社内情報共有ツールおすすめ比較！無料サービスやアプリ・目的別の選び方

情報共有ツールとは

情報共有ツールは、社内外の情報管理やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。具体的には、次のような種類があります。

• 情報伝達に適したツール（社内SNS／ビジネスチャット）
• 資料共有に適したツール（オンラインストレージ・社内Wiki）
• 一元管理に適したツール（グループウェア）
• プロジェクトやタスクの共有に適したツール（プロジェクト管理ツール）

うまく活用すれば業務や情報共有の円滑な推進、コミュニケーション活性化につながります。

一方、誤ったツールを選んでしまうと、作業効率が低下してしまう可能性もあります。そのため、情報共有ツールを選ぶ際は、ツールをしっかりと比較しなければなりません。

情報共通ツールを導入する必要性

組織やチームの業務を円滑に進めるには、情報の共有が欠かせません。情報共有が適切に行われていないと、ミスにつながったり、チームの信頼関係構築がうまくいかなくなったりする恐れがあります。

従来は、Eメールや口頭での伝達を通じた情報共有が中心でしたが、メールによる情報共有は送信ミスが発生する、情報の伝達漏れによりチーム間での認識に誤差が出るなどの問題がありました。

情報共有ツールは、上記のような問題点を解決できるツールとして、必要性が高まっています。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 情報共有ツールの導入目的を確認する
• 情報共有ツールの機能を確認する
• 情報共有ツールを導入する際の注意点を確認する
• 情報共有ツールの料金・価格相場を確認する

情報共有ツールの導入目的を確認する

情報共有ツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
リアルタイムでの情報共有や社内情報の整理、一元管理がしたい	スケジュールや掲示板など、さまざまな機能を持つグループウェア形式のツールがおすすめ
ビデオ通話やチャットなどタイムリーな意思疎通で業務効率化を図りたい	複数でのオンライン会議やチャットなど、リッチなコミュニケーションを取れるツールがおすすめ
コンテンツ制作や議事録の管理、OKRにおける進捗の一括更新や管理を行いたい	さまざまな形式のファイルをドキュメントで共同編集できるツールがおすすめ
画像や動画の共有と同時に書き込みなどのコミュニケーション面においても円滑化したい	画像や動画の共有はもちろん、手書きでの書き込みができたりコミュニケーションがスムーズに取れるツールがおすすめ
取引先の情報を共有して営業活動をスムーズに行いたい	名刺管理機能やスケジュール申請など、取引先の情報を管理しながら活用できるツールがおすすめ

情報共有ツールの機能を確認する

情報共有ツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
チャット機能	メッセージのやりとりがリアルタイムで行える機能
グループチャット機能	複数人のメンバーが同じチャンネル内でやりとりを行える機能
ファイル共有機能	文書ファイルや画像などをアップロードして共有できる機能
音声通話機能	チャットメンバー同士での音声通話を行える機能
Web会議機能	チャットメンバー同士でビデオ通話や画面共有しながらの会話を行える機能
スケジュール・タスク管理機能	メンバー全員のスケジュールの把握やタスク管理を行える機能
プロフィール設定機能	メンバー個人のプロフィールを設定できる機能
掲示板機能	社内でお知らせしたいことをいつでも閲覧できるように掲示できる機能
アドレス帳機能	社内メンバーのプロフィールやアドレスを一括管理できる機能
社内Wiki・Q&A	業務におけるノウハウやルールを溜めたり共有できたりする機能
リアクション機能	投稿やチャットに対してリアクションできる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
アンケート機能	社内アンケート調査のテンプレートがあり、すぐに実施できる機能
タイムライン機能	社員が投稿した内容をタイムライン形式で閲覧できる機能
サンクスカード	日ごろの感謝の気持ちをデジタルカードに記載して送れる機能
チーム分析機能	チームや部署の状態を可視化し分析できる機能
日報機能	日々の業務報告をスムーズに行える機能
目標管理機能	日々の進捗や数値を管理し目標達成率を把握できる機能

