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おすすめ情報共有ツールを比較!無料アプリ&社内資料共有用も

最終更新日時:
記事の情報は2022-07-21時点のものです。
社内の人間関係を円滑にし、コミュニケーションを活性化させる社内情報共有・コミュニケーションツール・アプリのおすすめサービスを紹介。社内SNS、ビジネスチャット、社内報アプリ、社内Wikiやファイル共有ツールといった種類ごとに機能・価格を比較。無料で使えるものも調査しました。

【厳選】おすすめビジネスチャット(社内SNS)をまとめてチェック!

ビジネスチャット(社内SNS)の各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。比較表はこちら

情報共有ツールとは

情報共有ツールは、社内外の情報管理やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。具体的には、次のような種類があります。

  1. 情報伝達に適したツール(社内SNS/ビジネスチャット)
  2. 資料共有に適したツール(オンラインストレージ)
  3. 一元管理に適したツール(グループウェア)

うまく活用すれば業務や情報共有の円滑な推進、コミュニケーション活性化につながります。

一方、誤ったツールを選んでしまうと、作業効率が低下してしまう可能性もあります。そのため、情報共有ツールを選ぶ際は、ツールをしっかりと比較しなければなりません。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールの導入における失敗を避けるためには、次の選定ポイントを押さえておく必要があります。各項目を具体的に解説します。

  • 導入目的に合った機能があるか
  • シンプルで使いやすいUIか
  • 検索機能は豊富か

導入目的に合った機能があるか

情報共有ツールには、「情報伝達に適したツール」と「情報管理に適したツール」があります。

社内SNSやビジネスチャットに代表される情報伝達に適したツールは、コミュニケーションを活性化させ、チームワークで可能性を広げたいときに最適です。一方、資料の管理はしにくい傾向があります。

一方、オンラインストレージのように「資料管理」を目的としたツールは、日々の細かな情報伝達は行いにくいでしょう。

また情報伝達と情報管理の両方をカバーできる「グループウェア」は、機能が限られたサービスと比べて費用が高くなるデメリットがあります。

このように情報管理ツールによって、解決できる課題やメリット・デメリットが異なるため、導入する際は、目的の定義が大切です。

シンプルで使いやすいUIか

情報共有ツールは便利でメリットも多い一方でデメリットもあります。

たとえば、情報過多で埋もれてしまったり、従業員のリテラシーによっては使いこなせなかったり、トラブルが生じる可能性も否定できません。

そのため使いやすさはとても重要です。操作画面をチェックして、従業員が使えそうなツールなのか、操作性はいいかを検討する必要があります。

複雑な多機能型のツールよりも浸透しやすい、シンプルなツールを選びましょう。

検索機能は豊富か

入力した時点で候補ワードを表示してくれたり、カテゴリやタグによって情報をグループ分けできたり、社内でよく読まれている投稿を抽出したりと、ツールによって検索機能はさまざまです。

情報共有ツールでは有益な情報が蓄積されるとはいえ、埋もれてしまっては意味がありません。検索の精度が高く、蓄積された情報の中からすぐに目的の情報に辿り着けるよう、検索機能は豊富な方がいいでしょう。


ここからは、BOXILが調査してわかったおすすめの社内情報共有ツール&アプリを下記の順に紹介します。

  1. 無料から使える情報共通ツール
  2. 一元管理に適したグループウェア
  3. 資料管理に適したツール
  4. 情報伝達に適したツール

無料で使えるアプリを探している方は『1. 無料で使える情報共通ツール』からチェックしてみてください。

また、資料管理と情報伝達の両方をカバーできるツールを探している方は『2. 一元管理に適したグループウェアが参考になるでしょう。

目的を絞り、費用を抑えたツールの運用を検討している方は、「資料管理に適したツール」と「情報伝達に適したツール」を参考にしてください。

1. 【無料プランあり】情報共通ツール&アプリ

無料で使える情報共有ツールを探している方は、ここで紹介するツールを試してみてください。

ツール名 主な用途
Chatwork 社内SNS
Slack 社内SNS
box 資料管理
Kibela 資料管理
Evernote 資料管理
trello タスク管理

これらのサービスは、制限付きで無料プランが提供されています。個人で使用するためのツールを探している方は、これらから選ぶとよいでしょう。

企業規模の小さな法人であれば、無料プランでも十分な場合があります。ただしサービスによって、ビジネス向けの有料プランには、個人向けプランより充実したセキュリティ対策が施されていることがあります。そのため社用ツールを探している方は、有料契約を前提にするとよいでしょう。

コミュニケーションを円滑にしたい方は、「Chatwork」または「Slack」を。資料の管理と共有を効率化したい方は、「box」や「Evernote」を選ぶとよいでしょう。

またプロジェクトやタスクを管理したい方は、trelloもおすすめです。ここからは各サービスについて紹介をお伝えします。

Chatwork - Chatwork株式会社

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Chatwork(チャットワーク)は、30万社以上の導入実績を誇る知名度の高い情報共有ツールです。ファイル共有・グループチャット・Web会議の機能もついているため、業務の各シーンで活用可能。もちろん、スマートフォンアプリにも対応しています。

Slackと違い日本の企業が開発しているため日本語対応しており、テクノロジーに精通していない人でも使えるようにと配慮されています。タスク管理や経費精算システムなどの他サービスとの連携、日報の管理などで社内情報の共有を効率化できます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン アプリ対応 日本語対応
5人~5,000人 iPhone/Android/ブラウザ

※エンタープライズプランの最低契約アカウント数:5ユーザー

料金プラン

プラン ユーザー数 データ容量 1ユーザー/月(年間契約)
Free 100人まで 5GBストレージ/契約 0円
Business 無制限 10GBストレージ/1ユーザー 500円
Enterprise 無制限 10GBストレージ/1ユーザー 800円

