内定辞退を採用管理システムで防止、新卒採用で対策すべきポイント

最終更新日：2025-04-14（記事の情報は現在から12日前のものです）

採用難が続くなか、内定辞退率を下げるにはツールの活用も有効です。企業にとって、多くのコストをかけて採用した人材が内定辞退するのは大きな打撃です。内定辞退を防止するための対策やポイント、応募者の内定辞退防止につながるツールとしておすすめの採用管理システムを紹介します。

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新卒者の内定辞退の状況

リクルートが発表した「就職白書2024」^※1によると、採用予定数を100とした場合、24年卒の平均内定出し人数は156.6人であり、平均内定辞退人数は74.3人です。つまり24年卒の内定辞退率は47.4％であり、約半数が辞退しているとわかります。

また採用数が計画より少なくなった理由として、「内定辞退が予定より多かった」と回答した企業は43.4％に上ります。これは「選考応募者が予定より少なかった」につぐ2番目に多い理由であり、多くの企業で内定辞退をうまく防止できていないのが現状です。

マイナビが約2,000社を対象に実施した調査^※2でも、2024年卒の内定辞退率が3割以上と回答した企業は56.8％でした。とくに上場企業が72.4％と、全体と比較して15％以上も高く、大手であっても採用は難しくなっていることが伺えます。

内定辞退を防止する手段の1つとしては、ツールの導入が挙げられるでしょう。本記事では、内定辞退を防止するために対策すべきポイントとともに、内定辞退防止に役立つおすすめの採用管理システムを紹介します。

※1 出典：リクルート就職みらい研究所「就職白書2024」（2025年3月20日閲覧）
※2 出典：マイナビ「マイナビ2024年卒企業新卒内定状況調査」（2025年3月20日閲覧）

応募者が内定辞退する理由

一体なぜ応募者は内定辞退をするのでしょうか。

応募者が内定辞退する理由を知ることで、内定辞退を少なからず防止する対策が打てるでしょう。本記事では、2つの時期にわけて応募者が内定辞退する理由を紹介します。

内定式前の内定辞退の理由

応募者の内定式前における内定辞退の理由には、次のようなものがあります。

他社で内定が出た
複数の企業の内定をキープしていた
会社を詳しく調べ、実態を知った
会社の悪い噂を聞いた
大学院への進学を決めた
公務員試験に合格した

最も多い理由が、他社で内定が出たことや、別企業の内定をキープしていたことによる内定辞退です。これはほかの企業に対して競り負けたと考えられ、理由としては選考のスピードや魅力が不足していると考えられます。志望度が同じ程度の企業であれば、基本的には先に内定をもらった企業が優先されるため選考のスピードも重要です。

また内定を出した企業が同じ業界・業種だった場合は、自社の魅力をアピールしきれていなかったことが、内定辞退の理由として考えられます。

ほかにも内定が出たことで会社をより詳しく調べ、知り合いに実態を聞くことで企業に失望し内定を辞退するケースも多々あります。これも自社の魅力不足と考えられるほか、現実と乖離した都合のいい情報を提示していることが原因です。

内定式後の内定辞退の理由

内定式後の内定辞退の理由には、次のようなものがあります。

求人情報と実際の条件に相違があった
内定式や内定者懇親会で社員や同期と合わなかった
内定後のフォローに対する不信感を感じた
内定者インターンで仕事内容にギャップを感じた
内定者課題のレベルが高く、やっていけるか不安になった
公務員を諦めきれなかった

内定式後の内定辞退においては、採用条件やフォローに関する不信感が理由として多く挙げられます。求人情報で開示されていた情報に対し、実際の勤務時間や勤務地、福利厚生の情報が異なると企業に対して不信感を抱き、内定辞退につながります。

これは、企業風土や職場の雰囲気・関係性などがイメージと異なるケースも同様です。面接では立場の弱さから応募者が質問をしにくいため、こういったギャップが発生しやすくなります。

また内定者は入社してうまくいくか、職場になじめるかといった不安を抱えています。そのため内定から入社まで、連絡やフォローがなければ、「この企業で本当にいいのか」と不信感を抱きやすくなるでしょう。そのほか、内定後のインターンや課題内容に違和感を覚えて辞退する内定者もいます。

