ナレッジ共有とは | メリットとおすすめのツールを紹介！

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、主にビジネスにおいて必要となる諸々の知識やノウハウを個人レベルではなく、その組織に属するスタッフ間で共有することです。これによって組織全体の生産性を高めたり、各スタッフが効率的に売上につながる活動に特化できるようになります。

ナレッジ共有の必要性

ナレッジとは「知識」のことですが、単純に「○○について知っている」ことを指すだけではなく、その分野における経験や有用なテクニック、あるいは問題解決のための実践的な知見を含んだ概念です。それらを個人のレベルを超えて組織全体で活かすことによって、組織の意思決定のスピードを早めたり、より結果が出やすい活動に経営資源を割り当てることが可能になります。

特に、ほとんどの組織において実際に成果を上げているのは一部のスタッフの優れた行動です。そしてそれは往々にして、その優秀なスタッフ個人が有する独自の考え方やノウハウだったりしますから、それを他のスタッフにも共有することで組織全体の成果が底上げされるようになります。つまり、一部のスタッフの「暗黙知」を他のスタッフでも再現可能なように「形式知」化することによって、その組織内の誰もが活用できるような知識やテクニックの体系をつくり上げていくわけです。

さらに一部の知識や情報の共有をすることによって、そこからさらなる改善点が見出されたり、より成果の出やすいノウハウが生まれてくることもあります。元々その知識やノウハウをもっていた個人では気づかなかった視点を、他者と共有により得ることが可能になります。

ナレッジ共有ツールの導入のメリット

こういった一連のプロセスはナレッジマネジメントと呼ばれ、今では多くの企業がこのコンセプトを採用して日々業務の改善に取り組んでいます。ですが、この言葉自体はすでに何年も前に提唱されていたものであり、さらに近年ではIT技術の進歩やビジネス環境全体の変化によって、従来のナレッジマネジメントではもはや通用しなくなってきている面があります。

そういった背景から、近年ではナレッジ共有の手法自体を見直しつつより効率的に有用な知識や情報を収集し、整理することのできるナレッジ共有ツールが登場し始めました。つまり組織内の一部に存在する「暗黙知」を「形式知」や「集合知」へと押し上げるためのツールが注目され始めたのです。

本記事下部にていくつかのナレッジ共有ツールを紹介しますが、システマチックに知識の共有を実現するツールとして、ナレッジマネジメントシステムのほかにも、グループウェアや文書管理に関する専用ツールなどが存在します。どれも企業の日常業務のパフォーマンスを向上させたり、意思決定のスピードを加速させることができる便利なものです。

ナレッジ共有のタイプ

ナレッジ共有は大きく分けて4つのタイプに分類でき、それぞれ「成功事例の共有」「専門知識の共有」「知的資産の共有」「顧客情報の共有（顧客に関する知識の共有）」となります。

<成功事例の共有>
企業内の成功事例をその部署内で共有したり、他部署に紹介することで営業成績の向上を目指し、生産性の改善をはかる。また過去に成功した事例を参照可能にしておくことで、必要なタイミングで参考にできるようにする。

<専門知識の共有>
特定の部署に属する社員や外部専門家の知識をディレクトリ化することによって、新人や他部署のスタッフが当該部署やスタッフに問い合わせなくても効率的に問題解決をはかることができるようにする。

<知的資産の共有>
あらゆる分野の日常業務にも使える汎用的なフレームワークなどを共有することによって、企業全体の生産性を高める。

<顧客情報の共有>
顧客に関するさまざまな知識を共有することによって、どんな営業スタッフでも一定の成果を上げられるようにする。また必要なタイミングで必要なアプローチを実現する。

これらのどのタイプを重視するかによって、取り入れるべきツールも変わってくるでしょう。自社の状況を鑑みて、一つひとつのツールを確認してみてください。

おすすめのナレッジ共有ツール14選

Freshdesk（フレッシュデスク） - OrangeOne株式会社

画像出典： Freshdesk（フレッシュデスク） 公式サイト

• 使いやすさにこだわったヘルプデスクツール
• ナレッジ共有、問い合わせ管理、FAQを1つに集約
• 業務画面を見ながら使えるチャット機能

Freshdesk（フレッシュデスク）は、ナレッジ共有、問い合わせ管理、FAQを1つに集約したヘルプデスクツールです。見やすい画面と、直感的に扱える操作性で、誰でも簡単に使えます。問い合わせ管理機能では、メールやチャットなど、異なるチャネルから送られてきた問い合わせを、すべて「チケット」に変換し、Freshdeskに集約します。1つのツールで複数チャネルからの問い合わせに対応できるので、ツールを行き来する無駄がありません。チケットを内容ごとに分類し、まとめることもできるため、企業のサービスや商品の問題点を、問い合わせから可視化することも可能です。

