通知機能を搭載するワークフローシステムおすすめ12選

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ワークフローシステムの通知機能とは？

ワークフローシステムの通知機能は、申請・承認依頼やコメント受け取り時などに、メールや連携したチャットツール、専用アプリに通知する機能です。

通知機能を活用することで、承認の流れが滞ったり、期限に遅れたりするリスクを軽減できます。

通知機能のメリット・活用場面

ワークフローシステムでは、申請・承認作業をペーパーレス化し、フローの効率化が図れます。しかし、必要な申請・承認や決裁漏れ、コメントに気づかないなどのヒューマンエラーがあると、承認が滞ってしまいます。

とくに、承認者や決裁者は多忙な役職者であることが多く、承認件数が多いと後回しにして忘れてしまったり、承認依頼に気づかず漏れが生じたりするケースが多いです。

通知機能では、申請書が提出された段階や承認期限が間近の申請書がある場合などに、メールやチャットツールなどに通知が届くよう設定でき、ヒューマンエラーを減らすことに役立ちます。

また、差し戻しやコメント時、承認完了タイミングなどで申請者に対して通知でき、修正や承認後の業務推進がスムーズになります。

ワークフローを紙で運用する際の問題点

ワークフローを紙で行う場合、運用効率の低下が問題になりがちです。

ワークフローとは、業務プロセスを定められた手順に沿って実行する仕組みを指します。特に、社内の規定に基づく意思決定プロセス（例：稟議書や経費精算など）に適用されることが多く、承認フローの管理や業務の効率化に役立ちます。

これらのフローを紙で運用すると、申請書の作成や回覧、保管に手間がかかるほか、郵送が必要なケースでは時間のロスが生じることもあります。さらに、書類の紛失リスクや承認状況の把握が難しくなる点も課題です。
しかし、ワークフローシステムで運用をデジタル化すれば、一連のフローを効率化できます。

ワークフローシステムでは申請から承認・決裁、保管や活用までのプロセスを効率化できるほか、申請や承認依頼を通知できる機能により抜け漏れやフローの停滞を防ぎ、申請・承認の迅速化が可能です。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを導入する際のポイントについて解説します。

通知機能が搭載されているシステムでも、どのようなツールと連携して通知を受信できるか、またどのような処理ができるかなどはツールによって異なります。

また、ワークフローシステムには通知機能以外にも、さまざまな機能があるため、システムの導入を検討する際には次のポイントに注目するとよいでしょう。

目的に合った機能があるか

ワークフローシステムに搭載されている機能は製品によりさまざまなため、まずは導入目的や課題を明確にし、課題解決につながる機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

たとえば、見落としや漏れを防ぎたい場合は、メールやチャットツールなど、普段業務で利用しているツールを通じて通知を受け取れる機能があると便利です。また、外国人従業員がいる場合には、メール通知を含め多言語に対応しているシステムがよいでしょう。

その他にも、モバイルへの通知やアプリに対応しているかどうか、承認依頼だけでなく差し戻しや承認が滞った際に催促通知を送る機能があるかも確認しておくとよいでしょう。

既存システムとの連携が可能か

ワークフローシステムの導入時に既存システムからの乗り換えやリプレイスが必要な場合は、他システムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。システム同士の連携が可能であれば、システムの移行をスムーズに行えます。

また、チャットツールと簡単に連携して通知を自動化できるシステムであれば、メール通知よりも見逃しにくくなるため決裁を迅速化できます。通知を受けたツール上で承認や差し戻しまで行えるものもあるため、それらの機能があるツールを選べばさらに効率化が可能です。

逆に、これまで紙やExcelで運用していた場合には、システムへの移行をスムーズに行えるよう、紙のフォーマットを利用できるシステムや既存のフォーマットの再現が可能なシステムを選ぶとよいでしょう。

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通知機能を搭載するおすすめワークフローシステム12選

通知機能が搭載されたワークフローシステムを紹介します。通知機能以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。

コラボフローは、申請時自動条件分岐やシンプル経路設定、マスター管理などの機能を搭載したワークフローシステムです。導入後のメンテナンスのしやすさが強みです。申請者の部門・役職や申請金額などの任意条件から、申請経路を自動で分岐させられます。承認者が同一部署のみの場合、シンプル経路を選択すると、部署内で上位階層のメンバーが承認者となるように設定可能です。申請や承認の依頼をメールで通知できます。

Create!Webフローは、ワークフロー設定や保管・検索、申請・承認フォームなどの機能を搭載したワークフローシステムです。従来の申請様式の再現性が高い点を強みとしています。入力フォームと承認ルートを選択することで、ワークフローの作成が可能です。すべての案件、もしくは申請状況ごとの案件一覧から検索がかけられます。承認依頼や差し戻し、督促などの通知をメールで送信できます。

eValue V Air ワークフローは、承認依頼や処理結果を通知してくれるワークフローシステムです。ガイドに従いステージを配置するだけで承認ルートを設定でき、承認プロセスや決裁状況を見える化できます。催促メッセージにより処理の遅延を防止できるほか、任意のユーザーに相談したうえで承認できる相談機能も備えています。

