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出張管理システムで効率化 | 経費削減・ガバナンス強化・危機管理を実現するおすすめツール8選

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出張管理システムとは、出張申請から手配したチケット、経理での旅費精算までを一元管理するものです。出張旅費管理を効率化する必要があるのはなぜか。危機管理との関係性とは。出張管理の現状と課題を解説し、それを解決するおすすめのサービスを紹介します。

出張管理への取り組みは遅れている?

現代の厳しい市場環境を生き残り、競争力を維持していくには、効率的な企業運営が欠かせません。しかし、企業の業績に直結する売上・原価・精算管理などに比べ、間接費となる「出張旅費」に関する効率化は遅れているといわれています。

実際に、出張する当事者、それを管理・承認するマネジメント層、精算などを行う経理部門それぞれが、出張旅費についてなんらかの課題を感じているのではないでしょうか。

この記事では、一般的に行われている出張管理の現状とその課題を解説し、それを解決するための出張管理システムを紹介します。

一般的な出張管理の方法

そもそも、効率化が遅れているといわれる出張管理は、現状、どのように行われているのでしょうか。

一般的な出張出発前のプロセスは、以下のようなものでしょう。

  • 出張申請・上長承認
  • 交通手段・宿泊施設の手配・チケット受け取り

国内外を問わず、チケットなどの手配は出張者自らが行うことが多く、後日精算を前提に費用を立替るケースも少なくありません。そのため、出張後に精算のためのプロセスが必要になります。

  • 領収書の整理・出張費の精算書作成
  • 上長による精算書承認
  • 経理にて精算

出張者はバラバラに手配したチケットや領収書を管理し、精算書とともに会社へ提出しなければなりません。また、承認者である上長、精算者である経理は、出張旅費規程が守られているかどうかチェックする必要もあります。

出張管理の現状と課題

ほとんどの企業では、出張に関する出張旅費規程が定められており、これを遵守して管理を行えば、上述した出張管理でも効率化以外に問題はないように思えます。しかしその実態は、少しばかり様子が異なるようです。

日本CFO協会が、287社を対象に行った出張旅費に関するアンケート調査からも、従来の出張管理に多くの課題があり、課題を認識しながらも取り組みが遅れている現状がわかります。

従業員は出張旅費規程をほとんど理解していない

下図は、日本CFO協会のアンケート調査から、出張旅費規程に関する調査結果をグラフ化したものです。

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

このレポートによれば、従業員が出張旅費規程を完全に理解していると答えた企業は全体の3%に過ぎず、一方の「理解が不充分」「ほとんど理解していない」の合計が29%にもおよんでいます。また、規程違反をチェックすべき立場の上司も、41%が充分なチェックを行っていないと回答しています。

規程の理解やチェックが充分でない状況は、コンプライアンス遵守が危うい状態であることを意味しているといえるでしょう。

75%で規定違反が発生

こうしたなか、規程違反や不正はどの程度起こっているのでしょうか。下図は、規程違反が発生しているかどうか、また過去に違反や不正はあったか、というアンケート結果をグラフ化したものです。

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

結果、実に75%もの企業でなんらかの規程違反が発生しています。また、過去の違反や不正も半数以上の企業が「あった」と答えており、不正請求も見受けられます。

現状の出張管理では、複雑になりがちな出張旅費規程への理解が充分でなく、上長のチェックの甘さも重なり、コンプライアンスが遵守されていない状況だといえるでしょう。結果としてチェックの甘さを悪用した不正につながっていると考えられ、ガバナンス強化は必須の課題といえます。

経費削減には「出張費用の可視化」が課題

では、出張旅費のコスト意識については、各企業はどのように感じているのでしょう。下図は、国内外の出張旅費に関して、適正化されているかどうか、経費削減に取り組んでいるかどうかのアンケート結果をグラフ化したものです。

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

出張旅費に適正化の余地があると答えた企業は、海外出張で73%、国内出張でも64%となり、多くの企業が経費削減の余地があると考えている反面、実際に取り組みを行っている企業は海外出張で48%、国内出張で71%にとどまっています。

その理由として、多くの企業が「出張費用の可視化ができていない」ことを理由に挙げています。特に海外出張においてこの傾向が顕著であり、出張費用の可視化が経費削減への命題となっているようです。