KnowledgeSh@re （ナレッジシェア） - 株式会社富士通ラーニングメディア

画像出典：KnowledgeSh@re公式サイト

• 作成・更新がしやすく、いつでも最新情報を共有可能
• 現場のノウハウをマニュアルとして管理
• 必要な情報をいつでも取り出せる

KnowledgeSh@reは、社内の業務を簡単にマニュアル化し、共有できるクラウドサービスです。編集画面に文字や動画を挿入すれば、編集の手間なくマニュアルが作成完了するため、作成者による品質のばらつきはありません。

マニュアル利用者の現場での気づきや質問などはメモとして記録でき、マニュアルと紐づけして一元管理することで、改善ポイントを可視化します。作業員一人ひとりの経験や保有するナレッジをマニュアルとして継承し、いつでも情報を取り出して人材育成に活用できます。

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Freshservice（フレッシュサービス） - OrangeOne株式会社

画像出典：OrangeOne株式会社

• サービスデスク業務全般の改善に役立つ
• 問い合わせ内容をナレッジベースの文章に自動変換
• 検索エンジンでほしいナレッジがすぐに見つかる

Freshservice（フレッシュサービス）は、サービスデスク業務を効率化・品質向上させるサービスです。問い合わせは、メール・チャット経由などは問わずに、すべて「チケット」化して集約されます。問い合わせ内容は、ナレッジベースの文章に自動で変換されるため、文章変換にかかっていた手間を大きく削減することが可能です。また、検索エンジンを搭載しており、問題解決に必要なナレッジを簡単に見つけ出すことができます。

welog（ウィーログ） - 株式会社トライバルメディアハウス

画像出典：welog（ウィーログ）公式サイト

• 初期費用0円、月額料金300円から利用可能
• シンプルな操作性およびデザイン性
• 議事録やマニュアルを業界業種問わず簡単に作成

welog（ウィーログ）は、初期費用0円、月額料金300円から利用できるドキュメント共有ツールです。議事録や業務マニュアル、日報などのドキュメントをシンプルなテキストエディターにて作成し、情報の共有や活用まで簡単に行えます。同時編集機能、外部ユーザーへの共有機能、外部連携機能など情報共有を円滑にする機能が充実。共有範囲の限定も可能です。

NotePM（ノートピーエム） - 株式会社プロジェクト・モード

画像出典：NotePM（ノートピーエム）公式サイト

• 社内のナレッジを一元管理できる「社内版Wikipedia」
• いつでも・どこでもほしい情報がすぐに見つかる
• 万全のセキュリティ体制で、安心かつスムーズな情報共有

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな情報の一元管理が可能なクラウド型ナレッジ共有ツールです。社内版Wikipediaとして、情報の蓄積や共有がスムーズに行えます。Markdown記法をサポートしており、高機能エディタやテンプレートを利用して、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成可能です。ファイルの中まで検索できる全文検索を、モバイル端末でも利用できるので、いつでも・どこでも、ほしい情報がすぐに見つかります。万全のセキュリティ対策で大切なデータを守りながら、柔軟なアクセス権限よるスムーズな情報共有をサポートします。

kintone（キントーン）

• 有用アプリを数分で作成可能
• プログラミングなしでアプリができる
• システムの連携や高度な開発にも対応

kintone（キントーン）は、お手頃な価格で企業の問題解決に役立つアプリを開発できます。ナレッジマネジメントの分野においても、どういった情報を共有化し、具体体にどう活かすのかを明確にしておけば、あとはこのツールを用いて必要なアプリを開発するだけです。プログラミングについての深い知識がなくても簡単に開発できますから、マネジメントの担当者自らがアプリの制作をすることも十分可能です。

Dojo

• 知識やスキルがなくても習得可
• 豊富なテンプレートできれい＆統一
• 導入後のサポートが充実

Dojo（ドージョー）は、優れた自動作成機能をもつ革新的マニュアル＆コンテンツ作成ツールです。eラーニングなど幅広い活用もでき、だれでも使える手軽さで高品質な紙媒体やデジタルのマニュアルが作成できます。用意されたテンプレートや動画は豊富で、個々でプリントスクリーンの大きさやコメントが異なるといった問題を解消します。ユーザーサポートサイトとコールセンターによりユーザーの疑問に対応可能です。

iTutor(アイチューター)

