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コラボレーションツール比較18選 | コミュニケーション、コンテンツ管理

最終更新日時:
記事の情報は2022-02-04時点のものです。
チームを組んで作業するプロジェクトでは、メンバー全員とのコミュニケーションや情報共有、スケジュール管理が不可欠です。コンテンツ管理やコミュニケーションをサポートする、コラボレーションツールを紹介します。

チームを組んでのプロジェクトや共同作業では、メンバー全員との情報共有や、タスクやスケジュールの管理が不可欠です。これをサポートするソフトがコラボレーションツールです。チームワークを必要とするビジネスやプロジェクトに欠かせない、さまざまなコラボレーションツールを紹介します。

コラボレーションツールとは

コラボレーションツール・ソフトウェアは、組織やチームでの作業を効率よく行うためツールです。最近のテレワーク・リモートワーク推進の動きにともなって、市場は大きく成長。今では欠かせないツールの1つとして注目されています。

コミュニケーションツールに主に搭載されている機能の種類としては、チャット機能やスケジュール管理、コンテンツ管理、ファイル共有機能などが挙げられます。

コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールを導入するメリットは次のとおりです。

  • メールよりも気軽にやりとり可能
  • チームのスケジュール管理を効率化
  • 社内やチームの情報管理と共有を効率化
  • 大容量ストレージで情報データを管理

メールよりも気軽にやりとり可能

コラボレーションツールのチャットツールを使えば、気軽なやりとりができ、情報共有も簡単にできます。アプリに対応しているコラボレーションツールなら、出張先やテレワーク中でも対応が可能です。

またログが残るので、責任の所在を明らかにしやすいメリットもあります。

チャットツールを使うと、一つの場所で情報共有と意見交換ができ、また電子メールで発生する誤送信や乗っ取りなどによる情報漏えいも防止できます。さらに、ファイル容量が大きな資料も添付できるため、メールに比べて情報伝達も円滑です。

チームのスケジュール管理を効率化

コラボレーションツールを利用すると、個人のスケジュールだけでなく、チーム全体のスケジュールを把握できます。そのためプロジェクト全体の管理も適切に行えます。一目で全体の状況がわかるうえ、必要な情報やファイルの添付もできるので、業務の効率化が可能です。

また、プロジェクトにおいて重要な進捗管理や、タスクの優先順位づけも効率よく行えます。

社内やチームの情報管理と共有

コラボレーションツールを使えば、一つのドキュメントを複数で編集できます。また、最新版がリアルタイムに共有されている状態になるため、ファイルをメール添付で送信し合う必要もありません。

プロジェクト遂行にあたっては、徹底した情報管理が必要です。コラボレーションツールを使うことで、さらなる効率化が可能になるでしょう。

大容量ストレージで情報データを管理

大容量ストレージも大きなメリットのひとつです。企業活動を行うにあたって、日々さまざまな資料が作成されています。

コラボレーションツールでは、更新された最新の情報を大量に保存して安全に管理可能です。また検索機能も備えられており、業務の効率化も図れます。

コラボレーションツールのデメリット・課題

急にコラボレーションツールを導入したことで、社員がうまく使いこなせないこともあります。とくに大企業で導入する際には、マニュアル作成や社員へのレクチャーなどの工数が必要になるので、導入にはある程度余裕をもっておくことが大切だといえるでしょう。

導入の際には、これまでのワーキングスタイルを見直し、どのようなコラボレーションツールを導入するか検討する必要があります。適切なツールを選び、導入することが企業にとっての今後の課題といえます。

コラボレーションツールの選び方

コラボレーションツールは、次の3つの視点で選びましょう。

  • 必要な機能を明確にする
  • 使いやすいツールを選ぶ
  • マルチデバイスに対応しているツールを選ぶ

必要な機能を明確にする

コラボレーションツールを選ぶ際、必要な機能を明確にすることが大切です。コラボレーションツールには、複数の機能が搭載されています。

そのため事前に目的を考えておかなければ、ツールの導入そのものが目的化してしまいます。失敗を避けるためにもツールを導入する際は、最初に目的を定義し、必要機能の優先順位を決めてから、ツール選びを行いましょう。

