自治体向けAI-OCRおすすめ5選！解決できる課題と事例

自治体で活用できるAI-OCRの機能

AI-OCRとは、OCR（光学文字認識）にAI技術を融合させた技術やシステムです。紙の文書や画像に記された文字や文章をテキストデータに変換できます。深層学習を用いて、従来型のOCRと比較して文字認識の精度や文書のレイアウト解析精度が向上しているのが特徴です。

自治体では、AI-OCRを活用することで、データ入力作業の効率化や自動化対象業務の拡大が可能です。

自治体における業務の課題

自治体ではデータ入力の多さや業務の手間などの課題があります。具体的にどのような課題なのか、詳しく解説します。

データ化や集計業務が多く手間がかかる

自治体では何らかの手続きや申請を行う場合、利用者が紙に手書きで必要事項を記入するケースが多いです。同様にアンケート調査を行う場合も、アンケート用紙に住民が手書きで回答し、窓口に提出したり、役所へ郵送したりするケースがあります。

手書きで記入された申込書やアンケート用紙は、職員が手入力でデータ化して集計するため、業務が完了するまでに相当な時間がかかります。

住民がすべてデジタルでの申請や回答に対応できるわけではないため、手書きの紙帳票が残り続けることが考えられますが、それらをデータ化する職員にとっては手間のかかる業務といえます。

DX対応が進んでいない

自治体ではDX推進が必要と感じているものの、IT人材の不足やデジタル化に対する理解度、低予算が影響して、DXが進んでいないところもあります。

旧来の方法のままで業務を行っている自治体も多く、紙の文書や帳票をデータ化する業務に対して、アナログな手法で対応しています。

また、自治体がAI-OCRといったITツールを導入する場合、一般企業よりも高いセキュリティ精度が求められ、データの漏えいや不正アクセスを防ぐ必要があることも、ITシステムの導入が進まない1つの要因です。

自治体の課題をAI-OCRで解決できる理由

自治体では、データ化業務や集計業務が多く手間がかかる課題がありますが、AI-OCRであればこの課題を解決可能です。

自治体の業務の課題を解決できる理由を、AI-OCRの機能や詳細とともに説明します。

手書きの文字認識に対応している

AI-OCRは手書きの文字認識に強みを持つツールであるため、自治体のデータ入力業務を容易にします。

AI-OCRに搭載されている手書き文字の自動認識機能では、画像やスキャンされた文書から手書き文字を認識して、テキストデータに変換できます。また、独自のアルゴリズムや深層学習を活用して、さまざまな書体や筆跡に対応できるのが特徴です。

さらに、サービスによっては複数の言語に対応しているほか、さまざまな帳票の文字を認識できるため、文書のレイアウトや書式を保ったまま文字を抽出できます。

そのため、データ化や集計作業の大幅な効率化が期待できます。

AI-OCRとRPAの連携でさらなる効率化が期待できる

AI-OCRはRPAと連携させることで、業務効率のさらなる向上が可能です。RPAとは、ソフトウェアが人間の代わりにコンピュータ上のルーティン作業を自動的に行う技術のことです。

たとえば、AI-OCRによって抽出されたテキストデータは、RPAと連携することで自動的にデータベースやシステムへ入力できます。また、AI-OCRで読み取った申込書や申請書、アンケートのデータを、RPAに自動的にデータ処理と必要な手続きを自動で実行可能です。

AI-OCRとRPAの連携によって、データ入力やその後の処理などが自動化されれば、ヒューマンエラーを大幅に削減できるでしょう。

LGWAN対応のサービスもある

自治体を相互に接続する行政専用のネットワーク「LGWAN」に対応可能なAI-OCRもあります。LGWAN対応可能なAI-OCRであれば、自治体特有のネットワーク・セキュリティ面の懸念から解放されるため、AI-OCR導入へのハードルが下がります。

LGWANによるデータ収集とAI-OCRによる処理はリアルタイムでの実行が可能なため、自治体は常に最新の情報を収集でき、迅速な意思決定や対応が可能となるメリットがあります。

自治体におけるAI-OCRの導入事例

自治体でAI-OCRを導入しているケースを、業務改善例とともに紹介します。

群馬県庁

群馬県では、同県が掲げる「新・群馬県総合計画」の柱のDX推進に向けて、業務効率化による県民サービスの向上をミッションに掲げています。そこでAI-OCRの導入が検討され、初心者でも使いやすく認識精度が高いAI-OCR「SmartRead」の導入に至りました。

導入後は県民を対象にしたアンケート業務において、約2,200名分の回答入力にツールを利用。データ入力の時間は約4分の1に短縮され、これまで多くの手間がかかっていた業務の効率化に成功しています。

今後は堅調に届く手紙やかかってきた電話の内容のデータ化、許可申請系の業務に活用していきたいとのことです。

※出典：Cogent Labs「DX推進に向けクラウド版AIOCRを導入。データ入力時間が75％削減され、生まれた時間で県民サービスを向上」（2024年4月26日閲覧）

