社内情報共有・コミュニケーションツール比較 - チャット・Wiki・ファイル共有【無料あり】

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ボクシルでは、社内の人間関係を円滑にし、コミュニケーションを活性化させる社内情報共有ツール・コミュニケーションツールについて、社内SNS、ビジネスチャット、社内Wikiやファイル共有ツールといった種類ごとに機能・価格を比較。無料で使えるものも調査しました。
社内コミュニケーション社内SNS

日々の業務を円滑に進めるための社内情報共有やコミュニケーションをサポートする便利なツールが増えてきていますが、どのようなツールを使っているでしょうか?

「もっと楽に社内で情報共有したい 」、「どんなツールを使っていいかわからない」などの課題があると思います。

こういった課題を解決し、社内情報共有やコミュニケーション活性化につながるこちらのツールの、機能や価格にフォーカスして比較していきます。

  • 社内SNS・ビジネスチャットツール
  • 社内Wiki
  • ファイル共有ツール(オンラインストレージ)
  • グループウェア

そもそも社内情報共有・コミュニケーションツールとは

社内情報共有ツール、コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、なかでも近年需要が高まってきているのが、ビジネスチャットツールや社内SNSと呼ばれるツールです。

簡単に説明すると、日常的に使用されている方も多い「LINE」や「Facebook」のビジネス版のようなコミュニケーションツールです。

今まで一般的であったメールなどに比べて、スムーズかつ気軽に情報共有できるのが特長です。

また、多様化するユーザーニーズに合わせて、PC・タブレット・スマホなど、デバイズを問わず使えるよう設計されているのもポイント。

移動中に社内メンバーと情報共有する、ちょっとした休憩時間や待ち時間に、他の社外メンバーとやり取りするのも容易です。

このように社内SNSやチャットツールは、メールやグループウェアのようなツールよりも、手軽で容易にオンラインでコミュニケーションが取れる点が特徴です。

うまく活用することで、業務や情報共有の円滑な推進、社内のコミュニケーション活性化につながるため、導入する企業が増えてきています。

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社内情報共有・コミュニケーションツール比較【社内SNS・ビジネスチャット】

ボクシルで紹介する社内SNS・ビジネスチャットツールは、社内情報共有やコミュニケーションに必要な、次の機能が備わっており、無料からでも使えるため利用のハードルも低いものが多いです。

  • 個別のメンバーとのプライベートチャット
  • 複数人でのグループチャット
  • 特定のメンバーに通知がいくメンション機能
  • ドキュメントの共有

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめチャットツールをまとめてチェック!
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チャットツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるチャットツールの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)は13万社以上の導入実績がある国内では知名度が高いビジネスチャットツールです。ファイル共有・グループチャット・Web会議の機能もついているため、さまざまなシーンで活用できます。また、各種管理機能もついているためセキュリティ面も安心です。

日本の企業が開発しているため完全に日本語対応。使いやすさが人気です。

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SlackChatworkの2サービスを比較した記事はこちらから

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WowTalk

名刺管理クラウドサービス「CAMCARD」で知られる、キングソフトが手がける社内SNS、WowTalk for ビジネスプラス。月額300円/1ユーザーというコストパフォーマンスの良さと、しっかりとしたセキュリティが特長で、1,000社を超える企業で導入されています。

個々のメンバーとのチャット機能、複数メンバーが参加するタイムラインなどの基本的な社内SNS機能を備えているほか、無料機能(音声通話も可能)による情報共有を手助けします。

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Talknote(トークノート)


Talknote(トークノート)は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させる社内SNSです。

社外の人ともコミュニケーションが簡単に取れて、情報共有を効率化。グループチャットでは関連するメンバーに情報共有でき、蓄積された情報は、組織の知的資産になります。

タイムライン機能では関連するグループの投稿を時系列で追えるので、会社の動きが可視化されます。その他、既読・未読機能やメンション、スタンプなどもあり、社内のコミュニケーションを円滑に行える機能が整っています。

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InCircle(インサークル)

