採用管理システム導入事例 - ジョブカン採用管理・sonar ATSで成功した企業例

採用活動におけるプロセスを一元管理する採用管理システムが注目を集めています。背景には深刻な人材不足があり、効率的で迅速な採用活動が求められています。

しかし、採用管理システムで具体的にどのような効果が得られるのか、漠然としたイメージしか持てない場合も多いかもしれません。採用管理システムを有効活用することにより、短期間で大量採用を行えたり、効率よくマッチングが重視された採用を実現できたり、といった事例があります。

この記事では、人気の採用管理システム「ジョブカン採用管理」「sonar ATS」の2ツールについて、それぞれの導入事例を紹介、あわせて採用管理システム導入のポイントを解説します。

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・採用管理システムの比較
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採用管理システムとは

採用管理システムとは、募集・応募・面接・選考・入社にいたる採用プロセスを一元管理し、採用業務の効率化と迅速化を実現するツールです。英語ではATS（Applicant Tracking System）と呼ばれ、応募者追跡システムを意味しています。

近年では景気回復と少子化による労働人口の減少が懸念されており、企業の成長に欠かせない優秀な人材確保が必須の課題となる中、注目を集めているシステムであるといえます。

採用管理システムの機能

求人管理

採用管理システムでは、求人ページ制作や求人広告の一括管理など、求人案件の管理ができます。求人情報・採用用予定人数・求める人材などの情報を一括管理できるので、より効率的な求人ができるようになります。

情報管理

履歴書や紹介元など、応募してきた求職者の情報管理も可能です。こうした情報は個人情報にあたるため、取り扱いには配慮が必要です。採用管理システムを使えば、セキュリティが整った環境で情報管理ができます。

選考管理

採用の進捗状況・筆記テスト・面接の評価など、選考に関わる情報の管理もできます。選考に関わる情報を社内で共有しやすくなり、多角的な人材採用が可能になります。

内定者管理

内定後は、内定通知・内定後の連絡・フォローなども行えます。なかには内定者とのコミュニケーションに特化したシステムもあります。

採用管理システムのメリット

採用活動の効率が上がる

システムを導入すれば、今まで手作業で行っていた工程が短縮でき、より効率的な採用が行えるようになります。全体的な負担減につながり、選考に集中できるようになる点が大きなメリットといえるでしょう。

また、応募を一元的に管理できるようになるため、選考ステータスや応募者情報などを、管理画面ですぐに確認できるようになります。それにより、採用スピードが上がることで、優秀な人材の獲得にもつながりやすくなるでしょう。

情報共有がスムーズ

システムで応募者の情報を取り扱うようになると、社内での共有がしやすくなります。求人・選考・内定後と担当者がわかれていても、すぐに情報のチェックができるので、全体的なプロセスがスムーズになります。

社内で情報共有をしやすくなれば、属人化の防止にもつながり、特定の担当者がいなければ業務が滞るといったこともなくなるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

情報の一元管理できれば、応募者の情報を一貫して管理できるので、ヒューマンエラーを防ぎやすくなります。

たとえば、Excelで採用管理を行う場合、作業の抜けもれやメールの見落しなどのミスにつながり、優秀な人材を取り逃すといった機会損失が発生する可能性があります。採用管理システムを導入して小さなミスを防ぐことで、効率的な採用活動ができるようになります。

採用管理システムのデメリット

コストがかかる

システムを導入する以上、どうしてもコストがかかります。どのような機能が必要なのか・月々どれぐらいのコストなら見合うのか、よく確認しておきましょう。

たとえば、必要のない機能が多く搭載されているシステムや採用規模が合わないシステムなどは、費用対効果が合わないため、必要な機能とコストが見合うシステムを比較検討することが大切です。

導入に時間がかかる

新しいシステムを導入するとなると、設置と周知に時間がかかります。

また、システムの導入によって業務手順が変わってしまうため、担当者の負担が一時的に増加します。採用には、採用担当者以外にも多くの部署や役職の人が関わるため、導入には採用期間にかからない期間を選ぶ、マニュアルを作成するなどして周知を徹底するようにしましょう。

導入企業事例：ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、わかりやすいインターフェースとスムーズなオペレーションで、戦略的な人材採用を実現するクラウド型採用管理システムです。

候補者に対して次に行うべきアクションを提示する業務フローにより、コミュニケーション不足や対応もれを防ぎ、一元管理されたデータとの整合性を保ちます。新卒・中途・パートタイムを問わない使い勝手のよさは、さまざまなニーズに対応し、利用状況に応じた最低限のコストでの運用も可能にします。

