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社内情報共有ツールおすすめ比較 - チャット・Wiki・ファイル共有【無料あり】

最終更新日:
社内の人間関係を円滑にし、コミュニケーションを活性化させる社内情報共有ツール・コミュニケーションツールのおすすめサービスを紹介。社内SNS、ビジネスチャット、社内Wikiやファイル共有ツールといった種類ごとに機能・価格を比較。無料で使えるものも調査しました。

日々の業務を円滑に進めるための社内情報共有やコミュニケーションをサポートする便利なツールが増えてきていますが、どのようなツールを使っているでしょうか?

「もっと楽に社内で情報共有したい 」「どんなツールを使っていいかわからない」などの課題があると思います。

こういった課題を解決し、社内情報共有やコミュニケーション活性化につながる次のツールの、機能や価格にフォーカスして比較していきます。

情報共有・コミュニケーションツールとは

社内情報共有ツール、コミュニケーションツールの中で近年需要が高まってきているのが、ビジネスチャット社内SNSと呼ばれるものです。

これは日常的に使用されている方も多いLINEやFacebookのビジネス版のようなコミュニケーションツールで、メールに比べてスムーズかつ気軽に情報共有できるのが特長です。

また多様化する働き方に合わせて、PC・タブレット・スマホなどのデバイスを問わず使えるよう設計されているのもポイント。移動中に社内メンバーと情報共有する、ちょっとした休憩時間や待ち時間に、社外メンバーとやり取りするのも容易です。

上手く活用すれば業務や情報共有の円滑な推進、社内のコミュニケーション活性化につながるため、導入企業が増えてきています。

情報共有におすすめの社内SNS・ビジネスチャットツール

ボクシルで紹介する社内SNS・ビジネスチャットツールは、社内情報共有やコミュニケーションに必要な、次の機能が備わっています。

  • 個別のメンバーとのプライベートチャット
  • 複数人でのグループチャット
  • 特定のメンバーに通知がいくメンション機能
  • ドキュメントの共有

無料からでも使えるため利用のハードルも低いものが多いです。

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Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社 画像出典:Chatwork公式サイト

Chatwork(チャットワーク)は、導入企業25万7,000社を超える(2020年4月確認、公式サイトより)国内で高い知名度を誇る情報共有ツールです。ファイル共有・グループチャット・Web会議の機能もついているため、業務の各シーンで活用できます。※最低契約アカウント数:5ユーザー

Slackと違い日本の企業が開発しているため日本語対応しており、テクノロジーに精通していない人でも使えるようにと配慮された設計になっています。タスク管理や経費精算システムなどの他サービスとの連携、日報の管理などで社内情報の共有を効率化できます。

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SlackとChatworkの2サービスを比較した記事はこちらから

以下の記事では、Chatworkの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。

>>チャットワーク(Chatwork)使い方と機能はこちら
>>チャットワーク 導入事例インタビューはこちら

THANKS GIFT - 株式会社Take Action

THANKS GIFT - 株式会社Take Action 画像出典:THANKS GIFT公式サイト

  • 自社の理念を自然に浸透させる
  • メッセージ機能で「感謝の見える化」
  • オリジナルコインで従業員をモチベート

THANKS GIFTは、社内コミュニケーションの活性化と従業員のモチベートに特化したSNSツールです。従業員が互いを評価し合うための「メッセージ機能」で、感謝の気持ちを簡単に伝えられます。またメッセージカードには、自社の企業理念や行動指針に沿った「オリジナルコイン」を添えて贈ることも可能です。コインの枚数という具体的な数値で従業員をモチベートしながら、社内に互いを認め合う文化の浸透が目指せます。

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BEST TEAM - 株式会社Take Action

BEST TEAM - 株式会社Take Action 画像出典:BEST TEAM公式サイト

  • 理念とビジョンを浸透させるブログ感覚の社内コンテンツ
  • 組織の課題を可視化する「エンゲージメント診断」
  • タイムラインから社内報を自動生成

BEST TEAMは、従業員のエンゲージメント向上と社内コミュニケーションの活性化に特化した社内報アプリです。社長や経営層が気軽に想いを投稿し、理念とビジョンを社内に浸透させるブログ感覚のコンテンツを作れます。タイムラインから良かった投稿や自社らしい投稿をピックアップして、PDFに社内報を自動生成する機能を搭載。手間をかけず簡単に社内報を作成できます。また、手軽なアンケートで従業員の満足度を可視化でき、社内の課題の早期発見につながります。