ジョブカンワークフローは、承認経路作成や入力内容の自動制御、外国語表示などの機能を搭載したワークフローシステムです。高度な承認経路を上限なしに設定できる点を強みとしています。マウス操作のみで、複雑な承認経路を作成できます。申請書の項目に文字や数字、日付などの入力種別が設定できるほか、必須入力の設定や入力制御が可能です。申請や承認時に、メールが自動送信されます。チャットツールやスマートフォンへの通知も可能です。

楽々WorkflowII Cloudは、文書管理やワークフロー制御、システム連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。利用状況のデータを分析・可視化し、業務改善に活かせる点を強みとしています。部署もしくは個人単位で文書の閲覧や決裁の権限を設定可能です。ワークフロー制御の機能では、申請文書の種類によって、承認経路のパターンを事前に設定できます。承認や決裁依頼など、さまざまなタイミングでメール通知を送信可能です。

kickflowは、組織・ユーザー管理や承認フロー、フォーム開発などの機能を有するワークフローシステムです。複雑な組織図や承認経路にも対応している点が強みです。権限管理や閲覧制御を機能ごとに細かく設定できます。直感的な画面で容易に承認経路を作成可能です。複数人同時に承認を実施できる並列承認の機能もあります。チャットツールやブラウザから承認依頼の通知を受け取れます。

SmartDBは、ワークフローやフォーム作成、Webデータベースなどの機能を搭載したワークフローシステムです。条件分岐や複数部門での並列承認、別のワークフローへの連携など、複雑な承認ルートを作成できます。新規作成・テンプレート選択・Excelデータの取り込みの3パターンからフォーム作成が可能です。任意に設定した通知条件が生じた際にメールやチャットツールから通知が受け取れます。

バクラク申請は、承認経路分岐やAI自動読み取り、会計ソフトAPI連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。出張申請や購買申請など、多様な申請を一元管理でき、二重申請や予算超過などをアラートし内部統制の強化に役立ちます。経費精算やカード支払などと稟議申請を紐づけると、予算消化率の管理にも対応可能です。領収書やレシートなどの添付ファイル情報を読み取れ、申請書の下書き作成を自動化できます。

manage ワークフローは、勤怠管理や経費申請、社内申請などのワークフローをデジタル化し、申請・承認業務をスピーディーに行えるワークフローシステムです。Excelフォームを利用できるため、利便性が高く、スムーズに移行できる点も魅力です。

また、ワークフローの設定は、承認者・条件分岐・メール送信など、パーツを組み合わせるだけの直感的な操作で設定できます。設定期間をすぎても承認処理がされていない場合には、自動でリマインドメールを送れるため、確認漏れを防げます。

Gluegent Flowは、予約申請やコメント追加、フォーム作成などの機能を搭載したワークフローシステムです。従来の紙書類と同じデザインで電子化した申請フォームを作成できることが強みです。予約申請機能では、申請実施のタイミングを事前に予約できます。コメント追加の機能では、申請者や承認者のコメントをフォームに記載可能です。申請の処理依頼や完了報告を、メールや各種チャットツールに通知されるよう設定できます。

rakumo ワークフローは、ファイル添付や優先度設定、異動時の経路設定などの機能を搭載したワークフローシステムです。Google Workspaceと連携するためメンテナンス工数の少なさが強みです。申請書にGoogle ドライブのファイルリンクを添付できます。優先度の高い申請書に「至急」の表示が可能です。申請書の承認・確認依頼や、差し戻されたときなどにメールやSlackに通知が届くよう設定できます。

X-point Cloudは、入力支援や集計、印影などの機能を搭載したワークフローシステムです。すぐに使える申請書テンプレートが豊富に用意されている点が強みです。初期設定値や数値自動計算、マスターからの選択入力などの入力支援機能があります。項目ごとに入力方法のアドバイスを表示させられます。集計の機能では、蓄積されたデータからサマリ集計やクロス集計などが可能です。チャットツールやメールに各種通知を送信できます。

ワークフローシステムの通知機能で抜け漏れを防止しよう

ワークフローシステムの通知機能では、申請時や承認の依頼時などにメールやチャットツールに通知を送る設定ができます。通知機能を活用することで、見落としや処理漏れによるフロー滞留のリスクを低減可能です。

ただし、通知機能が搭載されているシステムでもシステムごとにできることが異なるため、必要な機能要件を明確にし、目的に合ったツールを選びましょう。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、ニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。