ナレッジマネジメントツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントツールとは、社内で有用な情報やノウハウを共有・整理・活用するシステムです。従業員がもつ暗黙知や業務で得た知見を、組織全体で共有することを目的としています。
Wikiやデータベース、チャットやヘルプデスクなどの機能があり、情報収集や検索、コミュニケーションや問い合わせ対応などの業務を効率化できます。
多くのツールでは、ドキュメントの作成や編集にマークダウン記法を使用でき、情報の構造化や視覚化を容易に行えるのが特徴です。
ナレッジマネジメントツールを導入する目的
まずは、ナレッジマネジメントツールを導入する目的から説明します。
情報の一元管理
ナレッジマネジメントツールを導入する主な目的は、組織内の情報を一元的に管理することです。従業員が個別に管理していた情報を一箇所に集約することで、情報の散逸を防ぎ、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。
情報共有の促進
ナレッジマネジメントツールを活用することで、従業員間の情報共有が促進されます。他の従業員がもつ知識や経験を容易に参照できるようになるため、問題解決や業務の効率化につなげることが目的です。
知識の継承
従業員の退職や異動によって、個人の知識が組織から失われてしまうことがあります。ナレッジマネジメントツールを使って知識を蓄積することで、知識の継承がスムーズに行われ、組織力の維持・向上が可能です。
ナレッジマネジメントツールを導入するメリット
ナレッジマネジメントツールを導入する主なメリットは次のとおりです。
業務効率の向上
ナレッジマネジメントツールを導入することで、情報検索の時間が短縮され、業務効率の向上が期待できます。過去の事例や知見を活用することで、問題解決のスピードアップも可能です。
コラボレーションの活性化
ナレッジマネジメントツールを通じて情報共有が進むことで、従業員間のコラボレーションが活性化します。アイデアの交換や知識の結合が促進され、イノベーションの創出にもつながります。
リモートワークへの対応
近年、リモートワークが広がっていますが、ナレッジマネジメントツールを活用すれば、場所を問わず情報共有が可能です。リモートワーク下でも、円滑なコミュニケーションと業務遂行が期待できます。
ナレッジマネジメントを無料で行う方法
ナレッジマネジメントを行うだけであれば、無料で実施できる方法がいくつかあります。主な方法は次のとおりです。
無料版のあるツールを使う
多くのナレッジマネジメントツールには、無料版が用意されています。無料版では、有料版の一部機能が制限されているものの、基本的な機能は十分に使えるものが多いでしょう。
たとえば、ユーザー数や保存できる情報量に上限がある、高度な検索機能が使えないといった制限があります。ただし、中小規模の組織であれば、無料版で十分にナレッジマネジメントを実践可能です。
Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントで自作する
Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントを活用して、独自のナレッジマネジメントプラットフォームを構築することも選択肢の一つです。
これらのツールは無料で使えるうえ、多くの人にとって使い方がなじんでいます。たとえば、スプレッドシートで情報を一覧化し、ドキュメントで詳細な知識を記録するといった使い方が可能です。
ただし、情報量が多くなると管理が難しくなるため、小規模な組織や部署に適している手法です。
オープンソースを用いて自社開発する
オープンソースのナレッジマネジメントツールを活用して、自社開発を行うといった方法もあります。オープンソースのツールは、ソースコードが公開されているため、求める要件にあわせてカスタマイズが可能です。
ただし、開発には一定の技術力が必要となるだけでなく、運用・保守のコストも考慮する必要があります。オープンソースを活用する場合は、長期的な視点でのコストメリットを検討することが重要です。
社内ポータルサイトを立ち上げる
社内ポータルサイトを立ち上げ、サイト内コンテンツとしてナレッジマネジメントの実施もできます。
社内ポータルサイトは、社内の情報を集約して提供するためのWebサイトです。ブログ機能やWiki機能を用いて、知識の共有や蓄積を行います。
社内ポータルサイトの構築にはWebサーバーとCMSが必要になりますが、オープンソースのCMSを用いれば、無料または低コストで構築できます。ただし、運用・保守には一定の工数がかかる点は留意しましょう。