危機管理対策は遅れている

特に場所が国外になる海外出張では、出張者の危機管理も必要です。下図は、出張者の危機管理に必要性を感じるかどうか、実際の有事の際に安否確認を即座にできるかどうかのアンケート結果をグラフ化したものです。

出典:一般社団法人 日本CFO協会 出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

日本国内で災害が相次いだこともあり、危機管理への必要性は88%以上の企業が「感じている」と回答しています。その一方で、有事の際に即座に安否確認ができる企業は23%にとどまっているのが現状です。

グローバル化が進み海外出張も頻繁になるなかで、これに関しても即座に安否確認ができる企業は限られており、組織として体制構築や人的リソースが追いついていないのが課題といえるでしょう。

出張管理システムで効率化する5つのメリット

こうした出張管理にまつわるさまざまな課題を解決し、効率化を実現できるソリューションが出張管理システムです。その導入メリットとなるポイントを解説してみましょう。

(1)出張規程遵守でガバナンス強化

出張管理システムでは、規程に沿った宿泊料金に上限を設定する、特典なしのプランに予約を限定するなどが可能です。これによって出張旅費規程への認識が曖昧であったとしても自動的にチェックでき、規程違反や空出張などの不正を未然に防げます。

(2)経費削減効果

出張管理システムは、ホテルや鉄道、航空会社やレンタカーなどの予約システムと連携しており、法人向けの割引が受けられるケースがほとんどです。規定に沿ったプランの活用とともに、経費削減効果が期待できるでしょう。

(3)出張費の可視化・経費分析による適正化を実現

個々の出張者の出張先や回数、費用を一覧で確認できる出張管理システムは「出張費の可視化」を実現します。それに加え、過去の出張費をもとに適正化に向けた分析が可能なシステムも存在します。

(4)出張管理の効率化

出張管理システムによっては各予約システムと連携しているため、チケットや宿泊施設の手配を効率化するだけでなく、経費精算業務も効率化します。

たとえば請求が会社に一元化されると、基本的な支払いに関しては費用の立て替えも不要です。承認プロセスを自動化するシステムを導入すれば、よりいっそうの効率化が期待できるでしょう。

(5)出張者の状況を可視化

出張管理システムのなかには、チケットの予約状況、モバイルデバイスでのチェックイン状況をもとに、出張者の所在を可視化できるものも存在します。リアルタイムで確認できない場合も、旅程の一覧などが明確になるため、有事の際でもリスクマネジメントができるでしょう。

出張管理システムのおすすめ8選

以下からは、出張管理の課題を解決して遅れている効率化を推進する、出張管理システムのおすすめサービスを厳選して紹介します。

BORDER(ボーダー) - ボーダー株式会社

BORDER - ボーダー株式会社 画像出典:BORDER公式サイト

  • チャットでスピーディーに手続きを進められる
  • 手配情報を自動で集約
  • 独自オペレーションで圧倒的な低価格を実現

BORDERは、チャットでスピーディーにフライトやホテルを手配し、出張情報をクラウド上で一元管理できる出張管理システムです。手配時のコミュニケーションはすべてBORDER内のチャットで進むため、コミュニケーションを簡略化できます。 あらゆる手配情報がデータ化・可視化されることで、情報共有の手間の削減や、内部統制の強化を図れます。独自のオペレーションモデルの構築により、サービス利用にかかるコストを極限まで圧縮。サービス利用にかかる固定費は不要、1件あたりの手配手数料はたったの1,000円で利用できます。

マイナビBTM - 株式会社マイナビ

マイナビBTM - 株式会社マイナビ 画像出典:マイナビBTM公式サイト

  • ノンストレスで出張手配が完了
  • 「一括請求」で立替精算の手間をカット
  • 出張費を見える化し、コストを削減・最適化

マイナビBTMは、出張申請・手配・精算など出張に関わる業務を一元化するBTMサービスです。ホテルと交通手段を一括手配できるため、出張手配にかかる時間が最短5分に。また出張費をマイナビ社が立て替えて会社へ一括請求するため、従業員による出張費立て替えと、それに伴う精算業務が不要になります。かかった出張費は月ごとにグラフ化して分析でき、経費削減・出張費最適化も実現します。

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ) - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ) - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ 画像出典:J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)公式サイト

