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BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは | 出張合理化でコスト削減・おすすめサービス10選

BTMとは申請・手配・精算という出張業務を規程に沿って一元管理し、業務効率化と経費削減を実現させる仕組み、ビジネストラベルマネジメントです。そのメリットや導入ポイントとは?おすすめの出張管理システムの紹介とともに解説します。
出張管理システム(BTM)
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BTM(Business Travel Management)とは

BTM(Business Travel Management)とは、出張の際に必要となるチケット・宿泊などの各種手配や周辺業務を代行し、一元的な管理できるサービスです。

サービスの多くはビジネストラベルに精通した旅行会社が提供しており、取り組みが遅れがちな出張管理を合理化するソリューションとして、大きな注目を集めています。

それではBTMには具体的にどのようなメリットがあり、導入の際にはどのようなポイントに気を配るべきなのでしょうか。BTMで重要となるトラベルマネージャーの存在を解説するとともに、おすすめのサービスも紹介します。

以下の記事では、出張管理の現状や課題についてより詳しく解説しているのであわせてご覧ください。

出張管理システムで効率化 | 経費削減・ガバナンス強化・危機管理を実現するおすすめツール6選 | ボクシルマガジン
出張管理システムとは、出張申請から手配したチケット、経理での旅費精算までを一元管理するものです。出張旅費管理を効率...

BTMで重要なトラベルマネージャーの役割

1980〜2000年にかけて旅行会社の新たなビジネスモデルとしてアメリカで発展したBTMは、企業内での「トラベルマネージャー制度」を生み出すきっかけともなりました。

出張のコントロールを企業内で行う必要があること、すべての出張業務をアウトソーシングできないことが要因です。

では、BTMで重要な存在となるトラベルマネージャーの役割とは、どのようなものなのでしょうか。

出張規程の策定

ホテルなどの宿泊料金・交通機関のグレードや手当などを出張する地域や役職ごとに上限設定し、出張規程として細かく策定していく業務です。

出張者が業務に専念できるよう、適正な判断を行うと同時に、間接費である出張コスト削減の意識を持った、バランスの取れた内容が求められます。

旅行会社・ホテルなどの選定・交渉

旅行会社・ホテルなどの選定・交渉は従来、出張者自身や総務部などが規程の範囲内で行っていた、各種出張手配の業務ですよね。

BTMにおけるトラベルマネージャーの役割は、提携するサービスベンダーやホテルチェーン、航空会社などの選定や、スケールメリットによるディスカウント交渉になります。

出張の把握と指導・社内連携

出張者の申請・承認状況や出張内容・コストなどを把握し、上長や経理部との社内連携で情報共有します。また、出張中の行動把握や危機管理にも気を配るのもトラベルマネージャーの役割です。

情報共有にタイムラグが生まれがちであった従来と比べ、一元管理のできるBTMソリューションでは正確な情報をリアルタイムに確認できます。

経営層への成果報告・改善

一元管理された出張データを分析し、どのような成果が得られたのかを経営層に報告するとともに、分析結果をもとにした改善計画を策定します。

具体的には、分析結果にもとづいた出張規程の見直しや、それに伴ったベンダーと協力したBTMソリューションの改善などが挙げられるでしょう。

BTMをサポートする出張管理システム10選

BTMソリューションは出張者自身はもちろん、上長や経理部を含めた多くのリソースを必要とする出張周辺業務を合理化し、トラベルマネージャーへの集約を可能にするものです。このBTMを実現させるおすすめの出張管理システムを厳選して紹介しましょう。

本記事で紹介しているBTMのさらなる詳細はこちらからご覧になれます。

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BORDER

  • チャットでスピーディーに手続きを進められる
  • 手配情報を自動で集約
  • 独自オペレーションで圧倒的な低価格を実現

BORDERは、チャットでスピーディーにフライトやホテルを手配し、出張情報をクラウド上で一元管理できる出張管理システムです。

手配時のコミュニケーションはすべてBORDER内のチャットで進むため、コミュニケーションを簡略化できます。 あらゆる手配情報がデータ化・可視化されることで、情報共有の手間の削減や、内部統制の強化を図れます。独自のオペレーションモデルの構築により、サービス利用にかかるコストを極限まで圧縮。サービス利用にかかる固定費は不要、1件あたりの手配手数料はたったの1,000円で利用できます。