• 3ステップで簡単にマニュアル作成ができる
• 直感的な操作が可能
• さまざまな形式に出力可能

iTutorは、マニュアルやeラーニングの教材、動画コンテンツの作成を簡単にできるサービスです。マニュアル化したい操作を一度操作するだけでマニュアルを作成できます。また、既存のデータを活かしてeラーニングの教材を作成することも可能です。出力形式が豊富なため、作成したコンテンツをさまざまな用途に活用できます。

AiLingual

• シンプルな操作で、誰でも直感的に綺麗なレイアウト
• AI翻訳でスピーディー＆高品質の多言語ドキュメント
• モバイルブラウザで共有可能

AiLingualは、シンプルな操作で多言語の業務マニュアルを作成できるサービスです。テキスト・写真・図表・動画を含む業務マニュアルを共同編集でスピーディーに編集できます。学習機能を備えた自動翻訳とプロの翻訳者によるオンライン編集に対応しており、1つの言語データから20か国語以上に翻訳可能です。

Vertica

• 複雑になりがちなビッグデータの分析を簡単に実現
• 高速処理による分析が可能
• システムの利用用途に合わせて柔軟にカスタマイズ

Verticaは、ナレッジマネジメントの基盤となる企業の重要データを格納するデータウェアハウスとしてだけではなく、全社的なビッグデータの分析基盤として活用できるデータベースです。さまざまな分析用途に素早く対応し、複雑になってしまいがちなビッグデータの分析を簡単に実現できます。

Alfresco

• あらゆる種類のコンテンツを管理
• クラウドとの同期も可能
• ユーザー数に依存しない料金モデル

Alfrescoは、企業の扱う文章や画像、図面などのさまざまなコンテンツをまとめて管理することのできるコンテンツプラットフォームです。単純なビジネス文書からスキャナーで取り込んだ画像や写真、プロモーション用の動画ファイルなど、あらゆる種類のコンテンツをこのツールひとつで管理可能です。これによって効率的な業務の運用ができ、重要知識やノウハウの共有システムとしても活用できます。

Neuron

• 顧客のニーズから誕生した企業内検索エンジン
• シンプルな料金プラン
• 直感的でわかりやすいインターフェース

Neuronは、ブレインズテクノロジーが提供するエンタープライズサーチ（企業内検索エンジン）です。顧客の要望を実現するために生まれたツールだけに、利用者目線の非常に直感的で使いやすいインターフェースで、効率的に必要な情報を検索が可能です。ナレッジ共有の成否は、企業における有益な知識やノウハウを必要なときに確実に手に入れられるかどうかに掛かっています。Neuronはまさにそのニーズを的確に捉えたツールといえます。

Acronis Access Advanced

• 日常的に利用するファイルやコンテンツにモバイル機器からアクセス
• 社内外のデータの統合や共有を実現
• シンプルで操作性の高いインターフェース

Acronis Access Advancedは、日本ではアクロニス・ジャパンが提供しているモバイルファイル共有ソリューションです。日常業務で必要となるファイルやコンテンツをモバイル機器からアクセスして利用でき、社内外でのデータの統合や共有が簡単にできます。特定の文書や特定のバージョンファイルもすばやく検索できますから、必要なときに必要な場所で、必要なデータを利用できるようになります。

SONOBA COMET

• さまざまな会議の「ペーパーレス」を実現
• 同期によって資料操作の結果をリアルタイムで反映
• 端末にデータを残さず、高いセキュリティを確保

SONOBA COMETは、iPadなどのタブレット端末を利用して会議を実現するペーパーレス会議システムです。簡単な打ち合わせから大人数が参加する会議に至るまで、参加者のうちの1台のタブレットが発表者となり会議を進行していきます。端末同士の同期によって発表者の資料操作の結果をリアルタイムで各端末に反映でき、非同期状態にすれば、会議中でも必要に応じて別なページを閲覧が可能です。会議終了後も端末にデータを残さないため、セキュリティの面でも安心して利用できます。

ナレッジ共有ツールを使いこなそう

すでに多くの企業でナレッジマネジメントを行うことは当然のことになっており、いかにして情報の共有レベルと質の強化をはかっていくかという段階に入っています。個人のもつ優れた知識やノウハウを効率的に共有することは、生産性の高い組織運営には欠かせないものです。本記事で紹介したツールを中心に、ぜひ便利な情報共有ツールの導入を検討してみましょう。

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