中小企業向け「ナレッジマネジメントツール」おすすめ10選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

ナレッジマネジメントツールを導入しようと思っても、種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。そんな声にお応えして「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位^※」のBOXILがおすすめナレッジマネジメントツールを厳選。チェックしたいサービスの紹介資料をまとめてダウンロードできます。
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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

中小企業で活用できるナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントツールとは、組織の知識やノウハウを蓄積し、共有するためのツールです。業務マニュアルや議事録など、あらゆる情報をデジタル化し、クラウド上に保存します。蓄積された「ナレッジ」は、パソコンやスマートフォンから検索可能です。

ヘルプデスクからファイル共有、検索、ブログなど、ナレッジマネジメントツールの機能は多岐にわたります。ツールの導入によって、社内の情報共有がスムーズになったり、業務の属人化を解消できたりと、多くのメリットを享受可能です。

ナレッジマネジメントツールの概要やメリット、機能などについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

中小企業が抱えるナレッジマネジメントの課題

中小企業は従業員数が少なく、ベテラン社員のリソースにも限りがあるため、ナレッジマネジメントの課題が生まれやすいです。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

• 社内のナレッジが属人化していて組織に蓄積されていない
• 新人の教育や引継ぎに手間がかかっている

社内のナレッジが属人化していて組織に蓄積されていない

中小企業では、社内で生まれるナレッジが個々の従業員に属人化され、組織全体で共有されていないことがあります。このような状況では、従業員の突然の離職や休暇などの場合に業務に支障をきたしかねません。

また、日常業務が忙しいことから、業務の効率化や改善のための学習が妨げられる可能性もあります。組織が成長していく過程で、ナレッジを集約し、共有するための施策が必要です。

新人の教育や引継ぎに手間がかかっている

社内リソースに限りのある中小企業では、新人教育や引継ぎのプロセスに手間と時間がかかります。これを解消するためには、業務のマニュアル化が必要です。

しかし、業務のマニュアル化が進んでいない中小企業では、新人はそれぞれの業務知識をもつ従業員に都度確認しなければなりません。

ナレッジが属人化していれば、人によって業務の方法や進め方が異なることもあるでしょう。新人は業務や全体像を理解するのに時間がかかるばかりか、組織全体での効率的な業務遂行が妨げられる可能性があります。

中小企業の課題をナレッジマネジメントツールで解決できる理由

中小企業のナレッジマネジメントには「業務が属人化しやすい」「教育や引継ぎに時間がかかる」などの課題がありますが、ナレッジマネジメントツールを使えば解決できます。これらの課題を解決できる理由を、ナレッジマネジメントツールの機能や詳細とともに説明します。

• 社内の情報共有がスムーズになる
• ナレッジをすぐに振り返られる
• 業務の属人化防止につながる
• 組織の学習能力と成長力を高める
• 顧客満足度の維持や向上につながる

社内の情報共有がスムーズになる

ナレッジマネジメントツールでは、チームメンバー間での情報共有やアクセスが容易になります。これにより、特定の人物が急に離職や休暇になっても、スムーズに業務の引き継ぎが可能です。

また、「マニュアル作成機能」を活用すれば、分散した情報をマニュアル形式にまとめ、共有できます。ナレッジを言語化・可視化することでマニュアルとして機能するため、新人教育の効率化を図れるでしょう。

ナレッジをすぐに振り返られる

ナレッジマネジメントツールでは、「一元管理機能」によって過去のナレッジに容易にアクセス可能です。必要なナレッジを、必要なタイミングですぐに振り返られます。

たとえば、議事録をナレッジマネジメントツールに保管しておけば、ある議題について再度話し合いが必要になったとき、前回の内容をツール上で簡単に確認できます。

業務の属人化防止につながる

従業員ごとに保有するノウハウが異なる、業務フローが違うといった「業務の属人化」を防げるのもナレッジマネジメントツールの利点です。属人化が進むと、ノウハウをもっている従業員が休むと業務が止まってしまう、特定の従業員への負担が大きくなる、といった状態になります。

ナレッジマネジメントツールでは、全員に対して同じ情報を共有できるため、業務の平準化が可能です。その結果、業務の属人化解消につながります。

組織の学習能力と成長力を高める

ナレッジマネジメントツールでは、組織内の知識やノウハウを簡単に蓄積・共有できるため、組織全体の学習能力や成長力を高められます。従業員は過去のプロジェクトや失敗を記録から学び、その知見を次のプロジェクトに活かせるようになります。