※出典:Chatwork「Chatwork」(2022年5月19日閲覧)

SlackとChatworkの2サービスを比較した記事はこちらから

ChatworkとSlackどちらを採用すべき?2大チャットツールを徹底比較!
ビジネスチャットといえば「Chatwork」「Slack」が有名ですが、どちらを採用すべき? 機能、価格、特徴を徹...
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以下の記事では、Chatworkの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。

>>チャットワーク(Chatwork)使い方と機能はこちら
>>チャットワーク 導入事例インタビューはこちら

Slack - Slack(株式会社セールスフォース・ジャパン)

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Slackは、DAU(日間アクティブユーザー数)が世界で1,000万人※1を超えるビジネスチャットツールです。細かいプロジェクトやチームごとに専用のチャンネルを作成し、情報を集約できます。

メッセージに絵文字で反応できるリアクション機能や、会話をまとめられるスレッド機能など、会話を整理する機能が充実。また、Google DriveやZoomをはじめ2,500以上※2の他社アプリと連携しており、通知をSlackに一元化できます。

料金プラン

プラン データ容量 ユーザー1人あたり/月額 (年払い)
フリー 5GB 0円
プロ 10GBストレージ/1ユーザー 850円
ビジネスプラス 20GBストレージ/1ユーザー 1,600円
Enterprise Grid 1TBストレージ/1ユーザー 要問い合わせ

※1 出典:Slack「Slack ユーザー数全世界で1,000万人到達!」(2022年5月19日閲覧)
※2 出典:Slack「時間を自分で管理するためのシンプルな Slack 活用法」(2022年5月19日閲覧)

Slackを個別に取り上げた記事もあるので合わせてこちらも御覧ください。

【無料あり】チャットツールSlack(スラック)の使い方・外部連携サービス29種類まとめ
人気チャットSlack(スラック)で使える外部連携サービスを徹底解説!連携可能なサービスは約300種類を超えるSl...
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box - マクニカネットワークス株式会社

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BOXIL SaaS AWARD 2022 サーバー・ストレージ部門受賞
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boxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのプラットフォームです。boxを利用することで、社内外のコラボレーションと業務プロセスに関するコンテンツを、一箇所に集約して管理・保護・共有・制御できます。

Business、Enterpriseプランではストレージ容量の制限がありません。高度なセキュリティ制御、インテリジェントな脅威検出、情報ガバナンス、厳密なデータ保護、業界規制など、あらゆるコンプライアンスニーズに対応しています。

料金プラン

プラン 容量 料金/月
パーソナル 10GB 無料
パーソナルプロ 100GB 1,200円
スターター 100GB 550円/ユーザー
ビジネス 無制限 1,710円/ユーザー
ビジネスプラス 無制限 2,850円/ユーザー
エンタープライズ 無制限 4,200円/ユーザー
  • 初期費用無料、ユーザー数無制限で月額定額制、月額10,000円から利用可能
  • ベーシックは月額10,000円、スタンダードは月額30,000円
  • ビジネスプラン以上でストレージ容量3TB以上、ビジネスは月額90,000円、プレミアムは月額180,000円、エンタープライズは月額300,000円

Evernote

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Evernoteは、アイデアを管理するオンラインメモアプリです。ノート、タスク、スケジュールをまとめて管理でき、テキストのほか、画像、音声、スキャン、PDF、文書ファイルを追加できます。

ノートは利用しているすべての端末で自動的に同期されるので、重要な情報にすぐにアクセス可能。強力な検索機能で、必要な情報を素早く見つけられます。

料金プラン

プラン 同期可能端末数 月間アップロード容量 ノート上限サイズ ユーザー1人あたり料金(年払い)
FREE 2台まで 60MB 25MB 0円
PERSONAL 無制限 10GB 200MB 483円
PROFESSIONAL 無制限 20GB 200MB 708円
EVERNOTE TEAMS 無制限 20GB+1ユーザあたり2GB 200MB 1,100円

Kibela - 株式会社ビットジャーニー

Kibela(キベラ)は、中小企業から大企業まで、誰でも簡単に使用できる持続可能な情報共有サービスです。テレワーク、在宅勤務など場所や時間を問わず、情報を蓄積して活用することでチームの自律化を実現します。

無駄をそぎ落としたシンプル設計で、記事のプレビュー、Markdown、他のツールからのインポート、コピー&ペーストによる表作成などに対応。有料プランのほか、5名までずっと無料のコミュニティープランが用意されています。

料金プラン

プラン ユーザー数 データ容量 料金/1ユーザー
コミュニティープラン 5名まで 1GB/1人あたり 0円
スタンダードプラン 6名〜 5GB/1人あたり 550円
エンタープライズプラン 6名〜 10GB/1人あたり 1,650円(年間契約)

その他の社内Wikiについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

社内Wikiツールおすすめ比較18選!事例と失敗しないための注意点
社内情報を共有するツールとして社内Wikiが注目されています。しかし、Markdownが標準化した社内Wikiでも...
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Trello

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Trelloは、オーストラリアに本社を置くAtlassian(アトラシアン)が運営するチームワークツールです。Trelloボードでリストとカードのブロックを使い、タスクの割り当て、タイムライン、生産性メトリクス、カレンダーなどの機能を利用できます。

Trelloカードでは、タスクのあらゆる作業を管理・追跡してチームメイトと共有可能。カードを開けば、チェックリスト、期限、添付ファイル、会話などをすばやく確認できます。

料金プラン

プラン ユーザーあたり月額、年払い
FREE $0
STANDARD $5USD
PREMIUM $10USD
ENTERPRISE $17.50USD

2. 【一元管理におすすめ】グループウェア

グループウェアは、「情報伝達」と「資料管理」を1つのツールで完結させられるソフトウェアです。その他、ツールによっては社内向け掲示板やワークフローなど多種多様な機能を備えています。

