出張手配を合理化するには | 課題を解決するおすすめ出張管理システム9選
出張手配を合理化するには
航空券やホテルなどの出張手配を大企業でも自らが行うケースは意外に多い現状。
土地勘のない国内の場合はもちろん、海外出張ともなればビザの取得が必要な場合もあり、各種手配だけでも多くの手間と時間が必要です。こうした状況はとても合理的とはいえないでしょう。
それでは、「なぜ出張業務は合理化されていないのか？」「合理化するにはどうすればいいのか？」出張業務に潜む課題を解説し、解決のためのシステムを紹介していきます。
目次
出張手配における課題とは
あらゆる業務が合理化されている現在、出張業務も合理化を進めるにはどうすればいいのか。まずは、出張手配における課題を整理しておきましょう。
システム化の遅れている出張業務
出張業務の手配や管理のシステム化が遅れているのが現状です。
複数の部署や関係者を横断し、経費精算のための経理部、各種手配を総務部、海外出張に社長決裁が必要であれば経営層などが携わる必要が出てきます。
そのうえ多くの企業で紙ベースの申請フローが行われているため、承認までに膨大な時間と手間がかかり業務が効率化されていません。
また、システム化されていないことにより、出張業務の見直しと改善に向けた情報収集も困難なのです。
申請フローの遅れがコスト増大に
システム化されていないことによる申請フローの遅れはコスト増大にもつながります。
たとえば、料金が日々変動する国際線航空券は手配が出発日に近くなるほど高額になる傾向があり、最悪の場合は目的の日程で予約できない場合もあります。
これはホテルでも同様であり、リーズナブルな部屋から予約は埋まっていきます。承認まで数週間を要するような海外出張では、これは大きな損失だといえるのではないでしょうか。
個別の出張手配が不正の温床に
出張手配を出張者自らが行うことによる弊害も考えられます。
リーズナブルなプランがあるにもかかわらず、マイルやポイント目的で同じエアラインやホテルを利用する、などといった現状があるのではないでしょうか。
これは出張業務がシステム化されていないことにも要因があり、出張者の裁量で手配を行い、精算できてしまうことで発生してしまいます。
出張者の危機管理が困難
個別手配によって出張者の管理が難しいという事実は、出張中の天災など万一の事態への対応が困難であることを意味します。
個人名義で手配した旅程に関しては、個人情報であることを理由に、簡単に他者に開示できないからであり、企業が安否確認しようとしても、情報を入手できない可能性が大きいのが現状です。
課題を解決する出張管理システム9選
上述した出張手配における課題のほとんどは、システム化されていないのが要因であることがわかります。これを解決し、出張手配を合理化するのが出張管理システムです。
出張管理システムとは、法人契約によって支払いを一本化し、出張手配の窓口を一か所に集約することで、精算にいたるまでの出張業務を効率化するものです。
手配窓口の多くはオンラインで利用でき、契約企業の出張規程にあわせた最適なレコメンドが可能なほか、出張旅費のデータ分析でPDCAサイクル化による改善を実現します。
本記事で紹介している出張管理システムのさらなる詳細はこちらからご覧になれます。
Racco（ラッコ）
- 出張手配・予約データを一元管理
- 規程にあわないプランを非表示に
- 法人限定プラン適用で低料金を実現
総合出張予約・管理サービスRaccoは、楽天トラベルが提供する初期費用・月額料金無料でリーズナブルな法人限定プランが適用可能な、出張管理システムです。エリア・役職ごとの宿泊上限金額設定し、規定に沿ったプランのみ表示もできます。手配と予約データを一元管理できるため精算業務を効率化し、データ分析も可能です。
じゃらんコーポレートサービス
- 初期・運用コストが無料
- 多数の会員限定割引プラン
- 表示プランの絞り込みが可能
じゃらんコーポレートサービスは、初期費用・ランニングコスト無料で利用できる、出張管理サービスです。
じゃらんが提供する通常プランのほかに、多数用意された会員限定の割引プランも予約できます。特典付プランを非表示にするなどで、経費削減しながらガバナンスも強化。専用の管理画面で出張状況をリアルタイムに把握できます。
Bzit
- 国内外のビジネストラベルに対応
- 出張ワークフローをオプションで提供
- 出張データの分析で改善サイクルをサポート
Bzitは、JTBならではのネットワークで、国内外のビジネストラベルに幅広く対応した出張管理システムです。
宿泊・航空券・新幹線・レンタカーなどの予約をオンラインで一本化、予約情報を出張精算書に取り込めるため、手配から精算までを合理化します。オプションの出張ワークフローを活用すれば、さらなる業務効率化も。蓄積された出張データを分析して出張改善をサポートします。
SAP Concur
- 出張管理・経理管理を統合
- 出張手配を一元管理
- 領収書をカメラで撮影して統合