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WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ

WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ 画像出典:WowTalk公式サイト

名刺管理クラウドサービスCAMCARDで知られる、キングソフトが手がける社内情報共有ツール、WowTalk for ビジネスプラス。月額300円/1ユーザーというコストパフォーマンスの良さと、しっかりとしたセキュリティが特長で、1,000社を超える企業で導入されています。

個々でのチャット機能、複数メンバーが参加するタイムラインなど基本的な社内SNS機能を備えているほか、音声通話による情報共有を手助けします。

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Talknote(トークノート) - Talknote株式会社

Talknote(トークノート) - Talknote株式会社 画像出典:Talknote(トークノート)公式サイト

Talknote(トークノート)は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させる社内情報共有ツールです。

社外の人ともコミュニケーションが簡単に取れて、情報共有を効率化。グループチャットでは関連するメンバーに情報共有でき、蓄積された情報は、組織の知的資産になるでしょう。

タイムライン機能では関連するグループの投稿を時系列で追えるので、会社の動きが可視化されます。その他、既読・未読機能やメンション、スタンプなどもあり、社内コミュニケーションを円滑に行える機能が整っています。

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InCircle(インサークル)

InCircleはセキュリティが強固な法人向けビジネスチャットです。そのためコミュニケーションの促進だけでなく、ランサムウェアやメール誤送信対策にも有効です。

1対1のトークやグループチャットなどの基本機能を搭載しているだけでなく、特定ファイルの送信を禁止するなど添付に関する機能も充実しています。他サービスと一線を画する機能に、オフラインの相手へもメッセージを送信できる点が挙げられます。その結果、リアルタイムで情報共有可能となり意思決定のスピードが飛躍的に向上します。

AIチャットボットを搭載しているため、業務の自動化も実現できます。UIは効率良く業務を行えるように設計されているので、誰でも簡単に使いこなすことができるサービスです。

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Linkit - 株式会社ACCESS

Linkit - 株式会社ACCESS 画像出典:Linkit公式サイト

Linkitは、面倒な管理や難しい設定不要なシンプルで使いやすい社内情報共有ツールです。

設定は、社員の名前とメールアドレスを登録するだけ。操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。高度な暗号化通信を利用しているため情報漏えいの心配もありません。無駄な機能を省き、業界最安クラスの料金を実現したビジネスチャットです。

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direct(ダイレクト) - 株式会社ティーガイア

direct(ダイレクト) - 株式会社ティーガイア 画像出典:direct(ダイレクト)公式サイト

dierctは「ビジネスを10倍加速させる」というコンセプトで制作された、企業向けメッセンジャーです。ユーザーは複数の組織に所属でき、連絡先も複数登録できます。

グループトークでは、既読者・未読者が一目でわかるので、未読者へのフォローを迅速に行えます。写真や動画、位置情報の共有を簡単に行えるうえに、添付ファイルはPCやiOS、Androidなど各端末から確認できます。

日報ボットと呼ばれるロボットプログラムを搭載しており、質問に答えるだけで自動で日報を作成してくれます。申請・承認・CSVファイル出力もすべて自動化できるので、業務効率の向上を実現します。

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LINE WORKS (ラインワークス)コネクシオ株式会社

LINE WORKS(コネクシオ株式会社)は、スマートフォンの導入などを行うコネクシオ社が提供する、ビジネスチャットツールです。なじみのあるLINEのUIを用いているため、誰でも使いやすく導入も簡単です。LINEの機能に加えメッセンジャー、メール、カレンダー共有、資料の共有、掲示板などが社内のアドレス帳と連動でき、ビジネスの利用シーンに最適です。

コネクシオ社では法人向けデバイスの導入・管理もサポートしているため、チャットツールとスマホなどの導入を同時に検討している方にもぜひおすすめです。

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Slack(スラック)- Slack Technologies, Inc

Slackは、DAU(日間アクティブユーザー数)が世界で1,000万人を超えるビジネスチャットツールです。細かいプロジェクトやチームごとに専用のチャンネルを作成し、情報を集約できます。

メッセージに絵文字で反応できるリアクション機能や、会話をまとめられるスレッド機能など、会話を整理する機能が充実。また、Google DriveやZoomをはじめ1,500以上の他社アプリと連携しており、通知をSlackに一元化できます。