必要としている機能が他にある場合、まとめて課題を解決するチャンスとなるでしょう。

代表的なツールとしては、次の5つがあります。

  • Garoon
  • Google Workspace
  • Microsoft 365
  • サイボウズ Office
  • kintone

中堅・大規模組織向けのグループウェアを探している方は、サイボウズ株式会社が提供している「Garoon」を利用するとよいでしょう。

Google関連のサービスを普段から使用している場合、「Google Workspace」を選ぶと便利です。Microsoft関連のツールを頻繁に使用している方には、「Microsoft 365」が向いています。

また中小企業の方は「サイボウズ Office」、カスタマイズ性が高いツールを探している方には、kintoneがおすすめです。

その他、それぞれ特徴を見ていきましょう。

Garoon - サイボウズ株式会社

Garoon
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Garoon(ガルーン)は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど情報共有に必要な機能がそろっていて、個人・部署・プロジェクト間を縦断しても不自由なく利用できるのが強みです。

部署間のやりとりに便利なスペース(電子会議室)機能や、社内用のメッセージ機能により、社内のコミュニケーションを円滑にします。また、社内ポータルを簡単に作成でき、個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認可能。今まで、別々の画面で確認していたことが一画面ですっきり収まり、社内の情報をすばやく見つけて活用できます。

Google Workspace

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Google Workspace(旧 G Suite)は、Googleが提供する法人向けグループウェアです。Gmail、カレンダー、Google Meet、Chat、Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトなどのコラボレーションツールが含まれています。

Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社

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Microsoft 365は、Officeアプリを使うためのソフトウェアです。WordやExcel、PowerPointはもちろん、Microsoft Teamsといったコラボレーションツールも利用できます。

Microsoft Teamsを活用すれば、Web会議やチャット、資料共有が簡単に行えます。他にも、OneDriveを活用して、電子資料のアップロードや閲覧、共同編集などが可能。時間や場所を問わず効率的に作業ができ、チームの生産性向上につながるでしょう。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン アプリ対応 日本語対応
- - iPhone/Android/ブラウザ

サイボウズOffice

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サイボウズ Officeは、グループウェアの国内シェア率が高いサイボウズが提供する中小企業向けグループウェアです。スケジュール共有、タイムカード、ワークフローなど社内の情報共有を支援する、日本のワークスタイルにマッチした便利な機能を搭載しています。

1ユーザー月額500円、最低5ユーザーから利用可能です。また、30日間無料ですべての機能を試せます。

kintone - サイボウズ株式会社

kintone

kintoneは、グループウェア国内シェアNo.1のサイボウズが手がけるクラウドサービスです。kintoneの最大の特徴は、「コミュニケーションツール」「業務システム」の両機能を兼ね備えていることです。

kintoneは、業務に合わせて、タスク管理や案件管理のためのシステムを「アプリ」として簡単に作成可能です。タスクや案件ごとにコミュニケーションを取れるため、後からやり取りの情報を探し出す時間も削減できます。

また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでやり取りできる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化できます。

3. 【社内資料の管理におすすめ】情報共有ツール

社内資料の管理や資料の共有には、情報管理機能が充実しているサービスを選ぶとよいでしょう。

boxやEvernoteの他には、次のサービスがおすすめです。

  • Biz ストレージ ファイルシェア
  • NotePM
  • Dropbox
  • セキュアSAMBA
  • Fleekdrive
  • Stcok

Bizストレージ ファイルシェア - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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Biz ストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが提供する、法人向けファイル転送・オンラインストレージサービスです。Webブラウザーだけで、2GBの大容量ファイルや機密情報を安心してやり取りできます。

豊富なセキュリティ機能と100%の可用性で、セキュリティと安定性に高い顧客満足度を達成しています。月額16,500円(税込)〜、最大1万人で利用可能です。

NotePM - 株式会社プロジェクト・モード

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  • 社内ナレッジの一元管理が可能
  • タイムラインやお知らせ通知で情報の見逃しを防止
  • リモートからでもほしい情報がすぐに見つかる

NotePM(ノートピーエム)は、情報の蓄積や共有に優れたナレッジ共有ツールです。社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能です。高機能エディタやテンプレート機能で、Web上にドキュメントを簡単に作成できます。

ページ作成・更新に伴う「タイムライン」がホーム画面に表示されるほか、お知らせ通知や閲覧履歴の管理などで、必要な情報の見逃しを防止。また、ファイルの中まで検索できる全文検索を備えており、スマートフォンやタブレットからでも操作できるので、リモートからでもほしい情報をすぐに見つけられます。

情報共有に課題を抱えているのなら、ファイル共有ソフト、オンラインストレージなどの導入も検討しましょう。

Dropbox Business - Dropbox Japan 株式会社

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  • パワフルな拡張機能
  • 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
  • 6億人以上のユーザー実績

DropBox Business(ドロップボックスビジネス)は、全世界で6億人以上が利用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft 365をはじめ数多くのアプリと連携可能で、管理権限も柔軟に設定できます。そのため、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。

※出典:Dropbox「Dropbox」(2022年5月19日閲覧)

セキュアSAMBA - スターティアレイズ株式会社

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セキュアSAMBAは、4,000社以上の導入実績がある中小企業向けのオンラインストレージです。誰でも簡単にファイル共有ができる操作性とサポート体制が特徴です。

有料プランはユーザー数無制限で利用可能で、3ユーザーまでのフリープランも用意されています。

※出典:Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社「セキュアSAMBA」(2022年5月19日閲覧)

セキュアSAMBA公式サイトより 2022年1月14日 参照

Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

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Fleekdrive(フリークドライブ)は、情報資産を社内外問わず有効活用できる、強固なセキュリティを備えた企業向けオンラインストレージサービスです。配信したファイルを誰がいつ受け取ったのかを確認可能です。