InCircleはセキュリティが強固な法人向けビジネスチャットです。そのためコミュニケーションの促進だけでなく、ランサムウェアやメール誤送信対策にも有効です。

1対1のトークやグループチャットなどの基本機能を搭載しているだけでなく、特定ファイルの送信を禁止するなど添付に関する機能も充実しています。他の社内チャットと一線を画する機能は、オフラインの相手へもメッセージを送信できる点です。その結果、リアルタイムの情報共有が可能となり意思決定のスピードが飛躍的に向上します。

AIチャットボット搭載による、業務の自動化も実現できます。UIは効率良く業務を行えるように設計されているので、誰でも簡単に使いこなすことができるサービスです。

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direct(ダイレクト)

dierctは「ビジネスを10倍加速させる」というコンセプトで制作された、企業向けメッセンジャーです。ユーザーは複数の組織に所属でき、連絡先も複数登録できます。

グループトークでは、既読者・未読者がひと目でわかるので、未読者へのフォローを迅速に行えます。写真や動画、位置情報の共有を簡単に行えるうえに、添付ファイルはPCやiOS、Androidなど各端末から確認できます。

日報ボットと呼ばれるロボットプログラムを搭載しており、質問に答えるだけで自動で日報を作成してくれます。申請・承認・CSVファイル出力もすべて自動化できるので、業務効率の向上を実現します。

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LINE WORKS (ラインワークス)コネクシオ株式会社

LINE WORKS(コネクシオ株式会社)は、スマートフォンの導入などを行うコネクシオ社が提供する、ビジネスチャットツールです。なじみのあるLINEのUIを用いているため、誰でも使いやすく導入も簡単です。LINEの機能に加えメッセンジャー、メール、カレンダー共有、資料の共有、掲示板などが社内のアドレス帳と連動でき、ビジネスの利用シーンに最適です。

コネクシオ社では法人向けデバイスの導入・管理もサポートしているため、チャットツールとスマホなどの導入を同時に検討している方にもぜひおすすめです。

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Tocaro(トカロ)

tocaroは対話・共有・検索の3本柱でチームでの成果を出すことを実現する社内SNSです。
高画質で遅延のないビデオ会議機能やToDo管理機能、つながりや関係性を自動で整理・可視化してくれる機能など直感的かつ柔軟にリアルタイムのコミュニケーションを実現します。
文書や動画、画像などデータ形式を問わず共有でき、アップロードしたファイルはページ遷移なしでプレビューできるので、情報共有もリアルタイムに行えます。

また、グループやデータ形式の垣根を超えた圧倒的な検索力で重要な情報をすぐに探し出せます。ダッシュボードであらゆる利用状況を一元管理でき、悪質なアクセスを未然に防ぐことに役立ちます。

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ZONE(ゾーン)

ZONEは、LINEのような手軽さで使える社内コミュニケーションツールです。チャット方式で件名や定型文が不要なため、速いレスポンスが可能となります。

個人・グループ・全体の3つのトーク形式を利用でき、さまざまなシーンや用途に合わせて活用できます。打ち合わせや会議の書類を添付ファイルとしてサーバー上に保存できるので、いつでも自由に取り出せます。

グループに途中から参加した場合でも過去のトーク履歴がすべて見れるので、会議録としても活用できます。また専用サーバーでシステムを構築しているので、セキュリティ対策も万全です。

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airy(エアリー)


airyは、従業員満足度の最大化を目的とした社内SNSツールです。Chatworkなどのビジネスチャットと違い、業務の効率化ではなく、オフ(飲み会、週末イベントなど)のコミュニケーションやeラーニングなどの機能を充実させていることが特徴です。
社内SNSとして10年間サービスを提供しており、蓄積された業界随一のノウハウが強みです。
人材が成長する仕組みを提供しています。また、部署内の対話やコミュニティの作成、アンケート機能のヒアリングなどで、従業員の意見を吸い上げることにより、従業員満足度を向上させ、優秀な社員を定着させます。

