、その旨を明記しなければなりません。

出張手当が非課税になるかは、「自社に出張旅費規程があるかどうか」「規定内に出張手当について明記されているか」を確認するといいでしょう。

明記されていれば企業側と出張者側のどちらも非課税となるため、所得税や住民税を支払う必要はありません。

出張経費の精算方法

出張旅費規程があれば、出張手当を含めた旅費の精算方法も明記されているはずです。以下からは、一般的な出張旅費の精算手順を簡単に解説しておきましょう。

領収書は必ず保管

出張旅費を経費として精算するには、領収書が必要なのはいうまでもありません。現地までの交通費や宿泊費はもちろん、業務で必要になった支出に関しての領収書はすべて保管しておきましょう。

一部、公共交通機関などで領収書が出ないものは、メモを残しておくなどで経費として申請できるようにしておく必要があります。

経費精算書で精算

出張後は経費精算書に内訳と金額をそれぞれ記入し、対応する領収書を添付して精算します。

一般的には上長承認後、経理部でのチェックがあり、現金で支払われるか口座振り込みになるでしょう。出張旅費規程で手当が認められているならば、経費精算書に同時に記入しておきます。

立替払いが必要になる場合も

企業側で出張時の交通手段や宿泊施設を用意してもらえるならば、基本的に経費の立替は必要ありません。現地での細かい支出や出張手当を精算するだけでいいでしょう。

しかし、多くの場合で出張者自らが交通手段、宿泊施設の手配を行っています。こうしたケースでは、少なからず立替払いが必要になるかもしれません。

出張者の立替払いを軽減するには

経費は基本的に出張後の精算となるため、出張者が交通費や宿泊費まで立て替えている場合、金銭的に大きな負担となります。こうした負担を軽減するには以下の2つの方法を取りましょう。

仮払金を受取る

出張者の負担を軽減するため、多くの企業では出張前に仮払金を支払い、出張後に差額を精算するという形をとっています。この方法であれば出張者の金銭的負担は最小限にできるかもしれません。

しかし、出張手配や清算手続き自体は仮払金を受取らない場合と同様であり、むしろ仮払金を申請する分だけ手間が増えるともいえるでしょう。

出張管理システムを活用

こうした問題を解決する方法が出張管理システムの導入です。

出張管理システムでは出張手配をオンラインなどに一本化でき、契約によって支払いを法人へ一本化できるため、出張者の金銭的負担を最少化できます。システムによっては、出張申請のワークフローや旅費データの分析が可能なものもあり、申請・手配・精算を合理化できるのです。

出張管理システムおすすめ10選

それでは、出張者の負担を減らし、経費精算も合理化する、おすすめの出張管理システムを厳選して紹介しましょう。

本記事で紹介している出張管理システムのさらなる詳細はこちらから無料でご覧になれます。

BORDER（ボーダー） - ボーダー株式会社

画像出典：BORDER公式サイト

• チャットでスピーディーに手続きを進められる
• 手配情報を自動で集約
• 独自オペレーションで圧倒的な低価格を実現

BORDERは、チャットでスピーディーにフライトやホテルを手配し、出張情報をクラウド上で一元管理できる出張管理システムです。

手配時のコミュニケーションはすべてBORDER内のチャットで進むため、コミュニケーションを簡略化できます。 あらゆる手配情報がデータ化・可視化されることで、情報共有の手間の削減や、内部統制の強化を図れます。独自のオペレーションモデルの構築により、サービス利用にかかるコストを極限まで圧縮。サービス利用にかかる固定費は不要、1件あたりの手配手数料はたったの1,000円で利用できます。

マイナビBTM - 株式会社マイナビ

画像出典：マイナビBTM公式サイト

• ノンストレスで出張手配が完了
• 「一括請求」で立替精算の手間をカット
• 出張費を見える化し、コストを削減・最適化

マイナビBTMは、出張申請・手配・精算など出張に関わる業務を一元化するBTMサービスです。ホテルと交通手段を一括手配できるため、出張手配にかかる時間が最短5分に。また出張費をマイナビ社が立て替えて会社へ一括請求するため、従業員による出張費立て替えと、それに伴う精算業務が不要になります。かかった出張費は月ごとにグラフ化して分析でき、経費削減・出張費最適化も実現します。

Al Travel（エーアイトラベル） - 株式会社AIトラベル

画像出典：Al Travel公式サイト

• 出張手配の検索・予約を一元管理
• 出張者と管理部門の業務効率化
• 出張データの見える化でコスト削減

AI Travelは、出張業務の「手間」や「コスト」を削減する、次世代クラウド型出張管理システムです。

出張時のホテル・交通機関の検索・予約が最短5分でできるだけでなく、申請や承認フローなどの経理処理も簡素化されるので、出張者と管理部門双方の業務負担を軽減できます。また、出張データの一元管理で出張費が見える化されるので、不正防止やコストの適正化につながり、ガバナンス強化や大幅なコスト削減を可能にします。