主なOfficeファイル(Word、Excel、PowerPoint)やAdobeファイル(PSD、AI、EPS)は、アプリを立ち上げなくてもブラウザから手軽に閲覧できます。動画・音声を含む多様なファイルも再生可能。PDF透かし、PDFセキュリティ、監査といったオプション機能もあります。30日間無料体験を利用できます。

Stock - 株式会社Stock

  • オフラインで使用可能
  • ファイル誤削除防止
  • 社外メンバーとの連携

Stockは、チームの情報ストックとタスク管理が簡単にできるツールです。インターネットに接続されていなくても、ノートやタスク機能をオフラインで使用可能です。社外メンバーやクライアントを、完全無料・人数無制限で何人でも招待できます。

ファイルや画像はダウンロード前に、ブラウザ上でプレビューできます。削除したデータは30日間保存され、誤削除のリスクがありません。


また下記の記事では、情報管理に適したおすすめツールを比較しています。資料の管理や共有に向いているサービスを探している方は、こちらの記事も参考にしてください。

【2022年最新】オンラインストレージ比較おすすめ13選!容量や料金・無料プランの有無
代表的なオンラインストレージやボクシルおすすめサービスの容量や価格、機能を徹底比較。DropboxやOneDriv...
詳細を見る

4. 【情報伝達におすすめ】情報共有ツール

メール代わりに使えるサービスを探している方は、社内SNS(ビジネスチャット)からツールを選ぶとよいでしょう。

無料で使えるサービスには、ChatworkとSlackがあります。その他、有料サービスとしては、下記のサービスがおすすめできます。

  • LINE WORKS
  • WowTalk
  • Microsoft Teams
  • direct
  • Lark
  • Talknote

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめチャットツールをまとめてチェック!
ビジネスチャットの比較表

チャットツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるチャットツールの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

※記載料金は有料プラン(年間契約を含む)を参照しています

LINE WORKS - ワークスモバイルジャパン株式会社

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LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が手掛けるコミュニケーションツールです。定番のコミュニケーションツールであるLINE(ライン)との親和性が高く、既読機能やスタンプ送受信などが使えます。

チャット機能のほかにも、掲示板やアンケートなど業務に役立つさまざまな機能が搭載。使い慣れているインターフェースで操作したい方や、気軽なコミュニケーションが取れる場を増やしたい場合におすすめです。

WowTalk - ワウテック株式会社

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WowTalkは、名刺管理クラウドサービスCAMCARDで知られるキングソフトが、NTTドコモを通じて提供する社内情報共有ツールです。1ユーザー3,300円/年というコストパフォーマンスの良さと、しっかりとしたセキュリティが特長です。

個々でのチャット機能、複数メンバーが参加するタイムラインなど基本的な社内SNS機能を備えているほか、音声通話による情報共有を手助けします。

Microsoft Teams - 日本マイクロソフト株式会社

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Microsoft Teamsは、Microsoft 365に含まれているサービスで、チャット、Web会議、通話、ファイル共有機能を統合したコラボレーションツールです。Microsoft Teamsは、Microsoft 365を導入していれば、追加費用なしで利用できます。

グループチャットからビデオ会議へ即座に切り替えられます。ファイルを共有して、Word、PowerPoint、ExcelなどのOfficeアプリで、共同編集をリアルタイムで行えます。

direct - 株式会社 L is B(エルイズビー)

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directは「ビジネスを10倍加速させる」というコンセプトで制作された、企業向けメッセンジャーです。ユーザーは複数の組織に所属でき、連絡先も複数登録できます。

グループトークでは、既読者・未読者が一目でわかるので、未読者へのフォローを迅速に行えます。写真や動画、位置情報の共有を簡単に行えるうえに、添付ファイルはPCやiOS、Androidなど各端末から確認できます。

日報ボットと呼ばれるロボットプログラムを搭載しており、質問に答えるだけで自動で日報を作成してくれます。申請・承認・CSVファイル出力もすべて自動化できるので、業務効率の向上を実現します。

Lark(ラーク) - Bytedance株式会社

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Larkは、チャットやビデオ会議、ファイル共有などの機能を搭載したグループウェアです。チャットに対しスレッドで返信したり、ピン留めや検索機能などでやり取りを管理できます。

メッセージの既読、未読状況を確認でき、急ぎの用件のときは緊急連絡機能で相手に迅速な対応を促せます。グループチャットにボットを追加でき、リマインダー送信やメッセージ掲載、自動ワークフローなどのサポートをしてくれます。

Talknote - Talknote株式会社

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Talknote(トークノート)は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させる社内情報共有ツールです。

社外の人ともコミュニケーションが簡単に取れて、情報共有を効率化。グループチャットでは関連するメンバーに情報共有でき、蓄積された情報は、組織の知的資産になるでしょう。

タイムライン機能では関連するグループの投稿を時系列で追えるので、会社の動きを可視化できます。その他、既読・未読機能やメンション、スタンプなどもあり、社内コミュニケーションを円滑に行える機能が整っています。

5. 【その他】BOXILおすすめの情報共有ツール

ここまでは、人気の情報共有ツールを紹介してきました。

より専門性が高いツールを探している方は、下記のサービスも検討してみてください。

  • toaster team(マニュアル作成)
  • ディスカバリーズ エンゲージ(社内SNS)
  • monday.com(プロジェクト管理)

toaster team - noco株式会社

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toaster team(トースターチーム)は、社内の「知らない・わからない・できない」を解決し、人と組織を育てるマニュアル&ナレッジ管理アプリです。業務マニュアルや手順書・日報・議事録・企画書・社内報・プレスリリースなど、あらゆるドキュメントをグループごとに作成・管理できます。

