ATS（採用管理システム）とは？機能やメリット・デメリット

採用管理システム(ATS)には多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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人材不足が深刻化するなか、新卒・中途に限らず、採用は企業経営にとって重要な課題です。

しかし、判断が属人的になりがちで公平な採用ができなかったり、各応募者の選考ステータスが明確にわからなかったりすると、適切な採用管理が行われているとはいえません。

この記事では、採用の課題を解決し効率化できる「ATS（採用管理システム）」を紹介します。

ATS（採用管理システム）とは

ATSとは、「Applicant Tracking System」の略で、採用管理システムのことです。Applicantは、応募者・求職者、Trackingは追跡を意味することから、「応募者がどの段階にいて、どのような評価を受けているかを追跡するシステム」を意味します。

ATS（採用管理システム）は、企業が採用プロセスを効率化し、候補者情報を一元管理するためのソフトウェアです。求人広告の掲載や応募者のデータ管理、面接のスケジューリング、評価の記録など、採用に関するさまざまな業務を自動化・効率化します。

ATS（採用管理システム）が注目されている背景

ATS（採用管理システム）はなぜ注目されているのでしょうか。主な理由を紹介します。

採用手法の多様化による管理の複雑化

近年、企業はダイレクトリクルーティングやSNSを活用したリファラル採用など、従来の求人サイトや人材紹介に加えてさまざまな採用手法を導入しています。

転職活動を積極的に考えていない「転職潜在層」にもアプローチできるようになった一方、多くの採用チャネルを活用することで情報管理が煩雑になり、負担がかかっているのが現状です。

労働力人口の減少と人材獲得競争

労働力人口の減少に伴い、優秀な人材を確保する競争が激化しています。企業は限られた人材を確保するために、採用プロセスのスピードアップや効率化を進める必要があります。

このような状況において、採用活動を迅速かつ効率的に行うことが、競争優位性を保つために重要なポイントといえるでしょう。

採用担当者の負担増加

採用手法が増加していることで、従来の手動管理では採用担当者が対応しきれないケースも少なくありません。ATS（採用管理システム）を活用することで、採用活動を一元管理して効率化を図れます。

ATS（採用管理システム）の機能

ATSが管理している項目は主に4つに分けられます。それぞれの項目の機能について詳しく説明します。

• 求人管理
• 応募者情報管理
• 選考管理
• 内定者管理

求人管理

• 求人ページ制作
• 複数の求人広告の一括管理
• 求人媒体と連携させた応募者の一元管理

ATSを使うことで、複数の求人サイトや企業の公式サイトに、求人広告を一斉に掲載可能です。掲載後の応募状況をリアルタイムで把握し、必要に応じて広告内容を変更するのも容易です。

また、各求人広告に対する応募者の数や質をリアルタイムで把握し、どの媒体がもっとも効果的かを分析できます。広告戦略の見直しや最適化に役立つでしょう。

応募者情報管理

• 履歴書を含む応募者の情報の一元管理
• 自動スクリーニング

ATSは、応募者の履歴書や職務経歴書などの書類を一元管理し、必要なときに簡単にアクセスできるようにします。採用担当者は複数の応募者を比較しやすくなります。

自動スクリーニング機能は、キーワードや特定の条件をもとに応募者をフィルタリングし、最適な候補者を自動的に選別します。膨大な応募書類のなかから適切な人材を効率的に見つけ出せます。

選考管理

• メールやLINEなどのコミュニケーションをツール内で実施
• 応募受付から面接までを自動化
• 面接評価の入力
• 選考の進捗状況の可視化

ATSは、採用プロセスにおけるコミュニケーションを円滑に行うための機能も提供します。

メールやLINEなどのツールを使って、応募受付の確認や次のステップについて迅速に通知するなど、採用プロセスの各段階での連絡を効率化できます。

面接の日程調整を自動化し、候補者と面接官の双方のカレンダーを同期させます。候補者と面接官の双方に対して自動通知が送信されるため、スケジュール管理の手間を削減できます。