近江八幡市役所

近江八幡市では職員の人手不足が課題で、4～5年前から業務効率化を目指したDXの検討を始めていました。市役所では紙の申請書やFAXでの資料送信など、ほとんどの業務が紙ベースのやりとり。業務効率化には紙のデータ化が必要であったものの、入力業務の量は膨大でした。

また、入力だけではなくプリントアウトしてからミスをダブルチェックするため、想像以上に工数がかかる業務だったため、DX推進のためにも紙のデータ化を効率化するAI-OCRの必要性を感じ、「DX Suite」を導入しました。

近江八幡市の人権・市民生活課では、アンケート形式での市民意識調査を数年ごとに実施しており、1,200件の回答を職員5名が土日も利用して8時間ひたすら入力する業務を4日かけて行っていたとのこと。

しかし、ツール導入後は通常業務を行いながら、業務中の10分程度の時間を利用して読み取りができるようになり、業務の大幅な効率化に成功しました。また、幼児課においては手書きの申請書の入力にかかる時間を、年間96時間も削減できたとのことです。

※出典：AI inside「10分の隙間時間にデータ化が完了！AI-OCRを活用した誰一人取り残さないためのDX｜近江八幡市役所」（2024年4月26日閲覧）

自治体向けAI-OCRおすすめ5選

DX Suiteは、手入力で行っていた帳票のデジタル化を効率的に実現するAI-OCRです。自社開発の高精度文字認識AIによって、手書きや活字、傾きのある画像など、さまざまな文字を高い精度で読み取れるのが特徴です。複雑になりがちな読み取り箇所の設定をマウスクリックで簡単に行えるほか、定型の帳票だけではなく、フォーマットが異なる帳票でも読み取れます。また、各種RPAをはじめとしたAPI連携によって、関連業務も自動化を推進可能です。自治体では近江八幡市や横浜市、長岡市でも導入されています。

SmartReadは、高精度の文字認識だけでなく、データの仕分けや書き出しまで対応可能なAI-OCRです。発注書や申込書、アンケートなどのフォーマットを事前に登録しておけば、複数のタイプの文書をまとめてアップロードしても種類ごとに分類してくれます。独自のAIアルゴリズムを活用した高精度の文字読み取り技術で、手書き・活字を問わず、さまざまなタイプの文字を読み取り、デジタルデータとして抽出可能。読み取ったデータはCSVやExcelなどの形式でデータ出力できるほか、APIを活用して外部のシステムやRPAとの連携ができます。自治体では群馬県や八尾市などが導入しています。

DynaEyeは、あらゆる帳票のデータ化をサポートするオンプレミス型のAI-OCRです。手書き文字や活字、バーコードのほか、枠外にはみ出した文字や斜めに記入された文字、押印を含めた取り消し線など、さまざまな文字種の読み取りに対応しています。2つの異なるOCRエンジンを使用しており、認識結果を自動で突合するため、確認作業の効率化も可能です。かほく市や七尾市、津幡町など、自治体への導入実績も豊富なAI-OCRです。

AIよみと～るは、さまざまな手書き文書の読み取り、テキストデータへの変換を自動化できるAI-OCRです。高い読み取り精度を誇り、くせ字や複数行に書かれた文字、手書き訂正、訂正印入りの文字などをテキストデータへと変換できます。簡単なマウス操作だけで読み取りの設定が可能なほか、直感的で使いやすい利用者画面で、ITの知識が少なくても利用しやすいのも魅力です。RPAとの連携も可能で、データ読み取りや入力なども業務の自動化も実現できます。川口市や恵庭市、福島市など、自治体への導入実績も多いシステムです。

AI手書き文字認識サービス–京都電子計算

AI手書き文字認識サービスは、手書き文字の読み取りを行うAI-OCRサービスです。HTTPS通信の暗号化と、独自の手法でデータ送信前に画像を分割・シャッフルするため、高いセキュリティ環境下でサービスを利用できます。行政専用ネットワークのLGWANにも対応しているため、自治体でも安心して手書き文字書類のデータ処理を行えます。さまざまな種類の手書き文字を認識できるほか、チェックボックスや囲み文字といった形式にも対応可能。和歌山県有田市や東京都中野区、岩手県釜石市など、さまざまな自治体で利用されているサービスです。

自治体向けAI-OCRでデータ入力業務や集計業務を効率化しよう

AI-OCRでは、手書き文字や活字などを自動で読み取り、テキストデータに変換する機能が搭載されているため、自治体における申込書や申請書、アンケート調査といった紙ベースの文書に記載された文字のデータ化や集計業務の効率化が可能です。

また、RPAとの連携によって、パソコンでの定型業務を自動化できれば、さらなる効率化が可能になり、人的リソースをより重要な業務に充てられるでしょう。

自治体向けAI-OCRを導入する場合は、自治体の導入実績が豊富なシステムを選ぶと安心です。

AI-OCRは次の記事でも詳しく紹介しています。