【比較表】大企業向けワークフローシステムおすすめ12選 必須の選定基準とシェアランキング

ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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大企業におすすめのワークフローシステムは3タイプ

大企業ならではの複雑な申請業務に適したワークフローシステムは、機能や性能の特徴から大きく3タイプに分かれます。

このあと大企業ならではの申請業務の課題やそれに対する必須の選定条件を詳しく紹介していきますが、まずは全体像を把握するために、現状の課題や目的と照らし合わせてみましょう。

種類	適している企業	製品詳細
全社の業務基盤として活用できるタイプ	・グループ会社展開、他基幹システムとの連携が前提 ・監査対応や改ざん防止ログが必須であり、将来的にはBPM／プロセスマネジメントまで拡張を予定	一覧を見る
現行の運用（紙・Excelなど）を活かせるタイプ	・システム連携よりも運用スピードと柔軟なシステム構築を優先 ・現場ユーザーの操作性や習熟度を重視し、紙やExcelベースの運用から円滑に電子化を進めたい	一覧を見る
必要最低限の機能でコストを抑えるタイプ	・グループウェアなどすでにクラウド基盤を導入済みで、承認管理に必要な機能が備わっていれば十分 ・コスト抑制とスピード重視で小規模PoCや部門単位導入から始めたい	一覧を見る

細かい要件が未定で、機能や料金を広く比較したい場合は、サービス資料の一括ダウンロードをご利用いただくことをおすすめします。コストバランスを踏まえてじっくり検討したい方はぜひご活用ください。

より広い範囲からサービスを選定したい方にはカオスマップの閲覧がおすすめです。単体利用、連携しての利用、ノーコードツールなどのタイプで分類しているので、課題にあったシステムを検討しやすいです。
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全社の業務基盤として活用できるタイプ

ワークフローを単なる承認ツールではなく、全社の業務デジタル基盤として位置づけるタイプです。ERP、会計、人事、契約管理など主要システムと双方向に連携し、申請から決裁、台帳管理までを一気通貫で可視化する用途に適しています。

改ざん防止ログや履歴の保持など内部統制機能も充実しており、監査対応にも耐える製品が多いです。導入にあたっては要件定義やRFP作成が必要ですが、中長期的には高いROIが期待できます。全社標準のワークフロー基盤を構築したい大企業・グループ企業に最適です。

画像	サービス名	特徴	導入形態
	SmartDB	・ワークフロー機能に加えて、ノーコードで入力フォームや業務データベースを構築可能 ・監査ログをはじめとした統制機能やAPI連携に強く、大企業で多く利用	クラウド／オンプレミス
	AgileWorks	・並列承認、条件分岐、代理承認などを標準装備し、人事異動や組織改編にも対応 ・アクセス制御や承認履歴などJ-SOXを意識した設計	クラウド／オンプレミス
	楽々WorkflowII	・ノーコード／ブラウザ操作で申請フォームや承認ルートを設定可能 ・条件分岐、並列承認、代理承認、多言語（英語・中国語など）対応で、多拠点・グローバル展開にも耐えうる	クラウド／オンプレミス
	MAJOR FLOW ワークフロー	・申請ルートの条件分岐、並列承認、代理承認、差戻し・再申請など大企業特有の承認要件を標準サポート ・クラウド版はセキュリティ、権限設定、監査ログも整備	クラウド／オンプレミス

製品ごとのより詳しい特徴や料金プランは下記からご覧ください（ページ内の見出しに遷移します）。
▼全社の業務基盤として活用できるタイプの詳細を見る

紙・Excelなど現行の運用を活かせるタイプ

既存の紙やExcelによる申請・稟議を活かしながらスムーズに電子化し、現場の使いやすさと運用効率を両立するタイプです。テンプレートや帳票レイアウトの柔軟性が高く、各部門の文化や商習慣を保ちながら標準化を進められます。

クラウド／オンプレミスどちらにも対応する製品もあり、導入スピードとカスタマイズ性のバランスが取れているのが特徴です。現場主導で業務効率を上げたい企業や、抜本的な改善よりも現場運用のスムーズさを重視する企業に向いています。

画像	サービス名	特徴	導入形態
	Create!Webフロー	・紙やExcelといった既存帳票をそのまま電子化できる柔軟なフォーム設計 ・承認ルートの条件分岐や代理承認も簡単に設定可能	クラウド／オンプレミス
	X-point Cloud	・紙帳票や押印を再現した画面デザインで、従来の紙稟議からの移行を違和感なく実現 ・申請書テンプレートの種類が豊富で、フォーム作成もノーコードで対応可能	クラウド
	kickflow	・複雑な承認ルートや条件分岐を直感的に設定できる画面設計が強み ・テンプレート展開やSlack／ChatGPT連携など運用効率を高める仕組みも充実	クラウド
	ワークフローEX	・既存のExcelやWord帳票をレイアウト再設計の必要なしで使用可能 ・条件分岐、並列承認、代理承認、差戻しなど、申請業務の自動化・効率化に必要な機能を標準装備	クラウド／オンプレミス