Slackを個別に取り上げた記事もあるので合わせてこちらも御覧ください。

Tocaro(トカロ)

tocaroは対話・共有・検索の3本柱でチームでの成果を出すことを実現する社内情報共有ツールです。
高画質で遅延のないビデオ会議機能やToDo管理機能、つながりや関係性を自動で整理・可視化してくれる機能など直感的かつ柔軟にリアルタイムのコミュニケーションを実現します。
文書や動画、画像などデータ形式を問わず共有でき、アップロードしたファイルはページ遷移なしでプレビューできるので、情報共有もリアルタイムに行えます。

また、グループやデータ形式の垣根を超えた圧倒的な検索力で重要な情報をすぐに探し出せます。ダッシュボードであらゆる利用状況を一元管理でき、悪質なアクセスを未然に防ぐことに役立ちます。

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ZONE(ゾーン)

ZONEは、LINEのような手軽さで使える社内コミュニケーションツールです。チャット方式で件名や定型文が不要なため、速いレスポンスが可能となります。

個人・グループ・全体の3つのトーク形式を利用でき、さまざまなシーンや用途に合わせて活用できます。打ち合わせや会議の書類を添付ファイルとしてサーバー上に保存できるので、いつでも自由に取り出せます。

グループに途中から参加した場合でも過去のトーク履歴がすべて見れるので、会議録としても活用できます。また専用サーバーでシステムを構築しているので、セキュリティ対策も万全です。

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airy(エアリー)


airyは、従業員満足度の最大化を目的とした社内SNSツールです。Chatworkなどのビジネスチャットと違い、業務の効率化ではなく、オフ(飲み会、週末イベントなど)のコミュニケーションやeラーニングなどの機能を充実させていることが特徴です。
社内SNSとして10年以上サービスを提供しており、蓄積された業界随一のノウハウが強みです。
人材が成長する仕組みを提供しています。また、部署内の対話やコミュニティの作成、アンケート機能のヒアリングなどで、従業員の意見を吸い上げることにより、従業員満足度を向上させ、優秀な社員を定着させます。

初めて社内SNSを導入する方、以前導入に失敗した方には過去の膨大なノウハウから提供されるコンサルティングプランも良いのではないでしょうか。
月額利用料は、1IDあたり625円(税抜)〜となっています。

Beat Shuffle(ビートシャッフル)

Beat Shuffleは、SNS機能を中核とした最先端のソーシャルテクノロジーが詰まったシステムです。部署を超えた協業や知識の共有、社内コミュニケーションまであらゆるシーンで活用できます。

リアルタイムにやり取りできるつぶやき機能やプロジェクトの議論に最適なコミュニティ機能、アドレスを知らない相手にも送れるメッセージ機能などさまざまな機能を搭載しているので、コミュニケーションの活性化できます。

その他にも、スケジュール機能やQ&A機能、アンケート機能など社内のナレッジ共有や意見の収集に活用できる機能も搭載しています。また、使い勝手を追求したシステムなので、誰もが直感的に活用できます。

Goodjob!

Goodjob! - 株式会社EVERRISE 画像出典:Goodjob!公式サイト

Goodjob! は、チーム内で「グッジョブ」や「いいね」といったポジティブな気持ちをポイントとして送り合えるコミュニケーションツールです。Slack やChatwork などの外部ツールと連携することで、使い慣れた環境でGoodjob!を利用できます。また、ユーザー全員が利用できるタイムラインのほかに、部署やチーム単位で投稿できるチャンネル機能があるため、大規模なコミュニティでも投稿が雑多になるのを防ぎます。ポイントと交換できる社内通貨の変換率や景品を管理者が自由に設定できるという点も魅力の一つです。

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SMART Message(スマートメッセージ)

SMART Messageは独自の管理設定機能を備えた高セキュリティのビジネスチャットツールです。誰でも簡単に利用できる直観的でシンプルなUIが特徴です。

テキストやファイルのやり取りに特化しており、使い慣れたSNSに似たデザインなので簡単に導入できます。また、過去の会話ややり取りを会話日付や名前、ファイル名などで素早く検索できます。

セキュリティ制限管理は端末単位で設定ができます。部署単位だけでなく、社員一人ひとりの利用台数まで設定できるところが特徴です。

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Wantedly Chat(ウォンテッドリー チャット)

SlackChatworkに比べると後発ながら、すでに15,000社に導入されているビジネスチャットサービスWantedly Chat
採用サイト・ビジネスSNSとしておなじみのWantedlyが手がけるサービスです。