  • JTBの移動・宿泊システムと連携
  • チケットデータ連携で精算書に取り込み
  • 規程の設定でガバナンス強化

J’sNAVI NEOは、JTBの移動・宿泊システムと連携した出張時のチケット手配から、経費精算までをワンストップで実行する出張管理システムです。
コーポレートカードの利用明細やICカードデータなども取り込みでき、日当を含めた規程設定が可能なため、精算書の作成が簡単、経理処理を含めた出張管理を大幅に効率化します。蓄積されたデータをもとに、定期的な分析レポートも自動作成。効率化を加速させる提案も実現します。

Al Travel(エーアイトラベル) - 株式会社AIトラベル

Al Travel - 株式会社AIトラベル 画像出典:Al Travel公式サイト

  • 出張手配の検索・予約を一元管理
  • 出張者と管理部門の業務効率化
  • 出張データの見える化でコスト削減

AI Travelは、出張業務の「手間」や「コスト」を削減する、次世代クラウド型出張手配・管理サービスです。
出張時のホテル・交通機関の検索・予約が最短5分でできるだけでなく、申請や承認フローなどの経理処理も簡素化されるので、出張者と管理部門双方の業務負担を軽減できます。また、出張データの一元管理で出張費が見える化されるので、不正防止やコストの適正化につながり、ガバナンス強化や大幅なコスト削減を可能にします。

SAP Concur

  • 出張管理・経理管理を統合
  • 出張予約を一元化
  • 領収書を電子化して経費に紐付け

SAP Concurは、航空券・レンタカーホテルの手配を一元的に予約・管理可能な、経費管理を統合した出張管理システムです。
Concurで手配されたチケットなどの領収書は即座にシステムへ取り込まれ、スマートフォンアプリで撮影した領収書も統合可能。旅程が変更になった場合も、出張先からの手配や出張費のアップデートが可能です。また、旅程などとともに出張申請も可視化、上長の承認もオンラインで完結します。蓄積されたデータを分析することでガバナンス強化も実現。出張者の危機管理も万全です。

出張なび

  • 日本旅行の法人割引適用
  • Concurとのデータ連携が可能
  • 出張申請から精算までを一括管理

出張なびは、日本旅行が提供する新幹線・飛行機・ホテル・レンタカー・海外渡航などの法人割引が適用可能な出張管理システムです。
PC・モバイルデバイスで予約管理を一括管理、手配承認機能で上長の承認を得ることもでき、ガバナンス強化に役立ちます。SAP Concurやサイボウズガルーンとのデータ連携も可能。カスタマイズにより出張から精算までの一括管理をクラウドサービスで提供可能です。

じゃらんコーポレートサービス

  • 初期費用・ランニングコストが無料
  • 会員限定の割引プランが多数
  • 表示プランの絞り込みが可能

じゃらんコーポレートサービスは、初期費用・ランニングコストが無料で利用できる、出張管理サービスです。
じゃらんが提供する通常プランのほかに、会員限定の割引プランを予約可能。特典付プランを非表示にするなどで、経費削減しながらガバナンス強化も実現します。専用の管理画面も用意され、出張状況をリアルタイムに可視化。料金やエリア、出張頻度の分析に役立ちます。

Racco(ラッコ)

  • 出張手配・予約データを一元化
  • 規程にあわせて予約を制御
  • 初期費用・月額料金無料で法人限定プラン適用

Racco(ラッコ)は、楽天トラベルが提供する初期費用・月額料金無料で法人限定プランも適用される出張管理システムです。
特典付プランやエリア・役職ごとの宿泊上限金額設定が可能。手配と予約データを管理画面で一元管理できるため、有事の際のリスクマネジメントにも役立ちます。後払いでの会社請求を選択すれば、月ごとの出張金額がまとめられるため、経費精算も簡単です。

出張管理システムで生産性もアップ

現状、出張管理の取り組みは遅れているといわれており課題も山積していますが、出張管理システムを導入することで効率化を実現できます。しかし、システム導入によるもっとも大きなメリットは、出張者自身の負担を軽減し、出張中のパフォーマンスを改善できることにあるのではないでしょうか。

ガバナンス強化や経費削減も重要です。しかし、効率化の目的が最終的に生産性の向上にあるのだとすれば、規程の見直しも含め、システムを活用して出張者の生産性をあげることにこそ重点が置かれるべきなのかもしれません。

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