製品ごとのより詳しい特徴や料金プランは下記からご覧ください（ページ内の見出しに遷移します）。
▼現行の運用を活かせるタイプの詳細を見る

必要最低限の機能でコストを抑えられるタイプ

導入までのスピードとコストパフォーマンスを優先し、短期間で稟議・申請業務の電子化を実現するタイプです。クラウド運用を前提とし、ユーザー数による課金などシンプルな料金体系を採用しています。Google WorkspaceやMicrosoft 365、グループウェアとの親和性が高く、既存の業務環境に自然に組み込めます。

まずは部門単位で電子化を始めたい企業や、初期投資を抑えて全社展開の足掛かりを作りたい企業におすすめです。運用負荷が少なく、情報システム部門のリソースを抑えたい企業にも適しています。

画像	サービス名	特徴	導入形態
	サイボウズ Office	・グループウェア内にワークフロー機能を標準搭載したシステム ・申請や承認の基本機能に加え、スケジュールや掲示板など他機能とシームレスに連携 ★大企業シェアNo.1（後述）	クラウド
	rakumo ワークフロー	・紙・PDFなどの既存申請書をアップロードすると、AIが解析し、フォーム化 ・並列承認、条件分岐、代理承認、スキップ・回覧などの承認ステップに対応しつつ低コストで導入できるのが魅力	クラウド
	グルーエージェントフロー	・SSO、組織情報連携、アクセス権自動反映機能で、既存グループウェアのユーザー管理をそのまま活用可能 ・フォーム作成もノーコードで簡単に可能で、申請書の転記・ファイル自動保存など日常業務を効率化	クラウド
	ジョブカンワークフロー	・入力必須項目設定や入力制御を備えたフォーム作成機能や、承認経路の複数の分岐設定機能を標準搭載 ・初期費用0円のクラウド型プランがあり、コストパフォーマンスが高い	クラウド

製品ごとのより詳しい特徴や料金プランは下記からご覧ください（ページ内の見出しに遷移します）。
▼必要最低限の機能でコストを抑えられるタイプの詳細を見る

企業規模に関わらないワークフローシステムの選び方や製品比較については、下記記事で詳しく解説しています。広く検討したい方はご参考ください。

大企業が抱える申請業務の課題

大企業では、組織規模の拡大と業務の複雑化によりワークフローが形骸化しやすいです。運用現場で特に問題となる4つの課題と、それらを解決するために必要なポイントを整理します。

複雑化した承認ルートと人事異動の負荷

大企業では、事業部、海外拠点、関連会社をまたぐ多段階の承認ルートが存在し、決裁に至るまでのリードタイムが長期化しがちです。さらに人事異動や組織改編のたびに承認経路の見直しが発生し、設定変更や権限付与の管理負荷が膨大になります。

Excelやメールで補完する属人的な運用が残っている場合、誰がどこで処理を止めているのかがわからず、承認の遅延やミスが発生。統制を保ちながら柔軟に組織変更へ追随できる仕組みが求められています。

ガバナンス強化・セキュリティ強化が求められる

J-SOX法や電子帳簿保存法などの法制度対応により、承認履歴、アクセスログ、申請者／承認者の明確化は必須となりました。加えて、リモートワークや海外拠点の拡大に伴い、承認権限の厳格管理やIP制限、多要素認証などセキュリティ要件も高度化しています。

メール添付や紙文書を介した旧来の運用では改ざんリスクが残り、監査法人から指摘を受けるケースも少なくありません。統制強化と業務スピードの両立が情報システム部門にとって大きな課題です。

また大企業では厳格に定められたセキュリティポリシーが存在するため、これに則ってシステムを運用する必要もあるでしょう。そのためデータの暗号化や情報の閲覧制限、改ざんを防止する対策ができるなど、高いセキュリティレベルを備えたワークフローシステムが必要です。

基幹、会計、契約システムとの連携不足

ワークフローがERP、会計、契約、人事などの基幹システムと分断されている場合、申請内容の二重入力や整合性エラーが頻発します。たとえば購買申請の金額や取引先情報が会計システムと同期されず、手作業で転記する過程で誤差や遅延が発生。承認完了後の処理が自動化されないため、経理、総務、法務間で再確認や差戻しが繰り返されます。

この問題を解決するには、API連携やRPA連携などの仕組みでデータを自動授受できるワークフローシステムが不可欠です。また、マスターデータ（取引先、社員、勘定科目）を共通化し、更新をリアルタイム反映できる連携基盤を備えることで、業務の一貫性と監査対応力を両立できます。