必要不可欠な機能がひととおり備わっており、非常に使いやすいのはもちろん、なんといっても利用のハードルが低いのが特長。

ほかの2サービスとは違い、作成できるグループ数やストレージの容量、検索できる過去のメッセージの数などの制限がなく、すべての機能が無料で利用できます。

まずは試しに、何かしら社内コミュニケーションツールを導入してみたいという方々には、ぴったりのツールといえるのではないでしょうか。

Workplace by Facebook

Workplace by Facebookは、ビジネスでより多くの成果を生み出すためのワークプレイスを提供する、コラボレーションプラットフォームです。

世界中で30,000社以上が導入する実績を持ち、音声・ビデオ・チャットでのコミュニケーション機能のほか、容量無制限のファイル共有が可能、ビジネスをスムーズに進めます。
また有料プランでは、セキュリティ面を強化するだけでなく、OfficeやDropboxをはじめとしたクラウドサービスと連携可能です。

yammer

社内SNSの先駆けとして、注目を集めたyammer。2012年にマイクロソフトに買収され、現在は一般法人向けのOfiice製品の1つとして多くの企業に導入されています。ほかのOffice製品と統合することで便利に活用できるため、Officeを頻繁に使う方には合っているかもしれません。

機能・デザインはFacebookに近くタイムラインにて社内のメンバーとディスカッション・情報共有を気軽に行えます。2017年1月1日には単独サービスとしての提供が終了し、Office 365 Groupに統合されたことで、よりシームレスな連携が可能となりました。

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gamba!

6,500社以上が導入する日報共有サービスgamba!。"日報"に特化していることが最大の特長です。社内SNSなどではどうしても1つの情報が流れていってしまいやすいですが、gamba!なら日報の確認・共有の漏れもありません。

スマホからも手軽に日報が作成できるため、日報を書くことのハードルも最小限。他のビジネスチャットツールと合わせて使っても効果的です!

もっとも安いプランで1ユーザーあたり月額480円〜と、料金もお手軽。

NotePM(ノートピーエム)

NotePMは、社内のドキュメントをWeb上で作成・整理・検索できるクラウド型の文書管理システムです。見出しや太文字などのテキスト装飾を簡単に記載でき、気軽に情報共有ができます。

チャットのように気軽にコミュニケーションがとれるコメント機能を搭載しているので、記録を残しやすくなっています。プロジェクト単位や組織単位など、特定のメンバー間で情報共有が行えるので、共有範囲も柔軟に設定できます。

WordやExcelなどファイルの中身も全文検索できるので、情報をすぐに見つけられます。また、ツリー構造なので情報を整理しやすくなっています。スマホやタブレットなどにも対応しているので、いつでもどこでも情報共有が可能となります。

Qiita:Team

IT系の企業、特にエンジニアのメンバーが中心のチームでは非常に人気の社内情報共有ツールQiita:Team
プログラマのための情報共有ツールQiitaを運営しているIncrementsが運営しているドキュメント共有サービスで、開発のTipsやデザイン案、日々の日報などあらゆるドキュメントを共有できる場として活用されています。
Markdown記法に対応し、テンプレートを登録できるため、ドキュメントの作成が非常にスムーズにできる点、ドキュメントの共有・検索がシンプルでわかりやすい点が特長。

SlackChatworkなどと連携できるので、日々のコミュニケーションはビジネスチャットサービス、何度も見返すドキュメントなど蓄積しておきたいものはQiita:Teamで共有するなど使い分けることで、社内のコミュニケーションやナレッジの共有がよりスムーズになります!

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そのほかの社内SNSについてはこちらの記事で紹介しています。合わせてご参照ください。

情報共有におすすめのグループウェア比較

情報共有ツールを選定する際には、コミュニケーションツールだけではなく、社内向け掲示板やワークフローなど多種多様な機能を備えているグループウェアも比較して検討しましょう。

自社で必要としている機能が他にあるのであれば、まとめて課題を解決するチャンスとなるでしょう。

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サイボウズ Garoon(ガルーン) - サイボウズ株式会社

 サイボウズ Garoon(ガルーン) - サイボウズ株式会社 画像出典:Garoon(ガルーン)公式サイト

Garoon(ガルーン)は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど情報共有に必要な機能がそろっていて、個人・部署・プロジェクト間を縦断しても不自由なく利用できるのが強みです。