初めて社内SNSを導入する方、以前導入に失敗した方には過去の膨大なノウハウから提供されるコンサルティングプランも良いのではないでしょうか。
月額利用料は、1IDあたり625円(税抜)〜となっています。

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Beat Shuffle(ビートシャッフル)

Beat Shuffleは、SNS機能を中核とした最先端のソーシャルテクノロジーが詰まったシステムです。部署を超えた協業や知識の共有、社内コミュニケーションまであらゆるシーンで活用できます。

コミュニケーション機能としては、リアルタイムにやり取りできるつぶやき機能やプロジェクトの議論に最適なコミュニティ機能、アドレスを知らない相手にも送れるメッセージ機能などさまざまな機能を搭載しているので、コミュニケーションの活性化できます。

その他にも、スケジュール機能やQ&A機能、アンケート機能など社内のナレッジ共有や意見の収集に活用できる機能も搭載しています。また、使い勝手を追求したシステムなので、誰もが直感的に活用できます。

Goodjob!


Goodjob! は、チーム内で「グッジョブ」や「いいね」といったポジティブな気持ちをポイントとして送り合えるコミュニケーションツールです。Slack やChatwork などの外部ツールと連携することで、使い慣れた環境でGoodjob!を利用できます。また、ユーザー全員が利用できるタイムラインのほかに、部署やチーム単位で投稿できるチャンネル機能があるため、大規模なコミュニティでも投稿が雑多になるのを防ぎます。ポイントと交換できる社内通貨の変換率や景品を管理者が自由に設定できるという点も魅力の一つです。

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SMART Message(スマートメッセージ)

SMART Messageは独自の管理設定機能を備えた高セキュリティ型のビジネスチャットツールです。誰でも簡単に利用できる直観的でシンプルなUIが特徴です。

テキストやファイルのやり取りに特化しており、使い慣れたSNSに似たデザインなので簡単に導入できます。また、過去の会話ややり取りを会話日付や名前、ファイル名などで素早く検索できます。

セキュリティ制限管理は端末単位で設定ができます。部署単位だけでなく、社員一人ひとりの利用台数まで設定できるところが特徴です。

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Oneteam(ワンチーム)

  • 課題・目的・案件ごとに「トピック」を設定してプロジェクトを進行可
  • プロジェクトの進捗に合わせ柔軟に参加メンバーをコントロール
  • データのアップロード容量無制限・保存期間無制限

Oneteamは、課題や目的、案件ごとに議論や進捗管理、成果物管理が行えるプロジェクト用のコミュニケーションツールです。プロジェクトは「トピック」という単位で管理されており、プロジェクトの進捗に合わせて、必要な相手と必要なタイミングで情報を共有可能。メンバーの追加・削除はメールのCCのような形式で行え、情報の共有先をグループ、個人と自由に選択できます。

ファイルは容量無制限でアップロードできるのが大きな魅力で、写真や音声などの大容量データをやりとりする場合にも安心です。

Wantedly Chat(ウォンテッドリー チャット)

SlackChatworkに比べると後発ながら、すでに15,000社に導入されているビジネスチャットサービスWantedly Chat
採用サイト・ビジネスSNSとしておなじみのWantedlyが手がけるサービスです。

必要不可欠な機能がひととおり備わっており、非常に使いやすいのはもちろん、なんといっても利用のハードルが低いのが特長。

ほかの2サービスとは違い、作成できるグループ数やストレージの容量、検索できる過去のメッセージの数などの制限がなく、すべての機能が無料で利用できます。

まずは試しに、何かしら社内コミュニケーションツールを導入してみたいという方々には、ぴったりのツールといえるのではないでしょうか。

Slack(スラック)

世界で爆発的にユーザー数を増やし、急成長しているのがSlack
当社でも使っていますが、特長は無駄もモレもないシンプルな機能と拡張性で、他のサービスと連携することで幅広い使い方ができます。音声通話機能もリリースされ、より使いやすくなりました。

