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2017-11-12

採用管理システム事例 | クラウドで管理する採用プロセス

クラウド型が主流となりつつある採用管理システムが、優秀な人材確保が命題となる人事担当者の間で注目されています。応募から内定、入社まで一元管理する採用管理システムのメリットとは?事例から学べることを解説します。
人事採用管理システム
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採用活動におけるプロセスを一元管理する採用管理システムが注目を集めています。
その背景には、経済回復や少子化による労働人口減少があり、効率的で迅速な採用活動が求められている、という事情が考えられるでしょう。

しかし、採用管理システムで具体的にどんな効果が得られるのか、漠然としたイメージしか持てない場合も多いかもしれません。採用管理システムを有効活用することにより、ノジマのように短期間で大量採用を行うことや、三井化学のようにマッチングを重視した採用を行うことも可能となります。

その他の活用事例も紹介しつつ、採用管理システム導入に際してのポイント、概要を解説していきます。

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採用管理システムとは

採用管理システムとは、募集、応募、面接、選考、入社にいたる採用プロセスを一元管理し、採用業務の効率化と迅速化を実現するものです。英語ではATS(Applicant Tracking System)と呼ばれ、応募者追跡システムを意味しています。

近年では景気回復と少子化による労働人口の減少が懸念されており、企業の成長に欠かせない優秀な人材確保が必須の課題となる中、注目を集めているシステムであるといえます。

採用管理システム(ATS)とは | ツール31選比較【2018年最新版】 | ボクシルマガジン
ATS(採用管理システム)とは、応募者が採用のどの段階にいて、どのような評価を受けているかを追跡するシステムです。...

採用プロセス

優秀な人材を確保するには、大きな母集団を形成することと、人材の資質を見極める選考が重要になりますが、そこにいたる人事担当者のプロセスを整理してみましょう。

  • 企業が必要とする人材・人物像の明確化
  • 求人公開
  • 応募受付
  • 応募管理
  • スケジュール調整
  • 面接
  • 選考
  • 入社準備
  • 入社

これらの項目を迅速かつ的確に行う必要があります。なぜなら、売り手市場となっている現在では、優秀な人材は待っているだけでは確保できないからです。

採用プロセスを効率化し、応募者への迅速な対応を可能にする採用管理システムが注目されている理由は、まさにここにあるといえます。

システムが管理できる採用プロセス

それでは、採用管理システムが採用プロセスの中で効率化できる項目はなんでしょうか。

実は人材・人物像の明確化、入社以外のすべてを管理・支援することが可能だといっても過言ではありません。

さらに、募集時の媒体からどの程度の応募があったか、どのような人材が応募してきたかなどを分析し/レポートすることも可能となっており、採用人材の入社後を追跡することによって次回の採用プロセスを見直すなど、PDCAサイクルを通じた精度の高い採用活動を続けていくことも可能になります。

採用管理システム導入のメリット

採用管理システムを導入することによって得られるメリットは、何よりも人事担当者の負担を軽減することにあります。

すでに解説したように、人材の採用プロセスは多岐に渡り、従来はそれぞれの項目で異なるツールを手作業で管理していたということがいえます。

しかし、人事担当者本来の役割は「人を集めることではなく、優秀な人材を採用する」ことにあります。

つまり、採用管理システム導入で一元的な管理を行うことにより、人事担当者は本来の業務に集中することができ、面接官の支援、候補者へのフォローなどを手厚く行うことができるのです。

採用管理システム導入のポイント

それでは、精度の高い採用活動を行うためには、どのような採用管理システムを導入すればよいのでしょうか。

オンプレミス型が主流であった採用管理システムも、ネットワークが発達した近年ではクラウド型が主流となりつつあり、その機能もさまざまです。

代表的な機能をご紹介するとともに、選定のポイントを挙げてみましょう。

採用管理システムの機能

  • 人材募集Webサイトのホスティング機能
  • 求人媒体との連携で応募を一元管理
  • 履歴書を含む資料をツール内で管理
  • メールなどのコミュニケーションをツール内で実行
  • 面接評価入力機能
  • 採用プロセスのフロー管理
  • 効果分析、レポート機能

これらは採用管理システムが持つ機能の一部ですが、すべてのシステムが同様の機能を備えているわけでもありません。

採用管理システムに何を求めるか、自社にとって重要な項目は何かを明確にし、機能と照らし合わせながら選定していく必要があるでしょう。

考慮すべきポイント

その際のポイントとしては、以下の項目が挙げられます。

  • ホスティングされる求人ページの使い勝手
  • システムのレスポンス
  • 求人媒体などからのインポート機能
  • 社内、候補者とのコミュニケーション機能