部署間のやりとりに便利なスペース(電子会議室)機能や、社内用のメッセージ機能により、社内のコミュニケーションを円滑にします。また、社内ポータルを簡単に作成でき、個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認できます。今まで、別々の画面で確認してたことが一画面ですっきり収まります。社内の情報をすばやく見つけ、活用できます。

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kintone(キントーン)

kintoneは、グループウェア国内シェアNo.1のサイボウズが手がけるクラウドサービスです。

kintoneの最大の特徴は、「コミュニケーションツール」「業務システム」の両機能を兼ね備えていることです。

kintoneは、タスク管理や案件管理のためのシステムを、「アプリ」として自社の業務に合わせて簡単に作成できます。そのタスクや案件ごとにコミュニケーションを取れるため、後からやり取りの情報を探し出す時間を削減できます。

また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでやり取りできる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化できます。

サイボウズLive

※サイボウズLiveのサービスは、2019年4月15日で終了しました。

残念ながら、サービス終了してしまった「サイボウズLive」ですが、惜しんでいるだけでは業務が滞ってしまいます。次の記事では、サイボウズLiveの代替えツールはどうすべきか、を紹介しています。

情報共有におすすめの社内Wiki

社内情報を体系的にまとめ、社内の情報共有と円滑なコミュニケーションを実現できる社内Wikiも検討すべきツールの一つです。

  • 社内のルールや共有事項をまとめる
  • プロジェクトのデータベースとして使う
  • 報告の場やToDo管理として使う

など、さまざまな用途があります。コメント機能がついているものも多いため、社内Wikiでやりとりを完結できます。

DocBase

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集が可能
  • グループ機能で柔軟な共有実現

DocBaseは、社内・社外を問わずさまざまなグループを作成して情報共有できる、Markdown編集に対応したWikiツールです。

大企業内だけでなく、プロジェクトに携わる外部メンバーも含めたグループが作成可能なため、グループ単位、ドキュメント単位での権限設定が可能など、セキュリティにも気を配った設計がされています。

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その他の社内Wikiについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

情報共有におすすめのファイル共有ツール

情報共有に課題を抱えているのなら、ファイル共有ソフト、オンラインストレージなどの導入も検討しましょう。

Dropbox Business - Dropbox, Inc.

Dropbox Business - Dropbox, Inc. 画像出典:Dropbox Business公式サイト

  • パワフルな拡張機能
  • 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
  • 5億人以上のユーザー実績

DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Office との統合や300,000 件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため、情報共有の促進が期待できるほか、操作性の高い権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。

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情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを導入するには次の選定ポイントを押さえておく必要があります。

  • 導入目的に合った機能があるか
  • シンプルで使いやすいUIか
  • 検索機能は豊富か

自社の課題を解決できるかどうかがまず最初に挙げられるポイントでしょう。情報共有ツールの選定ポイントを具体的に解説していきます。

導入目的に合った機能があるか

情報共有ツールには、社内SNS、ビジネスチャットツール、社内Wikiなどさまざまなものがあります。自社の課題とは何なのかをはっきりさせ、課題を解決できる機能があるものを選びましょう。

コミュニケーションを活性化させ、チームワークで可能性を広げたいという目的がある場合は、Chatworkに代表される社内SNS、またはチャット機能が優れたツールを導入しましょう。

属人化を防ぐことを目的としている場合は、マニュアルの保存や管理が優れたツールを導入するといいでしょう。

シンプルで使いやすいUIか

情報共有ツールは便利でメリットも多い一方で、情報過多で埋もれてしまう、従業員のリテラシーによっては使いこなせないといったデメリットもあります。

実際に操作していくうえで、使いやすさはとても重要です。操作画面をみて従業員が使えそうなツールなのか、操作性はいいかを検討する必要があります。

複雑な多機能型のツールよりも浸透しやすい、シンプルなツールを選定しましょう。

検索機能は豊富か

入力した時点で候補ワードを表示してくれたり、カテゴリやタグによって情報をグループ分けできたり、社内でよく読まれている投稿を抽出したりなど、ツールによって検索機能はさまざまです。

情報共有ツールでは有益な情報が蓄積されるとはいえ、埋もれてしまっては意味がありません。検索の精度が高く、蓄積された情報をの中からすぐに目的の情報に辿り着けるよう、検索機能は豊富な方がいいでしょう。