検索できる過去のメッセージ数や、ストレージの容量に制限はあるものの無料でも利用可能です。元々エンジニアのコミュニケーション用に作られたツールということもあって、IT系の企業では導入している企業が多いように思います。

待望の日本語化も実現し、これからますますユーザー数が増えそうです。

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現在は、1日あたりのアクティブユーザーが300万人を超えるなど、とにかく勢いのある注目サービスです。
Slackを個別に取り上げた記事もあるので合わせてこちらも御覧ください。

【無料あり】チャットツールSlack(スラック)の使い方・外部連携サービス30種類まとめ | ボクシルマガジン
人気チャットSlack(スラック)で使える外部連携サービスを徹底解説!連携可能なサービスは約300種類を超えるSl...

Workplace by Facebook

Workplace by Facebookは、ビジネスでより多くの成果を生み出すためのワークプレイスを提供する、コラボレーションプラットフォームです。

世界中で30,000社以上が導入する実績を持ち、音声・ビデオ・チャットでのコミュニケーション機能のほか、容量無制限のファイル共有が可能、ビジネスをスムーズに進めます。
また有料プランでは、セキュリティ面を強化するだけでなく、OfficeやDropboxをはじめとしたクラウドサービスと連携可能です。

yammer

社内SNSの先駆けとして、注目を集めたyammer。2012年にマイクロソフトに買収され、現在は一般法人向けのOfiice製品の1つとして多くの企業に導入されています。ほかのOffice製品と統合することで便利に活用できるため、Officeを頻繁に使う方には合っているかもしれません。

機能・デザインはFacebookに近くタイムラインにて社内のメンバーとディスカッション・情報共有を気軽に行えます。2017年1月1日には単独サービスとしての提供が終了し、Office 365 Groupに統合されたことで、よりシームレスな連携が可能となりました。

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gamba!

6,500社以上が導入する日報共有サービスgamba!。"日報"に特化していることが最大の特長で、社内SNSなどではどうしても1つの情報が流れていってしまいやすいですが、gamba!なら日報の確認・共有の漏れもありません。

スマホからも手軽に日報が作成できるため、日報を書くことのハードルも最小限。他のビジネスチャットツールと合わせて使っても効果的です!

もっとも安いプランで1ユーザーあたり月額480円〜と、料金もお手軽。

NotePM(ノートピーエム)

NotePMは、社内のドキュメントをWeb上で作成・整理・検索できるクラウド型の文書管理システムです。
見出しや太文字などのテキスト装飾を簡単に記載でき、気軽に情報共有ができます。

チャットのように気軽にコミュニケーションがとれるコメント機能を搭載しているので、記録を残しやすくなっています。プロジェクト単位や組織単位など、特定のメンバー間で情報共有が行えるので、共有範囲も柔軟に設定できます。

WordやExcelなどファイルの中身も全文検索できるので、情報をすぐに見つけられます。また、ツリー構造なので情報を整理しやすくなっています。スマホやタブレットなどにも対応しているので、いつでもどこでも情報共有が可能となります。

Qiita:Team

IT系の企業、特にエンジニアのメンバーが中心のチームでは非常に人気の社内情報共有ツールQiita:Team
プログラマのための情報共有ツールQiitaを運営しているIncrementsが運営しているドキュメント共有サービスで、開発のTipsやデザイン案、日々の日報などあらゆるドキュメントを共有できる場として活用されています。
Markdown記法に対応し、テンプレートを登録できるため、ドキュメントの作成が非常にスムーズにできる点、ドキュメントの共有・検索がシンプルでわかりやすい点が特長。

SlackChatworkなどと連携できるので、日々のコミュニケーションはビジネスチャットサービス、何度も見返すドキュメントなど蓄積しておきたいものはQiita:Teamで共有するなど使い分けることで、社内のコミュニケーションやナレッジの共有がよりスムーズになります!