使いやすいツールを選ぶ

ツールは機能だけで選んではいけません。現場で使用する社員のだれもが使いやすいツールを選びましょう。とくに管理担当のマネージャーと、現場担当の従業員では、ツールの使用頻度が異なります。

現場従業員の一人ひとりが使いやすいツールでなければ、せっかくのツールも浸透しません。そのため無料トライアルや無料プランで、従業員からフィードバックをもらってからツールを決定するようにしましょう。

マルチデバイスに対応しているツールを選ぶ

またコラボレーションツールは、かならずマルチデバイスに対応しているツールを選びましょう。基本的に最近のツールは、マルチデバイス対応されています。そのためとくに意識して選ぶ必要はありません。ただし、業界専門のコラボレーションツールのなかには、未対応のツールもあるため確認が必要です。

またマルチデバイスツールによっては、セキュリティが万全ではありません。そのためIPアドレス制限やデバイス制限など、閲覧制限ができるツールを選びましょう。

コラボレーションツールを導入するときの注意点

コラボレーションツールを導入するときは、下記2つの注意点を覚えておきましょう。

  • 目的を周知しておく
  • 集中力が低下し、生産性が下がることがある

これらへの対策ができていなければ、ツールの導入に失敗してしまう可能性があります。

目的を周知しておく

コラボレーションツールを導入するときは、事前に目的を周知させておきましょう。ツールの導入失敗で最も多い原因は、目的の共有不足です。目的が共有できていなければ、ツールが浸透しなかったり、誤った使い方が横行したりしてしまいます。

そのためコラボレーションツールを導入するときは、使い方だけでなく目的や目標も伝えておきましょう。その際、目的や目標のための使い方改善について提案を歓迎する意志も共有しておくと、より積極的にツールを活用してもらえます。

集中力が低下し、生産性が下がることがある

コラボレーションツールは従業員の集中力を下げてしまうことがあります。たとえば、コラボレーションツールには、通知機能が搭載されています。情報を素早くチェックできる点ではとてもよいメリットです。しかし、作業の手を止めてしまったり、意識がそれてしまったり、悪影響がでることもあるため注意が必要です。

コラボレーションツールを導入すると、メールと比べて連絡頻度が増えます。そのため「即レス」を最優先にしていると、メッセージの返信作業だけで時間を浪費してしまう可能性もあります。

コラボレーションツールの導入によって、生産性を低下させないためにも、状況に応じたルールの更新も行うようにしましょう。

おすすめコラボレーションツール【コミュニケーション系】

コミュニケーション系の課題を解決するのに、おすすめのコラボレーションツールを紹介します。

Aipo - TOWN株式会社

Aipo
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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  • 導入実績1,700社、ユーザー数30,000人以上
  • カレンダー機能を軸に必要な機能を追加可能
  • カレンダーのURLを送付するだけで日程調整が完了

Aipoは、スケジュール管理や日程調整に対応したコミュニケーションツールです。チャットやタイムカード、ワークフローなどの機能を搭載し、Google カレンダーやiCloudカレンダーなどのスケジュール管理ソフトと連携可能です。

日程調整の候補日を予定の所要時間や移動時間、曜日などの条件に応じ自動抽出でき、候補日から都合のよい日時を選択してもらうだけで日程調整できます。登録したスケジュールにファイルを添付できるので関係書類や画像などを紐づけ登録可能です。

Aipo公式サイトより(2022年6月時点)

Zoom

Zoom
BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門1位
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  • ユーザー数の多いビデオ通話アプリケーション
  • 通話環境が安定している
  • グループごとの部屋わけに対応