情報共有ツールを導入するメリット

社内情報共有ツールを導入するメリットは次のとおりです。

  • 業務効率化
  • 情報整理による検索性の向上
  • ノウハウ蓄積による属人化防止

社内の情報共有がきちんと行われていないと、認識の相違が発生したり、情報が流れてしまったりして大きなミスにつながりかねません。

また、ある業務を特定の人のみで担当し、情報共有がされていない状態が続くと、属人化が起きてしまいます。情報共有は単純な業務連絡だけでなく、知識やノウハウを組織全体に公開し属人化を防ぐことで業務効率の向上を期待できるため、重要とされています。

さらに社員同士の円滑なコミュニケーションを促進できるのも、情報共有の必要性を感じさせる点といえるでしょう。

そんな課題を解決できる情報共有ツールのメリットを詳しく紹介します。

業務効率化

情報共有ツールでは、絵文字・スタンプ機能があるうえに、会話と同じ感覚で気軽に情報伝達ができることから、1回のやりとりに多くの時間を必要としません。

宛先や「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といったメールにあった定型文記入の手間はもう不要です。

情報共有ツールを用いることでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化が期待できます。

情報整理による検索性の向上

口頭や会議での情報共有は、発言の内容を記録として残せず、当然ながら検索して探し出せません。一方情報共有ツールでは、個々の発言をログとして残せて、情報やナレッジが蓄積されていくことにより、検索性が向上していくというメリットがあります。

埋もれてしまいがちな有益な情報を蓄積し、整理された状態にすることですぐに情報に辿りつけます。情報はクラウド上で管理され、外出先でも必要な情報にアクセスが可能です。

ノウハウ蓄積による属人化防止

特定の人物が不在になると業務が進まないという場合は、業務が属人化している可能性があります。業務の進行が中断されたり、ミスの気付きが遅れたりと、大きなリスクにつながることから、属人化は問題として取り上げられるようになりました。

情報共有は単純な報告や資料が蓄積されていくだけではなく、知識やノウハウ蓄積され、組織全体で属人化を防げます


次の記事では、情報共有のメリットについてさらに解説しています。

情報共有ツールのデメリット

社内情報共有ツールの導入で起こりうるデメリットは次のとおりです。

  • 対面コミュニケーションの減少
  • 情報過多で必要な情報が埋もれる可能性
  • 従業員のリテラシーや業務環境に合わない

情報共有ツールを導入することでメリットはありますが、一方でデメリットもあります。まず前提として導入がスムーズに行われなければその後の運用はうまくいかない可能性があります。

デメリットを理解し、導入と運用方法を事前に検討するようにしましょう。

対面コミュニケーションの減少

コミュニケーションが情報共有ツール上で完結できてしまうことから直接会ってコミュニケーションを取る機会が減ってしまうといったデメリットも発生します。

ツールに頼りすぎて対面でのコミュニケーションがなくなってしまわないよう、定期的に会話をするための機会を設けることが重要です。

情報過多で必要な情報が埋もれてしまう

情報共有ツール内では気軽に会話感覚でやり取りができることから、複数人がさまざまな情報を書き込み、スピードは速いです。

情報は自然と膨大になってくるため、自身に必要な情報が埋もれてしまったり、非効率になってしまったりする可能性があります。

そのため、流れてほしくない重要な情報は、内容を差別化して残しておけるようなツールを用意しましょう。また、部署などによってツールを複数用いると情報共有に混乱をきたす可能性があるため、注意が必要です。

情報がストックしておける社内Wikiについては、次の記事で紹介しています。

従業員のリテラシーや業務環境に合わない

従業員のリテラシーによっては、情報共有ツールを上手に使いこなせず、コミュニケーションが活性化しなかったり、業務の環境と合わず導入が失敗したりしてしまう可能性があります。

また、情報共有を使ううえで欠かせない機能である通知が、業務の集中力の妨げになることもあります。

情報共有ツールを導入する目的に合わせて必要な機能や使いやすさを検討し、ツールの選択を行うことが大切です。ツールの設定方法はさまざまあるので、各自が使いやすいよう、環境を整えましょう。

風土や用途に合った社内情報共有ツールで情報共有活性化を

社内コミュニケーションツール・情報共有ツールをうまく活用すれば、社内のコミュニケーションをより活性化し、日々の業務や情報共有を円滑に推進するための強力な味方になってくれるはずです。

それぞれに特徴的な部分があるため、導入の目的や風土、社内メンバーのバックグラウンドなどによって、適したコミュニケーションツールは変わってくると思います。

ツール選定の際には次のような点をベースに検討してみてはいかがでしょうか?

