DocBaseの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 これまでマニュアルは紙だったのでマニュアルを見るためには保管してあるオフィスに出向く必要がありましたが、DocBaseでマニュアルを電子化したことでパソコンやスマホからどこにいてもマニュアルを確認することができるようになりました。

過去に使っていたツールだと、探すのが大変である情報にリーチしづらい課題がありましたが、docbase導入でグループやタグ、単語検索など探しやすくなりました。

Docbaseの優れた検索機能により、メモの記録が簡単に検索結果に表示され、情報の見落としや探し回る手間が大幅に削減されました。これにより、業務上のストレスが軽減され、効率的な業務遂行が可能となりました。

それまでは大手提供の無料サービスを使っていたが利用中の不具合とセキュリティ性の疑問からナレッジ共有に限られたサービスであるDocBaseが選ばれ、利用中のエラーもほとんど起きることなくテキストの作成から共有までが至極シンプルな作業であることで情報共有に要する工数を削減することができた。

【サービスを利用していて実感しているメリット】 今までは1人が議事録を記載していたが、複数人で同時編集する事が可能なので 記載漏れが今までよりも少なくなった。 また、他社の類似サービスよりも安価に使用する事ができるため社内展開も容易にできた。

業務の見える化が進んだことで、上司にまで業務の把握が行き届きやすくなり、プロジェクトがしっかり前に進行させることができました。また全てDocBase内で資料作成ができるのでペーパーレス化も進めることができ、経費削減につながった。

リアルタイムで複数人がドキュメントを確認し合えるので、記載ミスが少なくなりました。 また、DocBaseはあえて階層構造を作らずタグやグループでドキュメントを管理するようにできています。 そのため、ドキュメントが増えたときに階層化したフォルダを探すよりも、タグ検索やグループ検索によってコストが抑えられるので、中規模・大規模プロジェクトで利用するのにおすすめです。

Googleドライブなどであまりルールが決められていない状態でドキュメントが保存されていましたが、DocBase導入をきっかけにルール化や情報の一元化を行いました。また、同時編集機能を上手く活用してみんなで議事録を取ったりしたことで、ドキュメント文化醸成にも繋がりました。

従来はGoogleドキュメントやGoogleドライブに、各々が好きな形式で情報をまとめていたり、Slackに共有してPIN留めする運用を行っていたため、情報が蓄積できていませんでした。そういう場面でよく起こりがちな「あの話ってどうだったっけ？」「これってどうなりました？」といった事態も起こっており、そもそも後々に活かせるような形で残っている文書が少ない状態でした。 それがDocbase導入を皮切りに、同じところに全員が文書を蓄積していけるようになったため、情報のブラックボックス化も防げるようになったと感じます。 ドキュメント内にドキュメントを折りたたんで入れられることで、他の記事に遷移したり再検索することなく情報が得られる「まとめ記事」のようなものも作れたため、情報を集約できる体制を整えられました。

サービスごとでケースを分けることができるので、資料の整理がしやすいです。資料をためておくと、困った時に見返すことができるので便利です。

記事に対する実際のリアクションだけでなく、閲覧した人数もわかるので、社内の興味関心のトレンドがわかり、イシューの優先度を決めやすくなった