コラボレーションツールカテゴリ別比較 | メリット・チーム作業の効率化

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チームを組んでのプロジェクトや共同作業では、メンバー全員との情報共有や、タスクやスケジュールの管理が不可欠ですが、これをサポートするソフトがコラボレーションツールです。

チームワークを必要とするビジネスやプロジェクトに欠かせない、さまざまなコラボレーションツールを紹介します。

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、組織やチームでの作業を効率よくまた効果的に行うサポートとなるツールです。ビジネスにおいては、社員やチームメンバーだけでなく、代理店や顧客、協力者など、さまざまな人との情報共有や管理が必要ですが、それらを効率よく行うためのものです。

チャット機能や、スケジュール管理、コンテンツ管理、ファイル共有機能などが、コラボレーションツールには備えられています。

コラボレーションツールを導入するメリット

コラボレーションツールを導入するメリットとしては、以下のものが挙げられます。

電子メールの問題点解決

電子メールでは一つの要件をCCやBCCで複数で共有できますが、メールの数が増えて管理が大変です。

チャットツールを使うと、一つの場所で情報共有と意見交換ができ、また電子メールで発生する誤送信や乗っ取りなどによる情報漏えいも防止できます。メールよりもサイズの大きなファイルが添付できるのもメリットです。

チームのスケジュール管理ができる

コラボレーションツールを利用すると、個人のスケジュールだけでなく、チーム全体に関わるスケジュール管理やタスク管理が同時に行えます。プロジェクトにおいて重要な進捗管理や、タスクの優先順位づけも効率よく行えます。

社内やチームの情報管理と共有

チームで行う作業では、情報の共有と共同作業が大切です。コラボレーションツールを使ったコンテンツでは、さまざまな情報を皆で同時に共有でき、一つのドキュメントを複数で編集することも可能ですから、作業の効率が大幅にアップします。

ファイルをいちいち、メール添付で送信しあう必要もありません。

大容量ストレージ

組織では、日々さまざまな電子化された情報が蓄積され、プロジェクトでも、サイズの大きなさまざまなプレゼンテーションや資料が作成されます。コラボレーションツールでは、更新された最新の情報を大量に保存して、安全に管理できます。また検索機能も備えられており、業務の効率化が図れます。

コミュニケーション系コラボレーションツール

Chatwork（チャットワーク）- Chatwork株式会社

画像出典：Chatwork公式サイト

• 14万4,000社以上の企業が導入するグループチャット
• タスク管理やファイル共有も可能
• 個人事業主から大企業まで活用

Chatwork（チャットワーク）では、ダイレクトチャットやグループチャットを初めとしたいろいろなチャット機能が提供されているほか、パソコンを使ってのビデオ通話や音声通話、通話中のパソコン画面を共有することもできます。ワードやエクセルなどのファイルをアップロードして、チャットメンバーで共有することも可能です。その他、専用URL設定やIPアドレスによるアクセス制限、情報漏えい防止など、セキュリティ面も安心です。

InCircle

• セキュリティ万全の法人向けチャット
• 人工知能を活用し業務効率化を推進
• 一人当たり180円で導入可能

InCircleはセキュリティ万全の法人向けチャットです。売上向上やコスト削減だけでなく、ランサムウェアやメール誤送信対策にも有効です。1対1のトークやグループチャットなど基本的なチャット機能を搭載しているだけでなく、特定ファイルの送信を禁止するなど添付に関する機能も充実しています。さらに、AIチャットボットを搭載しており、業務の自動化を実現できます。UIは効率良く業務を行えるように設計されているので、誰でも簡単に使いこなすことができるサービスです。

Atlassian HipChat（アトラシアン・ヒップチャット）

• 常設で検索可能なビジネスチャット
• PCでもモバイルでも、すべてのデバイスで利用可能
• Webアプリも提供

オーストラリアのソフト企業アトラシアン社のHipChatは、ビジネス向けのチームチャットツールです。すべてのデバイスで同期できるため、デバイスを変えても会話は保存され、金融機関と同じSSL暗号通信でセキュリティとプライバシーも守られます。ファイルのプレビュー表示やファイル共有機能もあり、デスクトップ共有機能でチームメンバーとの協同作業も可能です。

Skype（スカイプ）

• 世界中で無料で使えるビデオ・音声通話
• 固定電話やスマホとも低価格で通話可能
• あらゆるデバイスで使用可能

マイクロソフト社のSkypeは、誰もが知っている通話アプリですが、グループビデオ通話や画面共有機能など、ビジネスで使えるコラボレーション機能もあります。インスタントメッセージやショートメールを送信したり、ファイル、写真、ビデオも送信できます。ファイルの大きさには制限がありません。Skype翻訳機能も搭載しているため、世界中で使われているアプリです。

その他のコオミュニケーション系のツールはこちらから。

コンテンツ管理系コラボレーションツール

G Suite(TM)