採用管理システムが備えているホスティング機能や求人媒体などとの連携機能は、すべてが要望どおりのものとは限りません。

応募者の興味を引きつつ自社のイメージを保持できるなど、求人ページの編集に柔軟性があることも重要です。また、対応していない求人媒体からデータを簡単にインポートできるか、ということも重要です。

また、社内連携はもちろん、候補者とのコミュニケーションが同一ツール内で完結できるかも重要な要素です。これを実現することにより、情報漏れやコミュニケーション不足を解消し、精度の高い採用活動が実現します。

導入事例:リクログ

リクログは、多数の求人媒体との連携、採用サイトの作成・管理を統合して収集、一元管理することによって分析を可能とするクラウド型採用管理システムです。
応募者管理、選考進捗管理はもちろんのこと、SSLに対応した応募フォームの作成に対応しており、セキュリティ面でも万全です。迅速なコミュニケーション、分析・レポート機能によるリアルタイムな状況判断、適切なアプローチを実現し、精度の高い採用活動を支援します。

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事例:ノジマ

会社名:ノジマ業種:小売業
事業内容:デジタル家電製品の販売、付帯工事、修理、技術指導

課題:短期間での大量採用

新規出店が重なった同社では、短期間で大量の人材を採用しなければならない状況にあった。しかし、データベース管理のみで支援機能を持たない採用業務は困難を極め、手作業による処理を減らして効率的で迅速な採用を実現するシステム導入に迫られていた。

効果:応募情報処理能力が5倍以上に

リクログ導入により、各求人媒体からの情報が一元化されたことにより、応募情報の処理能力が5倍以上に向上した。大量採用という事情から「一括メール配信機能」「重複チェック機能」が有効に機能しており、ムダを省いた効率的な採用活動の実現とともに、精度の向上も果たしている。

事例:ギークス

会社名:ギークス業種:サービス業
事業内容:ゲーム、IT人材、動画、インターネット事業

課題:人材紹介会社の情報管理

優秀な人材確保のため、主に人材紹介会社を介しての中途採用に取り組み始めた。しかし、数多くの母集団を形成するためには多数の人材紹介会社との情報交換が必要となり、それを一元管理するシステムを導入する必要があった。

効果:採用プロセス全体のスピードアップ

リクログ導入により、候補者情報の一元管理、求人票の一括配信が可能となり、候補者紹介から内定まで2週間という採用プロセスのスピードアップ実現という効果が現れた。このスピーディーな対応は、候補者の「入社の決め手」にも大きな影響をおよぼしている。

導入事例:ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、わかりやすいインターフェイスとスムーズなオペレーションで、戦略的な人材採用を実現するクラウド型採用管理システムです。
候補者に対して次に行うべきアクションを提示する業務フローにより、コミュニケーション不足や対応漏れを防ぎ、一元管理されたデータとの整合性を保ちます。新卒・中途・パートタイムを問わない使い勝手のよさは、あらゆる企業のニーズに対応し、利用状況に応じた最低限のコストでの運用も可能にします。

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事例:マリーマーブル

会社名:マリーマーブル業種:ブライダル、冠婚葬祭
事業内容:ブライダル関連業務、映像制作全般、撮影上映機器の販売・レンタル、撮影スタジオ運営

課題:多彩な求人媒体利用による管理の複雑化

新卒・中途にあわせて多彩な求人媒体を利用していたが、Excelなどで管理し、メールによるコミュニケーションを行っていた。そのため、情報が複雑化してしまい、迅速な対応ができないばかりか対応漏れが発生しており、一元管理できるシステムの導入が急務という課題があった。

効果:情報の可視化で作業量が大幅に削減

複雑化していた情報が整理、可視化されたことにより、状況の把握とアクションが迅速化され、採用に関連する作業量を大幅に削減することに成功した。今後は求人ページ作成機能を利用した、ホームページリニューアルも検討している。

事例:キュービック

会社名:キュービック業種:広告、インターネット関連
事業内容:コンテンツマーケティング、SEO対策、リスティング広告、DSPを活用した成果報酬型業務

課題:属人性を脱却した仕組みの構築

事業規模が拡大を続け、全方面での人材採用に取り組んでいる同社では、情報漏れや他のスタッフへの引き継ぎ不足、管理工数の増加などの問題を抱えていた。そのため、属人化した採用業務を組織として体系させた仕組みに構築し直す必要がある、という課題があった。

