DocBaseの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 これまでマニュアルは紙だったのでマニュアルを見るためには保管してあるオフィスに出向く必要がありましたが、DocBaseでマニュアルを電子化したことでパソコンやスマホからどこにいてもマニュアルを確認することができるようになりました。

これまで各メンバーに属人化していたナレッジをDocBaseに集約したことでプロジェクト間を跨いだナレッジ共有が可能となり、多様なシチュエーションで業務に応用して作業の効率化やトラブルの対処ができるようになりました。

議事録をここに一元管理をすることで、議事録を探す手間が減ったと思います。 過去の議事録にもアクセスしやすく、情報がたくさんの人に共有されやすくなったと思いました。

【サービスを利用していて実感しているメリット】 今までは1人が議事録を記載していたが、複数人で同時編集する事が可能なので 記載漏れが今までよりも少なくなった。 また、他社の類似サービスよりも安価に使用する事ができるため社内展開も容易にできた。

導入背景はマニュアルを始めとしたドキュメントが散乱している状況であったこと、 またあるドキュメントのクオリティがまちまちであったことから導入検討を行いました。 結果としてこれらの課題はクリアを出来たと感じますし、 社内のドキュメントのクオリティが総じて高まったという風に感じています

業務の見える化が進んだことで、上司にまで業務の把握が行き届きやすくなり、プロジェクトがしっかり前に進行させることができました。また全てDocBase内で資料作成ができるのでペーパーレス化も進めることができ、経費削減につながった。

目的の情報がどのフォルダにあるのか分からず、余計な時間を費やしたり、1から作り直すこともあったのですが、DocBaseによってそういったトラブルはなくなりました。タグ付けして分類ごとに分けることで情報の中身を一目で判断できるようになり、簡単に整理整頓できるようになりました。

口伝以上、手順書以下となるTipsは体系化しづらく属人化しやすい。そのため、部署横断で管理＆共有できる本ツールを導入することとなった。

リアルタイムで複数人がドキュメントを確認し合えるので、記載ミスが少なくなりました。 また、DocBaseはあえて階層構造を作らずタグやグループでドキュメントを管理するようにできています。 そのため、ドキュメントが増えたときに階層化したフォルダを探すよりも、タグ検索やグループ検索によってコストが抑えられるので、中規模・大規模プロジェクトで利用するのにおすすめです。

NASへ、エクセルやワードでデータ管理すると、新しい者と古いものがごっちゃになって良く分からなくなってくるため、カテゴリごとに、みんなで更新をしていけるところが便利かなと思います。正しい情報共有ができるようになると感じます。

ドキュメントの管理が容易になった。プロジェクトごとや、チームごとにグループを作り、そこでドキュメントを作成できるため、検索しやすく便利。

これまでだとお互いのナレッジを共有するには口頭で伝えるのがメインになってしまい難しかったが、それを見やすく分かりやすい形で共有できる。

導入段階には関わっていないため課題感はわかりません。 効果としては議事録が残る、面接時にメモを複数人で同時に残せる、といったものがありました。

チームメンバーが増えて、ナレッジの蓄積に困っていた。 Docbaseにまとめれば良い、となったのでシンプルに蓄積できるようになった。 使いやすいため、メンバーみんながスムーズに使い始められたことが大きいと思う。

Googleドライブなどであまりルールが決められていない状態でドキュメントが保存されていましたが、DocBase導入をきっかけにルール化や情報の一元化を行いました。また、同時編集機能を上手く活用してみんなで議事録を取ったりしたことで、ドキュメント文化醸成にも繋がりました。

従来はGoogleドキュメントやGoogleドライブに、各々が好きな形式で情報をまとめていたり、Slackに共有してPIN留めする運用を行っていたため、情報が蓄積できていませんでした。そういう場面でよく起こりがちな「あの話ってどうだったっけ？」「これってどうなりました？」といった事態も起こっており、そもそも後々に活かせるような形で残っている文書が少ない状態でした。 それがDocbase導入を皮切りに、同じところに全員が文書を蓄積していけるようになったため、情報のブラックボックス化も防げるようになったと感じます。 ドキュメント内にドキュメントを折りたたんで入れられることで、他の記事に遷移したり再検索することなく情報が得られる「まとめ記事」のようなものも作れたため、情報を集約できる体制を整えられました。

新しく入社してきた人や途中からプロジェクトに参加する人に対しての情報共有がしやすくなっていると感じます。

サービスごとでケースを分けることができるので、資料の整理がしやすいです。資料をためておくと、困った時に見返すことができるので便利です。

記事に対する実際のリアクションだけでなく、閲覧した人数もわかるので、社内の興味関心のトレンドがわかり、イシューの優先度を決めやすくなった