• スタートアップ企業から大企業まで使えるツール
• 無制限のクラウドストレージ
• あらゆる端末から安全にアクセス可能

ビジネス用のGoogle AppであるG Suiteでは、チームでの作業に必要な共有カレンダーやビデオ会議機能、同一ドキュメントの同時編集、チャット機能の他、無制限のクラウドストレージにファイルを保存してメンバーと共有可能です。ファイルの更新は自動的に保存され、チームメンバーのアクセス制御も可能です。

mitoco

• Salesforceユーザーのためのグループウェア
  
• Salesforceをより便利にする多彩な機能
• 移動中でも使いやすいモバイルアプリ

mitocoは、ビジネスで必要なコミュニケーションツールをSalesforceに集約するグループウェアです。従来のグループウェアにはSalesforceと連携可能なシステムがほとんどありませんでした。mitocoはカレンダーや承認ワークフロー、設備予約に掲示板まで幅広い機能をSalesforceに集約できるため、Salesforceの定着と活用を促進できます。また、移動中も使いやすいモバイルアプリケーションを提供しているので、外出先でも手軽に入力/確認が可能です。

kintone（キントーン）

• チームでの業務に必要なアプリケーションをかんたんに作成
• 7,000社を超える導入実績、さまざまな業種や部門で活用できる
• 充実したコミュニケーション機能で、やり取りもスムーズに

kintone(キントーン)は、自社の業務にぴったりのアプリケーションを簡単に作成でき、円滑なコミュニケーションを実現するサイボウズのクラウドサービスです。案件管理やプロジェクトの情報共有、受発注管理など、自分のチームで使いたい業務アプリケーションを、ドラッグ＆ドロップで作成できます。kintone上でコミュニケーションもできるため、チームの仕事に必要な情報を、すべてkintoneに集約・共有できます。

Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

画像出典：Fleekdrive公式サイト

• 共同作業のためのファイル・コラボレーション
• 同一ファイルの一斉編集が可能
• チャット機能

Fleekdriveでは、社員とパートナー、本社と支店や工場、営業と見込み客などの間で、さまざまな設定でファイルが共有できるだけでなく、同じファイルを複数で同時に編集することも可能です。待ち時間削減による作業や業務の効率アップや、上書きリスクも解消。また、チャット機能によって参加者とコミュニケーションをとりながら作業を行い、モバイルでチームのミーティングにどこからでも参加できます。

Community Cloud（コミュニティクラウド）

• Salesforce社のコミュニティ構築ツール
• あらゆるモバイルからアクセス可能
• さまざまなビジネスプロセスに対応

セールスフォース・ドットコム社のCommunity Cloud は、社員をはじめ顧客やエージェント、ベンダー、サプライヤーなどをつなぐコミュニティ構築ツールです。構築したコミュニティでデータや情報を共有したり、パートナーと商談や見積もり、注文情報を同期して販売支援することにも利用できます。その他ビジネス状況を可視化するダッシュボードやレポート機能も搭載されています。

Sciforma（サイフォーマ）

• プロジェクト・マネジメント向けのソリューション
• プラグインで既存アプリとデータ共有
• ダッシュボード機能

世界中に顧客を持つフランスのサイフォーマ社のSciformaは、プロジェクト管理やポートフォリオ管理の他、予算管理も含むプロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントのためのソフトです。プラグインで既存のアプリと連携し、ワークフローを定義してステータスやアクションも管理できます。ダッシュボードやレポート機能もあります。

Atlassian Confluence（アトラシアン・コンフルエンス）

• プロジェクトのコラボレーションのためのソリューション
• 可視性と情報整理を追及
• 世界の3万5,000チームが使用

アトラシアン社のAtlassian Confluenceでは、プロジェクト計画書や議事録など、プロジェクトに必要なあらゆるコンテンツを、動画や画像も使って作成できます。モバイルとデスクトップの同期が可能で、場所を問わずに作業ができます。情報の作成と共有、議論が一つの場所ででき、コンテンツを階層構造でまとめることも可能です。

SharePoint（シェアポイント）

• チームワークを強化するモバイルイントラネット
• 豊富なコンテンツ管理機能
• 20万以上の組織と1億9,000万人以上のユーザーが使用

マイクロソフト社のSharePointは、組織のイントラネットやポータルサイト構築ソフトです。ファイルやデータ、アプリケーションの共有機能や、モバイルアプリによる個人向けのニュース配信など、情報伝達機能も豊富です。コンテンツ管理では強力な検索機能で、意思決定に必要な情報がすぐに見つかります。

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その他のコラボレーションツールはこちらから。

ファイル共有系コラボレーションツール

PROCENTER/C

• NECの企業間・部門間情報共有プラットフォーム
• 社外との大容量ファイル共有も可能
• 日本語・英語・中国語に標準対応

PROCENTER/Cは、部門や企業にまたがる情報を一元管理するプラットフォームです。同一ファイル名で古いバージョンを保存したまま登録し、最新版のみ参照できる機能や、文書の自動採番や保管期限管理機能もあります。アクセス権や操作履歴管理でセキュリティも安心です。

BOARD Software

• ビジネスインテリジェンス・プラットフォームのツールキット
• あらゆるデータソースを分析可能なデータモデルに自動作成
• クラウドとオンプレミスの両方を提供

BOARD Softwareはオールインワンのビジネスインテリジェンス・プラットフォームで、BOARDカプセルと呼ばれる、BOARDオブジェクトを収容する容器がツールキットとして提供されています。アップロードしたファイルやデータセットのコードや測定値、次元、階層を自動検出し、ダッシュボードに必要なオブジェクトの選択と分析や、データベースとの同期も自動的に行います。

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その他のファイル共有サービスはこちらから。

コラボレーションツールを活用してチームの業績アップ

ビジネスは、コミュニケーションと情報共有で成り立っているといってもよいでしょう。ビジネスにおけるコミュニケーションは電子メールが主体でしたが、ビジネス用のチャットやチームのスケジュール管理、ファイル共有と共同作業など、コラボレーションツールを利用することで効率アップが期待できます。コラボレーションツールを最大限に活用して、組織やチームの業績向上につなげましょう。

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