内定者フォローの課題

内定辞退を防止するための課題・問題点として挙げられるのが、「内定者フォロー期間の長期化」です。近年は企業側で自由にスケジュールを決められる「通年採用」が増加し、優秀な学生を確保するために採用活動開始時期が早期化していることで、必然的に内定後のフォロー期間が増加しています。

そのため、これまでどおりのコミュニケーションや連絡だけでは、内定者フォローが不足して企業と内定者の間で関係性が希薄になり、内定辞退につながる可能性があります。しかし一方で長期間密なフォロー・コミュニケーションを行うと、採用担当者の業務負担が大きくなり、時間や人的リソースが不足することも考えられるでしょう。内定辞退を防ぐには、こういった課題をどのように解決していくかが重要です。

内定辞退を防ぐための方法

内定者フォローの課題を解決し、内定辞退を防ぐためには、次のような施策や取り組みが有効です。

選考を明確かつスピーディーに

選考の期日を明確化し、内定連絡を速やかに行うことも内定辞退の防止に効果的です。選考のスピードが遅ければ遅いほど、応募者は企業側に吟味されていると感じ、不安に感じたり「他の企業の方がいいのではないか」と迷ったりする確率が高まります。

そのため、選考の期間を短めに設定し早めに内定を出せば、応募者のモチベーションを維持しやすいため内定辞退が出にくく、他社に先んじて優秀な人材を確保しやすくなります。採用後のミスマッチを防ぐための母集団形成や、採用ブランディングとともに、採用フローも見直すとよいでしょう。

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わかりやすく正確な情報開示

内定辞退の防止には、わかりやすく正確な情報開示をすることが効果的であり、情報に相違がないことで、企業への信頼感が損なわれるのを防ぎます。募集や選考の段階で、就業条件や福利厚生といった情報もできるだけ細かく詳細に開示することで、応募者が早い段階でミスマッチに気づきやすくなります。

また会社説明会のような直接学生と会う場面でも、これらの情報は詳しく紹介し情報の補足を行いましょう。この場には現場の社員も招き、自社の社風や雰囲気、人間関係などを伝えることで、社員・社風が合わないといった理由の内定辞退を防ぎやすくなります。

内定者との継続的なコミュニケーション

内定辞退を防ぐためには内定者との継続的なコミュニケーションが効果的です。内定者は入社に対し、不安を感じています。内定通知後も内定者サイトやSNSでこまめに連絡を取り、内定者の不安や疑問を解消することを心がけましょう。

また、内定者に企業の最新情報を共有したり、ニュースレターを配信したりすることで、企業への関心を持続させることが期待できます。現場の社員との座談会を設けることで、リアルな働き方やキャリアパスについてのイメージを具体化することも有効です。

内定者同士の関係構築

内定者同士の交流の場を設けることも、内定辞退を防ぐ方法の一つです。チャットツールやSNSを活用し、内定者同士や先輩社員が交流できる場を作ることで、「この企業で一緒に頑張ろう」という意識が生まれ、入社への意欲が高まります。

また、質問や不安を気軽に相談できる環境を整えることで、内定辞退を未然に防ぐことが見込めます。懇親会や内定者研修を開催し、入社前に関係を深める機会を提供することを検討しましょう。

内定者インターンシップの実施

内定者に対してインターンシップを実施することも、内定辞退を防ぐ効果的な方法です。内定者は実際の業務を体験することで、入社後の業務内容や職場の雰囲気を理解しやすくなり、不安を軽減できます。

また、インターンシップは社員との関係を深める機会にもなり、企業への共感が増すことで、内定辞退のリスクを低減できます。短期間の実務体験を通じて、入社後のギャップを最小限に抑えることが重要です。

入社前研修の実施

入社前研修を実施し、社会人としての基礎を身につける機会を提供することも、内定者の不安を解消し、内定辞退の防止につながります。

オンライン研修やeラーニングのコースを用意し、ビジネスマナーや仕事への理解を深めてもらうことで、入社へのモチベーションの維持が期待できます。内定者が積極的に学ぶ姿勢をもつことで、入社後の即戦力化につながるのもメリットです。