Zoomは、ビデオ通話用のビジネスアプリケーションです。1対1の通話だけでなく、複数名でのグループ通話にも対応。チャット機能が挙手機能もあるため、大人数でのビデオ通話も円滑に行えます。

また、「ブレイクアウトルーム」の機能を活用すれば、参加者のグループ分けも可能。ワークや知識のシェアといったグループワークにも対応できます。また、画面共有や画面収録など、ビデオ通話に必要な機能も無料で使えます。

Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社

Microsoft 365 (旧称 Office 365)
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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  • Microsoft Officeに対応
  • ビデオ通話やチャットも可能
  • 常に最新版にアップデートされる安心のサポート

Microsoft 365は、マイクロソフトが提供する総合的なグループウェアです。WordやExcelなどのOfficeツールはもちろん、Microsoft Teamsも利用できます。

Microsoft Teamsを利用すれば、チャットやビデオ通話など、コミュニケーションの一元化を実現可能。普段からOfficeツールを使っている場合、Microsoft 365だけで、必要なツールを網羅できます。円滑なコミュニケーションを行い方はもちろん、なるべく契約するツールの数を減らしたい方にもぴったりです。

Lark(ラーク) - Bytedance株式会社

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  • ビデオ会議の音声を同時通訳でき、共有テキストの翻訳も可能
  • 会議中に共有されたドキュメントを自由に編集、コメントできる
  • ボット機能でチャットやスケジュールの管理を自動サポート

Larkは、チャットやビデオ会議、スケジュール管理など、情報共有と共同作業に役立つツールを統合したサービスです。共同でコンテンツを編集でき、ビデオ会議上で共有したドキュメントも同時に編集が行えます。

各ツールは連携しており、チャットからビデオ会議に参加したり、ワークフローの設定でツールを自動化したりできます。モバイルアプリにも対応しています。

Chatwork - Chatwork株式会社

Chatwork
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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  • シンプルで使いやすいチャットサービス
  • ビデオ通話やファイル共有に対応
  • グループチャットごとに参加者を制限可能

Chatworkは、シンプルなユーザーインターフェースが特徴のチャットツールです。機能が洗練されているためデジタルツールにうとい方でもすぐに使いこなせるのが特徴。またビデオ通話やファイル共有など、コラボレーションツールに必要な基本機能が搭載されています。

その他、タスク管理機能もあるため、複雑な工数が発生しない業務内容であれば、Chatworkだけでコミュニケーションを完結させられます。また、IPアドレスによる制限にも対応しているためセキュリティ対策も万全です。

Slack - Slack(株式会社セールスフォース・ジャパン)

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  • 拡張性が高いチャットツール
  • グループチャットの作成数制限なし
  • Botによるコミュニケーションの自動化も可能

Slackは、拡張性が高いビジネスコミュニケーションツールです。クライアントごとにワークスペースを作成し、コミュニケーションできるため、誤送信の心配がありません。また、グループチャットごとに閲覧権限を設定できるため、企業のコミュニケーションをSlackで一元化できます。

その他、拡張機能やBotを活用すれば、定型メッセージの自動化も可能です。効率よくコミュニケーションの課題を克服したい方に向いているコラボレーションツールです。

Trello

Trello
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  • 数百万人が利用
  • かんばんボード形式のタスク管理
  • タスクカード上でコミュニケーション可能

Trelloは、かんばんボード形式のコラボレーションツールです。かんばんボードには、複数のタスクを登録可能。タスクカード上で、コミュニケーションを取れます。その他、タスクカードには資料の添付も可能です。

SlackやGoogle ドライブなどの外部アプリとの連携も可能で、Chrome拡張にも対応しています。タスク管理を中心に社内のコミュニケーションを管理したい方に向いているアプリケーションです。

※出典:Atlassian「Trello」(2022年2月4日閲覧)

