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出張管理システムおすすめ比較!経費削減・ガバナンス強化・危機管理を実現するツール

最終更新日:(記事の情報は現在から119日前のものです)
出張管理システムとは、出張申請から手配したチケット、経理での旅費精算までを一元管理するものです。出張管理の現状と課題を解説し、それを解決するおすすめのサービスを紹介します。

出張管理システムとは

出張管理システムとは、宿泊施設の予約からチケットの手配、出張費など経理関係の処理まで一元管理を行うシステムです。出張業務の効率化が図れるため、近ごろ注目されています。

しかし、海外と比較すると日本の出張管理システムの導入は進んでいるとは言えない状況です。出張管理システム導入を普及させることも今後の課題であると言えるでしょう。

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出張管理への取り組みは遅れている?

現代の厳しい市場環境を生き残り、競争力を維持していくには、効率的な企業運営が欠かせません。しかし、企業の業績に直結する売上・原価・精算管理などに比べ、間接費となる「出張旅費」に関する効率化は遅れているといわれています。

実際に、出張する当事者、それを管理・承認するマネジメント層、精算などを行う経理部門それぞれが、出張旅費についてなんらかの課題を感じているのではないでしょうか。

一般的に行われている出張管理の現状と課題を解説し、それを解決するための出張管理システムを紹介します。

一般的な出張管理の方法

効率化が遅れているといわれる出張管理は現状どのように行われているのでしょうか。

一般的な出張出発前のプロセスは、次のようなものでしょう。

  • 出張申請・上長承認
  • 交通手段・宿泊施設の手配・チケット受け取り

国内外を問わず、チケットをはじめとする手配は出張者みずからが行うことが多く、後日精算を前提に費用を立替るケースも少なくありません。そのため、出張後に精算のためのプロセスが必要になります。

  • 領収書の整理・出張費の精算書作成
  • 上長による精算書承認
  • 経理にて精算

出張者はバラバラに手配したチケットや領収書を管理し、精算書とともに会社へ提出しなければなりません。また、承認者である上長、精算者である経理は、出張旅費規程が守られているかどうかチェックする必要もあります。

出張管理の現状と課題

ほとんどの企業では、出張に関する出張旅費規程が定められており、これを遵守して管理を行えば、上述した出張管理でも効率化以外に問題はないように思えます。しかしその実態は、少しばかり様子が異なるようです。

日本CFO協会が、287社を対象に行った出張旅費に関するアンケート調査からも、従来の出張管理に多くの課題があり、課題を認識しながらも取り組みが遅れている現状がわかります。

従業員は出張旅費規程をほとんど理解していない

下図は、日本CFO協会のアンケート調査から、出張旅費規程に関する調査結果をグラフ化したものです。

出張旅費規程に関する調査結果

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

このレポートによれば、従業員が出張旅費規程を完全に理解していると答えた企業は全体の3%に過ぎず、一方の「理解が不充分」「ほとんど理解していない」の合計が29%にもおよんでいます。また、規程違反をチェックすべき立場の上司も、41%が充分なチェックを行っていないと回答しています。

規程の理解やチェックが充分でない状況は、コンプライアンス遵守が危うい状態であることを意味しているといえるでしょう。

75%で規定違反が発生

こうしたなか、規程違反や不正はどの程度起こっているのでしょうか。下図は、規程違反が発生しているかどうか、また過去に違反や不正はあったか、というアンケート結果をグラフ化したものです。

規程違反のアンケート結果

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

結果、実に75%もの企業でなんらかの規程違反が発生しています。また、過去の違反や不正も半数以上の企業が「あった」と答えており、不正請求も見受けられます。

現状の出張管理では、複雑になりがちな出張旅費規程への理解が充分でなく、上長のチェックの甘さも重なり、コンプライアンスが遵守されていない状況だといえるでしょう。結果としてチェックの甘さを悪用した不正につながっていると考えられ、ガバナンス強化は必須の課題といえます。

経費削減には「出張費用の可視化」が課題

では、出張旅費のコスト意識については、各企業はどのように感じているのでしょう。下図は、国内外の出張旅費に関して、適正化されているかどうか、経費削減に取り組んでいるかどうかのアンケート結果をグラフ化したものです。

国内外の出張旅費についてのアンケート結果

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

出張旅費に適正化の余地があると答えた企業は、海外出張で73%、国内出張でも64%となり、多くの企業が経費削減の余地があると考えている反面、実際に取り組みを行っている企業は海外出張で48%、国内出張で71%にとどまっています。

