社内ノウハウ共有ツール比較8選！ナレッジの管理・蓄積におすすめ

失敗しないための社内ノウハウ共有のポイント

社内でノウハウの共有を失敗しないためのポイントは次のとおりです。

• 目的を明確にし、周知する
• 保管場所を決める
• 共有方法をマニュアル化し、活用を促す

目的を明確にし、周知する

社内ノウハウ共有を成功させるためには、目的を明確にして、組織全体に周知することが大切です。ノウハウ共有の目的を具体化すれば、どのような課題を解決したいのか、何を達成したいのかを明確にできます。

たとえば、新人教育の効率化や業務プロセスの改善、イノベーションの促進など、目的に応じた具体的な目標設定が必要です。また、目的を周知することで、従業員はノウハウ共有の意義を理解しやすくなり、モチベーションを高められます。

経営陣からの支持を得ることも重要です。組織全体での協力体制が強化され、ノウハウ共有の文化を定着させやすくなります。

これらを怠ると、情報共有が形骸化し、効果を発揮できない恐れがあります。

保管場所を決める

社内でのノウハウ共有を成功させるためには、適切な保管場所を決めることが大切です。情報の保管場所を統一することで、必要な情報にスムーズにアクセスできる環境を整えられます。

オンラインストレージや社内wiki、ナレッジマネジメントツールなど、デジタルツールを活用すれば、情報を一元的に管理しやすくなるほか、情報の検索性が向上するため、業務効率が高まります。

保管場所を決める際には、ナレッジの分類に関するルールを明確にすることも重要です。これにより、情報の整理が容易になります。

共有方法をマニュアル化し、活用を促す

ノウハウ共有の失敗を避けるためには、情報の共有方法をマニュアル化することが大切です。共有方法をマニュアル化することで、ノウハウ共有の手順やルールを明確にでき、作成者・閲覧者双方の負担を減らせます。新入社員や異動者もスムーズにノウハウ共有に参加できるでしょう。

たとえば、情報の投稿方法やフォーマット（テンプレート）、レビュー手順、更新頻度などを記載したマニュアルを作成します。

さらに、定期的な勉強会を開き、共有されたノウハウが実際にどのように活用されたか、評価の高かったノウハウがあったかなどを紹介することも有効です。従業員にノウハウ共有の重要性を浸透させ、活用促進に役立ちます。

マニュアル化と活用促進は、組織の知識・資産を最大限に活用するための鍵となります。

社内ノウハウ共有ツールを導入するメリット

社内でノウハウを共有する場合に、専用のツールを導入することをおすすめします。社内ノウハウ共有ツールの導入メリットは次のとおりです。

• ノウハウを一か所に集約できる
• ノウハウの検索・更新が容易になる
• ノウハウ共有のルールを定めやすい

ノウハウを一か所に集約できる

社内ノウハウ共有ツールを導入するメリットの1つが、ノウハウを一か所に集約できることです。

ノウハウが属人的にならず、組織全体の資産として活用されやすくなるほか、ノウハウの一元化による情報の散在防止や、必要な情報にスムーズにアクセスできる環境の整備につながります。

ノウハウの検索・更新が容易になる

情報の検索と更新が容易になるのも、ノウハウ共有ツールを導入するメリットです。社内ノウハウ共有ツールは全文検索やタグ付けなど検索・分類機能が充実しているため、必要な情報にスムーズにアクセスできます。

これにより、マニュアルや文書の場所がわからないといった問い合わせも減るため、それらの対応にかかる時間の削減にもつながります。

また、ノウハウの更新も簡単に行えるため、誰もが常に最新の情報を閲覧できるのもメリットです。

複数の拠点を構えていて紙媒体でマニュアルを管理していた場合、ノウハウの更新がある度に印刷や配送をしなければなりません。しかし、クラウド上でノウハウを管理できれば、更新と最新版の閲覧がリアルタイムで行えます。紙に印刷するコストも削減できます。

ノウハウ共有のルールを定めやすい

ノウハウ共有ツールを導入することで、情報共有のルールを定めやすくなるのもメリットです。ノウハウ共有ツールには、テンプレートの設定やタグ付け機能、ファルダ分け機能などが搭載されており、共有方法をマニュアル化しやすい特徴があります。

投稿フォーマットやアクセス権限などを設定することで、情報の質を一定に保てるほか、誰もが簡単に情報を投稿・利用できる環境を整えられます。

ルールに基づいた情報の管理によって、コンプライアンスの強化にも役立ちます。

社内ノウハウ共有ツールの選び方

社内ノウハウ共有ツールの選び方のポイントは次のとおりです。

• 導入目的と合致するか
• 操作しやすいか
• セキュリティ対策は十分か

導入目的と合致するか

社内ノウハウ共有ツールを選ぶ際には、導入の目的とツールの機能が合致しているかを確認することが重要です。

たとえば、業務効率化を目指すのであれば、情報の検索や共有がスムーズにできるツールが適していますし、社員のスキルアップを図りたい場合は、タスクやプロジェクト管理機能をもつツールが役立つでしょう。

