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2017-05-20

【チャットワーク 導入事例インタビュー】社外連絡の非効率をビジネスチャットで解決!

導入事例情報
インタビュー先
エッセンス株式会社
業種
コンサルティング・専門サービス
利用規模
11〜30人
導入サービス名
ChatWork(チャットワーク)
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チャットワーク導入事例インタビュー

社外の方とのコミュニケーションツールに皆さんは何を使っていますか?
まだメールを利用している方も多いのではないでしょうか。

メールは日本のビジネスコミュニケーションにまだまだ欠かせないものです。しかしメールの場合、「毎日大量のメールを受信するため処理に時間がかる」「ビジネス上必要とされている定型的な文章が多い」などコミュニケーションを円滑に行うには、「コミュニケーションロス」を感じている方も多いのではないでしょうか。

今回はビジネスチャットツール、チャットワークを利用して、社外コミュニケーションの非効率を解決した事例をご紹介します!

ChatWork(チャットワーク)とは



ChatWork(チャットワーク)は機能がとにかく豊富なビジネスチャットツール。
ダイレクトチャットや、グループチャットはもちろん、ビデオ通話機能、画面共有機能、ファイル管理、タスク機能など、コミュニケーションをする上で、必要な機能が揃っています。また、利用社数が多いので社外の方とも利用を開始しやすく導入企業は135,000社(※)を超えています。
※2017年4月末:チャットワークHPより

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インタビュー企業紹介:エッセンス株式会社


・業種
人材紹介(プロ人材紹介サービス)
・設立年度
2009年4月
・従業員規模
15名(2017年5月現在)
・事業内容
中小・ベンチャー企業が抱える、経営や、事業の課題を、社外のプロフェッショナル人材を紹介し、解決に導く「プロパートナーサービス」を提供。紹介できるプロパートナーは外資・大手企業の幹部役員OBや現役ベンチャー経営者など、800人以上が在籍している。課題解決の領域は幅広く、営業組織の構築から新規事業の立ち上げ、ITシステムの構築、人事制度設計等まで対応している。

社外連絡の非効率をチャットワークで解決!

メールとプライベートチャットでのコミュニケーションに限界

チャットワーク導入前の課題
①メールのコミュニケーションロス
②プライベートチャットツールの限界

ーーーチャットワーク導入前、社外のコミュニケーションはどのように行っていましたか?
メールと、facebookメッセンジャーで行っていました。弊社の場合、事業特性上でもあるのですが、プロジェクト単位で継続的に、社外のコミュニケーションが多くメールとチャットのやりとりだとコミュニケーションロスが多いことが課題でした。

ーーーメールのコミュニケーションで不便だと感じていたことは何ですか?

  • コミュニケーションのスピードが遅い
  • スレッドで内容を追いにくいため検索をかける手間が多い

この2点です。
コミュニケーション速度については、メールの場合、定型的な文章が多いということもありコミュニケーションをテンポ良く進めることが難しいと感じていました。また、後から情報を確認しようと思っても、件名が変わってしまうとスレッドで内容を追うことができないので、検索をしながら前の話を追ったりどのメールに添付ファイルがあったか確認しながら進める必要があったのが手間だなと感じていました。

ーーーなるほど。そこで並行してfacebookメッセンジャーを利用を始められたんですね!
そうですね。やはり、チャットですとコミュニケーションのテンポが早く、定型的な文面も必要ないので、コミュニケーション速度は断然に上がりました。
しかし、やはりfacebookメッセンジャーはプライベートなツールであることもあり課題が見えてきました。facebookメッセンジャーを利用して感じた課題は大きく分けて4つです。

  • 機密情報などの取り扱う場合はメールに頼らざるを得ない。
  • 相手によっては仕事でfacebookメッセンジャーを利用することに抵抗がある方もいる
  • コミュニケーションスピードは断然に上がったが、情報がどんどん流れていってしまうために後から確認するが大変
  • 複数人のグループの場合、誰宛のメッセージなのかがわかりにくい。

プライベートとしてのツールという用途が多いメッセンジャーではこれを解決できませんでした。

コミュニケーションツールの統一で効率化!

チャットワーク導入後の解決できたこと
①プロジェクトごとの文書管理→チャットルームごとの概要のテキストで解決!
②打ち合わせの度に訪問→ビデオ通話で解決!
③メールで都度議事録送付→チャットで議事録管理で解決!
④情報共有の漏れ→グループでコミュニケーションを行う為情報共有がより確実に!

ーーー導入後、解決できたことを教えてください。
まず、文書管理ですね。プロジェクトごとの文書管理は、チャットルームの概要テキストで解決しました。

今まではプロジェクトに必要な書類はメールで都度添付し送付していました。チャットワークでは、毎回使うような資料は概要テキストにURLを記載したり、ピン留めをすることでいつでも簡単に開くことができ、都度検索して探すことがなくなりました。

ビデオ通話機能も非常に便利だなと感じています。チャットルームごとに簡単にビデオ通話を行うことができるので、直接行うMTGを減らすことができました。
また会議中のアイディア出しなどにチャットワークを活用しています。会議をしながら、記録を残せるのが便利ですね。ホワイトボードに都度書いていたのがチャットに置き換わったイメージです。会議が終わると、議事録もチャットで送ります。ピン留め機能で、いつでも簡単に過去の議事録を確認することができるのが便利だなと思っています。

また、弊社の事業特性上、断続的にコミュニケーションが必要なことが多いので、プロジェクトを進める上での親和性は抜群だと思っています。メールの場合、CCに追加してもらわないと情報を共有してもらうことができなかったのですが、チャットの場合一つのルームの中でコミュニケーションが行われるので
CCに入れ忘れられて情報共有がされないということがなくなりました。

ーーー本当に使いこなされていますね!導入する上で社外で利用に抵抗がある方はいらっしゃらなかったんですか?
基本的に、すでに利用している方とのコミュニケーションがほとんどなので不便さはあまり感じていません。今はプロジェクト単位で利用できるところから活用していますが、社外でも利用している方は多いので抵抗は少ないですね。

社外コミュニケーションが多い企業ほどチャットワークが便利!

ーーー今後チャットワークの利用を検討している方にメッセージをお願いします。
社外との断続的なコミュニケーションが、多い企業ほどチャットワークで業務効率化が図れると思います!チャットワークの場合、無料でも利用を開始できるので、まずは個人の無料アカウントで試しに利用をしてもいいと思います。私も無料アカウントで利用した後、便利だったので有料アカウントを作成しました。

ーーースモールスタートできるのもクラウドサービスのメリットですよね!
そうですね!今はプロジェクト単位で利用しているので全社員での利用はしていないのですが、タイミングを見て全社での利用も検討したいと思っています。

インタビュー後記

チャットでのコミュニケーションに特化し、様々な機能を持っているチャットワーク。社内のコミュニケーションだけでなく社外のコミュニケーションでも、活用することでコミュニケーションの効率化が図れますね。ビジネスもチャットでスピードアップする時代。皆様も、ビジネスチャットでビジネスを加速してみてはいかがでしょうか?

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