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社内情報共有・コミュニケーションツール比較【グループウェア】

情報共有ツールを選定する際には、他の機能を備えたサービスを導入した方がいい場合もあります。自社で必要としている機能がないかチェックしましょう。

グループウェアはコミュニケーションツールだけではなく、掲示板やワークフローなど多種多様な機能を備えているので、あわせてチェックしてみてください。

注目のグループウェア、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめグループウェアをまとめてチェック!
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グループウェアの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。コミュニケーションの活発化、情報の共有、ペーパーレス化などさまざまな目的で導入されるグループウェアの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

サイボウズ Garoon(ガルーン)

Garoon(ガルーン)は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど情報共有に必要な機能がそろっていて、個人・部署・プロジェクト間を縦断しても不自由なく利用できるのが強みです。

部署間のやりとりに便利なスペース(電子会議室)機能や、社内用のメッセージ機能により、社内のコミュニケーションを円滑にします。また、社内ポータルを簡単に作成でき、個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認できます。今まで、別々の画面で確認してたことが一画面ですっきり収まります。社内の情報をすばやく見つけ、活用できます。

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kintone(キントーン)

kintoneは、グループウェア国内シェアNo.1のサイボウズが手がけるクラウドサービスです。

このサービスの最大の特徴は、「コミュニケーションツール」としての機能と「業務システム」としての機能、2つを兼ね備えていることです。

kintoneは、タスク管理や案件管理のためのシステムを、「アプリ」として自社の業務に合わせてカンタンに作成できます。そのタスクや案件ごとにコミュニケーションができるため、後からやり取りの情報を探し出す時間を削減できます。

また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでやり取りできる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化できます。

サイボウズLive

※サイボウズLiveのサービスは、2019年4月15日で終了しました。

残念ながら、サービス終了してしまう「サイボウズLive」ですが、惜しんでいるだけでは業務が滞ってしまいます。次の記事では、サイボウズLiveの代替えツールはどうすべきか、を紹介しています。

サイボウズLive難民200万人が移行すべき「代替グループウェア・サービス12選」はコレだ | ボクシルマガジン
サイボウズLive終了、移行先グループウェアはどう選定する?2017年10月24日、地球上に200万人超の「サイボ...

社内情報共有・コミュニケーションツール比較【社内Wiki】

社内情報を体系的にまとめ、社内の情報共有と円滑なコミュニケーションを実現できる社内Wikiも検討すべきツールの一つです。

  • 社内のルールや共有事項をまとめる
  • プロジェクトのデータベースとして使う
  • 報告の場やToDo管理として使う

など、さまざまな用途があります。コメント機能がついているものも多いため、社内Wikiでやりとりを完結できます。

DocBase

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集が可能
  • グループ機能で柔軟な共有実現

DocBaseは、社内・社外を問わずさまざまなグループを作成して情報共有できる、Markdown編集に対応したWikiツールです。

大企業内だけでなく、プロジェクトに携わる外部メンバーも含めたグループが作成可能なため、グループ単位、ドキュメント単位での権限設定が可能など、セキュリティにも気を配った設計がされています。

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その他の社内Wikiについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

社内Wikiで情報共有 | 定着化の工夫とツール紹介おすすめ9選 - 最適な作り方は? | ボクシルマガジン
社内情報を共有するツールとして社内Wikiが注目されています。しかし、Markdownが標準化したWikiでも関係...

社内情報共有・コミュニケーションツール比較【ファイル共有】

情報共有に課題を抱えているのなら、ファイル共有ソフト、オンラインストレージなどの導入も検討しましょう。

Dropbox Business

  • パワフルな拡張機能
  • 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
  • 5億人以上のユーザー実績

DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Office との統合や300,000 件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため、情報共有の促進が期待できるほか、操作性の高い権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。

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ファイルストレージ比較21選 - 無料サービスも | 容量・価格比較表 | ボクシルマガジン
ボクシル厳選のファイルストレージ21サービスを、容量や価格で比較して紹介!おすすめサービス・無料サービスなどそれぞ...