InCircle - AI CROSS株式会社

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  • 低コストで導入可能
  • 法人対応のセキュリティ
  • 柔軟なカスタマイズ性とAIボット

InCircleは、セキュリティ万全の法人向けチャットです。ランサムウェアに対応できるだけでなく、特定ファイルの送信を禁止できます。

また、一般的なコラボレーションツールと同じようにグループチャットができるだけでなく、AIを使った業務効率化も実現できます。

AI搭載のチャットボットを活用すれば、文書管理やスケジュール予約、名刺検索などのルーティンワークの手間を大幅に削減可能。会社ごとのニーズに合わせてカスタマイズできるため、社内SNSを導入することで業務効率を改善したい場合に最適です。

Skype

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BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門受賞
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  • 無料で使えるビデオ・音声通話
  • 固定電話やスマートフォンとも低価格で通話可能
  • あらゆるデバイスで使用可能

マイクロソフトのSkypeは、世界中で利用されている通話アプリです。1対1の通話だけでなく、グループビデオ通話や画面共有機能など、ビジネスで使える機能を搭載。

インスタントメッセージやショートメールを送信できるだけでなく、ファイル、写真、ビデオも送信できます。また添付するファイルの大きさに制限がないのも特徴です。Skype翻訳機能も搭載されているのもユニークなポイントです。

その他のコミュニケーション系のツールはこちらから。

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おすすめコラボレーションツール【コンテンツ管理系】

コンテンツ管理を効率化するのに、おすすめのコラボレーションツールを紹介します。

Google Workspace

Google Workspace
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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  • Googleが提供するアプリを一元管理
  • チャットでリアルタイムに共同編集や情報共有
  • オフラインで使用できるアプリは随時更新

Google Workspaceは、グーグルが提供するツールを1か所にまとめたグループウェアです。Google Chatでは、チームでファイルやドキュメントなどを共有し、リアルタイム共同編集を実現。あらゆる端末でGmail、Google ドライブ、Google カレンダーなどを操作可能です。

オフラインアクセス機能を活用すれば、ネット環境のない場所でもアプリの基本機能を利用できます。場所を問わずに生産性を改善できるコンテンツ管理型システムの代表です。

Box/Box over VPN - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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  • ファイルの保存に特化したアプリケーション
  • ファイル単位の細かなアクセス制限
  • 高水準のセキュリティ

Boxは、ファイルの保存や共有に特化したオンラインストレージです。ファイルごとにアクセス制限を設定できるため、第三者への情報漏えいの心配がありません。

またBusinessプラン以上では、ファイルの保存容量に制限がありません。そのため、大規模な組織や容量の大きな資料を保存している組織にぴったりです。もちろん、オンライン上での同時編集にも対応しています。

※出典:Box「最適なプランをお選びいただけます」(2022年2月4日閲覧)

Backlog - 株式会社ヌーラボ

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  • 導入実績1万件以上
  • コミュニケーションを促進する多数の機能
  • リーズナブルな料金設定

Backlogはプロジェクト管理に役立つコラボレーションツールです。ファイル共有やWiki、バージョン管理など、コミュニケーションを促進する際に役立つ機能を利用可能です。

また、プロジェクト管理ツールでは珍しくガントチャートを搭載しています。そのため、コミュニケーションはもちろん、プロジェクト管理を適切に行いたい方に向いています。

※出典:ヌーラボ「プロジェクト管理ツールのBacklog、有料契約数10,000件、国内外ユーザー数170万人を突破。行政団体や製造業など、より幅広い業界へ利用拡大」(2022年2月4日閲覧)

mitoco - 株式会社テラスカイ

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  • Salesforceユーザーのためのグループウェア
  • Salesforceをより便利にする多彩な機能
  • 移動中でも使いやすいモバイルアプリ

mitocoは、ビジネスで必要なコミュニケーションツールをSalesforceに集約するグループウェアです。従来のグループウェアにはSalesforceと連携可能なシステムがほとんどありませんでした。