独自のフローや商習慣に合わせる必要がある

大企業は独自の業務フローや商習慣をもっているケースが多く見られます。基本的な機能がついているシンプルなワークフローシステムや、カスタマイズ性の乏しいシステムでは使いにくく感じる可能性が高いでしょう。

またグローバル企業の場合は、現地の法律や規則、習慣、言語にも合わせなければなりません。そのため、システムを導入する際は柔軟性の高いものを選定し、ある程度大規模なカスタマイズを実施する必要があります。

大企業がワークフローシステムを選定する際のポイント

複雑化する承認業務や統制要件を踏まえると、単なる電子稟議ツールでは限界があります。大企業が長期的に運用可能なワークフロー基盤を選定する際に重要となる、4つの要件を解説します。

• 柔軟な承認ルート設定
• 統制と監査に耐えるガバナンス機能やセキュリティ性
• 基幹、人事、会計システムとの連携性
• 同規模の企業での導入実績

柔軟な承認ルート設定

多階層かつ拠点・部門を横断する大企業では、承認経路の柔軟性が最重要です。条件分岐、並列承認、代理承認、再申請といったルールを細かく設定できる機能が求められます。特に、組織改編や人事異動が頻繁に発生する企業においては、人事システムとマスタを連携させ、自動的にルートを更新できる仕組みが効果的です。

承認ルートの設定が煩雑であったり、自由度が低いシステムだったりすると、運用が難しくなりかえって業務効率が低下する可能性もあります。条件分岐や入力フォームのカスタマイズなど、必要な柔軟性や機能があるか確認しましょう。

「SmartDB」や「AgileWorks」はあらゆる経路パターンに対応可能で、画面上で設定を変更できる柔軟設計です。

統制と監査に耐えるガバナンス機能やセキュリティ性

大企業では個人情報や機密情報を取り扱う機会が多いため、セキュリティ対策は必須です。また、J-SOX法、電子帳簿保存法、個人情報保護法などの法制度対応を前提に、承認権限、アクセス制御を厳格に設定できることが不可欠です。

また、承認履歴の改ざん防止、SAML・SCIMによるシングルサインオン、操作ログの長期保管など、監査で求められる要件を満たす仕組みも重要です。さらに、IP制限や多要素認証など、クラウド利用に伴うセキュリティ対策も確認すべきポイントとなります。

「楽々WorkflowII」はログの長期保存と出力が可能で、権限やロール管理も階層的に設定可能。また「SmartDB」は内部統制・監査を支える証跡管理に強みがあるほか、ISMSクラウドセキュリティ認証、ISO 27017を取得しており、セキュリティ面でも安心です。

基幹、人事、会計システムとの連携性

承認プロセスは単体では完結せず、会計、人事、契約、経費といった他業務との接続が前提です。そのため、ERPや人事マスタ、電子契約など外部システムとAPIを用いて双方向連携できる設計が必須です。

これにより、申請データの自動転記やマスタ更新、会計仕訳生成を自動化でき、二重入力や整合性崩れを防止します。特にSAP、奉行シリーズなど主要基幹との連携が容易である製品は導入負荷が軽減できるでしょう。

「楽々WorkflowII」はERPや会計ソフトとの連携を前提とした設計で、既存インフラとの親和性が高い製品です。「グルーエージェントフロー」はAPI連携に対応しているほかグループウェアとの連携性も高く、ユーザー管理に優れます。

同規模の企業での導入実績

大企業の運用要件は、中堅〜中小企業とは大きく異なります。多拠点、多部門、監査、多言語対応など、自社と同規模、もしくは同業種での導入実績があるベンダーを選ぶことで、導入リスクを大幅に抑えられます。導入事例では、初期構築期間や移行手順、教育体制、運用後のサポート体制などを確認しましょう。

特に、グループ会社を含めた横展開実績や他システム連携事例を持つ製品は、エンタープライズ対応力が高いと言えます。

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【調査】ワークフローシステムの大企業シェアNo.1はサイボウズ Office

BOXILでは、ワークフローシステムの導入に携わった1,717人を対象に独自アンケート^※を実施し、導入したワークフローシステムを訪ねました。

そのうち、従業員数1,000人以上の企業で導入されていたシステムとして、シェアがもっとも多かったのはサイボウズ Officeで16.70%でした。次いでSmartDBが7.68%、ワークフローEXが7.49%、楽々WorkflowIIとジョブカンワークフローが6.72%と続きます。

従業員数をさらに細かく分類した場合のシェアランキングTOP5は下記のとおりです。

従業員数	1,000～4,999人	5,000～9,999人	10,000人以上
1位	サイボウズ Office	サイボウズ Office	サイボウズ Office
2位	SmartDB	SmartDB	ワークフローEX
3位	楽々WorkflowII	楽々WorkflowII	SmartDB
4位	バクラク申請	ジョブカンワークフロー	楽々WorkflowII
5位	ジョブカンワークフロー	ワークフローEX	ジョブカンワークフロー