ステップごとにテキストを入力していくだけで、料理のレシピ感覚で文書マニュアルが簡単に作成できます。また、スマートフォンと専用アプリで、短尺の縦型動画マニュアルを片手で簡単に作成・編集できます。

ディスカバリーズ エンゲージ - ディスカバリーズ株式会社

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  • 組織横断的に社内の最新ニュースをリアルタイム配信
  • 投稿記事にいいねやコメントなどのリアクション可能
  • オンラインとオフラインの社内イベントを管理可能

ディスカバリーズ エンゲージは、社内の取り組みや成果などを会社と個人が発信できる社員参加型SNSです。社内イベントや研修情報など共有事項を投稿でき、メンバー間の情報格差を防ぎます。

システム上でイベント管理ができ、研修やキックオフミーティングなどに役立ちます。アーカイブ配信も可能で研修やYou Tubeなどの動画を埋め込め、記事にFAQサイトや申請フォームなどへの導線を設置可能です。

monday.com - OrangeOne株式会社

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monday.comは、すべてのワークフローやプロジェクトを、1つのワークスペースで管理できるツールです。データを地図、カレンダー、タイムライン、カンバンなどで表示して、わかりやすく情報供できます。

数百ものビジュアルを備えたカスタマイズ可能なテンプレートを利用して、繰り返しの作業をわずかな時間で自動化します。すでに使用しているツールと統合することで、より多くのワークフローを自動化できます。


その他のツールも検討したい方は、こちらからその他のツールもチェックしてみてください。

5. その他の情報共有ツール

Backlog - 株式会社ヌーラボ

Backlog

BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞 BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞

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Backlogは、タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールです。ガントチャート、Wiki、カンバンボード、バージョン管理システムなど、エンジニアやデザイナーはもちろん、営業やバックオフィスのユーザーまで幅広く使われています。

素材ファイルや議事録などの文章の管理も簡単です。社外メンバー・取引先・代理店担当者と作業やプロジェクトの進捗状況についてコメントを送りあえます。

Confluence

Confluence

BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞 BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞

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Confluence(コンフルエンス)は、オーストラリアに本社を置くAtlassian(アトラシアン)が提供するワークスペースです。ドキュメント、決定事項、プロジェクトのコラボレーションなど、チームが知識を集めて共同作業できるためリモートワークでも使いやすいツールです。既存のツールとの統合や、3,000以上のMarketplaceアプリで柔軟なカスタマイズが可能です。

Linkit - 株式会社ACCESS

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Linkit(リンクイット)は、面倒な管理や難しい設定が不要なシンプルで使いやすい社内情報共有ツールです。

設定は社員の名前とメールアドレスを登録するだけ。操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。高度な暗号化通信を利用しているため情報漏えいの心配もありません。無駄な機能を省き、業界最安クラスの料金を実現したビジネスチャットです。

THANKS GIFT - 株式会社Take Action

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  • 理念を自然に浸透させる
  • メッセージ機能で「感謝の見える化」
  • オリジナルコインで従業員をモチベート

THANKS GIFT(サンクスギフト)は、社内コミュニケーションの活性化と従業員のモチベートに特化したSNSツールです。アプリ対応もしており、従業員が互いを評価し合うための「メッセージ機能」で、感謝の気持ちを簡単に伝えられます。

またメッセージカードには、企業理念や行動指針に沿った「オリジナルコイン」を添えて贈ることも可能です。コインの枚数という具体的な数値で従業員をモチベートしながら、社内に互いを認め合う文化の浸透が目指せます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン アプリ対応 日本語対応
- - - iPhone/Android/ブラウザ

InCircle - AI CROSS株式会社

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InCircleはセキュリティが強固な法人向けビジネスチャットです。そのためコミュニケーションの促進だけでなく、ランサムウェアやメール誤送信対策にも有効です。

1対1のトークやグループチャットなどの基本機能を搭載しているだけでなく、特定ファイルの送信を禁止するといった添付に関する機能も充実しています。他サービスと一線を画する機能に、オフラインの相手へもメッセージを送信できる点が挙げられます。その結果、リアルタイムで情報共有可能となり意思決定のスピードが飛躍的に向上します。

AIチャットボットを搭載しているため、業務の自動化も実現できます。UIは効率良く業務を行えるように設計されているので、誰でも簡単に使いこなせるサービスです。

Tocaro - 伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

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tocaroは対話・共有・検索の3本柱でチームでの成果を出すことを実現する社内情報共有ツールです。
高画質で遅延のないビデオ会議機能やToDo管理機能、つながりや関係性を自動で整理・可視化してくれる機能など、直感的かつ柔軟にリアルタイムのコミュニケーションを実現します。
文書や動画、画像などデータ形式を問わず共有でき、アップロードしたファイルはページ遷移なしでプレビューできるので、情報共有もリアルタイムに行えます。

また、グループやデータ形式の垣根を超えた圧倒的な検索力で重要な情報をすぐに探し出せます。ダッシュボードであらゆる利用状況を一元管理でき、悪質なアクセスを未然に防ぐことに役立ちます。

ZONE - 株式会社ハロネット

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ZONEは、LINEのような手軽さで使える社内コミュニケーションツールです。チャット方式で件名や定型文が不要なため、速いレスポンスが可能となります。

個人・グループ・全体の3つのトーク形式を利用でき、さまざまなシーンや用途に合わせて活用できます。打ち合わせや会議の書類を添付ファイルとしてサーバー上に保存できるので、いつでも自由に取り出せます。

グループに途中から参加した場合でも過去のトーク履歴がすべて確認できるため、会議録としても活用できます。また専用サーバーでシステムを構築しているので、セキュリティ対策も万全です。