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AI Travel

  • 出張手配の検索・予約を一元管理
  • 出張者と管理部門の業務効率化
  • 出張データの見える化でコスト削減

AI Travelは、出張業務の「手間」や「コスト」を削減する、次世代クラウド型出張管理システムです。

出張時のホテル・交通機関の検索・予約が最短5分でできるだけでなく、申請や承認フローなどの経理処理も簡素化されるので、出張者と管理部門双方の業務負担を軽減できます。また、出張データの一元管理で出張費が見える化されるので、不正防止やコストの適正化につながり、ガバナンス強化や大幅なコスト削減を可能にします。

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Racco(ラッコ)

  • 出張手配・予約データを一元化
  • 規程にあわせて予約を制御
  • 初期費用・月額料金無料で法人限定プラン適用

総合出張予約・管理サービスRaccoは、楽天トラベルが提供する初期費用・月額料金無料で法人限定プランも適用される出張管理システムです。特典付プランやエリア・役職ごとの宿泊上限金額設定が可能。手配と予約データを管理画面で一元管理できるため、有事の際のリスクマネジメントにも役立ちます。後払いでの会社請求を選択すれば、月ごとの出張金額がまとめられるため、経費精算も簡単です。

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じゃらんコーポレートサービス

  • 初期費用・ランニングコストが無料
  • 会員限定の割引プランが多数
  • 表示プランの絞り込みが可能

じゃらんコーポレートサービスは、初期費用・ランニングコストが無料で利用できる、出張管理サービスです。

じゃらんが提供する通常プランのほかに、会員限定の割引プランを予約可能。特典付プランを非表示にするなどで、経費削減しながらガバナンス強化も実現します。専用の管理画面も用意され、出張状況をリアルタイムに可視化。料金やエリア、出張頻度の分析に役立ちます。

Bzit

  • 国内・海外の交通・宿泊に対応
  • 申請承認フローをオプションで提供
  • 出張データの分析で改善策を提案

Bzitは、JTBならではのネットワークで、国内・海外の交通・宿泊に幅広く対応した予約が可能な出張管理システムです。

宿泊・航空券・新幹線・レンタカーなどの予約をオンラインで一本化、予約情報を出張精算書に取り込めるため、手配から精算のフローを大幅に合理化し、支払いも法人一括払いで一元化。オプションの申請承認フローを活用すれば、さらなる業務効率化も。蓄積された出張データを分析して改善策を提案するのも可能です。

SAP Concur

  • 出張管理・経理管理を統合
  • 出張予約を一元化
  • 領収書を電子化して経費に紐付け

SAP Concurは、航空券・レンタカー・ホテルの手配を一元的に予約・管理可能な、経費管理を統合した出張管理システムです。

Concurで手配されたチケットの領収書は即座にシステムへ取り込まれ、スマートフォンアプリで撮影された領収書も統合。旅程が変更になった場合も、出張先からの手配や出張費のアップデートが可能です。また、旅程などとともに出張申請も可視化、上長の承認もオンラインで完結します。蓄積されたデータを分析することでガバナンス強化も実現。出張者の危機管理も万全です。

BT-Compass

  • 国内出張を簡単に予約・手配
  • 法人特別割引を適用可能
  • 出張経費の可視化でガバナンス強化

BT-Compassは、航空券、新幹線、ホテルなどの出張に必要なサイトをひとつに統合し、国内出張を簡単に予約・手配できる出張管理システムです。

法人特別割引の適用される契約により、リーズナブルな料金を実現しながら、精算と支払いの一元化もできます。詳細な利用実績データをもとにしたレポート機能で、精算業務を効率化できるだけでなく、出張者の行動を把握するのも簡単、危機管理とガバナンス強化も実現します。

BORDER

  • 専用旅行代理店デスクをチャットで提供
  • 出張規程に沿った内容で提案
  • 管理者が全社員の依頼内容を把握可能

BORDERは、専用の旅行代理店デスクをオンラインで実現し、1対1もしくはグループチャットで出張を手配する、クラウド出張管理システムです。

出張規程を把握したデスクが、出張者の要望と照らし合わせて旅程を提案するため、ガバナンス強化をしながら最適なプランの提供が可能。手配したチケットなどは、出張ごとにダウンロードできるため紛失の心配もありません。管理者は全社員の依頼内容を把握できるほか、チャットのやり取りも確認可能です。

