無料で使えるおすすめのナレッジマネジメントツール5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

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ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、社内で有用な情報やノウハウを共有・整理・活用するシステムです。 従業員がもつ暗黙知や業務で得た知見を、組織全体で共有することを目的としています。

Wikiやデータベース、チャットやヘルプデスクのような機能がついており、情報収集や検索、コミュニケーションや問い合わせ対応などの業務を効率化する機能があります。

多くのツールでは、ドキュメントの作成や編集にマークダウン記法を使用でき、情報の構造化や視覚化を容易に行えるのが特徴です。

ナレッジマネジメントツールを導入する目的

まずは、ナレッジマネジメントツールを導入する目的から説明します。

情報の一元管理

ナレッジマネジメントツールを導入する主な目的は、組織内の情報を一元的に管理することです。従業員が個別に管理していた情報を一箇所に集約することで、情報の散逸を防ぎ、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。

情報共有の促進

ナレッジマネジメントツールを活用することで、従業員間の情報共有が促進されます。他の従業員がもつ知識や経験を容易に参照できるようになるため、問題解決の効率化や業務の効率化につなげるのが目的です。

知識の継承

従業員の退職や異動によって、個人の知識が組織から失われてしまうことがあります。ナレッジマネジメントツールを使って知識を蓄積することで、知識の継承がスムーズに行われ、組織力の維持・向上が可能です。

ナレッジマネジメントツールを導入するメリット

ナレッジマネジメントツールを導入する主なメリットは次のとおりです。

業務効率の向上

ナレッジマネジメントツールを導入することで、情報検索の時間が短縮され、業務効率の向上が期待できます。過去の事例や知見を活用することで、問題解決のスピードアップも可能です。

コラボレーションの活性化

ナレッジマネジメントツールを通じて情報共有が進むことで、従業員間のコラボレーションが活性化します。アイデアの交換や知識の結合が促進され、イノベーションの創出にもつながります。

リモートワークへの対応

昨今、リモートワークが広がりつつありますが、ナレッジマネジメントツールを活用すれば、場所に関係なく情報共有が可能です。リモートワーク下でも、円滑なコミュニケーションと業務遂行が期待できます。

ナレッジマネジメントを無料で行う方法

ナレッジマネジメントを行うだけであれば、無料で実施できる方法がいくつかあります。主な方法は次のとおりです。

無料版のあるツールを使う

多くのナレッジマネジメントツールには、無料版が用意されています。無料版では、有料版の一部機能が制限されているものの、基本的な機能は十分に使えるものが多いです。

たとえば、ユーザー数や保存できる情報量に上限がある、高度な検索機能が使えないなどの制限があります。ただし、中小規模の組織であれば、無料版で十分にナレッジマネジメントを実践可能です。

Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントで自作する

Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントを活用して、独自のナレッジマネジメントプラットフォームを構築することも選択肢の一つです。

これらのツールは無料で使えるうえ、多くの人にとって使い方がなじんでいます。たとえばスプレッドシートで情報を一覧化し、ドキュメントで詳細な知識を記録するといった使い方ができます。

ただし、情報量が多くなると管理が難しくなるため、小規模な組織や部署に適している手法です。

オープンソースを用いて自社開発する

オープンソースのナレッジマネジメントツールを活用して、自社開発を行うといった方法もあります。オープンソースのツールは、ソースコードが公開されているため、求める要件にあわせてカスタマイズが可能です。

ただし、開発には一定の技術力が必要となるだけでなく、運用・保守のコストも考慮する必要があります。オープンソースを活用する場合は、長期的な視点でのコストメリットを検討することが重要です。

社内ポータルサイトを立ち上げる

社内ポータルサイトを立ち上げて、サイト内のコンテンツとしてナレッジマネジメントの実施も可能です。

社内ポータルサイトは、社内の情報を集約して提供するためのWebサイトです。ブログ機能やWiki機能を用いて、知識の共有や蓄積を行います。

社内ポータルサイトの構築にはWebサーバーとCMSが必要になりますが、オープンソースのCMSを用いれば、無料または低コストで構築できます。ただし、やはり運用・保守の工数がかかってしまう点は覚えておきましょう。

