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2018-04-09

社内Wikiで情報共有 | 定着化の工夫とツール紹介8選

社内情報を共有するツールとして社内Wikiが注目されています。しかし、Markdownが標準化したWikiでも関係者が活用する習慣がつかないと定着しません。ここでは定着のポイントやルールを解説し、役立つツールを紹介します。※初回公開日:18/04/06
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手軽に導入できて、だれでも編集できるこの社内Wiki、どのような活用法があって、どのようなメリットがあるのか、社内Wikiツールの紹介とともに解説していきます。

社内Wikiとは

社内Wikiとは、社内情報を体系的にまとめ、ブログ形式で内部公開することにより、社内の情報共有と円滑なコミュニケーションを実現するツールです。

社内Wiki用のツールとしては、さまざまなものが提供されていますが、近年では読み書きに特別なアプリケーションを必要としない記述形式であるMarkdownに対応したものが主流になってきています。

社内Wikiは導入しただけでは活用されない?

ルールや報告書など、社内情報の共有に抜群の効果を発揮する社内Wikiですが、導入して運用したが「どうも活用されない」という経験があるのではないでしょうか。

社内に情報共有の文化がない、という理由もあるかもしれませんが、他にもいくつかの要因が考えられます。

社内Wikiの価値が理解されないケースも

導入初期で情報が蓄積されていない社内Wikiは、特にその価値が理解されにくいといえます。

データベースシステムでもそうですが、ある程度以上、情報が蓄積されてから便利さや価値が理解される、社内Wikiはそうした性格を持つツールだといえるでしょう。

ましてや、社内情報に精通したベテラン社員であれば、「そんなもの見なくても…」となってしまうのは自然な流れかもしれません。

社内Wikiを充実させる協力が得られない

そうなると、社内Wikiを充実させるべく、情報入力をしてくれる協力者が得られにくくなります

社内Wikiを導入した担当者がいくら頑張っても、業務の隙間をぬって情報をアップデートしていくのには限界があります。

情報が蓄積されず、内容の充実していかない社内Wikiは、いつの間にか誰も見なくなってしまうのです。

社内に同様のシステムが複数存在する

また、社内で情報共有を行っていても、それが各部署ごとに行われているという場合もあります。

もちろん、それぞれが連携されていて欲しい情報にすぐアクセスできるなら問題ありませんが、ほとんどは使用しているツールすらバラバラということが多いようです。

こうなると、それぞれに分散した情報を社内Wikiにまとめようとしても、各部署の思惑もあり、横断的に説得して回ることが難しくなります。

社内Wikiを活用する際の3つのポイント

なかなか定着の難しい社内Wikiですが、情報蓄積に成功すれば、それこそWikipediaのように「知りたいことがあれば誰もが社内Wikiを見よう」という状況が望めます。

そのために工夫すべきポイントとは、どのようなものでしょうか。

社内関係者がアクセスする目的をつくる

第一のポイントとしては、社内関係者がアクセスせざるを得ない目的を作ることです。

たとえば、業務日報は必ず社内Wikiで行うとか、1つの分野はすべて社内Wikiで管理と限定すれば、毎日のようにアクセスしなければならない状況が作れます。

その時点で第一階層をおおまかに作っておけば、便利さに気付いた社員が情報入力に協力してくれるようになるでしょう。

注意しておく点として、後々、社内Wikiの構造が破綻しないように、最低限のルールだけは決めておく必要があります。

更新状況が把握できるようにする

社内Wikiにアクセスする状況が作られても、個々の社員が業務日報を更新するだけでは、活用されるとはいえません。

新たに追加された情報や、更新された情報があった場合、メールやチャットなどで全員に知らせるなど、関係者が更新状況を把握できるようにしておくことがポイントです。

アクセスすること自体が日常になっていれば、更新情報によって、社内Wikiがどのように活用されているのか、徐々にでも理解できます。

Wiki参加への障壁を低くする

企業規模によってはセキュリティの問題があるかもしれませんが、思い切って編集権限を大幅に緩めるなど、社内Wikiへの参加障壁を低くすることも有効なポイントです。

気軽に導入・編集が可能な社内Wikiですから、編集権限も気軽になれば、より多くの参加者・協力者が現れることが期待できます。

そのほかにも定着へのポイントがあるかもしれませんが、ある程度参加者が増えてくれば、あとは勝手に社内Wikiの内容が充実していきます。その段階までは、担当者の努力は欠かせず、継続した取り組みが必要になるでしょう。

社内Wikiは何に使える?

