DocBaseの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 これまでマニュアルは紙だったのでマニュアルを見るためには保管してあるオフィスに出向く必要がありましたが、DocBaseでマニュアルを電子化したことでパソコンやスマホからどこにいてもマニュアルを確認することができるようになりました。

テンプレート機能を活用することで、メモや資料の書式が統一されました。また、同じフォーマットを共有できるので、部署を越えた連携も円滑になりました。書類の作成から管理、情報共有において大きなメリットを得られます。

過去に使っていたツールだと、探すのが大変である情報にリーチしづらい課題がありましたが、docbase導入でグループやタグ、単語検索など探しやすくなりました。

DocBaseを使うまではナレッジ共有するツールが無く、メールや口頭での伝達だったのでナレッジが定着しなかったのですがDocBaseを使うことで属人化していたナレッジをシームレスに共有でき、定着を進めると共に業務へ効果的に応用することができるようになりました。

DocBaseが導入されるまではそれぞれのメンバーが各々自分のナレッジを蓄積していましたが、導入以降はナレッジをDocBase上で蓄積、共有するようになり、何か業務上にトラブルが起きた際にDocBaseを参照することで大抵の解決策が見つかるようになりました。 業務向けのナレッジだけでなく議事録や仕様書などの保存、共有にも役立っています。

これまで各メンバーに属人化していたナレッジをDocBaseに集約したことでプロジェクト間を跨いだナレッジ共有が可能となり、多様なシチュエーションで業務に応用して作業の効率化やトラブルの対処ができるようになりました。

ナレッジマネジメントツールは他の製品も利用したことがありますが、DocBaseには他の製品には無いメモのアクセス解析機能が付いていて、マニュアルや業務連絡をシェアしたときに誰が既読済みか確認できるのが非常に便利です。

基本的に社内のナレッジ共有ツールとして利用していますが、社外の相手にURLを発行して個別でナレッジやメモを共有でき、TPOに応じて柔軟に使い分けられることで情報共有の効率化に繋がりました。

Docbaseの優れた検索機能により、メモの記録が簡単に検索結果に表示され、情報の見落としや探し回る手間が大幅に削減されました。これにより、業務上のストレスが軽減され、効率的な業務遂行が可能となりました。

それまでは大手提供の無料サービスを使っていたが利用中の不具合とセキュリティ性の疑問からナレッジ共有に限られたサービスであるDocBaseが選ばれ、利用中のエラーもほとんど起きることなくテキストの作成から共有までが至極シンプルな作業であることで情報共有に要する工数を削減することができた。

各部門でバラバラに管理していたマニュアルを一元管理できています。そのため、新しい社員が入社してきても、まずはDocBaseにあるマニュアルを参照してもらい学習を進めてもらうことができており、マニュアルを探す手間や管理する手間が省けました。また、内容に変更が生じても記載した内容を簡単に修正でき、変更した内容の通知も自動的に対象者へ送ることができるので、情報共有も簡単になりました。

導入背景はマニュアルを始めとしたドキュメントが散乱している状況であったこと、 またあるドキュメントのクオリティがまちまちであったことから導入検討を行いました。 結果としてこれらの課題はクリアを出来たと感じますし、 社内のドキュメントのクオリティが総じて高まったという風に感じています

業務の見える化が進んだことで、上司にまで業務の把握が行き届きやすくなり、プロジェクトがしっかり前に進行させることができました。また全てDocBase内で資料作成ができるのでペーパーレス化も進めることができ、経費削減につながった。

口伝以上、手順書以下となるTipsは体系化しづらく属人化しやすい。そのため、部署横断で管理＆共有できる本ツールを導入することとなった。

リアルタイムで複数人がドキュメントを確認し合えるので、記載ミスが少なくなりました。 また、DocBaseはあえて階層構造を作らずタグやグループでドキュメントを管理するようにできています。 そのため、ドキュメントが増えたときに階層化したフォルダを探すよりも、タグ検索やグループ検索によってコストが抑えられるので、中規模・大規模プロジェクトで利用するのにおすすめです。

ドキュメントの管理が容易になった。プロジェクトごとや、チームごとにグループを作り、そこでドキュメントを作成できるため、検索しやすく便利。

これまでだとお互いのナレッジを共有するには口頭で伝えるのがメインになってしまい難しかったが、それを見やすく分かりやすい形で共有できる。

チームメンバーが増えて、ナレッジの蓄積に困っていた。 Docbaseにまとめれば良い、となったのでシンプルに蓄積できるようになった。 使いやすいため、メンバーみんながスムーズに使い始められたことが大きいと思う。

Googleドライブなどであまりルールが決められていない状態でドキュメントが保存されていましたが、DocBase導入をきっかけにルール化や情報の一元化を行いました。また、同時編集機能を上手く活用してみんなで議事録を取ったりしたことで、ドキュメント文化醸成にも繋がりました。

従来はGoogleドキュメントやGoogleドライブに、各々が好きな形式で情報をまとめていたり、Slackに共有してPIN留めする運用を行っていたため、情報が蓄積できていませんでした。そういう場面でよく起こりがちな「あの話ってどうだったっけ？」「これってどうなりました？」といった事態も起こっており、そもそも後々に活かせるような形で残っている文書が少ない状態でした。 それがDocbase導入を皮切りに、同じところに全員が文書を蓄積していけるようになったため、情報のブラックボックス化も防げるようになったと感じます。 ドキュメント内にドキュメントを折りたたんで入れられることで、他の記事に遷移したり再検索することなく情報が得られる「まとめ記事」のようなものも作れたため、情報を集約できる体制を整えられました。

「これについて聞きたいけど、聞ける人が今いない！」という場合に、人を捕まえて聞かずとも解決できるます！ 案件共有や会議議事録はもちろんのこと、社内WikiやルールなどもDocBaseで管理していたので、不明なことがあれば検索して解決してました！

新しく入社してきた人や途中からプロジェクトに参加する人に対しての情報共有がしやすくなっていると感じます。

サービスごとでケースを分けることができるので、資料の整理がしやすいです。資料をためておくと、困った時に見返すことができるので便利です。