新しいアイデアやベストプラクティスを共有することでのイノベーション促進も可能です。これにより、組織は迅速かつ柔軟に変化に適応し、持続的な成長につながるでしょう。

顧客満足度の維持や向上につながる

ナレッジマネジメントツールの導入は、結果的に顧客満足度の維持や向上につながります。従業員同士の情報共有が円滑になれば、それだけ商品やサービスへのスピーディーな反映が可能です。たとえば「お客様からこんな声があった」「システム不具合によって顧客に影響が出ている」といった情報を共有できます。

いち早く課題に気づいて対応すれば顧客満足度の低下を防げます。共有された情報をもとに商品サービスをブラッシュアップできれば、さらなる満足度向上につながるでしょう。

中小企業がナレッジマネジメントツールを選定する際のポイント

中小企業がナレッジマネジメントツールを選定する際のポイントとして次のものがあげられます。次のポイントを踏まえたうえで、各ツールを比較検討しましょう。

• FAQ型や社内Wiki型など自社に適したツールを選ぶ
• 文書の作成や編集、画像・動画の貼り付けが簡単にできるか
• 検索や閲覧がスムーズにできるか

FAQ型や社内Wiki型など自社に適したツールを選ぶ

ナレッジマネジメントツールにはFAQ型や社内Wiki型などの形式があり、自社のニーズに最適な形式を選択することが重要です。

たとえば、FAQ型は情報を簡潔に整理して検索しやすく、社内Wiki型は膨大な情報を体系的に管理できます。自社の業務や情報の性質に合わせて、ツールのタイプや特性を比較検討しましょう。

文書の作成や編集、画像・動画の貼り付けが簡単にできるか

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際には、文書の作成や編集、画像や動画の貼り付けが簡単にできるかどうかも大切です。

たとえば、スムーズに文書作成や編集ができることは、情報のスピーディーな更新や共有を促進します。情報への理解促進を助ける機能として、画像や動画の貼り付け機能も重要です。

文書の作成や編集がしにくいとツールを使用するのが面倒になり、次第に使用されなくなります。また、読み手にとって負担の大きいインターフェースだと、読み手がその情報を理解するのに苦労し、ツールの使用を敬遠するようになるでしょう。

検索や閲覧がスムーズにできるか

検索性や閲覧性も、ナレッジマネジメントツールを選ぶ際に重要です。たとえば、全文検索やフォルダ階層機能があれば必要な情報をすばやく見つけられ、業務効率の向上につながります。

自社のニーズに合った機能を搭載するツールを選択することが、効果的なナレッジマネジメントの実現につながります。

中小企業におすすめのナレッジマネジメントツール10選

• 世界100,000以上^※で導入されるカスタマーサポートシステム
• 電話やチャットなど複数チャネルの問い合わせを一元管理できる
• 顧客の交流機能によって自社の負担軽減につながる

Zendesk（ゼンデスク）は、世界100,000社以上^※が導入している、アメリカ発のカスタマーサポートシステムです。電話やメール、チャット、SNSなど複数チャネルでのコミュニケーションを一元管理できます。

顧客からの問い合わせは「チケット」として管理でき、基本データをはじめ、担当者やチャネルの種類、ステータス、優先度などを記録可能です。チケットを見ることで、担当者はすぐに顧客や問い合わせ内容を確認できます。

また、顧客同士が交流できる「コミュニティフォーラム」の機能も搭載されています。互いに質問し合ったり、口コミを共有したりすることで、顧客自身での問題解決を促進可能です。自社の負担軽減につながるでしょう。

※出典：Zendesk「Zendesk： 統合型カスタマーサービスソリューション」（2025年2月18日閲覧）

• ファイル共有を含めビジネスを効率化する機能がオールインワンで搭載
• ファイルは見やすく整理され、チャットでリアルタイムに共有可能
• 最大50ユーザー^※まで利用できる「無料デモ」を提供している

CrewWorks（クルーワークス）は、中小企業の導入実績が豊富な、簡単操作で利用できるビジネスコミュニケーションDXツールです。チャットやWeb会議、タスク管理、ファイル共有など、ビジネスを円滑に進めるための機能がオールインワンで搭載されています。

同ツールでは、「ファイル共有」によって社内のあらゆる情報をクラウドに集約可能です。ファイルはプロジェクトやタスクと紐付けて整理できます。集約されたファイルは「チャット」でメンバーにリアルタイムで送信可能です。