チャットツールを活用する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールは、多くの企業で導入されています。これらのツールには、チャンネルや検索機能があるため、ナレッジマネジメントにも活用可能です。
たとえば、特定のトピックごとにチャンネルを作成し、関連する知識や情報を共有できます。また、過去の会話を検索できるため、必要な情報を見つけ出しやすい点が特徴です。
さらに、チャットツールはリアルタイムでのコミュニケーションに優れているため、知識の共有やフィードバックを得やすいメリットもあります。
なぜExcelや共有フォルダ・メールでのナレッジ管理は限界なのか?無料システムでこう変わる
今あなたの会社で起きている「最新ファイルがどれかわからない問題」や「共有フォルダの迷子問題」は、あなたの管理能力の問題ではなく、Excelや共有フォルダ、メールでのナレッジ管理の限界です。
なぜなら、ナレッジ管理の最大の敵は、人が毎回「探す・聞く・コピペする」ことに頼る非効率な作業だからです。ナレッジやドキュメントの量が増えていけば、人間が手作業で確認できる量をいつかは超え、情報の取り違えや更新漏れが必ず発生します。
0円で利用できるナレッジマネジメントツールであれば、この状況を改善できます。たとえば、次のように変化が生まれます。
| あなたの課題 | Excelや共有フォルダ・メールでのナレッジ管理 | 無料システム |
|---|---|---|
| 最新ファイルがどれかわからない問題 | ファイル名や保存場所を人が都度判断しているためバージョン違いが生まれ、取り違えが少なからず発生する | ナレッジを一元管理し、履歴も自動保存されるため、常に最新版だけを参照できる |
| 共有フォルダの“迷子”問題 | 人それぞれが好きな階層に保存するため、どこに何があるかわからず、毎回探し回っている | 一度登録すればタグやカテゴリで整理され、検索ですぐに目的のナレッジにたどり着ける |
| メールで流れて消えるナレッジ | 有益な情報がメールスレッドに埋もれ、後から探そうとしても件名やキーワードがわからず見つからない | リアルタイムにナレッジとして蓄積され、キーワードやタグ検索ですぐに呼び出せる |
| チャットが「情報の墓場」になる | チャットのタイムラインに相談と回答が流れてしまい、過去ログをさかのぼる手間が常に発生する | Q&Aやノウハウを一覧で整理して管理できるため、よく使うナレッジをすぐに開ける |
| コスト | 0円 | 0円 |
これをふまえると、Excelや共有フォルダ・メールでのナレッジ管理からいち早く無料システムに乗り換えるべきではないでしょうか。しかし、無料で使えるナレッジマネジメントツールにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。
ナレッジマネジメントツールで欠かせない機能
ナレッジマネジメントツールには、さまざまな機能があります。なかでも次の機能は、ナレッジマネジメントを成功させるために欠かせません。無料ツールや自作のツールを使う場合でも、これらの機能は優先的に確保することが重要です。
情報の検索機能
ナレッジマネジメントにおいて、蓄積された情報を素早く見つけ出すことは非常に重要です。そのため、検索機能は欠かせません。
キーワード検索だけでなく、タグやカテゴリによる絞り込み検索、全文検索などの機能があると、目的の情報により早くたどり着けます。
情報の検索性を確保することで、ナレッジマネジメントの効果を最大限に引き出せます。
情報の編集・更新機能
ナレッジマネジメントでは、情報を継続的に更新することが重要です。そのため、情報の編集・更新機能は欠かせません。
ツール上で直接情報を編集できるようにすることで、情報の鮮度を保てます。また、編集履歴を管理する機能があると、情報の変更内容や経緯を追跡できるため、トラブル防止にもつながります。
情報の編集・更新をスムーズに行える環境を整えることで、ナレッジマネジメントの持続的な運用が可能です。
情報の共有・コラボレーション機能
ナレッジマネジメントは、個人の知識を組織全体で共有し、活用することが目的です。そのため、情報の共有やコラボレーション機能も欠かせません。
ツール上で情報を共有したり、コメントやフィードバックを行ったりできる機能があると、知識の相互利用が促進されます。また、同時編集機能があると、複数人でリアルタイムに情報を編集できるため、コラボレーションの効果が高まります。
情報の共有やコラボレーションが促進できる機能を備えることで、ナレッジマネジメントの本質的な目的を達成可能です。
アクセス権限の管理機能
ナレッジマネジメントでは、情報の機密性や重要度に応じてアクセス権限を管理する必要があります。そのため、アクセス権限の管理機能も欠かせません。
