大企業向け「ワークフローシステム」おすすめ10選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱える申請業務の課題

ワークフローシステムを導入していない大企業が申請業務で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのワークフローシステムで解決できる可能性があります。

承認ルートが複雑

大企業は従業員数が多く、組織構造も複雑になりがちです。そのため、申請内容によっては、複数の部門・役職者の承認が必要となり、承認ルートが煩雑化してしまうケースがあります。紙やメールベースでの申請では、

どの承認者が承認済みで、誰が未承認なのかがわかりにくく、申請がどこで止まっているのかを確認するだけでも多大な時間を要してしまいます。

ガバナンス強化が求められる

近年、企業における内部統制やコンプライアンスの重要性が高まっています。そのため、大企業では、業務プロセス全体の透明性を高め、不正行為を未然に防ぐためのガバナンス強化が求められています。

とくに申請業務においては、過去の申請内容や承認履歴を適切に管理・保管し、監査に対応できる体制を構築することが急務です。

大企業がワークフローシステムを導入するメリット

大企業がワークフローシステムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

承認業務が効率化できる

ワークフローシステムを導入することで、従来、紙やメールで行っていた申請・承認業務を電子化できます。申請者はシステム上で申請書を作成し、承認者はシステム上で申請内容を確認して承認できます。

これにより、申請書を印刷したり、手動で回覧したりする手間が省け、承認者はどこにいても申請を処理できるようになるため、承認業務全体の効率化が期待できます。

複雑な承認ルートに対応できる

ワークフローシステムは、あらかじめ設定した承認ルートに従って、自動的に申請書を次の承認者に回覧できます。そのため、大企業によくある複雑な承認ルートにも柔軟に対応できます。また、承認の条件分岐を柔軟に設定できます。

たとえば、複数人の承認者のうち1名が承認すれば次の承認ステップに移行するといった設定も容易です。

申請や承認作業の透明化が進む

ワークフローシステムでは、申請から承認までのすべてのプロセスがシステム上に記録されます。そのため、誰がいつ申請し、誰がいつ承認したのかといった履歴を簡単に確認できます。

また、申請がどこで止まっているのか、どの承認者が承認を保留しているのかといった情報もリアルタイムで把握できるため、申請業務全体の透明性が向上し、ガバナンス強化にもつながります。

大企業がワークフローシステムを選定する際のポイント

大企業がワークフローシステムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

必要な承認ルートが設定できるか

大企業では、部署や役職、申請内容によって、多種多様な承認ルートが存在します。ワークフローシステムを選ぶ際には、自社の複雑な承認ルートに対応して設定できるかを確認することが重要です。

承認ルートの設定が煩雑であったり、自由度が低いシステムだったりすると、運用が難しくなりかえって業務効率が低下してしまう可能性があります。

自社のセキュリティ要件を満たすか

大企業では個人情報や機密情報を取り扱う機会が多いため、セキュリティ対策は必須です。ワークフローシステムを選ぶ際には、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、自社のセキュリティ要件を満たしているかを確認する必要があります。

また、万が一の事態に備えて、バックアップ体制や障害発生時のサポート体制が整っているかも確認しておきましょう。

同規模の組織で導入実績はあるか

大企業向けのワークフローシステムを選ぶ際には、同規模の組織での導入実績があるかを確認することも重要です。導入実績があれば、自社と似たような課題を抱えている企業での成功事例やノウハウを参考にできるため、スムーズな導入・運用が可能になります。

また、実績のあるシステムは、大規模な組織に対応するための機能や性能が備わっている可能性が高いため、安心して利用できるでしょう。

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大企業におすすめのワークフローシステム10選

大企業におすすめのワークフローシステムを紹介します。

バクラク申請は、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムです。バクラク申請は、次のような特徴があります。

• バクラク請求書受取と連携し、申請の重複・支払漏れを防ぐ
• 承認・却下もチャットツールから可能
• AI-OCRが支払い書類や領収書を即座にデータ化​できる

コラボフローは、WebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。コラボフローには、次のような特徴があります。

• 使用しているExcelファイルをそのままWebフォーム化できる
• 申請フォームの作成はボタンを押すだけ
• 直感的なマウス操作で承認経路を設定できる

Create!Webフローは、紙の申請書の様式を変えずに利用できるワークフローシステムです。Create!Webフローには、次のような特徴があります。

• 経費精算や見積書、工場への申請、店舗からの申請などさまざまな利用シーンに対応
• スマートフォンでも使いやすい専用レイアウトあり
• 自動監視、自動バックアップ、通信暗号化、二要素認証、SSO（SAML）に対応

Gluegent Flowは、人と業務とデータをつなぎ、業務を効率化するワークフローシステムです。Gluegent Flowは、次のような特徴があります。

• 自由な帳票作成機能で、紙の書類と変わりなく運用できる
• 柔軟な経路設定が可能で、これまでの業務と同じフローで運用できる
• メール・ブラウザ・チャットでの通知で見落とし防止

ジョブカンワークフローは、初期設定や申請書作成が容易なワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• 申請書作成はマウスをクリックして移動するだけ
• 汎用性の高いテンプレートを50種類以上搭載
• 入力内容の必須設定や入力制御ができ、差し戻しやミスを防止

楽々WorkflowIIは、複雑な承認経路もマウス操作でかんたん・スピーディに立ち上げられる本格ワークフロー専用システムです。住友電工情報システム株式会社は。次のような特徴があります。

• 専門的なスキル不要で申請フォームや承認フローを設定できる
• 全社・グループ会社間で利用できる
• 利用状況データを定量的に可視化できる

kickflowは、シンプルかつ多機能が強みのワークフローシステムです。kickflowは、次のような特徴があります。

• 直感的に操作ができ、すぐに導入・運用ができる
• 人事異動の事前予約や閲覧権限の細かい設定が可能
• IPアドレス制限や監査ログ、シングルサインオンなどに対応

SmartDBは、大企業向け業務デジタル化クラウドです。SmartDBには、次のような特徴があります。

• バックオフィス業務からフロント業務まで、全社プラットフォームとして利用できる
• 複雑な条件分岐や柔軟な承認フローの設定が可能
• 他システムとの連携を容易に実現する豊富なAPI機能を搭載

Garoonは、小規模から大規模までの組織に対応できるグループウェアです。Garoonは、次のような特徴があります。

• 申請フォームや経路をGUIで設計可能
• スマートフォンやタブレットから申請処理できる
• kintoneやMicrosoft 365などさまざまなシステムと連携可能

CiX Workflowは、人事や総務の申請、各種届出業務のペーパーレス化を推進するワークフローシステムです。CiX Workflowは、次のような特徴があります。

• 入力項目に記入例やヘルプメッセージの補足情報により、始めてのユーザーでも操作マニュアルなしで申請できる
• ルートデザイナーで複雑な承認ルートも設定できる
• 組織構造以外のユーザグループで承認ルートを設定できる

サービス選びは比較して検討しよう

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。