チャットツールを活用する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールは、多くの企業で導入されています。これらのツールには、チャンネルや検索機能があるため、ナレッジマネジメントにも活用可能です。

たとえば、特定のトピックごとにチャンネルを作成し、関連する知識や情報を共有できます。また、過去の会話を検索できるため、必要な情報を見つけ出しやすいのが特徴です。

さらに、チャットツールはリアルタイムでのコミュニケーションに優れているため、知識の共有やフィードバックが得やすいといったメリットもあります。

ナレッジマネジメントツールで欠かせない機能

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな機能があります。なかでも次の機能は、ナレッジマネジメントを成功させるために欠かせません。無料ツールや自作のツールを使う場合でも、これらの機能は優先的に確保することが重要です。

情報の検索機能

ナレッジマネジメントにおいて、蓄積された情報を素早く見つけ出すことは非常に重要です。そのため、検索機能は欠かせません。

キーワード検索だけでなく、タグやカテゴリによる絞り込み検索、全文検索などの機能があると、目的の情報により早くたどり着けます。

情報の検索性を確保することで、ナレッジマネジメントの効果を最大限に引き出せます。

情報の編集・更新機能

ナレッジマネジメントでは、情報を継続的に更新することが重要です。そのため、情報の編集・更新機能は欠かせません。

ツール上で直接情報を編集できるようにすることで、情報の鮮度を保てます。また、編集履歴を管理する機能があると、情報の変更内容や経緯を追跡できるため、トラブル防止にもつながります。

情報の編集・更新をスムーズに行える環境を整えることで、ナレッジマネジメントの持続的な運用が可能です。

情報の共有・コラボレーション機能

ナレッジマネジメントは、個人の知識を組織全体で共有し、活用することが目的です。そのため、情報の共有やコラボレーション機能も欠かせません。

ツール上で情報を共有したり、コメントやフィードバックを行ったりできる機能があると、知識の相互利用が促進されます。また、同時編集機能があると、複数人でリアルタイムに情報を編集できるため、コラボレーションの効果が高まります。

情報の共有やコラボレーションが促進できる機能を備えることで、ナレッジマネジメントの本質的な目的を達成可能です。

アクセス権限の管理機能

ナレッジマネジメントでは、情報の機密性や重要度に応じて、アクセス権限を管理する必要があります。そのため、場合によってはアクセス権限の管理機能も欠かせません。

ユーザーごとにアクセス権限を設定できるようにすることで、情報の閲覧・編集・削除などを制御できます。また、部署やプロジェクトごとにアクセス権限を設定できると、よりきめ細かな管理が可能になります。

アクセス権限を適切に管理することで、情報の漏えいや不正利用を防ぎ、ナレッジマネジメントの安全性を確保可能です。

無料のナレッジマネジメントツールを選ぶときのポイント

無料のナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、いくつかのポイントに注目する必要があります。ツールによって提供される機能や制限が異なるため、ニーズにあったツールを選ぶことが重要です。

次に、無料ツールを選ぶ際の主なポイントを解説します。

使える機能や制限はどうなっているか

無料ツールの場合、有料版と比べて使える機能を制限されていることが一般的です。たとえば、高度な検索機能や情報の編集・更新機能、アクセス権限の管理機能などを制限されている場合があります。

そのため、まずは自社のナレッジマネジメントに必要な機能が無料版で使えるかどうかを確認しましょう。

ユーザー数やストレージ容量などの制限はどれくらいか

無料ツールの場合、ユーザー数やストレージ容量を制限されていることも多いです。たとえば、無料版では10ユーザーまでしか登録できない、ストレージ容量が5GBまでしか使えないなどの制限があります。