コミュニケーションの活性化やチーム状況の可視化や改善を行いたい場合にはサンクスカードやチーム分析機能があるツールを、日々の進捗をチーム全体で把握し業務効率を上げたい場合には日報機能や目標管理機能があるツールがおすすめです。

情報共有ツールを導入する際の注意点を確認する

確認事項	詳細
セキュリティ	あらゆるデータや情報を管理するためセキュリティ面についても確認しておく必要があります。
サポート体制	導入後のサポート体制がどのようなものかを事前に確認しておきましょう。
多言語対応・自動翻訳	海外に従業員がいる場合には多言語対応しているものや自動翻訳機能があるか確認が必要です。
アプリ対応	使いやすさの観点からスマートフォンでの操作が可能なものやアプリ対応があるかを確認しておきましょう。
ツール連携	既存ツールとの連携ができなければ情報を一箇所にまとめることが難しくなる場合もあるため連携できるかを確認しておきましょう。

情報共有ツールの料金・価格相場を確認する

情報共有ツールは、初期費用無料の月額従量課金制のサービスがほとんどで、料金相場は1ユーザー450円〜程度です。

無料プランがあるサービスもありますが、利用人数の上限や機能に制限があるので、事前に必要な人数と機能を洗い出したうえで料金を確認しましょう。

また、ツールによっては導入時の設定やサポートなどの初期費用が必要な場合や、オプションプランを選択した場合に別途費用がかかるサービスもあります。

おすすめ社内情報共有ツールの比較表

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おすすめ社内情報共有ツール

社内の情報共有におすすめのツールを、次の種類に分けて紹介します。自社の目的に合ったツールから、サービスを選定するとよいです。

• 社内SNS・ビジネスチャット
• オンラインストレージ・社内Wiki
• グループウェア
• プロジェクト管理ツール

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ツールの種類ごとに詳しく見たい方は、次の記事を参考にしてください。

無料で使える社内情報共有ツール・アプリ

無料で使える情報共有ツールを探している方は、ここで紹介するツールを試してみてください。これらのサービスは、制限付きで無料プランが提供されています。個人で使用するためのツールを探している方は、これらから選ぶとよいでしょう。

ツール名	主な用途
Chatwork	社内SNS
Slack	社内SNS
box	資料管理
Kibela	資料管理
Evernote	資料管理
trello	タスク管理

企業規模の小さな法人であれば、無料プランでも十分な場合があります。ただしサービスによって、ビジネス向けの有料プランには、個人向けプランより充実したセキュリティ対策が施されていることがあります。そのため社用ツールを探している方は、有料契約を前提にするとよいでしょう。

コミュニケーションを円滑にしたい方は、「Chatwork」または「Slack」。資料の管理と共有を効率化したい方は「box」や「Evernote」を選ぶとよいでしょう。

またプロジェクトやタスクを管理したい方は、trelloもおすすめです。

情報共有ツールを導入するメリット

社内情報共有ツールを導入するメリットは次のとおりです。

• 業務効率化
• 情報整理による検索性の向上
• ノウハウ蓄積による属人化防止

社内の情報共有がきちんと行われていないと、認識の相違が発生したり、情報が流れてしまったりして大きなミスにつながりかねません。

また、ある業務を特定の人のみで担当し、情報共有がされていない状態が続くと、属人化が起きてしまいます。情報共有は単純な業務連絡だけでなく、知識やノウハウを組織全体に公開し属人化を防ぐことで業務効率の向上を期待できるため、重要とされています。

さらに社員同士の円滑なコミュニケーションを促進できるのも、情報共有の必要性を感じさせる点といえるでしょう。

そのような課題を解決できる情報共有ツールのメリットを詳しく紹介します。

業務効率化

情報共有ツールでは、絵文字・スタンプ機能があるうえに、会話と同じ感覚で気軽に情報伝達ができることから、1回のやりとりに多くの時間を必要としません。

宛先や「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といったメールにあった定型文記入の手間はもう不要です。

情報共有ツールを用いることでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化が期待できます。

情報整理による検索性の向上

口頭や会議での情報共有は、発言の内容を記録として残せず、当然ながら検索して探し出せません。一方情報共有ツールでは、個々の発言をログとして残せて、情報やナレッジが蓄積されていくことにより、検索性が向上するメリットがあります。