その理由として、多くの企業が「出張費用の可視化ができていない」ことを理由に挙げています。特に海外出張においてこの傾向が顕著であり、出張費用の可視化が経費削減への命題となっているようです。

危機管理対策は遅れている

特に場所が国外になる海外出張では、出張者の危機管理も必要です。下図は、出張者の危機管理に必要性を感じるかどうか、実際の有事の際に安否確認を即座にできるかどうかのアンケート結果をグラフ化したものです。

出張者の危機管理

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

日本国内で災害が相次いだこともあり、危機管理への必要性は88%以上の企業が「感じている」と回答しています。一方で、有事の際に即座に安否確認ができる企業は23%にとどまっているのが現状です。

グローバル化が進み海外出張も頻繁になるなかで、これに関しても即座に安否確認ができる企業は限られており、組織として体制構築や人的リソースが追いついていないのが課題といえるでしょう。

出張管理システムで効率化する5つのメリット

こうした出張管理にまつわるさまざまな課題を解決し、効率化を実現できるソリューションが出張管理システムです。導入することで、次のようなメリットがあります。

  • 出張規程遵守でガバナンス強化
  • 経費削減効果
  • 出張費の可視化・経費分析による適正化を実現
  • 出張管理の効率化
  • 出張者の状況を可視化

(1)出張規程遵守でガバナンス強化

出張管理システムでは、規程に沿った宿泊料金に上限を設定する、特典なしのプランに予約を限定するなどが可能です。これによって出張旅費規程への認識が曖昧であったとしても自動的にチェックでき、規程違反や空出張などの不正を未然に防げます。

(2)経費削減効果

出張管理システムは、ホテルや鉄道、航空会社やレンタカーなどの予約システムと連携しており、法人向けの割引が受けられるケースがほとんどです。規定に沿ったプランの活用とともに、経費削減効果が期待できるでしょう。

(3)出張費の可視化・経費分析による適正化を実現

個々の出張者の出張先や回数、費用を一覧で確認できる出張管理システムは「出張費の可視化」を実現します。それに加え、過去の出張費をもとに適正化に向けた分析が可能なシステムも存在します。

(4)出張管理の効率化

出張管理システムによっては各予約システムと連携しているため、チケットや宿泊施設の手配を効率化するだけでなく、経費精算業務も効率化します。

たとえば請求が会社に一元化されると、基本的な支払いに関しては費用の立て替えも不要です。承認プロセスを自動化するシステムを導入すれば、よりいっそうの効率化が期待できるでしょう。

(5)出張者の状況を可視化

出張管理システムのなかには、チケットの予約状況、モバイルデバイスでのチェックイン状況をもとに、出張者の所在を可視化できるものも存在します。

リアルタイムで確認できない場合も、旅程の一覧が明確になるため、有事の際でもリスクマネジメントができるでしょう。

出張管理システムの選び方

出張管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

  • 出張管理システムの導入目的を確認する
  • 出張管理システムの機能を確認する
  • 出張管理システムを導入する際の注意点を確認する
  • 出張管理システムの料金・価格相場を確認する

出張管理システムの導入目的を確認する

出張管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的 詳細
出張の手配や管理を効率よく行いたい 出張管理に特化したタイプがおすすめ
出張手配をスムーズに行い、本来の業務に専念できる環境を整えたい 出張手配を代行するタイプがおすすめ
出張費の適正化や、立替・経費精算などの業務負担を減らしたい 経費精算システムと連携したタイプがおすすめ

出張管理システムの機能を確認する

出張管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能 詳細
出張手配 ホテルや新幹線、飛行機、レンタカーなどの予約・手配を行う機能
出張管理 出張の旅程を管理する機能
経費精算 予約データをもとにして経費精算を行う機能
一括請求処理 出張にかかる費用の支払いを一元化できる機能
ワークフロー 出張の申請・承認をスムーズに行う機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能 詳細
比較 マーケットの相場と予約内容の費用を比較する機能
出張レポート作成 出張情報をレポートにし、可視化する機能
海外出張手配 航空券やホテルのほか、通訳、海外旅行保険、PCR検査などのサポートをする

