出張手配を合理化するには | 課題を解決するおすすめ出張管理システム９選

出張手配を合理化するには

航空券やホテルなどの出張手配を大企業でも自らが行うケースは意外に多い現状。

土地勘のない国内の場合はもちろん、海外出張ともなればビザの取得が必要な場合もあり、各種手配だけでも多くの手間と時間が必要です。こうした状況はとても合理的とはいえないでしょう。

それでは、「なぜ出張業務は合理化されていないのか？」「合理化するにはどうすればいいのか？」出張業務に潜む課題を解説し、解決のためのシステムを紹介します。

出張手配における課題とは

あらゆる業務が合理化されている現在、出張業務も合理化を進めるにはどうすればいいのか。まずは、出張手配における課題を整理しておきましょう。

システム化の遅れている出張業務

出張業務の手配や管理のシステム化が遅れているのが現状です。

複数の部署や関係者を横断し、経費精算のための経理部、各種手配を総務部、海外出張に社長決裁が必要であれば経営層などが携わる必要が出てきます。

そのうえ多くの企業で紙ベースの申請フローが行われているため、承認までに膨大な時間と手間がかかり業務が効率化されていません。

また、システム化されていないことにより、出張業務の見直しと改善に向けた情報収集も困難なのです。

申請フローの遅れがコスト増大に

システム化されていないことによる申請フローの遅れはコスト増大にもつながります。

たとえば、料金が日々変動する国際線航空券は手配が出発日に近くなるほど高額になる傾向があり、最悪の場合は目的の日程で予約できない場合もあります。

これはホテルでも同様であり、リーズナブルな部屋から予約は埋まっていきます。承認まで数週間を要するような海外出張では、これは大きな損失だといえるのではないでしょうか。

個別の出張手配が不正の温床に

出張手配を出張者自らが行うことによる弊害も考えられます。

リーズナブルなプランがあるにもかかわらず、マイルやポイント目的で同じエアラインやホテルを利用する、などといった現状があるのではないでしょうか。

これは出張業務がシステム化されていないことにも要因があり、出張者の裁量で手配を行い、精算できてしまうことで発生してしまいます。

出張者の危機管理が困難

個別手配によって出張者の管理が難しいという事実は、出張中の天災など万一の事態への対応が困難であることを意味します。

個人名義で手配した旅程に関しては、個人情報であることを理由に、簡単に他者に開示できないからであり、企業が安否確認しようとしても、情報を入手できない可能性が大きいのが現状です。

課題を解決する出張管理システム10選

上述した出張手配における課題のほとんどは、システム化されていないのが要因であることがわかります。これを解決し、出張手配を合理化するのが出張管理システムです。

出張管理システムとは、法人契約によって支払いを一本化し、出張手配の窓口を一か所に集約することで、精算にいたるまでの出張業務を効率化するものです。

手配窓口の多くはオンラインで利用でき、契約企業の出張規程にあわせた最適なレコメンドが可能なほか、出張旅費のデータ分析でPDCAサイクル化による改善を実現します。

本記事で紹介している出張管理システムのさらなる詳細はこちらからご覧になれます。

• チャットでスピーディーに手続きを進められる
• 手配情報を自動で集約
• 独自オペレーションで圧倒的な低価格を実現

BORDERは、チャットでスピーディーにフライトやホテルを手配し、出張情報をクラウド上で一元管理できる出張管理システムです。

手配時のコミュニケーションはすべてBORDER内のチャットで進むため、コミュニケーションを簡略化できます。 あらゆる手配情報がデータ化・可視化されることで、情報共有の手間の削減や、内部統制の強化を図れます。独自のオペレーションモデルの構築により、サービス利用にかかるコストを極限まで圧縮。サービス利用にかかる固定費は不要、1件あたりの手配手数料はたったの1,000円で利用できます。

• ノンストレスで出張手配が完了
• 「一括請求」で立替精算の手間をカット
• 出張費を見える化し、コストを削減・最適化

マイナビBTMは、出張申請・手配・精算など出張に関わる業務を一元化するBTMサービスです。

ホテルと交通手段を一括手配できるため、出張手配にかかる時間が最短5分に。また出張費をマイナビ社が立て替えて会社へ一括請求するため、従業員による出張費立て替えと、それに伴う精算業務が不要になります。かかった出張費は月ごとにグラフ化して分析でき、経費削減・出張費最適化も実現します。

• 出張手配の検索・予約を一元管理
• 出張者と管理部門の業務効率化
• 出張データの見える化でコスト削減

AI Travelは、出張業務の「手間」や「コスト」を削減する、次世代クラウド型出張管理システムです。

出張時のホテル・交通機関の検索・予約が最短5分でできるだけでなく、申請や承認フローなどの経理処理も簡素化されるので、出張者と管理部門双方の業務負担を軽減できます。また、出張データの一元管理で出張費が見える化されるので、不正防止やコストの適正化につながり、ガバナンス強化や大幅なコスト削減を可能にします。