社内情報共有ツールの必要性と3つのメリット

社内の情報共有がきちんと行われていないと、認識の相違が発生したり、情報が流れてしまったりして大きなミスにつながりかねません。

また、ある業務を特定の人のみで担当し、情報共有がされていない状態が続くと、属人化が起きてしまいます。情報共有は単純な業務連絡だけでなく、知識やノウハウを組織全体に公開し属人化を防ぐことで業務効率の向上を期待できるため、重要とされています。

さらに社員同士の円滑なコミュニケーションを促進できるのも、情報共有の必要性を感じさせる点といえるでしょう。

そんな課題を解決できる情報共有ツールのメリットを詳しく紹介します。

業務効率化

情報共有ツールでは、絵文字・スタンプ機能があるうえに、会話と同じ感覚で気軽に情報伝達ができることから、1回のやりとりに多くの時間を必要としません。

メールでの、宛先や「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といった定型文記入の手間はもう不要です。

情報共有ツールを用いることでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化が期待できます。

情報整理による検索性の向上

口頭や会議での情報共有は、発言の内容を記録として残せず、当然ながら検索して探し出せません。一方情報共有ツールでは、個々の発言をログとして残せて、情報やナレッジが蓄積されていくことにより、検索性が向上していくというメリットがあります。

埋もれてしまいがちな有益な情報を蓄積し、整理された状態にすることですぐに情報に辿りつけます。情報はクラウド上で管理され、外出先でも必要な情報にアクセスが可能です。

ノウハウ蓄積による属人化防止

特定の人物が不在になると業務が進まないという場合は、業務が属人化している可能性があります。業務の進行が中断されたり、ミスの気付きが遅れたりと、大きなリスクにつながることから、属人化は問題として取り上げられるようになりました。

情報共有は単純な報告や資料が蓄積されていくだけではなく、知識やノウハウ蓄積され、組織全体で属人化を防げます


次の記事では、情報共有のメリットについて解説しています。

情報共有ツールのメリットとは | 必要な準備&主要サービス6選と共に紹介! | ボクシルマガジン
情報共有ツール、使っていますか?今やチーム内のコミュニケーションを円滑にするためにはかかせないものとなっている情報...

社内情報共有ツールのデメリット

情報共有ツールを導入することでメリットはありますが、一方でデメリットもあります。まず前提として導入がスムーズに行われなければその後の運用はうまくいかない可能性があります。

デメリットを理解し、導入と運用方法を事前に検討するようにしましょう。

対面コミュニケーションの減少

コミュニケーションが情報共有ツール上で完結できてしまうことから直接会ってコミュニケーションを取る機会が減ってしまうといったデメリットも発生します。

ツールに頼りすぎて対面でのコミュニケーションがなくなってしまわないよう、定期的に会話をするための機会を設けることが重要です。

情報過多で必要な情報が埋もれてしまう

情報共有ツール内では気軽に会話感覚でやり取りができることから、複数人がさまざまな情報を書き込み、スピードは速いです。

情報は自然と膨大になってくるため、自身に必要な情報が埋もれてしまったり、非効率になってしまったりする可能性があります。

そのため、流れてほしくない重要な情報は、内容を差別化して残しておけるようなツールを用意しましょう。また、部署などによってツールを複数用いると情報共有に混乱をきたす可能性があるため、注意が必要です。

情報がストックしておける社内Wikiについては、次の記事で紹介しています。

社内Wikiで情報共有 | 定着化の工夫とツール紹介おすすめ9選 - 最適な作り方は? | ボクシルマガジン
社内情報を共有するツールとして社内Wikiが注目されています。しかし、Markdownが標準化したWikiでも関係...