埋もれてしまいがちな有益な情報を蓄積し、整理された状態にすることですぐに情報に辿りつけます。情報はクラウド上で管理され、外出先でも必要な情報にアクセスが可能です。

ノウハウ蓄積による属人化防止

「特定の人物が不在になると、業務が進まない」といった状況は、業務が属人化している可能性があります。業務の進行が中断されたり、ミスの気付きが遅れたりと、大きなリスクにつながることから、属人化は問題として取り上げられるようになりました。

情報共有は単純な報告や資料が蓄積されていくだけではなく、知識やノウハウ蓄積され、組織全体で属人化を防げます。

リモートワークの導入

情報共有ツールを導入すると、リモートワークに対応できることもメリットの一つです。テレワークやリモートワークを導入する企業は増えていますが、リモートワークは社員同士が直接顔を合わせずに仕事をするため、情報共有が難しくなるといった課題があります。

しかし、情報共有ツールがあれば、チャットやビデオ会議などを使って、遠隔でもメンバー間でリアルタイムでの情報共有が可能です。必要なメッセージやファイルには、場所や時間を選ばずアクセスできます。自宅など社外の場所で業務を行うときにも、スムーズに業務を進められるでしょう。

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次の記事では、情報共有のメリットについてさらに解説しています。

情報共有ツールのデメリット

社内情報共有ツールの導入で起こりうるデメリットは次のとおりです。

• 対面コミュニケーションの減少
• 情報過多で必要な情報が埋もれる可能性
• 従業員のリテラシーや業務環境に合わない

情報共有ツールを導入することでメリットはありますが、一方でデメリットもあります。まず前提として導入がスムーズに行われなければその後の運用はうまくいかない可能性があります。

デメリットを理解し、導入と運用方法を事前に検討するようにしましょう。

対面コミュニケーションの減少

コミュニケーションが情報共有ツール上で完結できてしまうことから、直接会ってコミュニケーションを取る機会が減ってしまうといったデメリットも発生します。

ツールに頼りすぎて対面でのコミュニケーションがなくならないよう、定期的に会話をするための機会を設けることが重要です。

情報過多で必要な情報が埋もれてしまう

情報共有ツール内では気軽に会話感覚でやり取りができることから、複数人がさまざまな情報を書き込み、スピードは速いです。

情報は自然と膨大になるため、自身に必要な情報が埋もれてしまったり、非効率になったりする可能性があります。

そのため、流れてほしくない重要な情報は、内容を差別化して残しておけるようなツールを用意しましょう。また、部署によってツールを複数用いると情報共有に混乱をきたす可能性があるため、注意が必要です。

従業員のリテラシーや業務環境に合わない

従業員のリテラシーによっては、情報共有ツールを上手に使いこなせず、コミュニケーションが活性化しなかったり、業務の環境と合わず導入が失敗したりしてしまう可能性があります。

また、情報共有を使ううえで欠かせない機能である通知が、業務の集中力の妨げになることもあります。

情報共有ツールを導入する目的に合わせて必要な機能や使いやすさを検討し、ツールの選択を行うことが大切です。ツールの設定方法はさまざまあるので、各自が使いやすいよう、環境を整えましょう。

社内情報共有ツールは目的で比較する

情報共有ツールには、「連絡を効率化できるツール」と「資料の管理や共有を効率化できるツール」があります。

解決したい課題によって選ぶべきツールが異なるため、ツールを選ぶ際は、目的をしっかりと検討することが必要です。

また情報共有ツールには、無料で使えるツールもあります。しかし会社で使う場合、セキュリティを考えると有料でもしっかりとしたサービスを利用する方がよいでしょう。使いやすさや不明点が合った場合のサポート体制がしっかりしているかなども重要です。

そのため、情報共有ツールの選定には、次のポイントに注目して検討しましょう。

• 導入目的に合った機能があるか
• シンプルで使いやすいUIか
• 検索機能は豊富か
• サポート体制が充実しているか
• 無料トライアルの有無

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