ユーザーごとにアクセス権限を設定できるようにすることで、情報の閲覧・編集・削除などを制御できます。また、部署やプロジェクトごとにアクセス権限を設定できると、よりきめ細かな管理が可能になります。
アクセス権限を適切に管理することで、情報の漏えいや不正利用を防ぎ、ナレッジマネジメントの安全性を確保可能です。
無料のナレッジマネジメントツールを選ぶときのポイント
無料のナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、いくつかのポイントに注目する必要があります。ツールによって提供される機能や制限が異なるため、ニーズにあったツールを選ぶことが重要です。
次に、無料ツールを選ぶ際の主なポイントを解説します。
使える機能や制限はどうなっているか
無料ツールの場合、有料版と比べて使える機能が制限されていることが一般的です。たとえば、高度な検索機能や情報の編集・更新機能、アクセス権限の管理機能などを制限されている場合があります。
そのため、まずは自社のナレッジマネジメントに必要な機能が無料版で使えるかどうかを確認しましょう。
ユーザー数やストレージ容量などの制限はどれくらいか
無料ツールの場合、ユーザー数やストレージ容量が制限されていることも多いでしょう。たとえば、無料版では10ユーザーまでしか登録できない、ストレージ容量が5GBまでしか使えないなどの制限があります。
規模や情報量に応じて、これらの制限が問題ないかどうかを確認する必要があります。また、ユーザー数やストレージ容量を追加する場合の料金体系も確認しましょう。
セキュリティ対策は十分か
ナレッジマネジメントでは、機密情報や重要情報を扱うことが多いため、セキュリティ対策は非常に重要です。無料ツールの場合、有料版と比べてセキュリティ対策が不十分な場合もあります。
たとえば、暗号化通信や二要素認証、アクセスログの管理などの機能が提供されていないことがあります。
自社の情報セキュリティポリシーにもとづいて、必要なセキュリティ対策が無料版で実現できるかどうかを確認しましょう。セキュリティ対策が不十分な無料ツールは、情報漏えいのリスクが高いため、避けたほうが賢明です。
使いやすさや操作性はどうか
無料ツールのなかには、使いやすさや操作性に課題があるものも存在します。たとえば、ユーザーインターフェースが直感的でない、ヘルプやマニュアルが充実していないなどの問題があります。
使いにくいツールでは、ナレッジマネジメントが定着せず、運用が持続しないかもしれません。
そのため、無料ツールを選ぶ際は、実際に試用し、使いやすさや操作性を確認したうえで選定するのがおすすめです。
また、ユーザーコミュニティやフォーラムが活発かどうかも重要です。活発なコミュニティがあれば、ユーザー同士で情報交換ができ、問題解決が容易になります。
将来的な拡張性や移行性は確保されているか
無料ツールを使ってナレッジマネジメントを始めた場合でも、将来的には有料ツールへの移行や、他のツールへの乗り換えを検討することがあります。そうした際に、データの移行がスムーズにできるかどうかは重要なポイントです。
無料ツールのなかには、データのエクスポート機能が提供されていなかったり、他のツールとの互換性が低かったりするものがあります。
将来的な拡張性や移行性を確保するために、データの取り出しや移行が容易に行えるかどうかを確認しておきましょう。
【0円で使える】おすすめのナレッジマネジメントツール 5選
無料で使えるナレッジマネジメントツールの比較表
| サービス名 | Confluence | Kibela | Stock | Notion | Freshdesk |
|---|---|---|---|---|---|
| ユーザー数 | 最大10ユーザーまで | 最大5ユーザーまで(コミュニティプラン) | メンバー数は無制限 | 個人利用が前提で、ゲストは10人まで招待可能 | エージェント2名まで |
| 機能制限 | ファイルストレージ2GBまで。高度な権限管理や監査ログ、SSOなどは利用不可 | グループは4つまで、ストレージは1ユーザーあたり1GBまで。高度な監査ログや一部セキュリティ機能は有料プランのみ | ノートの作成は累計20件まで。ストレージは1GBまでで、アーカイブや高度なバックアップ機能は有料プランのみ | ファイルは1ファイル5MBまで。ページ履歴は7日間までで、チームでの本格利用時はブロック数などに上限がかかる | チケット管理とナレッジベースは利用できるものの、自動化ルール、詳細レポート、SLA管理など多くの機能は有料プラン限定 |
