社内SNSの機能を詳しく解説！導入メリット・おすすめツール比較
社内SNSの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。
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社内SNSの機能一覧
社内SNSの機能は大きく次のように分けられます。
- コミュニケーションを促す機能
- 情報共有を促進する機能
- 業務を効率化する機能
- その他の機能
コミュニケーションを促す機能
社内SNSには、積極的なコミュニケーションのきっかけとなる機能や気軽にリアクションできる機能などが多く備わっています。
タイムライン
企業内の従業員同士がリアルタイムで情報を共有し、コミュニケーションを図れる機能です。従業員の日常的な業務状況や雑談などをタイムラインに投稿することで、遠隔地のメンバーとも連携が取れます。
グループ
プロジェクトチームごとや部署ごとにグループを作成し、そのグループ内で情報共有やコミュニケーションを行えます。関係者以外が閲覧できないので、機密情報の共有にも使えます。
スタンプ
シンプルな絵文字のスタンプを活用して、気軽にコミュニケーションを取れます。伝えたい気持ちを画像で表せるのでわかりやすく、親しみやすいコミュニケーションが可能です。
メンション
投稿の中で特定の人をメンションすることで、その人に通知が届き確実に目を通してもらえます。重要な連絡事項を伝える際などに有効な機能です。
タグ
キーワードをタグ付けすることで、関心のあるトピックを素早く見つけられます。タグを活用してコミュニティを形成したり、気になる情報を追跡したりできます。
アンケート
簡単なアンケート機能を使って、社内の意見を募ったり、投票を行ったりできる機能です。課題解決の意思決定プロセスにも活用できます。
掲示板
部署ごとや案件ごとに掲示板を設置し、そこに自由に書き込みできます。従来の電子掲示板の概念をSNSに置き換え、社内のコミュニケーション促進を図ります。
情報共有を促進する機能
社内SNSでは、情報やナレッジの共有や蓄積ができる機能があり、属人化を防ぎ、知見や情報の偏りを防ぎます。
ファイル共有
従業員同士で簡単にファイルをやり取りできます。社内SNS上で直接共有が可能なため、効率的な情報交換が行えます。
ナレッジ共有
社内のノウハウや技術情報を蓄積し、従業員全体で共有できます。過去の実例を参照したり、専門知識を学習したりでき、組織の力を最大化できます。
社内Wiki・Q&A
ナレッジ共有の一環として、社内の知識をWikiとしてまとめたり、Q&Aサイトとして従業員同士で質問を投げかけ合ったりできる機能です。
業務を効率化する機能
社内SNSの機能のなかには、連絡手段のほかに業務効率化や業務管理を行える機能も備わっています。
タスク管理
業務のタスクを社内SNS上で管理できます。期限の設定や進捗状況の共有、メンバー間のやり取りを行え、効率的なタスク運用が可能です。
ワークフロー
業務の申請や承認フローを社内SNS上で完結できます。ワークフロー機能を使えば、ペーパーレスかつスピーディな業務実施が実現します。
カレンダー
スケジュール管理ができるカレンダー機能を搭載しています。自身や部署、プロジェクトのスケジュールを統合して確認でき、生産性の向上が望めます。
ブックマーク
重要な情報や気になる投稿をブックマークできます。後から簡単にアクセスできるので、情報の活用しやすさが向上します。
通知
タスクの期限や、新規投稿、メンション、重要なアップデートなどを通知してくれる機能です。漏れなく情報を把握できるので、素早い対応が可能になります。
検索
キーワードで社内SNS内の情報を検索できます。求める情報を手軽に見つけられるので、時間を効率化できます。ハッシュタグ検索も使えます。
分析・レポート
社内SNSの利用状況を各種データでリアルタイムに分析できます。誰が、どのコンテンツにアクセスしているか、人気の投稿は何かなど、詳細が把握できます。
その他の機能
社内SNSには他にも便利な機能が備わっているものもあります。主に次のような機能があります。
セキュリティ系の機能
社外への情報漏えいを防ぐ、第三者によるなりすまし対策など、さまざまなセキュリティ対策が組み込まれています。社内だけの重要なやりとりやデータも安心して共有できます。
プロフィール
従業員それぞれのプロフィールを登録し、社内SNS上に表示できます。所属部署、役職、スキルなどを一目で確認でき、社内コミュニケーションが円滑化します。
サンクスカード
