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宿泊旅費出張申請書兼精算書がエクセルで作成できる無料テンプレート!書き方ポイントも

最終更新日時:
記事の情報は2021-01-13時点のものです。
「宿泊旅費出張申請書兼精算書」とは?書き方から必要項目、国内・海外出張の旅費扱いになる規定の違いや、仮払い出張旅費精算書の必須項目もご紹介。エクセルで必要箇所を少し入力するだけで完成する無料テンプレートも5色×2種類ご用意しました。

エクセルで簡単に宿泊旅費出張申請書兼精算書が作成できる無料テンプレート!

出張にはお金がかかります。それゆえ過払いなどは避けたいものです。そこで必要になってくるのが「宿泊旅費出張申請書兼精算書」!

本記事ではボクシルが作成した宿泊旅費出張申請書兼精算書のテンプレート(ひな形)をご紹介します。エクセルで簡単に使える、さまざまなデザインの宿泊旅費出張申請書兼精算書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して宿泊旅費出張申請書兼精算書を発行できるように、宿泊旅費出張申請書兼精算書に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

その他出張に関する内容は以下の記事も参考にしてみてください。

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本記事をぜひともあなたのビジネスの効率化に役立ててください!
宿泊旅費出張申請書兼精算書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】エクセルで使える宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート

ボクシルでは、エクセルで必要な箇所を記入するだけで簡単に宿泊旅費出張申請書兼精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

5色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に宿泊旅費出張申請書兼精算書を発行してくださいね。

宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【タテ】グリーン

出張時の精算専用の精算書のタテバージョンです。仮払いに対応しています。


その他の色のダウンロードはこちらから。

宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【ヨコ】グレー

出張時の精算専用の精算書のヨコバージョンです。仮払いに対応しています。用途に応じて使い分けてください。


その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

宿泊旅費出張申請書兼精算書の豆知識

宿泊旅費出張申請書兼精算書の書き方と国内出張と海外出張の規定の違い

事業を拡大するためには営業マンが必要不欠です。その営業マンに多いのが出張ですが、出張について宿泊旅費出張申請書兼清算書に書くべき項目や出張旅費の支払対象となるのかは定められた規定により判断されます。

この規定は国内出張と海外出張の場合とでは違ってきますので出張する営業マンは確認が必要です。経理や会計から言われることもあるかもしれませんが、ここで再度確認しておきましょう。

これに関連して旅費交通費についてはこちらの記事をご覧ください。

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国内出張と海外出張の旅費扱いになる規定の違い

国内出張

国内出張の場合は第5条まであり、内容を要約すると

  • 第1条
    従業員が日本国内に出張する場合に手続きすることで旅費を定める。

  • 第2条
    出張は社長や上司の命令の元行われるものとする。役員の出張の際は社長の承認が必要となるが監査役が職責上で必要と判断すれば社長でなくても良い。

  • 第3条
    出張は上司より命じられた勤務地を拠点にして片道100km、もしくは片道2時間以上かかる地域への移動が必要な場合とする。宿泊出張となる場合は取引先の都合や日帰りできない地域へ出張した場合とする。

  • 第4条
    出張旅費は順路により支給。ただしやむを得ない状況が発生した場合はこの限りではない

  • 第5条
    出張の時は電車や船、バスなどの公共交通機関を利用することを原則とする。タクシーはやむを得ない場合に限る。自動車の使用は会社所有か会社が借りた車を利用する。

  • 第6条
    出張中は所定労働日に行い、所定労働時間勤務したとする。つまり、出張中は所定労働時間のみなので残業代は発生しない。ただし、会社の規定があればこの限りではない。

というように、この条件を満たしていることで宿泊旅費出張申請書兼清算書で出張に関する旅費を精算することができます。

海外出張

海外出張の場合は国内出張旅費規定に加え、出発日から帰国日までを計算し、日当の指定をするとされています。
細かい内容は国内と海外で違ってきますが書かれている内容は大まかに見ればほとんど同じです。

宿泊旅費出張申請書兼清算書に必要な項目と書き方

宿泊旅費出張申請書兼清算書は「宿泊出張旅費申請書と仮払い出張旅費精算書」が一緒になった様式を使う企業が多いようです。

必要な項目を宿泊出張旅費申請書と仮払い出張旅費精算書に分けて説明しましょう。

宿泊出張旅費申請書

宿泊出張旅費申請書に必要な項目は

  • 申請書を届け出た日付
  • 申請者の所属部署
  • あれば社員番号
  • 申請者氏名と押印
  • 出張日程
  • 宿泊先
  • 出張目的(取引先名など)
  • 出張経路
  • 利用する交通機関仮払金の有無と金額
  • 仮払の希望日
  • 精算予定日

などが書かれているフォーマットが多いようです。
この宿泊旅費出張申請書の下に「仮払い出張旅費精算書」があります。

仮払い出張旅費精算書

仮払い出張旅費精算書に必要な項目は

  • 利用交通機関
  • 利用区間
  • 利用交通機関を利用した区間の金額
  • 宿泊費
  • 日当
  • 備考
  • 精算額

としている企業が多いようです。宿泊出張旅費申請書と仮払い出張旅費精算書を同じ1枚の紙にすることで見比べがしやすく処理が早くなりますので、このような兼用用紙を使う企業が多いようです。

宿泊旅費出張申請書兼精算書をあらかじめ作成しておこう

いかがでしたでしょうか。意外にも作成するに当たって入力項目は多いですが、これで宿泊出張旅費申請書が必要になっても安心ですね。

出張申請書を発行できるクラウドサービスについては以下の記事も参考にしてみてくださいね。

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ボクシルでは出張申請書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。

また、経費精算の選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

経費精算のクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード!

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