また、面接官が候補者を評価し、フィードバックも簡単に共有できます。評価基準を統一し、面接の一貫性を保てるようになります。

内定者管理

• 内定通知書の作成と送信
• 内定者フォローアップ

いくつかのATSには、内定通知書のテンプレートが用意されており、企業の要件に合わせたカスタマイズが可能です。内定者に対して、迅速かつ正確に内定通知書を送信することで、企業への信頼感が高まるでしょう。

また、内定者に対して、重要な日程や必要な手続きについてのリマインダーを自動的に送信可能です。内定者が手続きを忘れることを防ぎ、スムーズな入社準備をサポートしてくれます。

レポートと分析

採用活動の進捗状況や成果を可視化するためのレポートを作成します。これにより、採用プロセスのどこに改善が必要かを具体的に把握可能です。

過去の採用データを分析し、採用戦略の最適化に役立つインサイトを提供してくれます。どの募集経路が効果的か、どのスクリーニング基準が適しているかなどを明らかにできます。

ATS（採用管理システム）のメリット

ATSは、企業の採用活動を大幅に効率化し、求める人材の採用を成功させるためのツールです。ATSの導入メリットについて詳しく解説します。

採用プロセスの効率化

ATSは、履歴書のスクリーニングや候補者への連絡、面接の日程調整など、採用プロセスにおける多くの手作業を自動化可能です。

応募者の情報や面接の進捗状況を一元管理することで、情報の漏れや重複を防ぎ、必要なデータに迅速にアクセスできるようになります。

採用プロセス全体がスムーズに進行し、採用担当者は時間を大幅に節約できるため、戦略的な業務に集中できるでしょう。

また、ATSのデータ分析をもとに、採用プロセスのボトルネックや効果的な採用チャネルを特定することにより、より効果的な採用活動が実現します。

応募者の情報管理

ATSは、応募者の履歴書や職務経歴書、面接の記録などをデジタルで保存・管理可能です。必要な情報をすぐに検索・参照できるため、応募者の評価や比較が容易になります。

キーワードや特定の条件をもとに応募者をフィルタリングすることで、企業の求める候補者を自動的に選別可能です。

さらに、過去の応募者データの再利用もできるため、再度の採用活動時にもスムーズに情報を活用可能です。採用担当者は一貫性のある評価を行えるので、適切な人材を見つける確率が高まります。

コミュニケーションの改善

ATSは、自動応答機能やテンプレートメールの送信機能を備えており、応募者への連絡を迅速かつ一貫して行えます。面接のスケジュール調整や選考結果の通知を効率的に行うことで、応募者に対する対応の質が向上するでしょう。

応募者とのコミュニケーションがスムーズになることは、企業のイメージ向上にもつながるでしょう。

コストの削減

ATSの導入により、採用プロセスの自動化や効率化が進むことで、採用にかかるコストを削減可能です。外部エージェントの利用頻度を減らし、内部リソースでの採用活動が可能になります。

採用活動の効率化と応募者の質の向上により採用の成功率が高まり、ATS導入に対するリターン（ROI）の向上も期待できるでしょう。

法令遵守の支援

ATSは、応募者の個人情報保護や採用に関する公平な機会の提供など、採用活動に関する各種法令や規制に準拠するための機能を提供しています。

また、高いセキュリティ機能により、応募者の個人情報を安全に管理し、データ漏えいのリスクも最小限に低減できます。

企業は法令違反のリスクを低減でき、コンプライアンスの維持が実現します。

ATS（採用管理システム）のデメリット

採用管理システム（ATS）は採用業務を効率化する便利なツールですが、導入や運用において注意すべきデメリットもあります。

導入コスト・運用コストがかかる

ATSは無料プランを用意しているサービスもありますが、利用できる機能が限定されていたり、人数制限が設けられていたりするケースも少なくありません。

本格的に使う場合には有料プランが必要になることが多く、月額費用や初期費用がかかることもあるでしょう。

定着までに時間がかかる

便利な機能が多い反面、操作に慣れるまでは時間がかかることもあります。とくに、採用業務に関わる人が多い場合、それぞれに使い方を周知してルールを統一する必要があるでしょう。

