自治体向け採用管理システムおすすめ比較！解決できる課題
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自治体で活用できる採用管理システムの機能
採用管理システムとは、採用業務やそれに必要なデータをデジタル上で一元管理するためのシステムです。応募・選考情報の一元管理や応募者データの一括取り込みのような機能があります。
自治体では、求人媒体と連携して採用データをシステム上に反映させたり、一括で応募者とコミュニケーションを図ったりと、煩雑になりがちな採用業務の効率化が可能です。
採用管理システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。
自治体における採用管理の課題
自治体では、採用業務のオンライン化やDX化などを行う必要があり、それにあたって採用管理にまつわる課題が発生することがあります。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
選考プロセスの長期化・煩雑化
自治体の採用活動における選考プロセスは、長期化かつ煩雑化しやすい傾向にあります。紙を中心とした応募・申請手続きや選考回数の多さなどが、選考プロセスを長期化・煩雑化させる主な原因です。
近年の労働市場は少子高齢化や人手不足の影響から、競争優位性を確保できるよう迅速な意思決定が求められています。つまり、選考プロセスの複雑化は、競争優位性を貶める要因になりかねません。
ヒューマンエラー
多発するヒューマンエラーも、自治体における採用管理の大きな課題の一つです。ヒューマンエラーが起こりやすいのは、紙ベースでのやり取りが多いためであり、記載ミスや記入漏れ、あるいは情報確認不足などの問題が生じています。
ミスが増えると手戻りが多くなり、職員の負担増加につながってしまいます。ヒューマンエラーの機会を最小限に抑えるには、ペーパーレス化やデジタル化などの対策が必要です。
人材獲得競争の激化
多くの自治体では少子高齢化で若年層の母数が減少しており、民間企業との間で人材獲得競争が激化しつつあります。そのため、採用活動を効率良く行うための人材が不足している自治体も少なくありません。
数少ない職員のみで煩雑な採用活動を行おうとすれば、残業時間の増加や離職率の上昇などの問題を招きます。とくに人口減少が深刻な問題と化している自治体にとっては、職員一人あたりの業務効率性や生産性を高めることが喫緊の課題だといえるでしょう。
求職者側とのミスマッチ
求職者との間でミスマッチが起こりやすいのも課題の一つです。自治体の職員は配属先によって仕事内容が大きく異なります。また、定期的に人事異動が発生するのも自治体特有の問題です。
このような問題は実際に働いてみないことには実態をつかみにくいものです。そのため、求職者からすると働き方がイメージと異なる、自治体からすると求めていた人物像とマッチしないといったトラブルが発生しやすくなります。
自治体の課題を採用管理システムで解決できる理由
自治体では、「選考プロセスが長引く」「ヒューマンエラーが起こりやすい」など、採用管理に関する課題が多くありますが、採用管理システムを使えばそれらの課題も解決できるでしょう。採用管理の課題を解決できる理由を、採用管理システムの機能や詳細とともに説明します。
業務の一元管理による選考プロセスの簡略化
採用管理システムを導入すれば、複雑な採用業務を一元管理できるため、選考プロセスの簡略化につながります。
たとえば、本来なら応募経路ごとに応募者の確認やメッセージのやり取りを行わなければならないところを、採用管理システムであれば、単一のシステム上のみですべての手続きが完結します。ダッシュボードで選考状況を確認したり、面接日程を自動調節したりといったことも可能です。
よりシンプルなプロセスで採用活動を行うと、時間短縮効果が生まれます。余った時間を面接や応募者の厳選などのコア業務に費やせるのがメリットです。
ヒューマンエラーの抑制
採用管理システムはヒューマンエラーの抑制にも効果を発揮します。ほとんどの採用管理システムには、ミスや漏れを防ぐためのさまざまな機能が搭載されているためです。
具体的には作業の自動化機能があげられます。たとえば、メールの自動送信機能を使えば宛先の間違いや送信漏れを防げますし、スケジュールの自動調節や自動通知の機能を活用すると、面接日を忘れずに済むでしょう。
ヒューマンエラーの機会が減ると同時に手戻りの機会も減少します。結果、効率良く採用活動を進められるのがメリットです。
採用活動の省力化
採用管理システムは採用活動の省力化にも寄与します。システム内に搭載されている進捗管理やワークフロー（ルーティンワークを自動化する機能）、外部システム連携などの機能を最大限に活用することで、少人数でも効率良く採用活動を実施できます。
また、採用活動では複数の部署のメンバーが加わることも多く、情報共有の煩雑化が業務効率を阻害するケースも珍しくありません。