目的に応じて、ツールの機能や特徴を確認し、組織のニーズに最適なものを選ぶことがツール導入成功の鍵です。

操作しやすいか

社内ノウハウ共有ツールを選ぶ際には、操作性を確認することも大切です。ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいツールを選べば、従業員が抵抗感なくツールを利用できます。

さらに、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスに対応していれば、場所を問わず情報にアクセスできるため、利便性が大きく向上するでしょう。

実際にツールを導入する前に、デモや無料トライアルを活用して、操作感を確認することをおすすめします。

セキュリティ対策は十分か

社内ノウハウ共有ツールを選定する際には、セキュリティ対策が十分に施されているかも確認しましょう。ノウハウ共有ツールには、情報漏えいを防ぐためにデータの暗号化やアクセス制限、認証機能などが備わっています。

ツール上で機密情報を扱う場合は、セキュリティ対策の性能を確認し、自社のセキュリティ要件を満たすかを確認しましょう。

クラウド型のツールを選ぶ場合は、データセンターのセキュリティ基準や運用体制についても要チェックです。

おすすめ社内ノウハウ共有ツールの比較表

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社内ノウハウ共有ツールおすすめ比較8選

ナレカンは、社内のナレッジにすぐにアクセスできる社内ノウハウ共有ツールです。自然言語での検索が可能なほか、AIが搭載されており、社内のナレッジを横断して最適な回答を自動生成してくれます。複数のキーワードやタグからも検索できるほか、添付ファイル内のキーワードでの検索もできるなど、ノウハウをさまざまな方法で検索できます。ほかにも、チャット内容をワンクリックで蓄積できる機能、社内版知恵袋で質問や回答ができる機能などが搭載されています。

Quipは、営業プロセスの刷新やリアルタイムでの共同作業、アクションを起こすための状況把握などを一元管理できるツールです。CRM（顧客関係管理）との連携が可能で、顧客の情報や商談の状況に応じた営業戦略の更新が可能。必要なタイミングで必要な行動を起こすための情報を共有できます。アプリを使用すればスマートフォンからも情報にアクセス可能です。

Video BRAINは、動画によるコミュニケーションの推進によって、企業の経営課題を解決できる動画編集クラウドツールです。動画コンテンツの作成・編集、一元管理ができるのが特徴で、社内ナレッジやノウハウを動画で共有するといった活用ができます。PowerPoint感覚で簡単にマニュアル動画が作成できるほか、過去に制作した動画のテンプレート化や複製編集が可能なため、マニュアル動画を多く制作したい場合でも使いやすいでしょう。

Confluenceは、複数のチームで社内ナレッジの作成や共有ができるツールです。ミーティングの議事録からプロジェクト計画書など、さまざまな文書を作成できます。ナレッジの共有も簡単に行えるため、部署内はもちろん、部署を越えたノウハウ共有が可能です。コメント機能やフィードバック機能を使えば、従業員同士の交流を活性化できます。

SolutionDeskは蓄積されたナレッジとAIを活用することで業務革新が実現できるツールです。日々の業務で利用するFAQや対応マニュアル、説明書、顧客の応対履歴などを一元管理できます。組織や部門の壁を越えて活用できるため、組織全体のスキルの平準化や技術の伝承、生産性向上を期待できます。ナレッジにタグを付けることで、ドリルダウン検索の絞り込み項目を自動生成できる点も魅力です。

NotePMは、マニュアル作成や社内ナレッジ管理ができるナレッジマネジメントツールです。機能性の高いエディタとテンプレートが搭載されており、標準化されたマニュアルやノウハウをWeb上で簡単に作成できます。登録されたファイルの中身は全文検索できるため、欲しい情報に柔軟にアクセス可能です。アクセスが多いページやナレッジ共有への貢献度が高い従業員の抽出など、利用状況の定量的な分析もできます。

Qastは、組織内の個人の知識や経験を集約し、企業ナレッジとして管理できるクラウドサービスです。部署を横断した情報共有も可能で、組織全体の生産性向上が期待できます。検索性も高く、必要な情報に素早くアクセスできるほか、システムの活用状況の把握や分析も可能です。経験豊富なコンサルタントによるシステム導入から活用までのサポートを受けられます。

DocBaseは、誰でも簡単にドキュメント作成・編集ができるナレッジ管理ツールです。さまざまなドキュメントをマークダウン形式とリッチテキスト形式のどちらでも作成できるため、デジタルツールに明るい方だけではなく、苦手な方も利用しやすい点が魅力です。また、画像編集と文書作成がワンストップで行えます。

社内ノウハウ共有はツールで効率化

個人が持つノウハウを組織内や全社で共有できれば、部署間の連携強化や新しいアイデアの創出につながる可能性があります。

社内でノウハウを効率的に共有したい場合は、専用ツールの導入がおすすめです。情報の作成や更新、共有が簡単に行えるため、データの積極的な活用や社内ナレッジの蓄積が期待できるでしょう。

社内ノウハウ共有ツール（ナレッジマネジメントツール）は次の記事でも詳しく紹介しています。