効果:管理工数5割削減

散らばっていた情報の一元管理化と可視化が可能になったことにより、情報漏れや対応漏れなどのミスが激減、実感としての管理工数5割減、という効果をもたらした。また、有効的に使える時間が増えたことにより、より優秀な人材確保のための戦略に専念できるという効果も現れている。

導入事例:SONAR

SONARは、新卒・中途採用に対応したクラウド型採用管理システムです。さまざまな求人媒体からの情報を一元的に管理することはもちろん、新卒採用につきもののイベント管理機能に長けており、それぞれの情報をわかりやすいフローで明確に提示してくれます。
メール・メッセージ両対応のコミュニケーション機能は、人為的なミスを減らす効果もあり、高い精度の採用活動を支援します。

事例:三井化学

会社名:三井化学業種:化学
事業内容:ヘルスケア事業、モビリティ事業、フード&パッケージ事業、基盤素材事業

課題:採用プロセス全体の可視化

同社は、候補者一人ひとりと向き合いながらマッチングを見極めるというポリシーを貫いていた。しかし、従来システムでは採用プロセス全体が俯瞰できず、業務の効率化を通じて本来の採用業務に集中したいという課題を抱えていた。

効果:アプローチすべき対象の明確化

採用プロセス全体のフローが可視化され、それぞれの候補者がどの段階にあるのかを把握でき、迅速にアプローチすべき対象が明確化された。また、複数の求人情報を扱えるようになり、本社での新卒採用、工場での中途採用に切り分けて管理するなど、新たなアプローチもはじめている。

事例:野村不動産アーバンネット

会社名:野村不動産アーバンネット業種:不動産業
事業内容:住宅流通事業、投資用・事業用不動産流通事業、新築受託販売事業、保険代理店事業

課題:人物重視の採用活動

不動産事業に必要な人材を数多く採用したい同社では、年々増加するエントリーに対して事務作業も増加しており、本来の目的である人物重視の採用活動が難しくなるという課題を抱えていた。

効果:採用活動の分析を次回に活かすPDCAサイクル確立

情報の一元化と自動化によって、採用担当者の負担が軽減し、より多くの候補者と面談可能となったほか、段階を踏んだ企業紹介によって、候補者の興味を引きつけることができた。また、採用活動すべてを分析することで、PDCAサイクルが確立するという効果も現れている。

導入事例:bizpla採用管理

bispla採用管理は、母集団形成を容易にする求人ページホスティング機能、無制限を誇る求人媒体との連携により、スピーディで正確な採用プロセスを実現するクラウド型採用管理システムです。

コミュニケーション方法にはメールのほか、LINEなどのSNSが利用できるようになっており、候補者の傾向を熟知した機能が好評です。もちろんマルチデバイス対応でいつでもどこでも情報確認が可能、候補者を逃さない対応が可能です。

事例:マルハン

会社名:マルハン業種:サービス業
事業内容:パチンコ、ボウリング、ゴルフ練習場、その他アミューズメント施設運営

課題:散らばっていた情報と業務の一元化

同社は、安定的に採用を行っていく必要があり、各店舗からの要望を本社で吸い上げ、求人告知を行い、業務をアウトソーシングしていた。このような複雑な工程では、優秀な人材を確保することが難しく、情報と業務の一元化が求められていた。

効果:業務効率化による大幅なコストカット実現

これを解決するため、bizpla採用管理にプロセスを集中してアウトソーシングを廃止した。これによって各店舗、本社、採用担当者が一元化されたデータを元に採用活動を行えるようになったため、業務負担の軽減とともに、従来比85%減という大幅なコストカットを実現した。

優秀人材の確保は企業の生き残りに必須

グローバル化が進み、変化が激しくなった市場経済、少子化による労働人口の減少など、社会情勢は企業が優秀な人材を確保することを難しくしています。しかし、企業がこのような変化に対応して生き残っていくためには、従来の固定概念から脱却し、競争力のある採用活動を行っていく必要があります。

重要なことは、企業が求める人材はどのような人物像なのかを明確にし、それを確保するための戦略を練ることですが、これを支援するシステムが採用管理システムだ、といえるのではないでしょうか。自社に必要な機能を見極め、効率的な採用活動のためにも、導入の検討をおすすめします。

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