システムには、チャットの会話やタスク対応履歴、Web会議の録画データも蓄積されます。無料デモも提供しており、最大50ユーザー^※まで利用可能です。

※出典：テクノ・マインド「 CrewWorks - 統合コミュニケーションプラットフォーム」（2025年2月18日閲覧）

• 中小企業から大企業まで規模を問わず利用されるナレッジマネジメントツール
• パソコンやスマートフォンを問わず、ナレッジに「即アクセス」できる
• Microsoft TeamsやSlack、LINE WORKSなどとも連携可能

ナレカンは、100名規模の中小企業から数万名の大企業におすすめのナレッジマネジメントツールです。マニュアルや議事録など社内に散在するナレッジを一元管理できます。ナレッジには、パソコンやスマートフォンなど端末を問わず「即アクセス」が可能です。ハイスピードかつ高精度の検索機能によって、見たいナレッジにすぐアクセスできます。

プレミアムプランでは「AI自然言語検索」の機能も利用可能です。社内すべてのナレッジを「ナレカンAI」が横断的にリサーチし、質問に対して最適な回答を自動生成します。

Microsoft TeamsやSlack、LINE WORKSなどビジネスチャットツールとの連携も可能です。無料トライアルも提供しているので、興味のある方は一度お試し利用してみてください。

• 社内ドキュメントにすばやくアクセスできるオーストラリア発のシステム
• 「ページ」や「ブログ」のような感覚でFAQや議事録を作成できる
• 作成公開されたページには「いいね！」や「コメント」が可能

Confluence（コンフルエンス）は、社内のさまざまなドキュメントに即座にアクセスできる、オーストラリア発のナレッジマネジメントツールです。FAQやマニュアル、議事録などを「ページ」や「ブログ」のような形式で作成し、システム上で一元管理できます。

テンプレートが用意されているため簡単にページを作成できるうえ、クラウドベースなので複数名での同時編集も可能です。誰かがページを編集すると、ほかのメンバーに自動で通知されるため、リアルタイムで更新状況がわかります。

作成公開されたページには「いいね！」や「コメント」が可能です。リアルタイムでナレッジを共有できる、かつ社内コミュニケーションにもつながるツールといえます。

• FAQやwiki、ポータルサイトを簡単に作成・共有できる
• 中小企業を含め12,000社以上^※が登録している
• WordやExcel、PDFなどファイルの全文検索にも対応

NotePM（ノートピーエム）は、社内向けのFAQやwiki、ポータルサイトを簡単に作成し、共有できるナレッジマネジメントツールです。中小企業の導入実績も多く、登録企業は12,000社以上^※にのぼります。

最大の特徴ともいえるのが「高機能エディタ」と「テンプレート」です。これらの機能によって、社内のバラバラになったフォーマットを統一化し、誰でも見やすいコンテンツを作成できます。

WordやExcel、PDFなどファイルの全文検索にも対応しており、キーワードを入力することで見たい情報をすぐに発見可能です。また、ISMS認証やPマークの取得、2段階認証、IPアドレス制限などセキュリティ対策も充実しています。

※出典：プロジェクト・モード「NotePM - 社内wikiでナレッジ共有・マニュアル作成」（2025年2月18日閲覧）

• AIによる「動画解析」をナレッジ共有に役立てられるツール
• 動画コンテンツの要約やマニュアル作成、アンケート作成に便利
• 初期費用が無料、月額250,000円〜^※と明瞭な料金システム

Video Questor（ビデオ クエスター）は、NDIソリューションズ株式会社が運営する「動画コンテンツ」の解析・共有ツールです。システムに動画をアップロードすることで、AIが内容を自動解析し、ユーザーの質問に回答します。

動画コンテンツの要約やマニュアル作成、アンケート作成などに役立ちます。ベテラン社員の技術を撮影し、テキストに落とし込むことで新人教育に活用する、といった使い方も可能です。

ほかにも、カスタマーサポートやマーケティングなどにも役立てられます。同ツールは初期費用が無料、月額250,000円〜^※とシンプルな料金システムが特徴です。無料トライアルも提供しているので、興味のある方はご検討ください。

※税込価格・税抜価格かどうかは要問い合わせ

• レイアウトに従って入力するだけで多種多様なマニュアルを作成できる
• フォルダは最大5階層^※まで分類でき、アクセス権限の設定も柔軟
• 企業のフェーズに合わせたプランが用意されている