mitocoはカレンダーや承認ワークフロー、設備予約に掲示板まで幅広い機能をSalesforceに集約可能。Salesforceの定着と活用を促進できます。また、移動中も使いやすいモバイルアプリケーションを提供しているので、外出先でも手軽に入力や確認作業を進められます。

kintone - サイボウズ株式会社

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  • 多種多様なアプリケーションを作成可能
  • ドラッグ&ドロップの直感的操作
  • さまざまなクラウドサービスと連携可能

kintone(キントーン)は、仕事内容に合わせてアプリケーションを構築できる総合型グループウェアです。

チャットツールはもちろん、日報やSFA、生産管理など、自社の業務形態にあわせてカスタマイズできます。そのため、kintoneだけで社内のコミュニケーション改善から業務効率化まで幅広く対応可能。アプリケーションの開発は、ノーコードでできるためプログラミングの知識はいりません。

Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

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  • 共同作業のためのファイル・コラボレーション
  • 同一ファイルの一斉編集が可能
  • チャット機能

Fleekdriveは、ファイル共有に特化したコラボレーションツールです。「社員とパートナー」、「本社と支店」、「営業と見込み客」など、関係性ごとにファイル共有の設定を変更できます。

また、同じファイルを複数で同時に編集可能です。待ち時間削減による作業や業務の効率アップや、上書きのリスクもありません。

チャット機能によって参加者とコミュニケーションをとりながら作業を行ったり、モバイルからチームミーティングに参加したり、多様な使い方をできます。

Experience Cloud - 株式会社セールスフォース・ジャパン

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  • セールスフォース・ジャパンのコミュニティ構築ツール
  • あらゆるモバイルからアクセス可能
  • さまざまなビジネスプロセスに対応

セールスフォース・ジャパンのExperience Cloud は、社員をはじめ顧客やエージェント、ベンダー、サプライヤーなどをつなぐコミュニティ構築ツールです。

構築したコミュニティで、情報共有や販売支援をサポートできます。たとえば、パートナーとの商談内容や見積もり、注文情報を動機できるため、営業活動の効率化に役立ちます。その他ビジネス状況を可視化するダッシュボードやレポート機能も搭載されています。

Sciforma

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  • プロジェクト・マネジメント向けのソリューション
  • プラグインで既存アプリとデータ共有
  • ダッシュボード機能

サイフォーマのSciformaは、世界中に顧客を持つフランスのソフトウェアです。プロジェクト管理やポートフォリオ管理のほか、予算やワークフローも管理もできます。その他、ダッシュボードやレポート機能もあります。

Confluence

Confluence
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  • プロジェクトコラボレーションのためのソリューション
  • 可視性と情報整理を追及
  • 3,000以上のアプリと連携可能

Atlassian Confluenceは、アトラシアンが提供する総合型ワークコラボレーションツールです。情報の作成と共有、議論を一つの場所で完結させられます。

プロジェクト計画書や議事録など、プロジェクトに必要なあらゆるコンテンツを、動画や画像も使って作成可能。もちろんモバイルとデスクトップを同期可能で、場所を問わずに作業ができます。またコンテンツを階層構造でまとめることも可能です。

※出典:Atlassian「Confluence」(2022年1月17日閲覧)


その他のコラボレーションツールはこちらから。

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コラボレーションツールを活用してチームの業績アップ

ビジネスは、コミュニケーションと情報共有で成り立っているといってもよいでしょう。

ビジネスにおけるコミュニケーションは電子メールが主体でした。メールによるコミュニケーションに課題を感じている方は、コラボレーションツールの導入を検討してみてください。

コラボレーションツールを導入することで、ビジネス用のチャットやチームのスケジュール管理、ファイル共有と共同作業などを効率化できます。コラボレーションツールを最大限に活用して、組織やチームの業績向上につなげましょう。

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