| サポート | Atlassian Communityによるコミュニティサポートのみで、SLA付きの公式サポートは有料プラン対象 | 無料プランでは基本機能が中心で、サポートはヘルプセンターと問い合わせフォーム経由が中心 | オンラインヘルプと問い合わせによるサポートが用意されており、小規模利用でも不明点を確認しやすい | ヘルプセンターやガイド、コミュニティフォーラムが中心で、個別に運用を支援するようなサポートは有料が前提 | 無料プログラム期間中も24時間365日のメールサポートが提供される |
| その他の制限 | 無料プランは小規模チーム向けで、ストレージ2GBや自動化回数などの上限により、全社展開や大容量コンテンツの運用には不向き | ユーザー数・グループ数・容量が小規模チーム向けに抑えられており、全社ナレッジ基盤として使うには有料プランへの移行が前提となる | ノート数20件・1GBストレージの制限があるため、本格運用というよりはチーム内での試験導入や一部プロジェクトでの利用に向く | 無料でも個人利用なら十分だが、ファイルサイズや履歴、ゲスト数などの制限から、部署横断での利用や厳格なガバナンスが必要な場面では有料プランが実質必須となる | Free Programは最長6か月のみ利用可能で、長期的なナレッジ運用を行う場合は有料プランへのアップグレードが前提となる |
Confluence
Confluenceは、Wiki形式でドキュメントを整理できるアトラシアン製のナレッジマネジメントツールです。ページ階層や豊富なテンプレート、コメントやメンション機能により、議事録や設計書、手順書などをチームで蓄積・更新したい企業におすすめです。Jiraをはじめとする他のアトラシアン製品との連携もしやすく、開発チームを中心に広く利用されています。
無料プランでは、ユーザー数が最大10名、ストレージ容量が2GBまで利用できます。小規模な開発チームやプロジェクト単位でドキュメントを集約するには十分な範囲で、まずはWiki型ナレッジ運用を試してみたい企業に最適です。
ユーザー数や容量の制限を超えそうな場合は、月額920円/ユーザー前後の有料プランへ移行できます。有料版ではストレージ拡張や詳細な権限管理、監査ログ、SLA付きサポートなどが利用できるようになり、全社規模でのナレッジ基盤として安心して運用できます。
Confluenceを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 最大10ユーザーまで |
| 機能制限 | ストレージ2GBまで。監査ログや高度な権限管理、詳細な分析機能は利用不可 |
| サポート | コミュニティフォーラム中心。SLA付きサポートは有料プランのみ |
| その他の制限 | SSOやIP制限などエンタープライズ向けセキュリティ機能は有料プランのみ |
Kibela
Kibelaは、社内の「知識を資産にする」ことに特化した国産のナレッジマネジメントツールです。ブログ感覚で書けるリッチなエディタや、いいね・コメント機能、チーム・グループごとの情報整理がしやすい構造が特徴です。エンジニア組織を中心に、情報共有の文化を根づかせたい企業に向いています。
無料のコミュニティプランでは、ユーザー数5名まで、グループ作成は4つまで、ファイル容量は1ユーザーあたり1GBまで利用できます。小さなチームで試験導入し、「まずは情報をKibelaに蓄積する」運用を試してみたいスタートアップやプロジェクトチームに最適です。
メンバー数やグループ数、ストレージ容量の制限を超えそうな場合は、月額550円/ユーザーからの有料プランに移行できます。有料版ではユーザー・グループ数の拡張に加え、監査ログや詳細なアクセス権限設定、SAML認証などのセキュリティ機能、メールサポートなどが利用できるようになり、全社レベルでの本格的なナレッジ基盤として運用できます。
Kibelaを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 5ユーザーまで |
| 機能制限 | グループ作成は4つまで。ファイル保存容量は1ユーザーあたり1GBまで |
| サポート | ヘルプページ中心で、個別の手厚いサポートは原則なし |
| その他の制限 | 監査ログ、詳細な権限管理、SSO・IP制限などは有料プランのみ |
Stock
Stockは、「議事メモや引き継ぎメモなど、日々の業務メモをできるだけ簡単に残す」ことに特化した国産のナレッジマネジメントツールです。階層構造を意識せずにメモを追加できるシンプルなUIと、チャットやタスクとひもづけて情報をストックできる点が特徴です。ITツールに不慣れな現場メンバーでもすぐに使い始められます。
