通知機能を搭載するワークフローシステムおすすめ10選

ワークフローシステムの通知機能とは？

ワークフローシステムの通知機能は、申請・承認依頼やコメント受け取り時などに、メールや連携したチャットツール、専用アプリに通知する機能です。

通知機能を活用することで、承認の流れが滞ったり、期限に遅れたりするリスクを軽減できます。

通知機能のメリット・活用場面

ワークフローシステムでは、申請・承認作業をペーパーレス化し、フローの効率化が図れます。しかし、必要な申請や承認、決裁漏れ、コメントに気づかないなどのヒューマンエラーがあると、承認が滞ってしまいます。

とくに、承認者や決裁者は多忙な役職者であることが多く、承認件数が多いと後回しにして忘れてしまったり、承認依頼に気づかず漏れが生じたりするケースがあります。

通知機能では、申請書が提出された段階や承認期限が近い申請書がある場合などに、メールやチャットツールなどに通知が届くよう設定でき、ヒューマンエラーを減らすことに役立ちます。

また、差し戻しやコメント時、承認完了タイミングなどで申請者に対して通知でき、修正や承認後の業務推進がスムーズになります。

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通知機能を搭載するおすすめワークフローシステム10選

通知機能を搭載したワークフローシステムを紹介します。通知機能以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。

バクラク申請は、承認経路分岐やAI自動読み取り、会計ソフトAPI連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しています。金額や項目によって承認経路を分岐できます。AI自動読み取り機能では、領収書や発注書類、支払い書類をカメラで読み取れば、数秒でデータ化可能です。申請書に期限を設定すると、未承認の申請の承認者へ通知が自動で送信されます。

コラボフローは、申請時自動条件分岐やシンプル経路設定、マスター管理などの機能を搭載したワークフローシステムです。導入後、自社でのメンテナンスがしやすい点が強みです。申請者の部門・役職や申請金額などの任意条件から、申請経路を自動で分岐させられます。承認者が同一部署のみの場合、シンプル経路を選択すると、部署内で上位階層のメンバーが承認者となるように設定可能です。申請や承認の依頼をメールで通知できます。

Create!Webフローは、ワークフロー設定や保管・検索、申請・承認フォームなどの機能を搭載したワークフローシステムです。従来の申請様式の再現性が高い点を強みとしています。入力フォームと承認ルートを選択することで、ワークフローを作成できます。すべての案件、もしくは申請状況ごとの案件一覧から検索がかけられます。承認依頼や差し戻し、督促などの通知をメールで送信できます。

ジョブカンワークフローは、承認経路作成や入力内容の自動制御、外国語表示などの機能を搭載したワークフローシステムです。高度な承認経路を上限なく設定できる点を強みとしています。マウス操作のみで、複雑な承認経路を作成できます。申請書の項目に文字や数字、日付などの入力種別が設定できるほか、必須入力の設定や入力制御が可能です。申請や承認時に、メールが自動送信されます。チャットツールやスマートフォンへの通知も可能です。

楽々WorkflowII Cloudは、文書管理やワークフロー制御、システム連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。利用状況のデータを分析・可視化し、業務改善に活かせる点を強みとしています。部署もしくは個人単位で文書の閲覧や決裁の権限を設定可能です。ワークフロー制御の機能では、申請文書の種類によって、承認経路のパターンを事前に設定できます。承認や決裁依頼など、さまざまなタイミングでメール通知を送信可能です。

kickflowは、組織・ユーザー管理や承認フロー、フォーム開発などの機能を有するワークフローシステムです。複雑な組織図や承認経路にも対応している点が強みです。権限管理や閲覧制御を機能ごとに細かく設定できます。直感的な画面で容易に承認経路を作成可能です。複数人同時に承認を実施できる並列承認の機能もあります。チャットツールやブラウザから承認依頼などの通知を受け取れます。

SmartDBは、ワークフローやフォーム作成、Webデータベースなどの機能を搭載したワークフローシステムです。条件分岐や複数部門での並列承認、別のワークフローへの連携など、複雑な承認ルートを作成できます。新規作成・テンプレート選択・Excelデータの取り込みの3パターンからフォーム作成が可能です。任意に設定した通知条件が生じた際にメールやチャットツールから通知が受け取れます。

Gluegent Flowは、予約申請やコメント追加、フォーム作成などの機能を搭載したワークフローシステムです。従来の紙書類と同じデザインで電子化した申請フォームを作成できることが強みです。予約申請機能では、申請実施のタイミングを事前に予約できます。コメント追加の機能では、申請者や承認者のコメントをフォームに記載可能です。申請の処理依頼や完了報告を、メールや各種チャットツールに通知されるよう設定できます。

rakumo ワークフローは、ファイル添付や優先度設定、異動時の経路設定などの機能を搭載したワークフローシステムです。Google Workspaceと連携するためメンテナンス工数が少ない点が強みです。申請書にGoogleドライブのファイルリンクを添付できます。優先度の高い申請書に「至急」の表示が可能です。申請書の承認・確認依頼や、差し戻されたときなどにメールやSlackに通知が届くよう設定できます。

X-point Cloudは、入力支援や集計、印影などの機能を搭載したワークフローシステムです。申請書テンプレートが1000種類以上用意されている点が強みです。初期設定値や数値自動計算、マスタからの選択入力などの入力支援機能があります。項目ごとに入力方法のアドバイスを表示させられます。集計の機能では、蓄積されたデータからサマリ集計やクロス集計などか可能です。チャットツールやメールに各種通知を送信できます。

サービスを比較しましょう

ワークフローシステムの通知機能では、申請や承認の依頼時などにメールやチャットツールに通知を送る設定ができます。通知機能を活用することで、見落としや処理漏れによるフロー滞留のリスクを低減可能です。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。