規模や情報量に応じて、これらの制限が問題ないかどうかを確認する必要があります。また、ユーザー数やストレージ容量を追加する場合の料金体系も確認しましょう。

セキュリティ対策は十分か

ナレッジマネジメントでは、機密情報や重要情報を扱うことが多いため、セキュリティ対策は非常に重要です。無料ツールの場合、有料版と比べてセキュリティ対策が不十分な場合もあります。

たとえば、暗号化通信や二要素認証、アクセスログの管理などの機能を提供されていないことがあります。

自社の情報セキュリティポリシーにもとづいて、必要なセキュリティ対策が無料版で実現できるかどうかを確認しましょう。セキュリティ対策が不十分な無料ツールは、情報漏えいのリスクが高いため、避けたほうが賢明です。

使いやすさや操作性はどうか

無料ツールのなかには、使いやすさや操作性に課題があるものもあります。たとえば、ユーザーインターフェースが直感的でない、ヘルプやマニュアルが充実していないなどの問題があります。

使いにくいツールでは、ナレッジマネジメントの定着が進まず、運用が持続しないかもしれません。

そのため、無料ツールを選ぶ際は、実際に試用してみて、使いやすさや操作性を確認したうえで選定するのがおすすめです。

また、ユーザーコミュニティやフォーラムが活発かどうかも重要です。活発なコミュニティがあれば、ユーザー同士で情報交換ができ、問題解決が容易になります。

将来的な拡張性や移行性は確保されているか

無料ツールを使ってナレッジマネジメントを始めた場合でも、将来的には有料ツールへの移行や、他のツールへの乗り換えを検討することがあります。そうした際に、データの移行がスムーズにできるかどうかは重要なポイントです。

無料ツールのなかには、データのエクスポート機能が提供されていなかったり、他のツールとの互換性が低かったりするものがあります。

将来的な拡張性や移行性を確保するために、データの取り出しや移行が容易に行えるかどうかを確認しておきましょう。

無料で使えるおすすめのナレッジマネジメントツール5選

ナレッジマネジメントツールのなかでも、無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、ナレッジマネジメントツール選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

Confluenceは、チームやプロジェクトごとにWikiを作成し、情報共有や共同作業ができるナレッジマネジメントツールです。テンプレートが豊富に用意されているので、資料や議事録、マニュアルなどを簡単に作成できます。

また、Google ドライブやMicrosoft Teamsと連携して、さまざまな形式のファイルを一元管理できます。無料でできることは、無制限のページとスペースを利用したコンテンツ作成などです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	10名まで
ファイルストレージ	2GBまで
分析機能	利用できません

Kibela ‐ 株式会社ビットジャーニー

無料で利用できる機能と制限

Kibelaは、社内のナレッジを自由にまとめて共有できる社内Wikiツールです。記事やコメントにはMarkdown記法を使って編集でき、画像やファイルの添付も可能です。記事にはタグやグループを付けて分類でき、検索やフィルターで必要な情報を探せます。

また、プレゼンテーション機能を使って記事をスライドに変換でき、社内研修やプレゼンにも活用できます。無料でできることは、リッチテキストエディタを利用した文書の構造化、画像やテーブルの挿入などです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	5名まで
ファイルストレージ	1GBまで
グループ数	4つまで
リアルタイム編集	利用できません

Stock ‐ 株式会社Stock

無料で利用できる機能と制限

Stockは、ノートやタスク、メッセージなどの機能を使って情報共有やコミュニケーションができるナレッジマネジメントツールです。ノートにはテキストや画像、ファイルなどの情報を保存でき、タグやフォルダで分類できます。

タスクには期限や担当者、進捗状況などの情報を設定でき、メッセージでコメントやフィードバックができます。無料でできることは、テンプレート機能を利用したり、メールを自動でストックしたりするなどです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ノート数	累計20ノートまで
誤削除防止機能	利用できません
閲覧のみ権限	利用できません

Notion ‐ Notion Labs, Inc.