無料プランでは、メンバー数は無制限ですが、作成できるノートは累計20件まで、ストレージ容量は1GBまでの制限があります。まずは特定部署だけで議事録や引き継ぎメモを1か所に集約してみたい場合や、少人数のチームで試験導入するケースにおすすめです。
ノート数や容量の制限を超えて本格的に運用したくなったら、月額1,980円/チームからの有料プランに移行できます。有料版ではノート数が無制限になり、ストレージ容量の拡張に加えて、テンプレート機能や編集履歴、誤削除防止機能、SSOやIP制限などのセキュリティ機能も利用できるようになります。
Stockを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | メンバー数は無制限 |
| 機能制限 | ノートは累計20件まで。ストレージ容量は1GBまで。テンプレートや編集履歴など一部機能は利用不可 |
| サポート | ヘルプセンターと問い合わせフォーム中心。優先サポートは有料プランのみ |
| その他の制限 | SSO・IP制限などの高度なセキュリティ機能はエンタープライズ向けプランのみ |
Notion
Notionは、メモ、タスク管理、データベースなどを1つのワークスペースにまとめられるオールインワン型のナレッジマネジメントツールです。ページ同士を柔軟にリンクさせたり、テーブルやカンバン、カレンダー表示を切り替えたりできます。社内Wikiや業務マニュアル、プロジェクト管理まで一元管理したい企業に向いています。
無料プランでは、個人利用であればページとブロックを無制限に作成でき、最大10名までゲスト招待が可能です。一方で、1ファイルあたりのアップロードサイズは5MBまで、ページ履歴は7日分までの制限があります。個人事業主や小規模チームが、まずは社内Wikiやタスク管理を一本化してみたい場合に使いやすいプランです。
ファイルサイズや履歴保持、ゲスト数の制限がネックになってきたら、月額1,650円/ユーザーからの有料プランへの移行を検討するとよいでしょう。有料版ではファイルサイズの上限拡大やページ履歴30日分、ゲスト数拡張、優先サポート、より柔軟な権限管理などが解放され、チームでの本格運用に耐えられる環境になります。
Notionを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 実質個人利用が前提。ゲスト招待は最大10名まで |
| 機能制限 | 1ファイルあたり5MBまでアップロード可能。ページ履歴は7日分までなど |
| サポート | ヘルプセンターとメールサポート中心。優先サポートは有料プランのみ |
| その他の制限 | SSOや高度な権限管理、詳細なワークスペース分析などは上位プランのみ |
Freshdesk
Freshdeskは、問い合わせ管理とナレッジベースを一体で提供するサービスデスクツールです。メールやWebフォーム、SNSなど複数チャネルからの問い合わせを一元管理し、よくある質問をナレッジとして蓄積・公開することで、自己解決を促進できる点が強みです。サポート部門を中心にナレッジマネジメントを進めたい企業に適しています。
Freeプランは6か月間の期間限定ですが、最大2名のエージェントでチケット管理とナレッジベース機能を0円で試せます。メール・ソーシャルのチケット対応や基本的なSLA管理、FAQページの公開など、問い合わせ対応の型をつくるには十分な機能が含まれているため、小規模なサポートチームや導入検証フェーズに向いています。
2名以上での運用や、長期的な利用を見据える場合は、月額約2,250円/エージェント(1ドル=150円換算)からの有料プランへの移行を検討しましょう。有料版では自動割り当てや高度なレポート、ワークフロー自動化、役割ベースの権限管理、SSOなどが利用でき、サポート業務とナレッジマネジメントを統合的に改善できます。
Freshdeskを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | エージェント2名まで |
| 機能制限 | チケット管理と基本的なナレッジベース機能が中心。高度な自動化や詳細レポートは利用不可 |
| サポート | 24時間365日のメールサポートが中心。専任CSや高度なサポートは上位プランのみ |
| その他の制限 | Free programは6か月間のみ無料提供。長期利用には有料プランへの移行が前提。SSOや高度なセキュリティ機能も有料プランのみ |
自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
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フリーソフトやOSS(オープンソース)のナレッジマネジメントツールを避けるべき理由