出張費の管理やコスト削減を徹底したい場合には、比較機能や出張レポート作成機能があるシステムがおすすめです。

出張管理システムシステムを導入する際の注意点を確認する

出張管理システムシステムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項 詳細
外部システム連携 導入している経費精算システムと連携可能か確認しておきましょう。
スマートフォン対応 スマートフォンからも操作できるかを確認しておきましょう。
操作性 旅程の変更や申請が行いやすいかどうか操作性においても、デモやトライアルで確認しておきましょう。

出張管理システムの料金・価格相場を確認する

出張管理システムの料金は、予約ごとに料金が発生する月額従量課金タイプか月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているシステムの料金を確認しましょう。

システムによっては別途見積もりが必要なケースがあります。気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。

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出張管理に特化した出張管理システム

出張の際のチケット申請や旅程管理などを行えるタイプです。承認フロー機能により、スムーズな申請が可能です。

出張手配や管理を効率化するだけでなく、出張費の見直しや適正化にも貢献します。経費の立替精算もスムーズに行えるため、出張者や管理者の申請や承認の負担を軽減します。

出張の手配や旅程の管理、承認フローを一元管理したい場合におすすめです。

Travel Manager - IACEトラベル

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  • 24時間365日旅先のトラブルに対応してくれるアシスタントサービス
  • 航空券や宿泊先の手配先がバラバラでも旅程データをまとめて管理
  • 旅程データから出入国条件可否を判別し、オペレーターが適合までサポート

Travel Managerは、出張稟議から経費精算まで、出張に関係する手続きをまとめてサポートするシステムです。スマートフォンアプリに対応しており、旅程表を撮影するだけで、手配先が異なる予約情報を取り込めます。

出張報告機能により出張ルートの急な変更も管理でき、最新の旅程を確認しながら経費精算が可能です。電子帳簿保存法対応なので、アプリで撮影した領収書データをもとに立替経費精算をすすめられます。

Travel Manager公式サイトより(2022年12月閲覧)

AI Travel - 株式会社トランスファーデータ

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  • 出張手配の検索・予約を一元管理
  • 出張者と管理部門の業務効率化
  • 出張データの見える化でコスト削減

AI Travelは、出張業務の「手間」や「コスト」を削減する、次世代クラウド型出張手配・管理サービスです。出張時のホテル・交通機関の検索・予約が最短5分でできるだけでなく、申請や承認フローなどの経理処理も簡素化されるので、出張者と管理部門双方の業務負担を軽減できます。

また、出張データの一元管理で出張費が見える化されるので、不正防止やコストの適正化につながり、ガバナンス強化や大幅なコスト削減を可能にします。

じゃらんコーポレートサービス

  • 初期費用・ランニングコストが無料
  • 会員限定の割引プランが多数
  • 表示プランの絞り込みが可能

じゃらんコーポレートサービスは、初期費用・ランニングコストが無料で利用できる、出張管理サービスです。じゃらんが提供する通常プランのほかに、会員限定の割引プランを予約可能。特典付プランを非表示にすることで、経費削減しながらガバナンス強化も実現します。

専用の管理画面も用意され、出張状況をリアルタイムに可視化。料金やエリア、出張頻度の分析に役立ちます。

  • 手配可能なチケットの種類が豊富
  • インターネット環境があれば、簡単に導入可能
  • 電子承認機能をオプションで追加可能

Bzitは、JTBが提供する出張手配や管理ができる出張管理システムです。旅行会社ならではの強みを活かしたサポートが魅力。出張先は国内外を問わず、申請から経費精算まで一気通貫で行えます。

また、導入のしやすさもポイント。導入時はオンライン提供や社内向けの説明会を実施するなど、サポート体制が整っているところも特徴です。出張データを分析してコスト削減プランのアドバイスも行っているので、経費削減を考えている企業におすすめです。

  • 経費精算レポートを簡単に作成
  • モバイルアプリで外出先から出張手配が可能
  • 複数のソースから最適な料金を提案

Concur Travelは、出張に関連する一連の業務を一元管理できる出張管理システムです。すべての出張や支出のデータを取り込み、1つのダッシュボードで確認できます。ワークフローとの連携も自動で行います。

出張者は、スマートフォンからでも出張手配が行え、変更やプランの共有も可能です。外出先から手間なく行えるので、業務効率化にも役立ちます。レシートの写真をレポートに添付できるので、出張後の経費精算をスムーズ行えるところもメリットです。

