2018-04-10

ナレッジ共有とは | メリットとおすすめのツールを紹介！

本記事ではナレッジ共有という概念の基本的な解説から、それを実現するためのツールやナレッジマネジメントについても一通り説明します。自社の状況を鑑みながら、最適なナレッジ共有ツールを考えてみましょう。※初回公開日:2017/07/19

ビジネスシーンにおいてナレッジ共有という見聞きしたことはありませんか？一言で訳すと「知識の共有」となります。これはなかなか簡単なものでもなく、事前の綿密な計画と社内スタッフ一人ひとりの意識の共有も必要となります。
この記事では、企業におけるナレッジ共有をすることによるメリットや、それを効率的に実現させるおすすめのツールやシステムをいくつか紹介をしていきます。

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、主にビジネスにおいて必要となる諸々の知識やノウハウを個人レベルではなく、その組織に属するスタッフ間で共有することです。これによって組織全体の生産性を高めたり、各スタッフが効率的に売上につながる活動に特化できるようになります。

ナレッジ共有の必要性

ナレッジとは「知識」のことですが、単純に「○○について知っている」ことを指すだけではなく、その分野における経験や有用なテクニック、あるいは問題解決のための実践的な知見を含んだ概念です。それらを個人のレベルを超えて組織全体で活かすことによって、組織の意思決定のスピードを早めたり、より結果が出やすい活動に経営資源を割り当てることが可能になります。

特に、ほとんどの組織において実際に成果を上げているのは一部のスタッフの優れた行動です。そしてそれは往々にして、その優秀なスタッフ個人が有する独自の考え方やノウハウだったりしますから、それを他のスタッフにも共有することで組織全体の成果が底上げされるようになります。つまり、一部のスタッフの「暗黙知」を他のスタッフでも再現可能なように「形式知」化することによって、その組織内の誰もが活用できるような知識やテクニックの体系をつくり上げていくわけです。

さらに一部の知識や情報の共有をすることによって、そこからさらなる改善点が見出されたり、より成果の出やすいノウハウが生まれてくることもあります。元々その知識やノウハウをもっていた個人では気づかなかった視点を、他者と共有により得ることが可能になります。

形式知：文章・図形・数式などのように目に見える形で表せられる知識のこと
暗黙知：形式知とは逆に、言葉などでは表現できない身体の動きのこと
集合知：多くの人から集めた知識の集合体のこと

ナレッジ共有ツールの導入のメリット

こういった一連のプロセスはナレッジマネジメントと呼ばれ、今では多くの企業がこのコンセプトを採用して日々業務の改善に取り組んでいます。ですが、この言葉自体はすでに何年も前に提唱されていたものであり、さらに近年ではIT技術の進歩やビジネス環境全体の変化によって、従来のナレッジマネジメントではもはや通用しなくなってきている面があります。

そういった背景から、近年ではナレッジ共有の手法自体を見直しつつより効率的に有用な知識や情報を収集し、整理することのできるナレッジ共有ツールが登場し始めました。つまり組織内の一部に存在する「暗黙知」を「形式知」や「集合知」へと押し上げるためのツールが注目され始めたのです。

本記事下部にていくつかのナレッジ共有ツールを紹介しますが、システマチックに知識の共有を実現するツールとして、ナレッジマネジメントシステムのほかにも、グループウェアや文書管理に関する専用ツールなどが存在します。どれも企業の日常業務のパフォーマンスを向上させたり、意思決定のスピードを加速させることができる便利なものです。

ナレッジ共有のタイプ

ナレッジ共有は大きく分けて4つのタイプに分類でき、それぞれ「成功事例の共有」「専門知識の共有」「知的資産の共有」「顧客情報の共有（顧客に関する知識の共有）」となります。

<成功事例の共有>
企業内の成功事例をその部署内で共有したり、他部署に紹介することで営業成績の向上を目指し、生産性の改善をはかる。また過去に成功した事例を参照可能にしておくことで、必要なタイミングで参考にできるようにする。

<専門知識の共有>
特定の部署に属する社員や外部専門家の知識をディレクトリ化することによって、新人や他部署のスタッフが当該部署やスタッフに問い合わせなくても効率的に問題解決をはかることができるようにする。

<知的資産の共有>
あらゆる分野の日常業務にも使える汎用的なフレームワークなどを共有することによって、企業全体の生産性を高める。

<顧客情報の共有>
顧客に関するさまざまな知識を共有することによって、どんな営業スタッフでも一定の成果を上げられるようにする。また必要なタイミングで必要なアプローチを実現する。

これらのどのタイプを重視するかによって、取り入れるべきツールも変わってくるでしょう。自社の状況を鑑みて、一つひとつのツールを確認してみてください。

ナレッジ共有ツールを使いこなそう

すでに多くの企業でナレッジマネジメントを行うことは当然のことになっており、いかにして情報の共有レベルと質の強化をはかっていくかという段階に入っています。個人のもつ優れた知識やノウハウを効率的に共有することは、生産性の高い組織運営には欠かせないものです。本記事で紹介したツールを中心に、ぜひ便利な情報共有ツールの導入を検討してみましょう。