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採用管理システムの導入

内定辞退を防ぐ施策をスムーズに行うためには、採用管理システム導入がおすすめです。採用管理システムとは、企業が採用活動を行うために必要的な情報をまとめて管理し、業務を効率化するためのツールです。

採用管理システムは、「Applicant Tracking System（応募者追跡システム）」の略として「ATS」とも呼ばれます。応募者の受付や情報、やりとりといったものを一目で把握でき、面接の日程調整機能や、選考ステータスに応じた自動メッセージ送信といった機能を利用可能です。採用管理システムで、過去の採用データをもとに分析を行えば、内定辞退の傾向を把握し、対策を講じるための判断につなげられるでしょう。

採用管理システムの利用をおすすめできる理由の一つに、コミュニケーションコストの削減が挙げられます。たとえば、新卒採用向けでは、LINEと連携した採用管理システムが増えています。LINEは学生が普段使うツールであるため、電話に出てくれない、メールだとスルーされるといった課題を解消できるほか、公式アカウントを利用した積極的な情報発信も実現可能です。

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採用管理システムで内定辞退を防ぐための方法

採用管理システムの機能を十分に活かし、内定者との信頼関係を築くことで、内定辞退を効果的に防止できます。具体的な方法や機能について説明します。

内定者とのスムーズなコミュニケーション

採用管理システムを導入すると、内定者とのやりとりを、前述したLINEのようなアプリや内定者サイトなどと連携して1本化することで、円滑化できます。応募者別の進捗状況ややりとりの内容が一目で把握できるため、連絡の抜けやもれがなくなり、優先度順に効率よく内定者フォローを行うことも実現可能です。自動化されたメールやメッセージでも、内定者の名前や応募職種を反映したパーソナライズされた内容にすることで、企業への関心を持続させられます。

また、応募者はマイページからセミナー・面談日程の調整や、Q＆Aや問い合わせ機能から気軽に質問や問い合わせが可能です。これは内定者からは不安や疑問点を解消しやすく、採用側からは業務負担の軽減にもつながります。

志望度スコアの可視化と対応強化

採用管理システムのなかには、内定者の志望度やエンゲージメントの傾向を可視化できるシステムもあります。アンケートや行動履歴をもとにスコアリングすることで、内定者ごとの状況を把握しやすくなり、志望度が低下している候補者には早めにアプローチを実施可能です。これにより、潜在的な辞退リスクに対して先回りした対応が可能になります。

内定者のエンゲージメント強化

採用管理システムを活用すれば、内定者のエンゲージメントを高めるアプローチが簡単に実施できます。定期的な動画メッセージやプロジェクトへの参加、キャリアに関するアンケート調査などを通じて、内定者が自律的に考え、関与できるような機会を提供すると効果的です。内定者は「すでにチームの一員である」と感じられることで、内定辞退のリスクを下げることが期待できます。

eラーニングや動画コンテンツの提供

入社前研修として、採用管理システムを通じてeラーニングや動画教材を配信することで、内定者の不安解消に役立ちます。ビジネスマナーや業界の基礎知識、業務の概要やフローなどを事前に学ぶことで、業務に対する理解が深まり、自信をもって入社にのぞめるようになります。

企業側は、学習状況を管理できる機能を利用して、内定者の準備状況や入社へのモチベーションを把握可能です。

採用活動の最適化

採用管理システムでは、応募者の情報や面接の情報など採用活動に使われるほぼすべての情報を統合できるため、採用活動を最適化できます。前述したように内定者との進捗状況ややりとりが把握できるほか、提出物の提出状況を把握できる提出物管理機能といった、業務を簡略化しつつ内定者の状況を正確に可視化できる機能が豊富です。

これにより業務を効率化できるのはもちろん、蓄積されたデータを分析可能です。情報を分析すれば現在の採用活動における課題の可視化でき、今後どういった部分を改善すべきかも理解できます。内定者や内定辞退者の情報を分析すれば、今後内定辞退を減らすための施策を考えやすく、将来的により内定辞退しにくく自社にマッチした人材を採用しやすくなるでしょう。