GBT NTA(日本旅行)

  • スタッフによる手配、オンライン手配に対応
  • 出張を定量・定性データ分析して活用
  • 旅程や安全確認のできるアプリ

GBT NTAは、グローバルにBTM事業を展開する、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベルの日本窓口となる出張管理システムです。

24時間365日対応のオンライン出張手配はもちろん、経験豊富なスタッフによる出張手配も可能。出張規程や企業方針にもとづいた提案でガバナンス強化をサポートします。出張を定量・定性データ分析し、改善サイクルに活用でき、旅程や安全管理のできるアプリも用意されるなど、危機管理も万全です。

エアトリBTM

  • 初期費用・運用費用が無料
  • データ分析で出張業務の見直し
  • 出張中の行動管理

エアトリBTMは、パッケージツアーを含めた国内・海外出張に対応する、マルチデバイス対応クラウド出張管理システムです。
初期費用・運用費用が無料のうえ、リーズナブルな割引チケットを多数用意、直接費用を削減するとともに、法人一括払いなどの一元管理で業務効率化と間接コスト削減も実現します。出張データの分析で旅費規程や出張フローの見直しも可能。出張者の行動管理もできるため、リスクマネジメントにも最適です。

BTM導入のメリット

BTM導入によって企業が得られるメリットは主に4つあります。それぞれについて説明していきます。

コスト削減効果

出張業務が一元管理されるBTMでは出張旅費を可視化できます。そこから費用削減方法を探し出し、PDCAサイクルによる継続的な改善を実現します。

まだまだ合理化への取り組みが遅れている出張旅費にメスを入れることで、企業全体での大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

業務効率化

BTM導入によってさまざまなリソースを投入していた出張周辺業務を合理化し、トラベルマネージャーへ集約できるため、投入する人的リソースを大幅に削減できます。結果的に、関係者のコア業務集中が実現し、目に見えにくい人件費の削減も期待できます。

リスク管理

出張者自身が手配を行っていた従来の出張では出発後の行動を把握するのは困難でした。

BTMによって旅程を一元管理し、利用状況をリアルタイムに把握することで万一のトラブルが発生した際も安否確認ができ、対策が取りやすくなります。サービスベンダーによっては、世界各地に拠点を持っているためより安心できるでしょう。

ガバナンス強化

出張規程が存在していても、それに対する認識不足による「悪意のない違反」や「規程を悪用した不正」が発生する可能性があります。

BTMソリューションでは、出張者に応じた適正なプランのみ表示する、特典付プランは除外するなどの機能がありガバナンス強化に大きな効果を発揮します。

BTM導入のポイント

BTM導入の効果を最大化するには、統括すべきトラベルマネージャーの存在が重要です。では、トラベルマネージャーはBTM導入時に、どのようなポイントに気を配ればいいのでしょうか。

具体的な課題を洗い出す

BTMに最適なサービスベンダーを選定するためにも、まずは出張に関する具体的な課題を洗い出しておく必要があります。

たとえば、申請のフローが煩雑で承認が遅れがちである、精算が複雑で経理の締め切りに間に合わない、スケールメリットを活かしたコスト削減に課題があるなどです。

具体的なコストを試算する

課題を明確にできたら、サービスベンダーと法人契約した場合の具体的なコストを試算し、個別手配の場合との差額を把握しておくのがいいでしょう。

これによって、BTM導入時の具体的なコスト削減目標を明確にできます。導入後の改善サイクルの基準としても効果測定の基準としても、数字的な根拠が必要です。

関係者の理解を得る

BTMの導入効果を最大化するには、従業員のシステム利用率を向上させていく必要があります。

そのためには、実際の出張者はもちろん、承認者である上司や経理、経営層を含めた関係者全員の理解を得る必要があるでしょう。トラベルマネージャーが企業内のコンセンサスを取り、システム利用を啓蒙していく努力が欠かせません。

BTMで出張を合理化

コスト削減は企業の命題でもあり、あらゆる努力を怠るべきではありません。しかし、単純に出張自体を削減して、ビジネスチャンスを逃すようなことがあっては本末転倒です。

BTMはこうした相反する企業の要求に応え、ビジネスに必要となる出張を快適なものとしつつも、合理的な仕組みで業務効率化し、コスト削減を実現するのです。

出張者のパフォーマンスを最大化し、業務改善で生産性を向上させるBTM。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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