ATS（採用管理システム）を導入する際は、担当者への教育コストや運用ルールの整備が求められます。

システムに依存しすぎると柔軟な対応が難しくなる

ATS（採用管理システム）にはテンプレートや自動化機能がある一方、カスタマイズ性が限られているものもあります。

採用フローが複雑な企業や、部署ごとに運用が異なる企業では、システムの仕様に合わせた運用を強いられることもあるでしょう。

ATS（採用管理システム）の選び方

自社にとって最適なATSを選ぶためのポイントは、次のとおりです。

• ニーズと規模に合った機能
• 使いやすい操作性
• コストと費用対効果（ROI）
• 導入事例と口コミ
• サポートとトレーニング
• セキュリティ

ニーズと規模に合った機能

求人広告の掲載や応募者データの管理、面接スケジュールの管理、評価とフィードバックの共有など、ATSの基本機能が企業の採用ニーズに合致しているかを確認してください。

企業の特定の採用フローに合わせて、ATSの機能を柔軟にカスタマイズできるかどうかも確認しましょう。とくに、独自の評価基準や面接プロセスを持つ企業にとっては重要なポイントです。

使いやすい操作性

ATSは、採用担当者だけでなく面接官や候補者も利用するため、直感的で使いやすい操作性が重要です。無料デモや無料トライアルを通じて、実際の操作感を確認しましょう。

今日の採用活動では、モバイルデバイスからのアクセスも重要なポイントです。ATSに専用のスマートフォンアプリが提供されているかも確認してください。

コストと費用対効果（ROI）

ATSの導入コストや運用コストも重要な選定基準です。ATSの初期費用と月額または年額の運用コストが予算内に収まるかを確認しましょう。

運用コストは、利用する機能やユーザー数によって変動することが多いため、詳細な見積もりを取りましょう。トレーニングやサポートの費用についても確認しておきましょう。

ATSの導入により、採用プロセスの効率化や応募者の質の向上が期待できるか、投資に対するリターン（ROI）を評価することも大切です。導入前後でのパフォーマンス指標を設定し、効果を測定できるようにしましょう。

導入事例と口コミ

実際にATSを導入している他社の事例や口コミを参考にすることで、現実的な使用感や効果を把握できます。

同業他社や同規模の企業が導入しているか、導入後の効果や改善点についての具体的な事例があるか、ネット上の口コミやレビューで評価が高いか、などをチェックしましょう。

サポートとトレーニング

ATSの導入時に、適切なサポートが提供されるかを確認します。とくに、初期設定やデータ移行、システムのカスタマイズに関してはベンダーからのサポートが重要です。

採用担当者や面接官に対するトレーニングプログラムが提供されているかも確認しましょう。使い方をしっかりと理解することで、ATSの機能を最大限に活用できます。

また、ATSの導入後も継続的にサポートを受けられるか、サポートのレスポンスが迅速であるかも重要です。

セキュリティ

ATSは、応募者の個人情報を扱うため、データセキュリティがしっかりと確保されていることが必須です。

データの暗号化やアクセス制御など具体的なセキュリティ対策や、ISMS認証といった情報セキュリティの第三者認証についても確認しましょう。

サービス比較はここからが本番！複数社の採用管理システム(ATS)の資料をダウンロードし、あなたのビジネスに最適なサービスの機能と料金、実績をより詳しく確認しましょう。
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ATS（採用管理システム）を賢く使って戦略的採用を！

事業の多様化や仕事の多様化により、企業ごとに求めている人材は異なるはずです。求める人材を獲得するために、ぜひATS（採用管理システム）の導入を検討してみてください。ATSを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• ニーズと規模に合った機能
• 使いやすい操作性
• コストと費用対効果
• 導入事例と口コミ
• サポートとトレーニング
• セキュリティ

おすすめ・人気の採用管理システムを知りたい方は、次の採用管理システムまとめ記事をご覧ください。

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