オンプレミスで導入できる経費精算システム4選 - 機能・料金比較

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請・承認の煩雑な流れをスムーズに進めるためのシステムです。紙で経費申請を行うと、どこまで承認が進んでいるかがわかりにくく、承認業務が滞りがちです。しかし経費精算システムは申請・承認のフローを可視化させ、どこまで承認が進んでいるかが一目で把握できます。

また経費精算では、交通費計算や書類の差し戻し・ミスの修正など手間がかかりがちです。しかし経費精算システムは自動チェック機能や交通費計算の自動化といったサポート機能が充実しているため、大幅な業務効率の向上に期待できるでしょう。

オンプレミスとクラウドの違い

経費精算システムは、利用形態によって主にオンプレミス型とクラウド型の2種類にわけられます。これらは費用や導入の仕方、カスタマイズ性などさまざまな面で大きな違いがあります。それぞれの特徴について紹介しましょう。

オンプレミス経費精算システムの特徴

オンプレミス型とは、自社サーバーやネットワーク機器を設置し、このうえに自社用のシステムを構築するタイプです。サーバー上にシステムを構築するため、柔軟にカスタマイズができ、社内ネットワークを利用するためセキュリティ性も高められます。

一方で導入には時間がかかりやすく、環境の構築やハードウェアの用意などが必要であるため、初期費用は高額になりやすい傾向があります。またシステムの保守・運用は自社で行うためコストはあまりかからないものの、メンテナンスが行える人材の確保が必要です。

こういった特徴から、オンプレミス型は主に経費精算フローが複雑で、従業員規模の大きな会社を中心に導入されています。

クラウド経費精算システムの特徴

クラウド型（SaaS）は、ベンダーが提供するシステムを、Webを通じて利用するタイプのことです。ベンダーが管理・運用するシステムをレンタルするため、サーバーやネットワーク機器などの用意が必要なく、簡単・手軽にシステムを導入できます。

環境やシステムの構築がないため初期費用は無料であるケースが多く、費用がかかったとしてもオンプレミス型よりもずっと安い価格に抑えられます。ただし代わりに月額利用料金が必要であり、毎月・毎年一定の費用は発生するのが特徴です。

またすでに完成したシステムを借りるため、オンプレミスほど自由にカスタマイズは行えません。一方でオンライン環境があればどこからでも利用できるため、利便性は高く、近年の主流となっているタイプです。クラウド型はまとまった初期費用の用意が難しく、従業員数の少ない中小企業を中心に導入されています。

オンプレミスの経費精算システムの選び方

オンプレミスの経費精算システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• オンプレミスの経費精算システムの導入目的を確認する
• オンプレミスの経費精算システムの機能を確認する
• オンプレミスの経費精算システムを導入する際の注意点を確認する
• オンプレミスの経費精算システムの料金・価格相場を確認する

オンプレミスの経費精算システムの導入目的を確認する

オンプレミスの経費精算システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
経理担当者の負担を軽減したい	ワークロー機能や請求書管理機能、外貨レートの換算などに特化した経費精算システムがおすすめ
従業員の申請業務負担を軽減したい	OCR入力機能や、クレジットカード連携に特化した経費精算システムがおすすめ
経費の不正利用を防止したい	ICカード連携やクレジットカード連携、ホテル予約・経費連携などに特化した経費精算システムがおすすめ

オンプレミスの経費精算システムの機能を確認する

オンプレミスの経費精算システムでできること、利用できる主な機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。なお、記事の後半では、より詳細な機能を洗い出し一覧でまとめているため、こちらも参考にしてください。

機能	詳細
OCR入力機能	領収書や請求書をスマホのカメラに映すか、スキャナーで読み取ると自動で文字認識（OCR）を行い、テキストに起こしてくれる機能、手入力の手間を省ける
ICカード連携	ICカードの情報を読み取り、交通費の確認・計算ができる機能、効率的に経費精算ができる
定期区間の排除	電車やバスで移動した路線のなかで、定期が使われている区間を自動で排除し計算してくれる機能、効率的に計算ができる
ワークロー機能	経費申請・承認や稟議の流れを可視化し、どこまで承認が進んでいるか一目で把握できる機能、申請・承認業務をスムーズに進められる
ホテル予約と経費連携	経費精算システムから従業員が宿泊するホテルを予約でき、支払われた費用を自動で転記する機能、業務効率が上がる
航空券手配と経費連携	経費精算システムから出張先へ向かう航空券の手配ができ、支払われた費用を自動で転記する機能、業務効率が上がる
経費分析機能	申請された経費の分類や割合の算出、過去と比較した増減額など、経費がどのように使われたかを自動で分析してくれる機能、経費を適正化するためのヒントにできる
請求書管理機能	提出された請求書や領収書などをまとめて管理できる機能、日付やカテゴリーなどで分類し、検索ですぐに書類を探し出せる
クレジットカード連携	クレジット決済の履歴を自動で取り込み経費精算処理ができる機能、入力や申請を行う手間が省ける
外貨レートの換算	海外で支払われた経費を、自動で日本円に換算してくれる機能、レートの確認や計算の手間が省ける