無料で利用できる機能と制限

Notionは、社内Wiki・ドキュメント作成・タスク管理などに使える多機能ツールです。ページやブロックと呼ばれる単位で情報を整理・共有でき、テキストや画像、表やチェックリストなどの要素を自由に組み合わせて作成できます。

チームやプロジェクトごとにWikiを構築でき、独自の優先度ラベルやタグで管理できます。また、SlackやGoogle カレンダーなどの他のツールと連携でき、情報の一元化や共同作業が可能です。個人利用であれば、無料でページ数の制限なくデータを蓄積できます。また、容量内であればページを共有して複数人での編集も可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ファイルのアップロード	5MBまで
ページ数	個人利用なら無制限
ページ共有	容量制限あり

Freshdesk ‐ Freshworks Inc.

無料で利用できる機能と制限

Freshdeskは、カスタマーサポートのためのナレッジマネジメントツールです。FAQやヘルプセンターを作成し、顧客からの問い合わせに効率的に対応できます。また、チケット管理や自動化、レポートなどの機能も備えています。無料トライアル期間中は、全機能を実際に利用可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
エージェント数	10名まで
タスクの自動化	利用できません
ヘルプデスクレポート	利用できません
カスタムSSL	利用できません

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のナレッジマネジメントツールはコスト面でのメリットがある一方で、有料版と比べて機能を制限されていることが一般的です。次に、無料版と有料版の違いについて、よくある機能制限と注意点を解説します。

検索性能の制限

無料版のナレッジマネジメントツールでは、検索性能を制限されていることがあります。

たとえば、無料版では全文検索やタグ検索ができない、または検索結果の並び替えや絞り込みができないといったケースです。

検索性能の制限は、ナレッジマネジメントの効率性に大きな影響を与えます。情報を素早く見つけ出せなければ、ナレッジマネジメントの本来の目的を達成できません。無料版を選ぶ際は、必要な検索機能が提供されているかどうかを確認しましょう。

ページ数の制限

無料版のナレッジマネジメントツールでは、作成できるページ数を制限されていることがあります。たとえば、無料版では20ページまでしか作成できない、ページ数は無制限でも管理者しかページを作成できないといった制限です。

ページ数の制限は、ナレッジマネジメントの規模に大きな影響を与えます。とくに、情報量が多い場合や組織規模が大きい場合は、ページ数の制限が問題になることがあります。

無料版を選ぶ際は、共有すべき情報量や組織規模に応じて、十分なページ数が確保できるかどうかを確認しましょう。また、ページ数を追加する場合の料金体系も確認することをおすすめします。

セキュリティ対策の制限

無料のナレッジマネジメントツールでは、セキュリティ対策が十分でないこともあります。

たとえば、無料版ではデータの暗号化やバックアップが行われていない、またはアクセス権限の設定ができないといったケースです。これは、情報の漏えいや紛失のリスクを高めるといった問題を引き起こします。

ナレッジマネジメントツールは、機密性の高い情報や重要な情報を扱うことが多いツールであり、セキュリティ対策は信頼性や安全性を保証する必要があります。無料版でセキュリティ対策に不安がある場合は、みずからデータの保護や復元を行うか、他のツールに切り替えるしかありません。

機能拡張やカスタマイズの制限

無料版のナレッジマネジメントツールでは、機能拡張やカスタマイズが制限されていることもあります。

たとえば、APIやWebhookによる外部サービスとの連携ができない、ニーズにあわせたカスタマイズができないなどの制限です。

機能拡張やカスタマイズの制限は、ナレッジマネジメントの利便性や柔軟性を損ないます。とくに業務プロセスにあわせたカスタマイズが必要な場合は、無料版では対応が難しいかもしれません。