採用管理システムでは、部署を問わず一つの管理画面でメンバーの管理や進捗状況を確認できます。そのため、少人数での運用だけでなく、職員の人数が増えても対応しやすいのがメリットです。
ミスマッチの回避
採用管理システムにはモデリング機能が搭載されているシステムもあり、ミスマッチの回避が可能です。モデリングとは、応募者の資質や性格、動機などの定性的な情報を、客観的な数値で評価できる機能を指します。主に基礎能力検査や適合検査で評価するのが一般的です。
また、AI技術を採用した採用管理システムでは、自動的にモデリングを行えます。理想的な人物像を設定するとそれに近しい応募者をスムーズに選別できるため、ミスマッチを未然に防ぐだけでなく、採用活動の効率化にもつながります。
自治体向け採用管理システムおすすめ比較
Be-Smart - 株式会社日本経営協会総合研究所
Be-Smartは、株式会社日本経営協会総合研究所と株式会社ステラスが共同開発した、自治体向けの採用管理システムです。採用自治体は2019年の5団体から2022年の133団体※へと、着々と増加傾向にあります。
同システムでは、職種別にエントリーフォームの受付や応募資格条件の設定が可能です。そのため、部署や職種の数が多い自治体ならではの、業務の煩雑化や工数の増加といった問題を解消できます。また、豊富な機能が標準搭載されており、カスタマイズの手間がかからないのもメリットです。
※出典：NOMA総研「職員採用管理システム Be-Smart」（2024年8月8日閲覧）
Airワーク 採用管理 - 株式会社リクルート
Airワーク 採用管理は、株式会社リクルートが提供する民間企業向けの採用管理システムです。ただし、2023年5月に鹿児島県奄美市が同システムを採用しており、自治体でも十分に利活用できる実績を示しています※。
同システムは、無料で求人の作成や編集、システム内での応募者とのやり取りを行えるのが特徴です。また、有料オプションに契約すると、求職者への自動アプローチや候補者の検索など、さらに便利な機能を活用できます。
※出典：キーマンズネット「リクルート、奄美市の雇用促進を採用管理システムで支援」（2024年8月8日閲覧）
PUBLIC CONNECT - 株式会社パブリックコネクト
PUBLIC CONNECTは、自治体と求職者をマッチングするための採用プラットフォームです。採用情報やブログ、動画などを公開して、数多くの求職者にアプローチできます。
求職者からの問い合わせや応募者情報、掲載コンテンツを一元管理できるため、採用管理システムとしても活用可能です。また、運営会社のカスタマーサクセス担当者が、求人情報やPRコンテンツの魅力的な作り方をアドバイスしてくれます。
職員採用試験システム - 株式会社HBA
職員採用試験システムは、受験票作成や採点、合格通知など、一連の採用手続きを一元管理できるツールです。マークシートや小論文、一次・二次といった、さまざまな試験形態に対応しています。
帳票を作成する際は、項目を自由に調整できる可変帳票出力機能が便利です。柔軟に項目を設定できるため、収集したデータを独自の分析に活かせます。また、オプション契約により、受験票の印刷や発送、OCRによる解答の読み取りなど、機能を追加できるのも利点です。
インタビューメーカーは、クラウド上でWeb面接や録画面接の機能を利用できる採用管理システムです。サーバーや専用の機器を導入する必要がなく、ノーコードで機能を実装できる点に特徴があります。
また、UIがシンプルで使いやすいのも特徴です。採用管理には応募者管理や日程調整、応募者評価といった必要最低限の機能が搭載されており、初めて採用管理システムを扱う方でも迷うことなく利用できます。
RESERVAは、シンプルな操作で予約・受付を行えるツールです。わずか3ステップのみで予約・受付サイトを開設できるほか、自治体ホームページへの埋め込みも短時間で完了します。また、登録ユーザーを一元管理できるのもポイントです。
自治体の採用管理では、ノーコードで手軽に求人受付窓口を作成したい場合に役立つでしょう。メールやDM、アンケートなど、応募者とコミュニケーションを取れる機能も豊富なので、人材募集から応募者管理、採用通知までの一連の流れが、このツール一つで完結します。
自治体向け採用管理システムで採用管理業務の効率化を図ろう
採用管理システムにはさまざまな製品がありますが、できるだけ自治体向けの機能が用意されているか、自治体の導入実績があるものを選ぶのがおすすめです。特定の領域に特化した採用管理システムを選ぶことで、自治体ならではの課題を解決できる可能性が高まります。
ただし、自治体向けの採用管理システムでも、製品ごとに特徴が大きく異なるため、あらかじめ組織の課題をもとに明確な要件を定義することが大切です。今回紹介した複数の製品を参考に、最適な採用管理システムを探してみてください。
また、自治体では採用管理システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