海外に支店がある場合や、海外への出張が多い場合は外貨レートの換算や、航空券手配と経費連携のできるサービスがおすすめです。

オンプレミスの経費精算システムを導入する際の注意点を確認する

オンプレミスの経費精算システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しましょう。

確認事項	詳細
英語対応	海外に支店がある場合は、現地のスタッフがシステムをスムーズに使えるよう、英語や現地の言語に対応しているか確認しましょう。
アプリ対応	経費精算システムがスマホアプリに対応していると、隙間時間を利用して申請業務を行ったり、スマホから申請の承認を行ったりでき、経費申請がスムーズに進められます。とくに従業員の外出頻度が多い企業は対応しているか確認しましょう。
外部システムとの連携	経費精算システムは、給与計算システムといった既存システムとデータのやり取りがスムーズになれば、より大幅な業務効率化が期待できます。APIを含めどこまでシステム連携が可能か、カスタマイズの柔軟性を確認しましょう。
セキュリティレベル	重要な情報が多く含まれる経費精算システムは、セキュリティ機能の確認が重要です。機密情報・個人データを守るにはデータ暗号化やアクセス制御、セキュリティアップデートの適用といった対策がされているか確認しましょう。
サポート体制	トラブルや疑問へ適切に対応してもらうための、信頼できるサポートも重要です。サポートの範囲や方法はもちろん、対応時間や評判、トレーニング、ドキュメントなども確認しましょう。

オンプレミスの経費精算システムの費用・価格相場を確認する

オンプレミスの経費精算システムの料金は、主に初期費用と保守・運用費（メンテナンス費用）にわかれます。前述したように、オンプレミスはサーバーにシステムを構築するため、初期費用が高額になりやすい傾向があります。

初期費用の相場は数十万～数百万円程度です。サーバーやハードウェアの購入が必要な場合や、カスタマイズの範囲が広い場合はより高額になります。また保守・運用費は外部に委託する場合月数十万円程度かかりますが、自社で専任の担当者をつくる場合は無料です。そのため導入後長期的に利用すれば、結果的にクラウド型よりもコストパフォーマンスが高まる可能性もあるでしょう。

オンプレミスで導入できる経費精算システムの機能・料金比較表

オンプレミスで導入できる経費精算システムや交通費精算サービスの機能・料金を、一覧でまとめて比較表にしました。経費精算システムを選ぶ際の参考にしてください。

【特典比較表つき】『経費精算システムの資料14選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

オンプレミスで導入できるおすすめの人気経費精算システム比較4選

J’sNAVI NEOは、JTBビジネストラベルソリューションズ提供の、経費精算と出張管理を効率化する出張精算システムです。JTBグループのノウハウをシステムに搭載しており、出張手配機能を使えば旅費の領収書や立替精算を抑制できます。この機能は法人割引が利用でき、データ連携によって不正防止も実現します。とくに旅費と交通費の精算が多い企業におすすめです。

クラウド版だけでなく、オンプレミス版での導入にも対応可能です。オンプレミスで導入できるのはもちろん、セキュリティ認証やプライバシーマークの取得などによる信頼性も評価できます。

WAVE225 旅費・経費精算/稟議は、intra-martを基盤にした経費精算・出張管理ソリューションです。申請者としては経路登録や過去複写、承認者としては連続承認や代理承認、経理担当者としては仕訳データの作成や振替伝票の起票といった機能があります。柔軟なカスタマイズや承認ルールへの対応、ライセンス体系の柔軟性、グループ会社での共通利用が可能などがポイントです。

クラウド型とライセンス型（オンプレミス型）の導入形態に対応しています。

Traveler'sWANは、出張のチケット手配から経費精算までを1つのシステムで管理できる経費管理ツールです。モバイルや地図情報と連携して経費精算を楽にします。海外出張から雑費まで包括的に対応可能で、内部統制の強化に役立てられます。オンラインデモや無料トライアルが用意されているので、ぜひ試用しましょう。

導入形態はクラウド型とオンプレミス型、プライベート型の3つから選択可能です。導入前のヒアリングで適した導入形態を提案してもらえば、高い費用対効果を得られるでしょう。

Ci*X Expenseは、大規模企業向けのグループ経費精算パッケージです。入力内容を提案したり日本独自の規定へ対応したりしてくれます。エラーメッセージもカスタマイズ可能です。外出先でも隙間時間を使って簡単にデータを入力し精算できるため、経費精算にかかる時間を削減します。

