出張手配のやり方や課題 | システム導入のメリット、選び方
出張手配はなにかと雑務が多く、手間と時間が取られがちです。
土地勘のない国内の場合はもちろん、海外出張ともなればビザの取得が必要な場合もあり、各種手配だけでも多くの手間と時間が必要です。大企業でも自ら行うケースは多く、こうした状況はとても合理的とはいえないでしょう。
それでは、「なぜ出張業務は合理化されていないのか？」「合理化するにはどうすればいいのか？」出張業務に潜む課題を解説します。
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出張手配のやり方
一般的に出張手配とは、出張申請書の承認が得られたあと、新幹線・飛行機などのチケットや宿泊施設の予約を行うことをいいます。出張中は領収書・レシートを保管しておき、仮払いの精算となる出張精算書を提出することで完了します。
また取引先と出張先でミーティングがある場合は会議室の予約、海外出張の場合は通訳の手配などが別途必要になります。Wi-Fiが使えるスポットも確認しておくとよいでしょう。
出張手配の4つのパターン
出張者が自分で行う
出張者自身が自分で出張手配を行う場合、十分に時間を取っておくのがポイントです。通常業務に加えて、出張のスケジュール確認・チケット予約・各種手配が加わるため、入力ミスが起きることもあります。
可能であれば、上司やチームメンバーに出張プランをチェックしてもらう時間を取っておくとよいでしょう。
総務・経理・秘書に一任する
他部署に出張手配を依頼する場合は、出張者は出張申請書を記入するだけで済みます。ただしこの場合も丸投げするのではなく、手配するスタッフと適宜確認しておくとミスが防げます。
出張手配サービスを利用する
出張手配サービスは、外部に出張手配を委託するサービスです。外部に委託する以上コストがかかりますが、総務・経理・秘書などが会社内におらず、出張手配業務に時間が取られている場合は、検討するとよいでしょう。
出張管理システムを活用する
出張手配は申請書の作成・各種予約・精算などいくつも工程が発生し、複数の部署にまたがって承認を得なくてはなりません。そのため一括で手続きを進められる出張管理システムに注目が集まっています。
出張手配における課題
上記でも数点述べたように、出張手配にはさまざまな課題があります。主要な課題について下記で説明していきます。
システム化が遅れている
出張業務の手配や管理のシステム化が遅れているのが現状です。
複数の部署や関係者を横断し、経費精算のための経理部、各種手配を総務部、海外出張に社長決裁が必要であれば経営層などが携わる必要が出てきます。
そのうえ多くの企業で紙ベースの申請フローが行われているため、承認までに膨大な時間と手間がかかり業務が効率化されていません。また、システム化されていないことにより、出張業務の見直しと改善に向けた情報収集も困難です。
申請フローの遅れがコスト増大に
システム化されていないことによる申請フローの遅れはコスト増大にもつながります。
たとえば、料金が日々変動する国際線航空券は手配が出発日に近くなるほど高額になる傾向があり、最悪の場合は目的の日程で予約できない場合もあります。
これはホテルでも同様であり、リーズナブルな部屋から予約は埋まっていきます。承認まで数週間を要するような海外出張では、これは大きな損失だといえるのではないでしょうか。
個別の出張手配が不正の温床に
出張手配を出張者自らが行うことによる弊害も考えられます。
リーズナブルなプランがあるにもかかわらず、マイルやポイント目的で同じエアラインやホテルを利用する、などといった現状があるのではないでしょうか。
これは出張業務がシステム化されていないことにも要因があり、出張者の裁量で手配を行い、精算できてしまうことで発生してしまいます。
出張者の危機管理が困難
個別手配によって出張者の管理の難しさは、出張中の天災など万一の事態への対応が困難であることを意味します。
個人名義で手配した旅程に関しては、個人情報であることを理由に、簡単に他者に開示できないからであり、企業が安否確認しようとしても、情報を入手できない可能性が大きいのが現状です。
出張管理システムとは
上述した出張手配における課題のほとんどは、システム化されていないのが要因であることがわかります。これを解決し、出張手配を合理化するのが出張管理システムです。
出張管理システムとは、法人契約によって支払いを一本化し、出張手配の窓口を一か所に集約することで、精算にいたるまでの出張業務を効率化するものです。
手配窓口の多くはオンラインで利用でき、契約企業の出張規程にあわせた最適なレコメンドが可能なほか、出張旅費のデータ分析でPDCAサイクル化による改善を実現します。
本記事で紹介している出張管理システムのさらなる詳細はこちらからチェックできます。
出張管理システムを導入するメリット
それでは、出張管理システム導入によって得られるメリットとはなんでしょうか。解決できる課題とともに具体的に解説します。
システム化による合理化
出張申請ワークフローを備えた出張管理システムであれば紙の申請フローを排除でき、スピーディーな承認が可能になります。これによって、これまで費やしていた膨大な時間や手間を削減できます。
また、出張旅費のデータの分析が可能になり、出張規程の見直しや改善策からより合理的な出張業務が実現するでしょう。
コスト削減
スピーディーな承認でリーズナブルなプランを選択できるだけでなく、法人契約によるスケールメリットを活かした低料金プランも利用でき、大きなコスト削減効果が期待できます。
ガバナンス強化
出張手配の窓口となるオンラインサービスでは、契約企業の出張規程にあわせたカスタマイズが可能であることがほとんどです。
特典付プランを非表示にでき、出張旅費の可視化によって不正を防止し、ガバナンスを強化できます。
危機管理の実現
出張手配を一元化することで、出張者の状況が把握できるようになり、安否確認や万一の対応が行いやすくなります。企業手配となるため、守秘義務によって情報開示が行われない事態にも陥りません。
出張管理システムの導入時のポイントについては以下の記事で詳しく解説しています。
出張管理システムの選び方
対応している交通機関や宿泊施設の数
連携している宿泊予約サイトや旅行比較サイトの数を確認しましょう。
出張場所が多岐にわたっている場合、連携サイトが豊富かどうかがカギになります。また交通情報や海外の安全情報など関連情報がリアルタイムで把握できるとなおよいでしょう。
コスト分析機能の有無
出張数が多い場合は、コスト分析機能があるかもよく確認しておきましょう。登録した内容を相場と比較できたり、従業員別に出張コストを分析できるシステムもあります。
サポート
出張内容について相談できるサポートがついていると、安心です。チャット・電話・メールなどの連絡手段にくわえ、対応可能な時間帯も確認しておくとよいでしょう。
出張手配合理化でコスト削減
これまでシステム化が進んでいなかった出張業務で、もっとも大きな影響を受けていたのが出張手配だといえるかもしれません。これを合理化し、出張者を含めた企業全体の生産性を向上させ、コスト削減まで実現するのが出張管理システムです。
現状では、費用対効果すら分析するのが困難な出張業務をシステム化し、効率化によるコア業務への集中とコスト削減を目指しましょう。出張管理をシステム化したい方は次の記事をぜひチェックしましょう。
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