エアリーダイバーシティクラウド - EDGE株式会社

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airyは、従業員満足度の最大化を目的とした社内SNSツールです。Chatworkなどのビジネスチャットと違い、業務の効率化ではなく、オフ(飲み会、週末イベントなど)のコミュニケーションやeラーニングなどの機能を充実させていることが特徴です。

社内SNSとして10年以上サービスを提供しており、蓄積された業界随一のノウハウが強みです。人材が成長する仕組みを提供しています。また、部署内の対話やコミュニティの作成、アンケート機能のヒアリングなどで、従業員の意見を吸い上げることにより、従業員満足度を向上させ、優秀な社員を定着させます。

初めて社内SNSを導入する方、以前導入に失敗した方には過去の膨大なノウハウから提供されるコンサルティングプランもよいのではないでしょうか。

Beat Shuffle

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Beat Shuffleは、SNS機能を中核とした最先端のソーシャルテクノロジーが詰まったシステムです。部署を超えた協業や知識の共有、社内コミュニケーションまであらゆるシーンで活用できます。

リアルタイムにやり取りできるつぶやき機能や、プロジェクトの議論に最適なコミュニティ機能、アドレスを知らない相手にも送れるメッセージ機能などさまざまな機能を搭載しているので、コミュニケーションの活性化に役立ちます。

その他にも、スケジュール機能やQ&A機能、アンケート機能など社内のナレッジ共有や意見の収集に活用できる機能も搭載しています。また、使い勝手を追求したシステムなので、誰もが直感的に利用できます。

Goodjob! - 株式会社EVERRISE

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Goodjob! は、チーム内で「グッジョブ」や「いいね」といったポジティブな気持ちをポイントとして送り合えるコミュニケーションツールです。Slack やChatwork などの外部ツールと連携することで、使い慣れた環境でGoodjob!を利用できます。

また、ユーザー全員が利用できるタイムラインのほかに、部署やチーム単位で投稿できるチャンネル機能があるため、大規模なコミュニティでも投稿が雑多になるのを防ぎます。ポイントと交換できる社内通貨の変換率や景品を管理者が自由に設定できる点も魅力の一つです。

SMART Message

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SMART Messageは、独自の管理設定機能を備えた高セキュリティのビジネスチャットツールです。誰でも簡単に利用できる直観的でシンプルなUIが特徴です。

テキストやファイルのやり取りに特化しており、使い慣れたSNSに似たデザインなので簡単に導入できます。また、過去の会話ややり取りを会話日付や名前、ファイル名などで素早く検索できます。

セキュリティ制限管理は端末単位で設定ができます。部署単位だけでなく、社員一人ひとりの利用台数まで設定できるところが特徴です。

Workplace from Meta

Workplace from Meta

BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 人事・給与部門受賞 BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 人事・給与部門受賞

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Workplace from Metaは、ビジネスでより多くの成果を生み出すためのワークプレイスを提供する、コラボレーションプラットフォームです。

有料利用者数は700万人を突破しており、音声・ビデオ・チャットでのコミュニケーション機能のほか、容量無制限のファイル共有が可能、ビジネスをスムーズに進めます。有料プランでは、セキュリティ面を強化するだけでなく、Microsoft 365やDropboxをはじめとしたクラウドサービスと連携可能です。

※出典:Meta「Workplaceの有料利用者数が700万人を突破」(2022年5月19日閲覧)

Yammer

Yammer

BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞 BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞

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社内SNSの先駆けとして、注目を集めたyammer。2012年にMicrosoftに買収され、現在はMicrosoft 365のサービスの1つとして多くの企業に導入されています。ほかのOffice製品と統合することで便利に活用できるため、Microsoft 365を頻繁に使う方にはおすすめです。

機能・デザインはFacebookに近く、タイムラインにて社内のメンバーとディスカッション・情報共有を気軽に行えます。

gamba! - 株式会社gamba

gamba!

BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞 BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞

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15,000社以上が導入する日報共有サービスgamba!。"日報"に特化していることが最大の特徴です。社内SNSではどうしても1つの情報が流れていってしまいやすいですが、gamba!なら日報の確認・共有の漏れもありません。

スマートフォンからも手軽に日報が作成できるため、日報を書くことのハードルも最小限。他のビジネスチャットツールとあせて使っても効果的です!

※出典:gamba「gamba!」(2022年5月19日閲覧)

Qiita Team

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IT系の企業、特にエンジニアのメンバーが中心のチームでは非常に人気の社内情報共有ツールQiita Team。プログラマーのための情報共有ツールQiitaを運営しているIncrementsが運営しているドキュメント共有サービスで、開発のTipsやデザイン案、日々の日報などあらゆるドキュメントを共有できる場として活用されています。

Markdown記法に対応し、テンプレートを登録できるため、ドキュメントの作成が非常にスムーズにできる点、ドキュメントの共有・検索がシンプルでわかりやすい点が特長。

SlackChatworkなどと連携できるので、使い分けもしやすいでしょう。たとえば、日々のコミュニケーションはビジネスチャットサービスを利用し、何度も見返すドキュメントなど蓄積しておきたいものはQiita Teamを利用するとルール化することで、社内のコミュニケーションやナレッジ共有をよりスムーズにできます。

社内報アプリ - ウィズワークス株式会社

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  • 従業員に必要な情報を集約
  • Webとアプリを一括更新
  • 高機能なのに低コスト

社内報アプリは、“現場に届く、「伝えたい」が叶う。”を実現する社内報コンテンツ運用システムです。社内報専門会社として20余年の実績を誇るウィズワークスが400社以上から最新のニーズをすくい取り、ノウハウを注ぎ込んで開発しました。

日々の更新記事や配信動画はもちろんのこと、従業員に必要なあらゆる情報を「社内報アプリ」に集約できます。Webの知識がなくてもブログ・SNS感覚で簡単に運用でき、1回の更新でWebもアプリ(iOS・Android)も同時に更新。高機能なのに自社で開発するよりも低コストで導入可能です。