無料版を選ぶ際は、将来的な機能拡張やカスタマイズのニーズを考慮して、それらが可能かどうかを確認することが重要です。

サポートの制限

無料版のナレッジマネジメントツールでは、サポートが制限されていることもあります。たとえば、電話やメールでのサポートが提供されていない、サポート対応時間が短いなどの制限です。

サポートの制限は、ツールの使い方や問題解決に関する質問への対応が不十分になることを意味します。とくに導入初期は、ツールの使い方に関する質問が多くなるため、十分なサポートが欠かせません。

無料版を選ぶ際は、サポート体制を確認し、必要十分なサポートが提供されているかどうかを確認することが重要です。

共有機能の制限

無料版のナレッジマネジメントツールでは、情報の共有機能が制限されていることもあります。

たとえば、外部ユーザーとの共有ができない、グループやチームごとの共有設定ができないなどの制限です。

このような共有機能の制限は、ナレッジマネジメントの効果を減少させます。ナレッジマネジメントは、組織内の知識を共有し、活用することが目的であるため、共有機能は非常に重要です。

ストレージの制限

無料版のナレッジマネジメントツールでは、ストレージの容量を制限されていることが一般的です。たとえば、無料版では5GBまでしかデータを保存できない、といった制限です。

とくに画像や動画などのマルチメディアコンテンツを多く扱う場合は、ストレージの制限が問題になるかもしれません。

無料版を選ぶ際は、情報量や将来的な増加を考慮して、十分なストレージ容量が確保できるかどうかを確認する必要があります。また、ストレージ容量を追加する場合の料金体系も確認しましょう。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。次のような場合は有料ツールを検討したほうが良い可能性も高いため、状況に応じて導入を検討しましょう。

情報量が多くなる場合

組織規模が大きくなるにつれ、蓄積する情報量も増加していきます。無料ツールの多くは、ページ数やストレージ容量に制限があるため、情報量が多くなると対応が難しくなります。

たとえば、数千ページ以上のドキュメントを管理する必要がある場合や、大容量の画像や動画を多数保存する必要がある場合は、有料ツールの検討がおすすめです。有料ツールであれば、ページ数やストレージ容量の上限が高く設定されていたり、追加料金を支払うことで容量を増やせたりするため、情報量の増加に柔軟に対応できます。

編集権限を細かく設定したい場合

ナレッジマネジメントでは、情報の編集権限を適切に管理することも欠かせません。たとえば、すべてのユーザーがすべての情報を編集できてしまうと、セキュリティの観点からも問題です。

そのため、編集権限を部署やチーム、役割ごとに細かく設定したい場合は、有料ツールの検討をおすすめします。有料ツールであれば自由に権限設定できる場合も多く、グループ単位での権限設定や、ページ単位での権限設定などが可能なため、組織のニーズにあわせて編集権限を柔軟に管理できます。

外部サービスとの連携が必要な場合

ナレッジマネジメントツールを他の業務システムと連携させることで、業務の効率化や情報の一元管理が可能です。無料ツールのなかには、外部サービスとの連携機能が制限されているものもあります。

もし外部サービスとの連携によってさらなる業務効率化を図りたい場合は、有料ツールの検討がおすすめです。有料ツールであれば、APIやWebhookを利用した連携が標準搭載されていることも多く、普段使っている業務システムとシームレスに統合できます。

カスタマイズが必要な場合

ナレッジマネジメントツールを業務プロセスにあわせてカスタマイズすることで、利便性や効率性を高られます。しかし、無料ツールの多くは、カスタマイズ機能が制限されています。

たとえば、ユーザーインターフェースの変更ができない、ワークフローの設定ができないなどの制限です。

そのため、業務プロセスにあわせたカスタマイズが必要な場合は、有料ツールの検討をおすすめします。有料ツールであれば、ユーザーインターフェースやワークフローのカスタマイズができることも多く、業務に最適化したナレッジマネジメントを実現可能です。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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