SAP Concurは、航空券・レンタカー・ホテルの手配を一元的に予約・管理可能な、経費管理を統合した出張管理システムです。
Concurで手配されたチケットの領収書は即座にシステムへ取り込まれ、スマートフォンで撮影された領収書も統合可能。出張先からの旅程変更や出張費のアップデートもできます。もちろん、出張申請のワークフローも搭載し、上長の承認もオンラインで完結します。
BT-Compass
- 国内出張手配を合理化
- 法人特別割引を適用可能
- 出張経費の一元管理でガバナンス強化
BT-Compassは、航空券、新幹線、ホテルなどをひとつに統合したサイトで、効率的に国内出張手配のできる出張管理システムです。
特別割引の適用される法人契約により、リーズナブルな料金を実現しながら、精算と支払いの一元化もできます。精算業務を効率化できるだけでなく、出張者の行動を把握するのも簡単、危機管理とガバナンス強化も実現します。
AI Travel
- 国内・海外出張の手配に対応
- 予約システムに出張規程を反映
- 海外出張時のオペレーションをサポート
AI Travelは、国内・海外の出張手配に対応する、マルチデバイス対応のクラウド型出張管理システムです。
予約システムに出張規程を反映させ、ガバナンス強化を実現、標準でワークフローが利用できるため、出張業務全体を合理化できます。ビザ取得など、海外出張時のオペレーションを代行するサービスにも対応し、会計ソフトへのCSV出力にも対応しています。
BORDER
- 専用旅行代理店デスクをオンラインで提供
- 出張規程に沿った提案
- 管理者がチャット内容を把握可能
BORDERは、専用の旅行代理店デスクをオンラインで実現し、チャットのやり取りで出張を手配する、クラウド出張管理システムです。
出張規程を把握したデスクが旅程を提案するため、ガバナンス強化をしながら、適切なプランの手配が可能。管理者は全社員の依頼内容を把握できるほか、チャットのやり取りも確認可能です。
GBT NTA（日本旅行）
- スタッフによる手厚い対応
- 出張データを分析して活用
- アプリで旅程や安否確認
GBT NTAは、グローバルにBTM事業を展開する、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベルの日本窓口となるBTMサービスです。
24時間365日対応のオンライン出張手配はもちろん、経験豊富なスタッフによる出張手配も可能。出張規程や企業方針にもとづいた提案でガバナンス強化をサポートします。旅程や安否確認のできるアプリも用意されるなど、危機管理も万全です。
エアトリBTM
- 初期・運用費用無料
- データ分析で出張フロー改善
- 出張中の行動管理
エアトリBTMは、パッケージツアーを含めた国内外出張に対応する、クラウド出張管理システムです。
初期費用・運用費用が無料のうえ、リーズナブルな割引プランを多数用意、コスト削減と業務効率化を実現します。出張データの分析で出張フローの改善も可能。出張者の行動管理もできるため、危機管理にも最適です。
出張管理システムを導入するメリット
それでは、出張管理システム導入によって得られるメリットとはなんでしょうか。解決できる課題とともに具体的に見ていきましょう。
システム化による合理化
出張申請ワークフローを備えた出張管理システムであれば紙の申請フローを排除でき、スピーディーな承認が可能になります。これによって、これまで費やしていた膨大な時間や手間を削減できます。
また、出張旅費のデータの分析が可能になり、出張規程の見直しや改善策からより合理的な出張業務が実現するでしょう。
コスト削減
スピーディーな承認でリーズナブルなプランを選択できるだけでなく、法人契約によるスケールメリットを活かした低料金プランも利用でき、大きなコスト削減効果が期待できます。
ガバナンス強化
出張手配の窓口となるオンラインサービスでは、契約企業の出張規程にあわせたカスタマイズが可能であることがほとんどです。
特典付プランを非表示にするなどができ、出張旅費の可視化によって不正を防止し、ガバナンスを強化できます。
危機管理の実現
出張手配を一元化することで、出張者の状況が把握できるようになり、安否確認や万一の対応が行いやすくなります。企業手配となるため、守秘義務によって情報開示が行われないという事態にも陥りません。
出張管理システムの導入時のポイントについては以下の記事で詳しく解説しています。
出張手配合理化でコスト削減
これまでシステム化が進んでいなかった出張業務で、最も大きな影響を受けていたのが出張手配だといえるかもしれません。これを合理化し、出張者を含めた企業全体の生産性を向上させ、コスト削減まで実現するのが出張管理システムなのです。
現状では、費用対効果すら分析するのが困難な出張業務をシステム化し、効率化によるコア業務への集中とコスト削減を目指してみてはいかがでしょうか。
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