他の従業員に対して感謝の気持ちを伝える機能です。日ごろの働きや取り組みに感謝を示すことで、従業員のモチベーション向上が期待できます。
社内SNSの導入メリット
社内SNSは、社内においてあらゆる効果が期待できます。主なメリットとしては次のようなことが挙げられます。
- コミュニケーションの活性化
- ナレッジの活用・ノウハウの共有
- 業務効率化
コミュニケーションの活性化
社内SNSは、コミュニケーションの活性化に大きく貢献します。従来のメールや電話よりも、リアルタイムに近い情報交換が可能になり、スピーディーな意思決定や問題解決に役立ちます。
チャット機能やグループ機能を利用することで、部署や役職を超えたコミュニケーションが容易になります。また、情報共有やナレッジの蓄積にもつながり、組織全体の活性化にも寄与します。
さらに、社内SNSによって上司と部下のコミュニケーションが円滑になることで、風通しの良い職場環境を作る効果も期待できます。
ナレッジの活用・ノウハウの共有
社内にはさまざまな知識や経験を持った人がいますが、それらを個々で持った状態では属人化や知見の偏りが解消されません。
社内SNSを活用することで、個人の経験やノウハウを社内SNS上で共有することで、他の社員がそのノウハウを参考に業務を進められます。
さらに、社員同士が質問や相談し合うことで、スピーディーな問題解決へ導けることもメリットです。
業務効率化
社内SNSは、情報共有のプラットフォームとしての機能も備えているため、プロジェクトの進捗状況や顧客フィードバックなどをスムーズに共有でき、業務効率の向上が期待できます。
タスク管理機能があるツールもあり、タスクの割り当てや進捗の更新、期限の管理なども可能です。プロジェクトの管理が容易になり、チーム全体の効率向上を目指せます。
社内SNSの選び方
社内SNSを選ぶ際には、次のことに気をつけて選ぶとスムーズです。
必要な機能が備わっているか
社内SNSを選ぶ際は、自社のニーズに合った機能が備わっているかどうかを確認する必要があります。
たとえば、チャット機能、グループ機能、ファイル共有機能のほかに、スケジュール管理機能や利用状況の分析機能など、導入目的や解決したい課題に合わせて必要な機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。
セキュリティ対策は十分か
社社内SNSを導入する際には、情報漏えいを回避できる十分なセキュリティ対策を講じることが重要です。具体的には、アクセス制限やデータ暗号化、ログ管理、定期的なセキュリティ診断などが必要です。
さまざまな情報を扱う社内SNSでは、これらの対策を講じているかを確認することが重要です。
操作性に優れているか
社内SNSは、すべての社員が使いやすいように、操作性に優れていることが求められます。直感的に操作できる仕様であるかをあらかじめ確認することが大切です。
操作性に優れた社内SNSは、社員の利用率向上につながり、コミュニケーションの活性化や業務効率化に貢献します。
他ツールと連携できるか
社内SNSツールを選ぶ際には、他ツールとの連携機能にも注目しましょう。他ツールと連携することで、情報共有の効率化や業務効率化、利便性の向上につながります。
たとえば、社内SNSで共有された顧客情報やプロジェクト情報などを、CRMシステムやプロジェクト管理システムと連携することで、各システム間での情報を一元管理できます。また、社内SNSで共有されたタスク情報を、タスク管理ツールと連携することで、タスクの管理を効率化も可能です。
さらに、社内SNSと勤怠管理システムを連携することで、勤怠情報を社内SNS上で確認でき、利便性の向上にもつながります。
必要に合わせて、連携できるツールを確認しておきましょう。
おすすめの社内SNSツール比較
社内SNSは、社内のコミュニケーション活性化や情報共有に効果的なツールです。しかし、数多くのツールが存在するため、どれを選択すればよいか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
次の記事では、おすすめの社内SNSツールを比較し、それぞれの機能や特徴を紹介しています。ぜひ参考にしてください。
自社に合う社内SNSを導入して業務効率化やコミュニケーション向上を図ろう
社内SNSは、従業員同士のコミュニケーションを促進や、ナレッジの共有、業務効率化に役立つツールです。
社内SNSを選ぶ際には、必要な機能が備わっているか、セキュリティ対策は十分か、操作性に優れているか、他ツールと連携できるかなどを考慮する必要があります。
さまざまな社内SNSツールを比較検討し、自社のニーズに合ったものを選んでください。