Racco - 楽天株式会社

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  • 出張手配・予約データを一元化
  • 規程にあわせて予約を制御
  • 初期費用・月額料金無料で法人限定プラン適用

Racco(ラッコ)は、楽天トラベルが提供する初期費用・月額料金無料で法人限定プランも適用される出張管理システムです。

特典付プランやエリア・役職ごとの宿泊上限金額設定が可能。手配と予約データを管理画面で一元管理できるため、有事の際のリスクマネジメントにも役立ちます。後払いでの会社請求を選択すれば、月ごとの出張金額がまとめられるため、経費精算も簡単です。

出張手配を代行してくれる出張管理システム

出張の管理だけでなく、ホテルや交通機関などのチケット手配の代行を依頼できるタイプです。オンライン予約ができない海外出張や国内出張も、オペレーターにより対応可能です。

出張におけるチケット手配から管理におけるまで、一連の流れを外注したい場合におすすめです。

  • 手配を可視化して経費削減をサポート
  • 予約の手続きをオペレーターに依頼可能
  • 複数の支払い方法に対応

Smart BTMは、出張の手配や管理を簡単に行える出張管理システムです。出張予約はオンラインを使用して、24時間365時間対応。もちろんメールや電話など従来の方法も利用可能です。クラウドサービスを利用しているため、導入も簡単に行えます。

移動や宿泊以外にも会食やゴルフの手配も依頼できるので、出張以外の使い道がある点も特徴。管理部門にはコンサルタント、出張者にはコンシェルジュがそれぞれサポートしてくれます。

出張なび

  • 日本旅行の法人割引適用
  • Concurとのデータ連携が可能
  • 出張申請から精算までを一括管理

出張なびは、日本旅行が提供する新幹線・飛行機・ホテル・レンタカー・海外渡航などの法人割引が適用可能な出張管理システムです。

PC・モバイルデバイスで予約管理を一括管理し、手配承認機能で上長の承認をもらえる機能により、ガバナンス強化に役立ちます。SAP Concurやサイボウズガルーンとのデータ連携も可能。カスタマイズにより出張から精算までの一括管理をクラウドサービスで提供可能です。

BORDER - ボーダー株式会社

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  • チャットでスピーディーに手続きを進められる
  • 手配情報を自動で集約
  • 独自オペレーションで圧倒的な低価格を実現

BORDERは、チャットでスピーディーにフライトやホテルを手配し、出張情報をクラウド上で一元管理できる出張管理システムです。

手配時のコミュニケーションはすべてBORDER内のチャットで進むため、コミュニケーションを簡略化できます。 あらゆる手配情報がデータ化・可視化されることで、情報共有の手間の削減や、内部統制の強化を図れます。

独自のオペレーションモデルの構築により、サービス利用にかかるコストを極限まで圧縮。サービス利用にかかる固定費は不要、1件あたりの手配手数料はたったの1,000円で利用できます。

経費精算システムと連携した出張管理システム

出張管理機能とあわせて、出張で発生する経費の立替をスムーズに行えるタイプです。

出張回数が多く経費の立替精算にかかる工数が多い場合や、経費精算におけるペーパーレス化を促進したい場合におすすめです。

J'sNAVI NEO - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

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  • 電子帳簿保存法に対応した経費精算システム
  • 各種データ連携でガバナンスを強化
  • 業務の効率化およびテレワーク化を促進

J'sNAVI NEOは、経費精算はもちろん、出張の申請から承認やチケットの手配、支払いまでワンストップで行う経費精算システムです。近隣交通費や接待交際費などを含む一般経費の精算も可能、企業全体の精算システムとして利用できます。

法人一括契約となるため、出張者は立替の必要がなく、経理担当者は煩わしい領収書の確認がなくなり大幅に業務効率化を実現します。一連の情報を一元管理して可視化するため、より高度なマネジメントも実現できます。

出張管理システムで生産性もアップ

現状、出張管理の取り組みは遅れているといわれており課題も山積していますが、出張管理システムを導入することで効率化を実現できます。しかし、システム導入によるもっとも大きなメリットは、出張者自身の負担を軽減し、出張中のパフォーマンスを改善できることにあるのではないでしょうか。

ガバナンス強化や経費削減も重要です。しかし、効率化の目的が最終的に生産性の向上にあるのだとすれば、規程の見直しも含め、システムを活用して出張者の生産性をあげることにこそ重点が置かれるべきなのかもしれません。

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