無料でナレッジマネジメントツールを効率化する方法は、大きく分けて次の3種類が存在します。一見、どれも無料で魅力的に見えますが、IT担当者が少なく、現場メンバーも含めてチーム全体でリアルタイムに情報共有したい会社にとっては、クラウド型のナレッジマネジメントツール(無料プラン)のみがおすすめです。
| 無料の方法 | クラウドシステム (今回のおすすめ) |
Excel・共有フォルダ・メール | OSS版Wiki・自前サーバー構築 |
|---|---|---|---|
| コスト | 0円(※制限あり) | 0円 | 0円(※サーバー代・運用コスト別途) |
| IT専門知識 | 不要 | 不要 | 必須(構築・保守・セキュリティ対策) |
| 導入の手間 | 簡単(アカウント登録のみ) | 簡単 | 困難(インストール、設定、バージョン管理など) |
| チーム共有 | ◎(権限管理や検索も含めてリアルタイム共有) | △(ファイル共有やメール転送が前提で散在しやすい) | ◎(正しく構築できればリアルタイム共有可能) |
| サポート | ◯(ベンダーによるヘルプ・問い合わせ対応) | ×(自力で対応) | ×(英語ドキュメントやコミュニティ頼み) |
OSS版のWikiをはじめとする技術的な代替案は、自由度が高い反面、サーバーの構築やアップデート対応、ぜい弱性対策などを自社で行う必要があり、専任エンジニアがいない企業にはハードルが高すぎます。また、Excelや共有フォルダ・メールといった従来手段は手軽ですが、先述したように「どこに何があるかわからない」「最新版がどれかわからない」といった共有や同時編集の弱点が避けられません。
したがって、セキュリティや保守をベンダーに任せつつ、無料で使い始められる「クラウド型の無料プラン」が、特に中小企業にとって最もリスクの少ない選択肢といえます。
無料と有料の違いは?よくある機能制限と注意点
無料のナレッジマネジメントツールはコスト面でのメリットがある一方で、有料版と比べて機能を制限されていることが一般的です。次に、無料版と有料版の違いについて、よくある機能制限と注意点を解説します。
検索性能の制限
無料版のナレッジマネジメントツールでは、検索性能を制限されていることがあります。
たとえば、無料版では全文検索やタグ検索ができない、または検索結果の並び替えや絞り込みができないといったケースです。
検索性能の制限は、ナレッジマネジメントの効率性に大きな影響を与えます。情報を素早く見つけ出せなければ、ナレッジマネジメントの本来の目的を達成できません。無料版を選ぶ際は、必要な検索機能が提供されているかどうかを確認しましょう。
ページ数の制限
無料版のナレッジマネジメントツールでは、作成できるページ数を制限されていることがあります。たとえば、無料版では20ページまでしか作成できない、ページ数は無制限でも管理者しかページを作成できないといった制限です。
ページ数の制限は、ナレッジマネジメントの規模に大きな影響を与えます。とくに、情報量が多い場合や組織規模が大きい場合は、ページ数の制限が問題になることがあります。
無料版を選ぶ際は、共有すべき情報量や組織規模に応じて、十分なページ数が確保できるかどうかを確認しましょう。また、ページ数を追加する場合の料金体系も確認することをおすすめします。
セキュリティ対策の制限
無料のナレッジマネジメントツールでは、セキュリティ対策が十分でないこともあります。
たとえば、無料版ではデータの暗号化やバックアップが行われていない、またはアクセス権限の設定ができないといったケースです。これは、情報の漏えいや紛失のリスクを高めるといった問題を引き起こします。
ナレッジマネジメントツールは、機密性の高い情報や重要な情報を扱うことが多いツールであり、セキュリティ対策によって信頼性や安全性を確保する必要があります。無料版でセキュリティ対策に不安がある場合は、自社でデータの保護や復元を行うか、他のツールへの切り替えを検討しましょう。
機能拡張やカスタマイズの制限
無料版のナレッジマネジメントツールでは、機能拡張やカスタマイズが制限されていることもあります。
たとえば、APIやWebhookによる外部サービスとの連携ができない、ニーズにあわせたカスタマイズができないなどの制限です。
機能拡張やカスタマイズの制限は、ナレッジマネジメントの利便性や柔軟性を損ないます。とくに業務プロセスにあわせたカスタマイズが必要な場合は、無料版では対応が難しいかもしれません。
無料版を選ぶ際は、将来的な機能拡張やカスタマイズのニーズを考慮して、それらが可能かどうかを確認することが重要です。
サポートの制限
無料版のナレッジマネジメントツールでは、サポートが制限されていることもあります。たとえば、電話やメールでのサポートが提供されていない、サポート対応時間が短いなどの制限です。