社内Wikiはブログ形式と紹介しましたが、正確にはブログにはない「全員参加型」という性格を持った情報管理ツールです。
また、成り立ち自体が非常にシンプルなので、アイディアによってはさまざまな用途が考えられます。

社内ルールの明文化と集約

極端に頻度の低い手続き、たとえば経理部しか知らない特殊な清算方法など、明文化されていないルールや、あちこちに分散しているマニュアルなどを、社内Wikiに明文化・集約するのは有効な活用法です。

口頭で説明するまでもないルールなども、明文化して社内Wikiで管理すれば、新入社員の教育時に有効ですし、アップデートする必要があれば新入社員に行わせれば、社内Wikiに慣れることもでき、一石二鳥です。

プロジェクトデータベース

あるプロジェクトのデータベースとして、複数チームで社内Wikiを活用するのも有効です。

元々全員参加型のツールであるため、プロジェクトに携わるチーム全員が情報を入力、閲覧できるだけでなく、情報を体系的に見ることで、進行状況が簡単に確認できるようになります。

また、RSSフィードでの更新情報配信が可能なツールも登場しているため、これを活用することによって、チーム間の意思疎通もスムースに進みます。

報告書やToDo管理

業務日報だけでなく、報告書やToDo管理なども社内Wikiでは有効な活用法になります。

これは個人のメモ代わりに使用するという側面もありますが、報告書はもちろん、業務日報など上司のチェックが必要になるものを社内Wikiで管理すれば、上司の手が空いた時にチェックしてもらうことが可能です。

これを習慣とすることで、社内Wikiへの理解も深まり、さらなる好循環も期待できます。

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社内用語集など

企業には固有の、または業界特有の社内用語が存在する場合があります。
新卒社員などは、その意味を理解するのに苦労するでしょうし、先輩はそれを教えるのを煩わしいと感じるかもしれません。

そのような用語を社内Wikiで管理するのも有効です。
Wikiにはオートリンク機能を持つものもあり、関連のページへ自動でリンクを貼ってくれるので、毎年新卒社員に作業させれば、蓄積と更新が進んでいきます。

社内Wikiの活用事例

事例1 Yahoo! Japan

Yahoo! JapanでWikiが使われ始めたのは、2002〜3年頃からのことで、法務部、広報部などの技術系ではない部署が会社全般の問題に取り組むために、情報管理ツールとして活用し始めたということです。

その後は技術情報の共有にもWikiが使用され始め、2006年にはConfluenceというエンタープライズWikiを導入、Yahoo! Japanのほぼすべての情報が集約されるようになりました。
現在では、入社した社員が最初に覚えることは、Confluenceの使い方になっています。

事例2 メルカリ

複数のWikiでバラバラに情報管理していたメルカリでは、2016年にWikiをCrowiに集約。

バラバラのツールで管理していた情報を集約するには苦労もあったようでしたが、社内に各部署から10名のキーマンを指名、それぞれの分野で情報入力を進めさせていったことにより、Wikiに書き込むという習慣が定着。
現在では、社内のほぼすべての情報が格納されています。

最終的には、キーワードの入力で、それにまつわる社内情報がすべて閲覧できるようになる、ということが目標になっています。

社内Wikiツール8選

それでは、社内Wikiが簡単に作成可能なツール8選を紹介していきます。

DocBase

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集
  • グループ機能で柔軟な共有実現

DocBaseは、成長する組織のための情報共有ツール実現のため、社内外を問わずさまざまなグループを作成して情報共有する、Markdown編集に対応したWikiツールです。
大企業内だけでなく、プロジェクトに携わる外部メンバーも含めたグループが作成可能なため、グループ単位、ドキュメント単位での権限設定が可能など、セキュリティにも気を配った設計がされています。