  • 英語/日本語
    英語には抵抗がある場合は、Chatworkなど日本語にしっかりと対応しているツールが無難です。

  • 音声通話機能/ビデオ通話機能
    複数の拠点がある会社や、リモートワークをしている社員がいるチームだと、通話機能があると便利です。

  • 他サービスとの連携
    すでに、複数のWebサービスを利用している場合などは、Slackなど外部サービスとの連携が豊富なものを選ぶと使い勝手がいいです。

  • オンラインストレージの容量
    画像ファイルやドキュメントを頻繁に共有したい場合には、オンラインストレージの容量を基準に考えてみてもいいかもしれません。

  • 作成できるグループ数
    使用する人数が多い場合、複数グループを作成する場合も多いので、作成可能なグループ数上限を確認しておくことをおすすめします。

  • メッセージ、資料の検索性
    ビジネスチャットサービスの場合は、メッセージの行き交うスピード・量が膨大になるため、用途によっては、過去のメッセージをどのくらい遡って検索できるか、検索精度のレベルをよく確かめておくといいでしょう。

  • 料金
    完全に無料で利用できるものから、1ユーザーあたり月額数千円のものまでさまざまです。

ポイントとしては、やはり自社の環境に合ったものを利用すると根付くようですね。

また、ボクシルでは今回紹介したツール以外にも、便利な社内コミュニケーションツールや情報共有ツールを多数紹介しています。

それぞれのメリット・デメリットを比較したうえで、ぜひ自社に合ったツールを見つけてください!予算とも合わせて適切なものを選んでください。

名刺管理を起点とした社内コミュニケーション改善術【番外編】

主に、PCやモバイルツールを利用して社内コミュニケーションを活性化させる、ビジネスチャットや社内SNSを紹介してきました。

これらとは少し切り口が変わりますが、クラウド名刺管理サービスのSansanも、社内コミュニケーションツールとしての役割を持っているのを知っていただきたいです。

名刺に紐付けられた顧客との案件情報が、検索機能・通知機能によって漏れなく社内で共有化されることにより、自然と上司と部下の間で行われる案件相談・アドバイスや、営業担当者間での成功事例などの情報共有が、積極的に行われるのです。

これらのコミュニケーションは受注率向上に間違いなく大きく貢献すると言えるでしょう。

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その他の名刺管理システムを知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

社内コミュニケーションツールの機能・価格比較表

ボクシルが特におすすめする、社内コミュニケーションツールの機能と料金の比較表を掲載しています。

タスク管理機能は付いているか、既読・未読の確認は可能かといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

また、ボクシルでは社内コミュニケーションツールのサービス資料を、一括でダウンロードできます!
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おすすめ社内SNSの機能比較表

チャット機能 グループ機能 検索 ファイル添付 既読・未読 タスク管理 オンライン会議 メンション
機能詳細 文字を使った会話を宛先入力なしで可能か 組織・目的別のグループを作成できるか メッセージやチャット名を検索できるか WordやExcel、PDFなどを添付できるか メッセージを見たかどうかわかるか タスクの作成や他者への依頼、完了通知機能 Web上で会議ができるか 特定の人に伝えたいことを通知で知らせる機能
Chatwork -
InCircle - - -
定額制web社内報サービス - - - - - - - -
airy - - -
direct - -
ChatLuck - -

サービスによって、付随する機能がだいぶ分散しているイメージを受けます。
どれが自社にあったものなのか、選ぶ際により慎重になる必要がありますね。

おすすめ社内SNSの価格比較表

サービス名 初期費用 利用料 月額/ユーザー 無料お試し期間 無料プラン
Chatwork - - 500円~
InCircle 0円 - 180円 - -
定額制web社内報サービス 100,000円 148,000円 - - -
airy 25,000円 - 625円~ -
direct 0円~ 6,000円~ - ×
ChatLuck 0円 - 300円 ×

※記載料金は有料プラン(年間契約を含む)を参照しています

1ユーザあたりの利用料が比較的安いものが多く、無料で始められるサービスもいくつかあるので、まずは導入して使ってみるというのもいいかもしれません。
その際はぜひこの比較表を参考にしてください!

次の記事ではビジネスチャットツールを比較して紹介しています。ぜひご参照ください。

ボクシルとは

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社内SNS
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月間1000万PV
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