従業員のリテラシーや業務環境に合わない

従業員のリテラシーによっては、情報共有ツールを上手に使いこなせず、コミュニケーションが活性化しなかったり、業務の環境と合わず導入が失敗したりしてしまう可能性があります。

また、情報共有を使ううえで欠かせない機能である通知が、業務の集中力の妨げになることもあります。

情報共有ツールを導入する目的に合わせて必要な機能や使いやすさを検討し、ツールの選択を行うことが大切です。ツールの設定方法はさまざまあるので、各自が使いやすいよう、環境を整えましょう。

社内情報共有ツールの選定ポイント

情報共有ツールを導入するには選定ポイントを押さえておく必要があります。自社の課題を解決できるかどうかがまず最初に挙げられるポイントでしょう。情報共有ツールの選定ポイントを具体的に解説していきます。

導入目的に合った機能があるか

情報共有ツールには、社内SNSビジネスチャットツール社内Wikiなどさまざまなものがあります。自社の課題とは何なのかをはっきりさせ、その課題を解決できる機能があるものを選びましょう。

コミュニケーションを活性化させ、チームワークで可能性を広げたいという目的がある場合は、社内SNS、またはチャット機能が優れたツールを導入しましょう。

属人化を防ぐことを目的としている場合は、マニュアルの保存や管理が優れたツールを導入するといいでしょう。

シンプルで使いやすいUIか

情報共有ツールは便利でメリットも多い一方で、情報過多で埋もれてしまう、従業員のリテラシーによっては使いこなせないといったデメリットもあります。

実際に操作していくうえで、使いやすさはとても重要です。操作画面をみて従業員が使えそうなツールなのか、操作性はいいかを検討する必要があります。

複雑な多機能型のツールよりも浸透しやすい、シンプルなツールを選定しましょう。

検索機能は豊富か

入力した時点で候補ワードを表示してくれたり、カテゴリやタグによって情報をグループ分けできたり、社内でよく読まれている投稿を抽出したりなど、ツールによって検索機能はさまざまです。

情報共有ツールでは有益な情報が蓄積されるとはいえ、埋もれてしまっては意味がありません。検索の精度が高く、蓄積された情報をの中からすぐに目的の情報に辿り着けるよう、検索機能は豊富な方がいいでしょう。

自社の風土や用途に合った社内情報共有ツールで情報共有活性化を

社内コミュニケーションツール・情報共有ツールをうまく活用すれば、社内のコミュニケーションをより活性化し、日々の業務や情報共有を円滑に推進するための強力な味方になってくれるはずです。

それぞれに特徴的な部分があるため、導入の目的や風土、社内メンバーのバックグラウンドなどによって、適したコミュニケーションツールは変わってくると思います。

ツール選定の際には次のような点をベースに検討してみてはいかがでしょうか?

  • 英語/日本語
    英語には抵抗がある場合は、国内サービスなど日本語にしっかりと対応しているツールが無難です。

  • 音声通話機能/ビデオ通話機能
    複数の拠点がある会社や、リモートワークをしている社員がいるチームだと、通話機能があると便利です。

  • 他サービスとの連携
    すでに、複数のWebサービスを利用している場合などは、外部サービスと連携できるものを選ぶと使い勝手がいいです。

  • オンラインストレージの容量
    画像ファイルやドキュメントを頻繁に共有したい場合には、オンラインストレージの容量を基準に考えてみてもいいかもしれません。

  • 作成できるグループ数
    使用する人数が多い場合、複数グループを作成する場合も多いので、作成可能なグループ数上限を確認しておくことをおすすめします。

  • メッセージ、資料の検索性
    ビジネスチャットサービスの場合は、メッセージの行き交うスピード・量が膨大になるため、用途によっては、過去のメッセージをどのくらい遡って検索できるか、検索精度のレベルをよく確かめておくといいでしょう。

  • 料金
    完全に無料で利用できるものから、1ユーザーあたり月額数千円のものまでさまざまです。

ポイントとしては、やはり自社の環境に合ったものを利用すると根付くようですね。

また、ボクシルでは今回紹介したツール以外にも、便利な社内コミュニケーションツールや情報共有ツールを多数紹介しています。

それぞれのメリット・デメリットを比較したうえで、ぜひ自社に合ったツールを見つけてください!予算とも合わせて適切なものを選んでください。

社内SNS
選び方ガイド
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Chatwork株式会社、株式会社NTTドコモ
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