社内wikiに使える7つのテンプレートとおすすめサービス紹介！

ナレッジマネジメントツールは、人材や部署に蓄積されたノウハウや知識をスムーズに全社・特定人物に共有できるため、業務効率化につながります。

また、FAQの作成やチャットボットなどを搭載しているツールもあり、簡単に必要な情報を検索できます。ナレッジマネジメントツールの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

ナレッジマネジメントツールを記事で比較した方はこちら

社内wikiで使えるテンプレート7選

社内wikiは従業員情報、議事録、日報といった情報を共有するのに便利なツールです。ただし、完全な自由記述で社内wikiを作成すると内容にバラつきが発生し、読み手側は内容を理解するのに手間がかかります。そこで活用したいのが社内wikiで使用できるテンプレートです。

「自己紹介」「プロジェクト管理」「ナレッジ共有」「日報」「議事録」「目標管理」「1on1」の7種類のテンプレートを紹介します。

自己紹介テンプレート

新入社員が自己紹介をしたり、新入社員が既存社員はどのような人物なのかを知るために使用したりするテンプレートです。業務に関わることだけでなく、出身、趣味、特技といった人となりがわかる情報についても公開することで社内のコミュニケーションが活性化します。

プロジェクト管理テンプレート

プロジェクト管理テンプレートは、プロジェクトの目的、想定アウトプット、スケジュールといった要素を共有するための社内wikiテンプレートです。実際のプロジェクト進捗管理はプロジェクト管理ツールを使用するとスムーズですが、社内の不特定多数のメンバーに概要を伝えるなら社内wikiでも充分です。

ナレッジ共有テンプレート

ナレッジ共有テンプレートは、業務の手順や仕事の豆知識といったナレッジを共有するためのテンプレートです。その事項に関する手続き、手順だけでは解決できない場合もあるので、FAQと問い合わせ担当者まで明示するのがポイントです。

日報テンプレート

日報を共有するためのテンプレートです。営業職、事務職など職種によって共有すべき情報は異なるので微調整が必要です。当日実施した仕事だけでなく、翌日の予定業務内容も記載させることにより日報が明日の準備にもつながります。

議事録テンプレート

商談や社内会議などの議事録を共有するためのテンプレートです。議論の過程を口述筆記するのではなく、提案内容・決定事項・検討事項といった要点だけを抽出して記録できます。

目標管理テンプレート

目標管理をするためのテンプレートです。複数の目標とアクションプランを管理できます。目標を記載するだけではなく、振り返りや自己評価の欄も設けているのでPDCAを回すのに役立ちます。

1on1テンプレート

1on1面談の記録に使用できるテンプレートです。部下の成果や課題、困っていることなどを記載できます。部下からの話だけではなくフィードバック、チャレンジといった内容も記入できるので上司、部下互いにとって役立つテンプレートです。

社内wikiでテンプレートを利用するメリット

テンプレートをベースに社内wikiの情報を整理することにより、社内wikiに記述されている情報に統一感が生まれ、理解のスピードも向上します。社内wikiにテンプレートを活用する3つのメリットについて紹介します。

属人的な情報のバラつき（量・質）を抑えられる

テンプレートなしで自由に情報を編集すれば、属人的な情報のバラつきが発生します。情報のバラつきは情報の過不足にもつながるので、社内wikiに必要な情報が記載されていない事態も発生します。

こういった事態を防ぐためにはテンプレートの活用が有効です。テンプレートに記述すべき情報を記載することにより、必須情報が必ず入力されて無駄な情報を入力しない整理整頓された情報共有が実現可能です。

記入・投稿の作業効率が向上する

テンプレートの活用は、記入・投稿の作業効率の向上も期待できます。自由に記述してもよいと、かえって何を書いたらいいかわからず困惑させてしまいます。

テンプレートで記載すべき事項が決定されていれば、何を記述すべきか考える時間がなくなり、効率的に記入・投稿作業が可能です。社内wikiの更新速度が向上することは、情報共有スピードの向上、ひいては業務スピードの向上につながります。

情報へのアクセス・理解のスピードが上がる

テンプレートを活用すれば、情報へのアクセス・理解のスピードが上がります。

項目が整理整頓されていない社内wikiでは、必要な情報を社内wiki内から探す作業に時間を要します。さらにページを発見しても書き方がページによってバラバラであれば、内容を理解するのにさらに時間が必要です。

テンプレートを活用すれば情報の整理整頓ができ、情報に辿りつくスピードも情報を理解するスピードも高まります。

社内wikiを簡単に作成できるおすすめツール3選

社内wikiはゼロから構築するよりも、ナレッジマネジメントツールを活用して情報を共有するのがおすすめです。社内wikiを作成する際のおすすめツールを3種類紹介します。

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• 社内wikiでマニュアル作成、ナレッジ管理を実現する
• 強力な検索機能で欲しい情報に素早くアクセスできる
• 変更履歴を自動で記録するので、誰がいつ内容を変更したのか一目でわかる

NotePMは、社内wikiを作成できるツールです。社内wiki内の文書に加えてWordやExcel、PDFの中身も全文検索できます。画像や動画も社内wiki内に盛り込めるのでわかりやすいマニュアル、ナレッジ共有を実現可能です。柔軟にアクセス制限ができるため、社外メンバーとの情報共有にも活用でき、専用URLを発行してNotePMに招待していない人に特定のページを共有できます。アクセスログ・監査ログ、2段階認証、IPアドレス制限といったセキュリティ対策機能も充実しています。

• 社内外でのナレッジの可視化・蓄積・共有・活用を可能にするシステム
• ナレッジに加えて、タスクやプロジェクトといった要素も管理できる
• 生成AIがチャットボット、FAQ、回答案自動作成で業務をサポート

Circlaceは、社内wikiとプロジェクト管理を組み合わせたシステムです。コミュニケーションと管理に必要な機能がひととおり搭載されているので、システムにすべての情報、コミュニケーション履歴を集約できます。ルールやノウハウ、過去の業務といった情報をすぐに検索可能です。結果として属人化の防止、自己解決力アップ、業務引き継ぎの円滑化といった効果が期待できます。

• リモートで共同作業することを想定したコラボレーションツール
• ページ、スペース、ホワイトボードの3種類の情報共有形態
• 10名、2GBまで使用できるフリープランあり^※

Confluenceは、さまざまなプロジェクト管理ツールを開発、提供しているATLASSIANのコラボレーションツールです。社内wiki機能だけでなく、リモートで共同作業することを想定したさまざまな機能が搭載されています。プロジェクト管理、議事録、チームホームページなど業務にすぐ活用できるテンプレートが豊富なのも特徴です。ユーザー10名までファイルストレージ2GBまでのフリープランもあります。フリープランといっても、スペースとページは無制限に生成できるうえにサードパーティーアプリとの連携も可能です。

※出典：アトラシアン「Confluence™ のプランと価格」（2023年12月18日閲覧）

社内wikiテンプレートを活用して円滑に情報共有する

社内wikiテンプレートを活用すれば、情報のバラツキを防ぎ、社内の情報共有、理解のスピードを向上する効果が期待できます。また社内wikiの構築には、ナレッジマネジメントツールの導入もおすすめです。

ナレッジマネジメントツールについては、次の記事で詳しく紹介しています。