ココミテは、「使われるマニュアル」の作成・共有によって業務効率化を図れるナレッジマネジメントシステムです。レイアウトに従って入力するだけで、WordやExcel、PDF、動画などさまざまな形式のマニュアルを作成できます。

パソコンやタブレット、スマートフォンなど、どのような端末でもスピーディーに作成・閲覧・管理が可能です。フォルダは最大5階層^※まで分類でき、フォルダ単位でユーザーのアクセス権限を設定できます。

同システムには、企業のフェーズに合わせたプランが用意されています。最初は少人数のスモールスタートで、従業員数が増えたらグレードアップするといった使い方が可能です。プランは月額・年額を選択できるため、中小企業におけるキャッシュフローの調整もしやすいでしょう。

※出典：コニカミノルタジャパン「オンラインマニュアル作成・運用サービス COCOMITE（ココミテ）」（2025年2月18日閲覧）

• 全文検索やアクセス権限、AIによる提案機能など機能が充実
• ドキュメントやファイルは「チャット」で即座に共有できる
• SlackやMicrosoft Teams、Chatworkとも連携可能

flouu（フロー）は、ナレッジ共有をはじめ、マニュアル作成、社内wiki、日報・議事録をワンプラットフォームに集約できるシステムです。全ファイルを横断的に調べられる全文検索やアクセス権限の柔軟な設定、AIが関連ドキュメントを提案してくれる機能などが揃います。ドキュメントやファイルは「チャット」によって、その場で共有可能です。

ドキュメントを見ながら、メンバー同士でリアルタイムにコミュニケーションができます。SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどビジネスチャットツールとの連携も可能です。14日間の無料トライアルを提供しているので、興味のある方はお試し利用してみてください。

• 社内のナレッジを「高精度AI」が分析し、最適な回答を提示してくれる
• 適切な回答がなかった場合は、システムが「匠」に回答依頼メールを送信
• 工場の製造ラインや研究部門、ITシステムの管理部門などで導入される

匠KIBITは、社内のナレッジを「高精度AI」が分析し、最適な回答を提示してくれるシステムです。AIがナレッジをもとに最大15個の回答を提案してくれます。適切な回答がなかった場合、システムが「匠（その分野に精通したエキスパート）」に回答依頼メールを送り、返答をもらいます。AIは予測能力に優れており、単語や表現など微妙なニュアンスの違いも理解可能です。

同システムは「専門性が求められる仕事」や「細かな作業の多い現場」などの導入実績が豊富です。たとえば、工場の製造ラインや研究部門、ITシステムの管理部門などで多く利用されています。

• AIと特許技術によって高い検索性を実現するFAQシステム
• ChatGPTを運営する「OpenAI社」の生成AI技術を活用
• プロフェッショナルが既存FAQからの移行や辞書作成を支援

Helpfeel（ヘルプフィール）は、AIと特許技術を取り入れることで高い検索性を実現したFAQシステムです。同じ意味の言葉でも、漢字やひらがな表記の違い、スペルミスなどにも対応できます。

ChatGPTを運営する「OpenAI社」の生成AI技術を活用することで、従来のFAQの100倍^※の応答速度を実現します。ハルシネーションを回避しながら高精度な検索が可能です。メールやメモ書き、PDFファイルを用いたFAQのドラフト作成にも対応しています。

サポート体制が充実しているのも同システムの特徴です。Webディレクターやテクニカルライターなどのプロフェッショナルが、既存FAQからの移行や辞書作成を支援してくれます。

※出典：Helpfeel「FAQシステムならHelpfeel（ヘルプフィール）｜AI×意図予測検索でFAQを最適化」（2025年2月18日閲覧）

中小企業向けナレッジマネジメントツールで業務効率化や属人化解消を図ろう

ナレッジマネジメントツールには、あらゆるファイルを共有できたり、簡単にマニュアルを作れたりと、中小企業スムーズな情報共有を助ける機能が充実しています。検索性に優れたツールも多く、社内の誰もが必要なナレッジを必要なタイミングで探し出せます。ツールの導入によって、業務効率化はもちろん、中小企業が抱えがちな「業務の属人化」の解消にもつながります。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、社内wiki型やFAQ型など「タイプ」を見極め、インターフェースに優れたツールを選びましょう。公式ページや直接の問い合わせで「中小企業の導入実績」も確認してみてください。

より多くのナレッジマネジメントツールを比較検討したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。