• 出張手配・予約データを一元管理
• 規程にあわないプランを非表示に
• 法人限定プラン適用で低料金を実現

総合出張予約・管理サービスRaccoは、楽天トラベルが提供する初期費用・月額料金無料でリーズナブルな法人限定プランが適用可能な、出張管理システムです。エリア・役職ごとの宿泊上限金額設定し、規定に沿ったプランのみ表示もできます。手配と予約データを一元管理できるため精算業務を効率化し、データ分析も可能です。

• 初期・運用コストが無料
• 多数の会員限定割引プラン
• 表示プランの絞り込みが可能

じゃらんコーポレートサービスは、初期費用・ランニングコスト無料で利用できる、出張管理サービスです。

じゃらんが提供する通常プランのほかに、多数用意された会員限定の割引プランも予約できます。特典付プランを非表示にするなどで、経費削減しながらガバナンスも強化。専用の管理画面で出張状況をリアルタイムに把握できます。

• 国内外のビジネストラベルに対応
• 出張ワークフローをオプションで提供
• 出張データの分析で改善サイクルをサポート

Bzitは、JTBならではのネットワークで、国内外のビジネストラベルに幅広く対応した出張管理システムです。

宿泊・航空券・新幹線・レンタカーなどの予約をオンラインで一本化、予約情報を出張精算書に取り込めるため、手配から精算までを合理化します。オプションの出張ワークフローを活用すれば、さらなる業務効率化も。蓄積された出張データを分析して出張改善をサポートします。

• 国内出張手配を合理化
• 法人特別割引を適用可能
• 出張経費の一元管理でガバナンス強化

BT-Compassは、航空券、新幹線、ホテルなどをひとつに統合したサイトで、効率的に国内出張手配のできる出張管理システムです。

特別割引の適用される法人契約により、リーズナブルな料金を実現しながら、精算と支払いの一元化もできます。精算業務を効率化できるだけでなく、出張者の行動を把握するのも簡単、危機管理とガバナンス強化も実現します。

• スタッフによる手厚い対応
• 出張データを分析して活用
• アプリで旅程や安否確認

GBT NTAは、グローバルにBTM事業を展開する、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベルの日本窓口となるBTMサービスです。

24時間365日対応のオンライン出張手配はもちろん、経験豊富なスタッフによる出張手配も可能。出張規程や企業方針にもとづいた提案でガバナンス強化をサポートします。旅程や安否確認のできるアプリも用意されるなど、危機管理も万全です。

• 初期・運用費用無料
• データ分析で出張フロー改善
• 出張中の行動管理

エアトリBTMは、パッケージツアーを含めた国内外出張に対応する、クラウド出張管理システムです。

初期費用・運用費用が無料のうえ、リーズナブルな割引プランを多数用意、コスト削減と業務効率化を実現します。出張データの分析で出張フローの改善も可能。出張者の行動管理もできるため、危機管理にも最適です。

出張管理システムを導入するメリット

それでは、出張管理システム導入によって得られるメリットとはなんでしょうか。解決できる課題とともに具体的に見ていきましょう。

システム化による合理化

出張申請ワークフローを備えた出張管理システムであれば紙の申請フローを排除でき、スピーディーな承認が可能になります。これによって、これまで費やしていた膨大な時間や手間を削減できます。

また、出張旅費のデータの分析が可能になり、出張規程の見直しや改善策からより合理的な出張業務が実現するでしょう。

コスト削減

スピーディーな承認でリーズナブルなプランを選択できるだけでなく、法人契約によるスケールメリットを活かした低料金プランも利用でき、大きなコスト削減効果が期待できます。

ガバナンス強化

出張手配の窓口となるオンラインサービスでは、契約企業の出張規程にあわせたカスタマイズが可能であることがほとんどです。

特典付プランを非表示にするなどができ、出張旅費の可視化によって不正を防止し、ガバナンスを強化できます。

危機管理の実現

出張手配を一元化することで、出張者の状況が把握できるようになり、安否確認や万一の対応が行いやすくなります。企業手配となるため、守秘義務によって情報開示が行われないという事態にも陥りません。

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出張管理システムの導入時のポイントについては以下の記事で詳しく解説しています。

出張手配合理化でコスト削減

これまでシステム化が進んでいなかった出張業務で、最も大きな影響を受けていたのが出張手配だといえるかもしれません。これを合理化し、出張者を含めた企業全体の生産性を向上させ、コスト削減まで実現するのが出張管理システムなのです。

現状では、費用対効果すら分析するのが困難な出張業務をシステム化し、効率化によるコア業務への集中とコスト削減を目指してみてはいかがでしょうか。

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