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Qiita:Team

  • クラウド型Wikiツール
  • ドキュメントごとの閲覧制限機能
  • 充実したテンプレート機能

Qiita:Teamは、エンジニアの間で使われることの多い情報管理Wikiツール「Qiita」のチーム版です。
「かんたんに書けて、かんたんに共有できる場所」をコンセプトに設計されており、シンプルでわかりやすいドキュメント作成が可能になっています。ドキュメントごとの閲覧制限が可能なほか、充実したテンプレートを使って、素早くキレイに作成して情報共有できます。

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esa.io

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集
  • 複数人同時編集が可能

esa.ioは、とりあえず不完全でも公開、そのあと何度も更新して情報育てる、情報が育ったらきちんと整理、という考えに基づいて設計された社内用Wikiツールです。
そのコンセプトから、作成途中のドキュメントも「書き途中」として公開でき、複数人が同時に編集を行うことも可能です。Web hook、Mail hookを使った各種サービスとの連携も可能です。

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Confluence


  • シンプルで強力なエディター
  • フィードバックをコンテキストともに
  • 柔軟なファイル共有

Confluenceは、シンプルかつ高機能な、企業向け社内Wikiです。
コンテンツの作成、共有、議論、ナレッジ蓄積するのに最適であり、ドキュメンテーション、ファイル、アイディア、議事録、仕様、図、モックアップなど、あらゆるファイルを柔軟に共有し、プロジェクト管理機能によりチームの生産性を高め、業務効率化を実現します。

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Crowi

  • Markdownでの編集
  • 編集中のプレビューが可能
  • すべての形式のファイルをアップロード可能

Crowiは、Crocos WikiからはじまったオープンソフトウェアのWikiツールです。
コミュニケーションツールとしてのWikiという思想で開発され、シンプルで見やすいデザインが特徴となっています。記事を閲覧した人のアイコンが並ぶ「見た人機能」や、「いいねボタン」を装備するなどのほか、すべての形式のファイルがアップロード可能となっています。

DokuWiki

  • データベースを必要としないWiki
  • アクセス制御、認証接続機能
  • 豊富なプラグインでカスタマイズ可能

DokuWikiは、データベースを必要としない、プレーンテキストでの保存を行うWikiツールです。
アクセス制御、認証接続機能を持っているため、企業などでの活用に適しており、豊富なプラグインによって柔軟なカスタマイズも可能になっています。変更・差分履歴の表示機能や、編集コンフリクト防止機能など、大きな組織での編集に向いています。

MediaWiki

  • Wikipedia用に開発されたWiki
  • 大容量のデータ保存に最適
  • PHPスクリプト言語使用

MediaWikiは、Wikipediaで使用するために、PHPスクリプト言語を使用して誕生したWikiツールで、現在はフリーソフトとしてオープンソース化されています。
データベースにMySQLやPostgreSQLを使用するため、大容量のデータを保存して蓄積するのに最適な設計になっており、大規模な組織に向いたWikiツールだといえます。

Kibela

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集
  • Webhookで各種サービスと連携

Kibelaは、2017年3月に正式リリースされた、Markdown編集に対応した新しいWikiツールです。
ブログのように個人的なメモに使いつつ、大企業で情報共有するWikiのようにも使え、アクセス制御機能で使いやすいように設計されています。メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほかWebhookで各種サービスとの連携も可能です。

社内Wikiで情報の集約と共有を

歴史が古く規模が大きくなった企業ほど、横の連携が取れず、必要な情報にアクセスすることが容易ではない場合があります。
また、そういった企業では「これまで問題なかったから」という理由で、業務改善や情報共有に積極的ではありません。

しかし、グローバル化が進む現代では情報共有を行って経営の合理化と効率化を図る、ということが喫緊の課題であり、乗り遅れた企業は遅かれ早かれ淘汰されていく運命にある、といえるのではないでしょうか。

社内Wikiは、大規模な投資を必要としない気軽な導入が可能であり、そういった企業体質を改善してくれる可能性を持っています。
社内での情報共有が重要だということを、関係者全員が理解しないと定着しない社内Wikiは、従業員の意識改革のためのトレーニングツールとしても理想的かもしれません。

企業体質改善のためにも、社内Wikiを定着させ、情報の集約と共有を実現させることを目指してみてはいかがでしょうか。

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