※出典:ウィズワークス「社内報アプリ」(2022年5月19日閲覧)

Typetalk - 株式会社ヌーラボ

Typetalk
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  • 10ユーザーまで無料のフリープラン
  • デスクトップアプリとモバイルアプリを利用可能
  • 添付ファイル名も検索可能

Typetalkは、チームのディスカッションを活発化させるビジネスチャットツールです。デスクトップアプリとモバイルアプリ(iOS, Android)を利用可能。10ユーザーまで無料のフリープラン、5ユーザーからのスタンダードプランは、1,078円/月〜とお手頃です。

「トピック」と呼ばれる部屋ごとに会話を分類、グルーピングや#(ハッシュタグ)を使ったまとめなど、情報を整理できる機能も豊富です。検索機能ですべてのトピックをキーワード・発言者・日付から検索でき、添付ファイル名も検索対象になります。

Chatter

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BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞 BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞

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Chatter(チャター)は、Salesforceが提供する企業向けSNS・ビジネスチャットツールです。Salesforceのユーザーは、追加料金なしで利用できます。

Chatterは、情報共有と社内コラボレーションのためにモバイルファーストで設計されており、インサイトの共有、アイデアの提案、チームの連携、フィードバックの提供などに利用できます。時間や場所にとらわれずに必要なデータにアクセスして、リモートワークでもスムーズな共同作業を可能にします。

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  • 完全無料のオープンソース
  • Markdown対応
  • ファイル内容検索

Knowledgeは、完全無料のオープンソース(OSS)の情報共有サービスです。Markdown記法に対応しており、添付ファイルの中身までも検索可能です。メール・デスクトップ・Slackなどに通知して情報の見逃しを防ぎます。

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flouu(フロー)は、社内の情報・文書を集約して、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースです。リアルタイムで同時編集、共有可能なドキュメントの作成機能や、ドキュメント単位のリアルタイムチャット機能、Slack、Chatworkとの連携機能があります。

閲覧者や閲覧回数を確認でき、確認してほしい相手に閲覧をリクエストする機能もあるため、効率的なナレッジ共有に役立ちます。

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Scrapboxは、チームでリアルタイムに情報を共有できる共有ノートサービスです。タグとリンクによる自動整理機能により、大量の情報でも簡単に扱えます。

Scrapboxでは、単語を[カッコ]で囲むだけでページがリンク化され、自動でつながり合います。数千ページという量になってもフォルダの構成に悩むことなしに、簡単に検索できる状態を保ちます。

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mimemoは、誰でも簡単に使えるMarkdown対応のテキスト共有サイトです。mimemoグループを活用すれば、複数のメンバーでのメモの共有をスムーズに行えます。Slackへの投稿設定もできるので、更新を見逃す心配もありません。

無料プランがあるので、使い勝手を試してみるとよいでしょう。

そのほかの社内SNSについてはこちらの記事で紹介しています。合わせてご参照ください。

社内SNSおすすめ比較36選!メリット・事例・失敗しないツール導入【無料あり】
社内SNSは、社内外のコミュニケーションや情報交換を効率化するツールです。メールに比べて手間なく連絡できるため、生...
詳細を見る

TimeBiz

TimeBiz
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TimeBizは、勤怠管理システムに特化したグループウェアです。社外での打刻をサポートする「GPS打刻機能」、通勤に利用しているICカードで打刻できる「ICカード打刻」を装備しています。

勤怠管理以外に、予定表、メッセージ、ワークフロー、ファイル共有など、社内の情報共有のための豊富な機能が用意されています。60日間無料試用版は、5分で簡単に導入できます。

DocBase - 株式会社クレイ

DocBase

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  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集が可能
  • グループ機能で柔軟な共有実現

DocBaseは、社内・社外を問わずさまざまなグループを作成して情報共有できる、Markdown編集に対応したWikiツールです。

企業内だけでなく、プロジェクトに携わる外部メンバーも含めたグループが作成可能なため、グループ単位、ドキュメント単位での権限設定が可能など、セキュリティにも気を配った設計がされています。

Qast - any株式会社

Qast
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Qastは、4,000社以上の導入実績を持つ、社内Wikiと知恵袋の機能を備えたナレッジ経営クラウドです。使い勝手に優れたシンプルな構造で、初めてナレッジ共有ツールを導入するユーザーでも、迷わずに使いこなせます。階層式のフォルダ構造とタグによって、簡単に投稿を分類・整理できます。

投稿ごとに既読人数と既読者がわかるため、情報共有の認識の違いを解消することにつながります。投稿の公開範囲設定、通知機能(メール、Chatwork、Slack、Microsoft Teams)、精度の高いキーワード検索、Markdown対応など、情報共有に必要な機能が揃っています。

※出典:any「Qast」(2022年5月19日閲覧)

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esa.io(エサ)は、「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。Markdownと豊富な入力補助、編集しながら確認できるリアルタイムプレビュー、タイトル編集だけで整理ができるカテゴリー、記事の外部公開とスライドショーなど、情報共有を効率化できる機能が揃っています。

2か月無料のフリートライアルが利用できます。サービスの利用には、Googleアカウントでのログインが必要になります。

Redmine

Redmine

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Redmine(レッドマイン)は、オープンソース(OSS)のプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアです。プロジェクトやタスクの進捗状況をチームで共有し、プロジェクトのスムーズな運営を支援します。

やるべき作業を管理する「チケット」を、ガントチャート、カレンダー、ロードマップなどで表示できます。共同でメモを作成できる「Wiki」、SubversionやGitなどと連携できる「リポジトリ」、メンバーへのお知らせを掲載する「ニュース」などの豊富な情報共有機能があります。