Racco（ラッコ）

• ビジネストラベルを一元管理
• 出張規程外のプランを非表示
• 初期費用・月額料金無料

総合出張予約・管理サービスRaccoは、楽天トラベルが提供する、初期費用・月額料金無料で利用できる法人向け出張管理システムです。

特典付プランやエリア・役職ごとの宿泊上限金額設定が可能です。後払いでの会社請求を選択すれば、月ごとの出張金額がまとめられるため、経費精算業務を効率化。規定外のプランを非表示にしてガバナンス強化も実現します。

じゃらんコーポレートサービス

• 初期費用・運用コストが無料
• 会員限定の割引プランが多数
• 専用の管理画面

じゃらんコーポレートサービスは、初期費用・ランニングコストが無料で利用でき、会員限定の割引プランが多数用意された、法人向け出張管理システムです。

特典付プランを非表示にするなどで、経費削減しながらガバナンス強化も実現します。専用の管理画面も用意され、出張状況をリアルタイムに可視化。料金やエリア、出張頻度の分析に役立ち、出張業務の改善ができます。

Bzit

• 国内・海外のビジネストラベルに対応
• オプションのワークフローで業務効率化
• 出張データの分析で出張業務を改善

Bzitは、JTBならではのトラベルネットワークで、国内・海外出張に幅広く対応する、法人向け出張管理システムです。

宿泊・航空券・新幹線・レンタカーなどの予約をオンラインで一本化、予約情報を出張精算書に取り込めるため、手配から精算のフローを大幅に合理化します。オプションの申請承認フローを活用したスピーディーな手配と合理化も実現できます。蓄積された出張データを分析して改善策を提案するのも可能です。

SAP Concur

• 高度に統合された出張・経費管理
• 出張予約を一元化
• システム内でワークフローを完結

SAP Concurは、航空券・レンタカー・ホテルの予約を一元化し、出張管理と経費管理が高度に統合された出張管理システムです。

Concurで手配されたチケットの領収書はもちろん、スマートフォンアプリで撮影されたシステム外の領収書も即座にシステムに取り込み。手配のみならず精算業務も効率化します。ワークフローがシステム内に持つことで、上長の承認もオンラインで完結。蓄積されたデータを分析で効果的に出張業務を改善できます。

BT-Compass

• 簡単に国内出張を予約・手配
• 法人契約による特別割引を適用
• 利用実績のレポート機能

BT-Compassは、航空券、新幹線、ホテルなどをひとつのサイトに統合し、簡単に国内出張を予約・手配できる出張管理システムです。

法人契約による特別割引も適用され、リーズナブルな料金を実現しながら支払いを一元化できます。詳細な利用実績データをもとにしたレポート機能で、精算業務を効率化できるだけでなく、出張者の行動を把握するのも簡単です。

GBT NTA（日本旅行）

• グローバルなBTMを日本らしいサービスで提供
• 出張を定量・定性データ分析して活用
• 旅程や安全確認のできるアプリを提供

GBT NTAは、グローバルにBTM事業を展開する、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベルの日本窓口となる出張管理システムです。

24時間365日対応のオンライン出張手配はもちろん、経験豊富なスタッフによる出張手配も可能。出張規程や企業方針にもとづいた提案で、業務効率化とガバナンス強化を両立させます。出張データの分析・活用で改善の提案も的確。旅程や安全管理のできるアプリも用意されています。

エアトリBTM

• 初期・運用コストが無料
• データ活用で出張業務の見直し
• 出張中の管理でリスクマネジメント

エアトリBTMは、パッケージツアーを含めた国内・海外出張に対応する、マルチデバイス対応クラウド出張管理システムです。

初期費用・ランニングコストが無料のうえ、多数用意された割引チケットで直接費用を削減、精算業務も効率化します。出張データの分析で旅費規程や出張フローの見直しも可能。出張者の行動管理もできるため、リスクマネジメントにも最適です。

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出張業務を快適にする出張管理システム

出張中の支出が経費に相当するかどうか、最終的には税務署の見解をもとにした企業側の判断となるでしょう。大枠が定められ、ある程度の裁量が与えられていたとしても、出張者は常に支出に関するストレスを抱えているともいえます。

ましてや、多くの経費立替をしていれば、自身のパフォーマンスを発揮できない可能性もあるでしょう。

こうした経費関連の負担を軽減し、出張手配や精算の効率化まで実現する出張管理システムは、出張者のパフォーマンスを最大化するだけでなく、経理業務の効率化でコア業務の集中も実現し、適切なコスト削減まで可能なのです。

出張業務の成果が見えにくい企業は、生産性向上のためにも出張管理システムを導入し、データをもとにした改善行動を実行に移すことをおすすめします。

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