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ウエディングパーク（進捗管理の効率化）

課題：情報管理に時間がかかっていた

システム導入前は、ExcelやGoogleスプレッドシートで管理を行っていたものの、部署ごとに採用方法が異なり、集約に時間がかかっていた。

効果：進捗管理がしやすくなり、社内外で連絡がスムーズに

社内外での連絡がスムーズになったほか、エージェントと求人情報のやりとりができるようになり、効率的につながっている。アクションサマリーで結果入力待ちや日程設定待ちの数値が確認できるので、進捗が滞っている候補者もチェックしやすくなった。

ピクシブ（ヒューマンエラーの防止）

課題：業務負荷の大きさやデータの抜けもれ

採用活動では、メール・チャットツール・Googleスプレッドシートと多種多様なツールを使っていたため、業務負荷が大きく、データの抜けもれもしばしば存在していた。採用者の入社前の評価データを残したいとの思惑もあった。

効果：部署内外へ情報共有がスムーズに行えるように

日々の業務を効率化できるようになったほか、部社内外での情報共有がスムーズに進んだ。採用活動に関する問題点や改善点などの会話ができる余裕も生まれた。

導入企業事例：sonar ATS

sonar ATSは、新卒・中途採用に対応したクラウド型採用管理システムです。さまざまな求人媒体からの情報を一元的に管理することはもちろん、新卒採用につきもののイベント管理機能に長けており、それぞれの情報をわかりやすいフローで明確に提示してくれます。

メール・メッセージ両対応のコミュニケーション機能は、人為的なミスを減らす効果もあり、高い精度の採用活動を支援します。

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三井化学（プロセスの可視化）

課題：採用プロセス全体の可視化

同社は、候補者一人ひとりと向き合いながらマッチングを見極めるといったポリシーを貫いていた。しかし、従来システムでは採用プロセス全体が俯瞰できず、業務の効率化を通じて本来の採用業務に集中したいといった課題を抱えていた。

効果：アプローチすべき対象の明確化

採用プロセス全体のフローが可視化され、それぞれの候補者がどの段階にあるのかを把握でき、迅速にアプローチすべき対象が明確化された。また、複数の求人情報を扱えるようになり、本社での新卒採用と工場での中途採用に切り分けて管理するといった、新たなアプローチもはじめている。

野村不動産アーバンネット（PDCAサイクルの確立）

課題：人物重視の採用活動

不動産事業に必要な人材を数多く採用したい同社では、年々増加するエントリーに対して事務作業も増加しており、本来の目的である人物重視の採用活動が難しくなるといった課題を抱えていた。

効果：採用活動の分析を次回に活かすPDCAサイクル確立

情報の一元化と自動化によって採用担当者の負担が軽減し、より多くの候補者と面談可能となったほか、段階を踏んだ企業紹介によって、候補者の興味を引きつけられた。また、採用活動すべてを分析することで、PDCAサイクルが確立する効果も現れている。

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採用管理システムの選び方

自社に合った採用管理システムを選ぶ際には、次のようなポイントを意識するとよいでしょう。

採用活動に適したシステムか

新卒、中途、アルバイト・パート採用など、採用活動にあったシステムを選びましょう。新卒採用では応募者が多いため情報管理や選考管理に優れたシステムが必要になります。中途採用なら、求人媒体や人材紹介会社と提携しやすいものを選びましょう。

新卒採用やアルバイト・パートの募集でLINEを利用しているなら、LINEと連携できる採用管理システムかも重要なポイントになります。

よく使う求人媒体と連携できるか

採用管理システムには、連携している求人媒体からの応募者情報を自動で取り込める機能があります。使っている求人媒体やタレントマネジメントシステムと連携できるか確認しておきましょう。

求人媒体と連携できなければ、媒体ごとに応募に対応しなければならず、手間や負担、時間がかかります。しかし、求人媒体と採用管理システムを連携し、一元管理できれば1つのシステムで進捗状況を確認できるため、業務の負担を軽減できます。

コスト

料金プランは、クラウド採用管理システムの場合、初期費用＋月額費用で構成されることがほとんどです。月額費用は、使用するユーザーアカウント数や管理する応募者数に応じて変動します。たとえば、関与する社員が多い場合は、アカウント数に関係なく固定費用で利用できるサービスを選ぶとよいでしょう。

採用を効率的に行うために

グローバル化が進み、変化が激しくなった市場経済、少子化による労働人口の減少など、社会情勢は企業による優秀な人材確保を難しくしています。しかし、企業がこのような変化に対応して生き残っていくためには、従来の固定概念から脱却し、競争力のある採用活動を行っていく必要があります。

重要なことは「企業が求める人材はどのような人物像なのかを明確にし、それを確保するための戦略を練ること」で、これを支援するシステムが採用管理システムだ、といえるのではないでしょうか。必要な機能を見極め、効率的な採用活動のためにも、導入の検討をおすすめします。

こちらから採用管理システムの資料まとめて比較できます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。

こちらの記事ではおすすめのクラウド採用管理システムを比較しています。気になる方はぜひ参照ください。

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