Excelで情報共有は古い？ナレッジマネジメントツールと比較
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Excelとナレッジマネジメントツールのメリット・デメリット比較
Excelのメリット
- 導入コストがかからない
- 使い慣れた操作性
Microsoft Officeを導入している環境であれば、当然ながらそれ以上の費用がかかりません。また、普段の業務でExcelを使っている方も多いため、ナレッジマネジメントにExcelを利用してもスムーズに対応できるでしょう。
Excelのデメリット
- 複数人での編集が難しい
- データが破損するリスクがある
通常の状態では同時編集ができないため、編集する際にはブックを共有する機能を利用しなくてはいけませんが、図形・画像・行の挿入、グラフ作成・変更などの機能が制限されます。また、Excelファイルは、データ破損や誤って削除されるリスクがあります。
ナレッジマネジメントツールのメリット
- 共同編集・バージョン管理が容易
- 外部共有やアクセス制限がスムーズ
- 動画や画像、音声などさまざまなファイルを埋め込み・共有可能
- 検索性が高い
多くのナレッジマネジメントツールは、共同編集を前提とした設計がされており、バージョン履歴も残ります。また、URLやQRコードによる外部共有が容易で、アクセス制限も柔軟に設定できます。
さらに、テキストや画像以外にも、動画や音声、PDFファイルを埋め込みやクラウド上で共有できる点もメリットです。検索性も高く、全文検索のようにキーワードをページ全体から探し、対象の情報を探しやすいでしょう。
ナレッジマネジメントツールのデメリット
- コストが発生する
- 操作に慣れるのに時間がかかる
ナレッジマネジメントツールは基本的に有料サービスが多いため、導入コストや運用費用が発生します。また、使いやすい操作性やインターフェースであるものの、やはり導入当初は操作に慣れるのに時間がかかるでしょう。
ナレッジマネジメントに活用できるツールの選び方
より便利かつ安全に情報を共有するためには、ナレッジマネジメントツールの導入がおすすめです。次のポイントに注目すると、自社に合ったツールを選びやすくなります。
共有したい情報の種類に対応しているか
サービスによっては、テキスト以外にも画像や動画、音声、PDFなどさまざまなデータを埋め込み・共有ができます。
また、動画に特化したサービス、テキスト・画像に特化したサービスなどツールによって特色が異なるため、自社がナレッジ共有によく使用するデータファイルが対応可能かを確認しましょう。
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも閲覧できるツールなら、外出先やテレワーク中のユーザーも利用しやすくなります。
セキュリティ対策は十分か
大切な情報を守るためにも、セキュリティ対策が十分に実施されているのか確認してください。
二段階認証によるログインや、IPアドレスによる制限などが適用されているツールであれば、セキュリティレベルは高いと考えられます。また、定期的にセキュリティシステムをアップデートしているかも、あわせてチェックしておきましょう。
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ナレッジマネジメントツールおすすめ3選
ナレッジマネジメントにおすすめのツールを紹介します。
- 動画・グラフ・PDF・X・Googleスプレッドシート・スライドなどが埋め込み可能
- 全文検索機能を搭載
- プロジェクト単位、組織単位などの柔軟なアクセス制限
NotePMは、社内Wikiやノウハウ、FAQなどとして活用できるナレッジマネジメントツールです。更新履歴は自動的に記録されるため、情報操作の追跡が容易にできます。ツリー構造のフォルダやタグで情報を整理しやすく、かつ全文検索ができるため、必要な情報へのアクセスもスムーズにできるでしょう。
- シンプルな記事作成ページ
- 既存データ移行支援や初期セットアップなどサポートサービスが充実
- 二段階認証機能搭載、IPアドレス制限も可能
ナレカンは、シンプルな設計で小規模～大規模の企業で使用できるナレッジマネジメントツールです。アクセス制限を細かく設定でき、ナレカンを通してメンバーへの質問も簡単にできます。業務マニュアルや企画作成、議事録、トークスクリプト、ニュース共有など多様な用途で活用可能です。
Confluence - アトラシアン株式会社
- 複数のチームでナレッジを共有できる
- テキスト以外にも表や画像の共有にも対応
- コメント・メンション・通知・共同編集など十分な機能を搭載
Confluenceは、10人まで（2GB）なら無料で利用できるツールです。プロジェクト管理やソフトウェア開発、製品管理などさまざまな場面で利用でき、各種テンプレートを搭載しています。SlackやTrello、Microsoftなどさまざまなサービスと連携できる点も魅力です。
情報共有ツールで知識を共有しよう
Excelは導入コストが低く使い慣れていますが、同時編集が難しくデータ破損のリスクがあります。ナレッジマネジメントツールは共同編集やバージョン管理が容易で、多様なファイルの埋め込みや高い検索性が特徴ですが、コストがかかり操作に慣れる時間が必要です。
ナレッジマネジメントツールの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではナレッジマネジメントツールのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
ナレッジマネジメントツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。
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