サポートの制限は、ツールの使い方や問題解決に関する質問への対応が不十分になることを意味します。とくに導入初期は、ツールの使い方に関する質問が多くなるため、十分なサポートが欠かせません。
無料版を選ぶ際は、サポート体制を確認し、必要十分なサポートが提供されているかどうかを確認することが重要です。
共有機能の制限
無料版のナレッジマネジメントツールでは、情報の共有機能が制限されていることもあります。
たとえば、外部ユーザーとの共有ができない、グループやチームごとの共有設定ができないなどの制限です。
このような共有機能の制限は、ナレッジマネジメントの効果を減少させます。ナレッジマネジメントは、組織内の知識を共有し、活用することが目的であるため、共有機能は非常に重要でしょう。
ストレージの制限
無料版のナレッジマネジメントツールでは、ストレージの容量を制限されていることが一般的です。たとえば、無料版では5GBまでしかデータを保存できない、といった制限です。
とくに画像や動画などのマルチメディアコンテンツを多く扱う場合は、ストレージの制限が問題になるかもしれません。
無料版を選ぶ際は、情報量や将来的な増加を考慮して、十分なストレージ容量が確保できるかどうかを確認する必要があります。また、ストレージ容量を追加する場合の料金体系も確認しましょう。
有料ツールを検討するべきケース
企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールではかなえられないケースが存在します。次のような場合は有料ツールを検討したほうがよい可能性が高いです。
情報量が多くなる場合
組織規模が大きくなるにつれ、蓄積する情報量も増加していきます。無料ツールの多くは、ページ数やストレージ容量に制限があるため、情報量が多くなると対応が難しくなります。
たとえば、数千ページ以上のドキュメントを管理する必要がある場合や、大容量の画像や動画を多数保存する必要がある場合は、有料ツールの検討がおすすめです。有料ツールであれば、ページ数やストレージ容量の上限が高く設定されていたり、追加料金を支払うことで容量を増やせたりするため、情報量の増加に柔軟に対応できます。
編集権限を細かく設定したい場合
ナレッジマネジメントでは、情報の編集権限を適切に管理することも欠かせません。たとえば、すべてのユーザーがすべての情報を編集できてしまうと、セキュリティの観点からも問題です。
そのため、編集権限を部署やチーム、役割ごとに細かく設定したい場合は、有料ツールの検討をおすすめします。有料ツールであれば自由に権限設定できる場合も多く、グループ単位での権限設定や、ページ単位での権限設定などが可能なため、組織のニーズにあわせて編集権限を柔軟に管理できます。
外部サービスとの連携が必要な場合
ナレッジマネジメントツールを他の業務システムと連携させることで、業務の効率化や情報の一元管理が可能です。無料ツールのなかには、外部サービスとの連携機能が制限されているものもあります。
もし外部サービスとの連携によってさらなる業務効率化を図りたい場合は、有料ツールの検討がおすすめです。有料ツールであれば、APIやWebhookを利用した連携が標準搭載されていることも多く、普段使っている業務システムとシームレスに統合できるでしょう。
カスタマイズが必要な場合
ナレッジマネジメントツールを業務プロセスにあわせてカスタマイズすることで、利便性や効率性を高められます。しかし、無料ツールの多くは、カスタマイズ機能が制限されています。
たとえば、ユーザーインターフェースの変更ができない、ワークフローの設定ができないなどの制限です。
そのため、業務プロセスにあわせたカスタマイズが必要な場合は、有料ツールの検討をおすすめします。有料ツールであれば、ユーザーインターフェースやワークフローのカスタマイズができることも多く、業務に最適化したナレッジマネジメントを実現可能です。
無料プランや無料トライアルでシステムを比較しましょう
自社に合うシステムを選ぶには、実際にツールを触ってみて、ユーザー数、必要な機能、サポート体制の3軸を確認することが重要です。まずは期間無制限の無料プランや、無料トライアルを活用して、画面の見やすさや検索のしやすさ、ナレッジの登録・更新のしやすさなどを実際に試してみましょう。
また、本格的な導入や有料プランへの移行を検討する場合は、各社のサービス資料を見比べるのが効率的です。次のボタンから、人気サービスの資料をまとめてダウンロードできるので、料金や機能、サポート内容を一覧で比較しながら、ぜひ社内検討にご活用ください。
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