楽楽精算
導入事例 Cさん
- 女性 30代前半
- マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系
- 従業員数 301〜500人
- 経理・財務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
10年以上使用した旧システムで、経理4人が毎日2時間の目視チェックを強いられていた
―――導入前はどのような課題を感じていましたか？
従来のシステムは、JTBの「J’sNAVI」という経費精算システムで、10年以上使用していました。導入当時からほとんど機能が追加されておらず、自動チェック機能や領収書の添付機能が十分に備わっていませんでした。
そのため、経理のメンバー4人で毎日1〜2時間かけて、営業社員の申請内容をすべて目視で確認していました。月末は申請が何百件も集中するので、特に負担が大きかったです。
―――目視確認でどのような問題が起きていましたか？
どれだけ丁寧に見ようとしても、数百件を人の目でチェックするには限界があります。
重複申請をしている社員や、意図せず誤った内容を申請している社員がいて、それを数か月に1回、まとめて確認する機会を設けていました。
そのときは3〜4人で確認作業に丸一日を要するのですが、私が担当していた連結決算の時期とこの確認作業が重なると、残業が月80時間に達することもあり、確認業務だけで40時間ほど上乗せされていました。
SAPとの夜間自動連携が決め手に
―――どのような基準でシステムを選定しましたか？
当時は電子帳簿保存法への対応やクラウド化の流れもあり、システムを見直すタイミングでした。従来利用していたJ’sNAVIの契約期間満了を機に、リプレイスするかどうかを検討し始めました。
選定にあたって最も重視したのは、SAPとの連携です。弊社は会計システムにSAPを使っていて、当日承認された経費を夜間にSAPへ自動で仕訳計上できるかどうかが、最優先の要件でした。
朝に出社したとき、前日承認分がすでにSAPに計上されていれば、営業部門の部長職がリアルタイムで予算状況を把握できます。経理としても、手動での仕訳入力を省けます。
候補として検討したのは、J’sNAVIの継続、楽楽精算、日立のシステム、オーミックのシステムの4つでした。各社の担当者およびシステム担当者に来社いただき、夜間の自動連携が問題なく動作するかを確認しました。
他社では夜間処理の一部に人手が必要なケースもありましたが、楽楽精算はSAPとの連携が追加のシステム作業を要さず実現できると確認できました。
―――費用面はいかがでしたか？
比較した4社の中で、楽楽精算の費用が最も低廉でした。システム部門とも連携して確認を進めたところ、経理とシステムの両方を担当する役員から、「楽楽精算が最も安定して動作し、費用面でも優れている」という判断をいただき、導入が決まりました。
システムに精通した担当者のサポートを受けられる
―――導入時に大変だったことはありましたか？
楽楽精算は自由度が高いシステムで、申請画面の構成や自動チェックの条件設定などをすべて自社側で行う必要がありました。国内出張の精算画面ひとつをとっても、どの項目をどこに配置するか、何を自動チェック対象にするかを1つひとつ設定します。決算業務と並行して進めていたため、自宅でも設定作業を進める日々でした。
展開時はコロナ禍だったため、本来計画していた各支社への説明会は中止し、マニュアルと説明動画を作成して社内システムに掲載する形に切り替えました。切り替え日を明確に定め、その日以前の申請は旧システム、以降は楽楽精算で対応するよう事前告知も行いました。
―――定着の状況はいかがでしたか？
導入直後は操作方法に関する電話での問い合わせが毎日10件ほどあり、不備による差し戻しも多かったです。特に10年以上使用していたJ’sNAVIに慣れていた営業社員からは、新しいシステムへの切り替えに戸惑う声もありました。
ICカード連携の操作方法や、土日の私用分を除外する方法などの問い合わせが多かったです。楽楽精算のカスタマーサポートではシステムに精通した担当者に対応していただけるため、問い合わせるとすぐに回答をいただけた点は助かりました。
確認作業を3分の1に削減し、月100時間の工数削減を実現
―――導入後、業務にどのような変化がありましたか？
最も大きな変化は、ICカードの取り込み機能と自動チェック機能の強化です。交通費はICカードをかざすと履歴が自動で取り込まれ、土日利用分の私的利用については、注意マークが自動で表示されるようになりました。
領収書も写真を撮影して添付できるため、以前のように紙の領収書を郵送してもらってまとめてチェックする必要がありません。
経理側の確認作業については、以前は全件を目視で確認していましたが、自動チェックで異常が疑われるものに絞って確認すればよくなり、体感では3分の1程度に減りました。
毎日1〜2時間かかっていた確認作業が、現在は約30分で完了しています。月換算では約100時間の工数削減で、人件費換算で月25〜30万円程度のコスト削減につながっています。
時間に余裕ができたことで、私自身は連結決算業務により集中できるようになり、決算システムのリプレースといった中長期的な改善業務にも時間を割けるようになりました。営業社員側も操作に慣れてからは申請にかかる時間が短縮されたと話しており、現場側の負担も軽減されています。
夜間の自動連携を実現できれば、経理業務の手作業を大幅に削減できる
―――サービスを10点満点で評価してください。
総合評価は10段階で8点です。2点減点した理由は、初期設定のサポート体制です。楽楽精算は自由度が高い分、設定は基本的に自社で行う必要があります。
定期的なミーティングで設計の方向性をともに検討したり、他社事例を踏まえたアドバイスを受けられる伴走支援があれば、導入時の負担をさらに軽減できたと考えています。
―――経費精算システムを導入される方へアドバイスをお願いします。
同規模の会社で導入を検討している方には、SAPなど基幹システムとの連携要件を早い段階で明確にしておくことをおすすめします。夜間の自動連携を実現できれば、経理業務の手作業を大幅に削減できます。
費用を含めた比較はもちろん大切ですが、どこまで自動化できるかという視点で各社に確認してみると、選定がスムーズになると思います。
楽楽精算
＼ 【限定特典】Excelで編集できる比較表つき／
各社の強みと評判を凝縮し、企業規模や課題との相性をプロの視点で要約しました。
- 各サービスのおすすめポイント（機能・導入実績・サポート品質）と自社との相性
- BOXILに寄せられたリアルな口コミ（良かった点・気になった点）
- 月額・初期費用の目安を一覧で比較