マスタを全社で共有するのはもちろん、プロジェクトマスタをグループ企業ごとに共有したり、部門マスタを各社で個別に所有したりと、グループ会社での利用に適しています。

オンプレミスの経費精算システムに搭載される機能

経費精算システムには、数多くの機能が実装されており、書き出すとおおよそ次のようになります。各機能の詳細は、こちらの記事にて詳しく解説しています。

分類	機能
経費精算	・OCR入力 ・オペレーター入力代行 ・外貨レートの換算 ・軽減税率対応 ・電子帳簿保存法対応
交通費精算	・ICカード読み取り端末 ・ICカード自動連携 ・定期区間の排除 ・乗換案内アプリとの連携 ・ガソリン代の計算
旅費精算	・航空券手配と経費連携 ・タクシー手配と経費連携 ・ホテル予約と経費連携
ワークフロー	・稟議の申請と承認 ・代理承認
バックオフィス	・請求書管理 ・労務管理 ・勤怠管理 ・予算管理 ・給与計算 ・経費分析
会計ソフト連携	・シリーズ連携 ・API連携 ・CSV連携
サービス連携	・クレジットカード連携 ・FBデータ（総合振込データ）作成 ・Amazonビジネスとの連携
スマートフォン	・iOS（iPhone）対応 ・Android対応 ・経費申請 ・経費承認
セキュリティ・内部統制	・SOC報告書 ・ISO認証
共通機能	日本語以外の対応言語

オンプレミスで導入できる経費精算システムのメリット

データセキュリティの確保

オンプレミス型経費精算システムの1つ目のメリットは、データセキュリティの確保です。社内ネットワークを使って管理することで、セキュリティのコントロールが可能です。外部アクセスの制限、社内ポリシーに従ったデータ保護ができ、クラウドサービスのように、外部のネットワークを使うことで発生するリスクの依存を回避できます。機密性を保ちつつ信頼性の高い経費精算を実現できるでしょう。

カスタマイズ性の高さ

オンプレミス型経費精算システムの2つ目のメリットは、高いカスタマイズ性です。業務フローに合わせて稟議、承認プロセス、レポートなどを自由にシステムをカスタマイズできます。また既存システムと連携できるようにすれば、データの転記もなくなります。これにより独自の運用を効率化しやすく、経費精算の最適化につなげられるでしょう。

ネットワークへの依存を抑制

オンプレミス型経費精算システムの3つ目のメリットは、ネットワーク依存性の低減です。システムが組織の内部ネットワーク上で運用されるため、インターネット接続が不安定な場合やオフラインでも、クラウド型のように通信が途切れることなく、システムの利用を継続できます。また、組織がインフラを管理するので、セキュリティレベルを調整できます。このようにシステムの可用性とパフォーマンスを確保できるのがメリットです。

オンプレミスで導入できる経費精算システムのデメリット

導入コストの高さ

オンプレミス型経費精算システムの1つ目のデメリットは、高額な導入コストです。サーバー購入、ソフトウェアライセンス、人材雇用など多くの初期費用が必要なほか、カスタマイズや設定作業にもコストがかかります。またシステムのメンテナンスでも、外部に委託する場合は依頼費用、自社で行う場合は人件費に考慮が必要です。これらは一定の負担となる可能性があるため、綿密な予算計画が欠かせません。

メンテナンスの負担

オンプレミス型経費精算システムの2つ目のデメリットは、メンテナンスの大きな負担です。ソフトウェアのアップデートやセキュリティパッチ適用、ハードウェア保守、トラブルシューティングなど、専門的な知識と技術を要する作業が定期的に必要です。障害や問題への対応によって、メンテナンスに多くの時間と労力がかかるため、組織の負担となる可能性もあるでしょう。

オンプレミスの経費精算システムに向いている企業

オンプレミスに向いている企業としては、金額よりもセキュリティを重視している、もしくは複雑なフローや組織編成を適応させたいといった、独自の要件をもつ企業が挙げられます。前述したように、オンプレミス型は社内ネットワークを使ってシステムを利用するため、外部の脅威にさらされにくく、セキュリティ性を高められます。

そのため膨大な顧客情報の管理を行っている企業や、金融機関といったセキュリティを重視する企業におすすめです。ただし、クラウド型でも当然しっかりセキュリティ対策を行っているため、基本的にはクラウド型の利用でも問題ありません。またオンプレミス型は、クラウド型と比べて柔軟にシステムをカスタマイズできるのが特徴です。

このことから従業員の数や部署が多く、経費精算フローや組織構成が複雑化しており、既存のシステムでは対応できないような場合には、オンプレミス型が適していると言えるでしょう。

オンプレミスの経費精算システムを導入しよう

オンプレミスの経費精算システムは、セキュリティ性やカスタマイズ性といったメリットがあり、重要な情報を扱う企業や、フローが複雑化している企業におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• オンプレミスの経費精算システムの導入目的を確認する
• オンプレミスの経費精算システムの機能を確認する
• オンプレミスの経費精算システムを導入する際の注意点を確認する
• オンプレミスの経費精算システムの費用・価格相場を確認する

経費精算システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

本記事で紹介しきれなかったサービスについては次の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方は、あわせてチェックしましょう。

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