情報共有ツールを導入するメリット

社内情報共有ツールを導入するメリットは次のとおりです。

  • 業務効率化
  • 情報整理による検索性の向上
  • ノウハウ蓄積による属人化防止

社内の情報共有がきちんと行われていないと、認識の相違が発生したり、情報が流れてしまったりして大きなミスにつながりかねません。

また、ある業務を特定の人のみで担当し、情報共有がされていない状態が続くと、属人化が起きてしまいます。情報共有は単純な業務連絡だけでなく、知識やノウハウを組織全体に公開し属人化を防ぐことで業務効率の向上を期待できるため、重要とされています。

さらに社員同士の円滑なコミュニケーションを促進できるのも、情報共有の必要性を感じさせる点といえるでしょう。

そのような課題を解決できる情報共有ツールのメリットを詳しく紹介します。

業務効率化

情報共有ツールでは、絵文字・スタンプ機能があるうえに、会話と同じ感覚で気軽に情報伝達ができることから、1回のやりとりに多くの時間を必要としません。

宛先や「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といったメールにあった定型文記入の手間はもう不要です。

情報共有ツールを用いることでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化が期待できます。

情報整理による検索性の向上

口頭や会議での情報共有は、発言の内容を記録として残せず、当然ながら検索して探し出せません。一方情報共有ツールでは、個々の発言をログとして残せて、情報やナレッジが蓄積されていくことにより、検索性が向上するメリットがあります。

埋もれてしまいがちな有益な情報を蓄積し、整理された状態にすることですぐに情報に辿りつけます。情報はクラウド上で管理され、外出先でも必要な情報にアクセスが可能です。

ノウハウ蓄積による属人化防止

「特定の人物が不在になると、業務が進まない」といった状況は、業務が属人化している可能性があります。業務の進行が中断されたり、ミスの気付きが遅れたりと、大きなリスクにつながることから、属人化は問題として取り上げられるようになりました。

情報共有は単純な報告や資料が蓄積されていくだけではなく、知識やノウハウ蓄積され、組織全体で属人化を防げます


次の記事では、情報共有のメリットについてさらに解説しています。

情報共有のメリットとは | 質向上・促進へ向けて準備しておきたい3つのポイント
社内での情報共有を図り、コミュニケーションを活性化することによって得られるメリットは数多くあります。ボクシルではメ...
詳細を見る

情報共有ツールのデメリットと注意点

社内情報共有ツールの導入で起こりうるデメリットは次のとおりです。

  • 対面コミュニケーションの減少
  • 情報過多で必要な情報が埋もれる可能性
  • 従業員のリテラシーや業務環境に合わない

情報共有ツールを導入することでメリットはありますが、一方でデメリットもあります。まず前提として導入がスムーズに行われなければその後の運用はうまくいかない可能性があります。

デメリットを理解し、導入と運用方法を事前に検討するようにしましょう。

対面コミュニケーションの減少

コミュニケーションが情報共有ツール上で完結できてしまうことから直接会ってコミュニケーションを取る機会が減ってしまうといったデメリットも発生します。

ツールに頼りすぎて対面でのコミュニケーションがなくなってしまわないよう、定期的に会話をするための機会を設けることが重要です。

情報過多で必要な情報が埋もれてしまう

情報共有ツール内では気軽に会話感覚でやり取りができることから、複数人がさまざまな情報を書き込み、スピードは速いです。

情報は自然と膨大になってくるため、自身に必要な情報が埋もれてしまったり、非効率になってしまったりする可能性があります。

そのため、流れてほしくない重要な情報は、内容を差別化して残しておけるようなツールを用意しましょう。また、部署によってツールを複数用いると情報共有に混乱をきたす可能性があるため、注意が必要です。

情報がストックしておける社内Wikiについては、次の記事で紹介しています。

社内Wikiツールおすすめ比較18選!事例と失敗しないための注意点
社内情報を共有するツールとして社内Wikiが注目されています。しかし、Markdownが標準化した社内Wikiでも...
詳細を見る

従業員のリテラシーや業務環境に合わない

従業員のリテラシーによっては、情報共有ツールを上手に使いこなせず、コミュニケーションが活性化しなかったり、業務の環境と合わず導入が失敗したりしてしまう可能性があります。

また、情報共有を使ううえで欠かせない機能である通知が、業務の集中力の妨げになることもあります。

情報共有ツールを導入する目的に合わせて必要な機能や使いやすさを検討し、ツールの選択を行うことが大切です。ツールの設定方法はさまざまあるので、各自が使いやすいよう、環境を整えましょう。

社内情報共有ツールは、目的で比較する

情報共有ツールには、「連絡を効率化できるツール」と「資料の管理や共有を効率化できるツール」があります。

解決したい課題によって選ぶべきツールが異なるため、ツールを選ぶ際は、目的をしっかりと検討するようにしましょう。

また情報共有ツールには、無料で使えるツールもあります。しかし会社で使う場合、セキュリティを考えると有料でもしっかりとしたサービスを利用する方がよいでしょう。

オンラインストレージや社内SNS、グループウェアを探している方は、下記の記事も参考にしてみてください。

【2022年最新】オンラインストレージ比較おすすめ13選!容量や料金・無料プランの有無
代表的なオンラインストレージやボクシルおすすめサービスの容量や価格、機能を徹底比較。DropboxやOneDriv...
詳細を見る
社内SNSおすすめ比較36選!メリット・事例・失敗しないツール導入【無料あり】
社内SNSは、社内外のコミュニケーションや情報交換を効率化するツールです。メールに比べて手間なく連絡できるため、生...
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【2022年】グループウェア比較21選 - 機能や料金 | 選び方
グループウェアのおすすめサービスを海外製、日本製、無料の3種類に分けて比較。導入するツールで悩んでいる方向けに、選...
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