※調査概要：インターネット調査にてワークフローシステムの導入に携わった全国20〜60代の1,717人へ実施。本調査の期間は2025年3月18日〜20日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある。

【調査】ワークフローシステムの費用相場

ワークフローシステムには、提供形態によって大きく「クラウド型」「パッケージ（オンプレミス）型」の2種類があり、それぞれで料金体系や費用相場が異なります。

BOXIL編集部がワークフローシステムの主要30サービスの費用相場を調査した結果、クラウド型、パッケージ型それぞれで費用相場は下記となりました。

• クラウド型：初期費用0円、基本料月額300円～500円/人
• パッケージ（オンプレミス）型：ライセンス購入費600,000円/50人

なお、これらの料金に加え、有償サポートやシステム連携費、ストレージ容量の追加費用などがオプションとして発生する場合があります。そのため、ご参考までに一つの目安としてご確認ください。

【比較表】大企業におすすめのワークフローシステム4選（業務基盤として使える）

単なる申請業務の効率化にとどまらず、全社の業務基盤としても活用できるワークフローシステムを4つ紹介します。監査、内部統制、他システム連携を強化したい大企業に適しています。

※「ー」は要問い合わせ

SmartDBは、大企業向け業務デジタル化クラウドソリューションです。SmartDBには、次のような特徴があります。

• バックオフィス業務からフロント業務まで、全社プラットフォームとして利用できる
• 複雑な条件分岐や柔軟な承認フローの設定が可能
• 他システムとの連携を容易に実現する豊富なAPI機能を搭載

料金プラン

要問い合わせ

大企業での導入実績

ALSOK株式会社、株式会社朝日新聞社、KDDI株式会社、富士ソフト株式会社、東急株式会社、株式会社すかいらーくホールディングスほか

※出典：導入事例・活用事例（ワークフロー・Webデータベース） | SmartDB®（2025年11月14日閲覧）

AgileWorksは、複雑な承認フローにも対応できる豊富な標準機能と高い拡張性を備えるワークフローシステムです。AgileWorksには下記のような特徴があります。

• 頻繁な組織改編や人事異動、業務フローの変化にも柔軟に対応
• 申請書類や添付ファイルを含む全文検索機能を搭載
• 多彩なシステム連携とグローバル対応が可能

料金プラン

導入形態	初期費用	料金
クラウド版	0円	300,000円/月
パッケージ版	2,400,000円〜	360,000円/年

大企業での導入実績

東亜建設工業株式会社、トヨタ自動車東日本株式会社、学校法人東京理科大学、ワタベウェディング株式会社、日鉄ソリューションズ株式会社、東急建設株式会社ほか

※出典：ワークフローシステム事例・導入実績 | AgileWorks（2025年11月14日閲覧）

楽々WorkflowIIは、複雑な承認経路もマウス操作で簡単・スピーディに立ち上げられる本格ワークフロー専用システムです。楽々WorkflowIIは、次のような特徴があります。

• 専門的なスキル不要で申請フォームや承認フローを設定できる
• 全社・グループ会社間で利用できる
• 利用状況データを定量的に可視化できる

料金プラン

導入形態	初期費用	料金
クラウド版	50,000円	基本料金10,000円/月 500円/1ユーザー
オンプレミス版	2,500,000円〜	保守費用 要問い合わせ

大企業での導入実績

トヨタ車体株式会社、総合メディカル株式会社、大日本印刷株式会社、三菱電機株式会社、キリンホールディングス株式会社、株式会社ニチリン、シャープ株式会社ほか

※出典：活用事例・導入事例 | ワークフロー 楽々WorkflowII（2025年11月14日閲覧）

MAJOR FLOW ワークフローは複数業務（稟議・経費・勤怠など）を統合管理したい大企業に最適なワークフローシステムです。次のような特徴があります。

• 経費精算、就業管理、電子契約など複数モジュール間でデータ連携が可能
• 条件分岐、並列承認、代理承認、差戻し・再申請など大企業特有の承認要件を標準サポート
• サンプルの申請書が豊富に用意され短期間での導入も可能

料金プラン

導入形態	初期費用	料金
クラウド版	50,000円	30,000円/月〜

大企業での導入実績

株式会社ゲオホールディングス、株式会社阪急交通社、株式会社三井住友銀行、カルビー株式会社、株式会社髙島屋ほか

※出典：導入事例 | つながるワークフローMAJOR FLOW（2025年11月14日閲覧）

【比較表】大企業におすすめのワークフローシステム4選（現行の運用を活かせる）

現行運用を活かしながら使えるワークフローシステムを4つ紹介します。操作性や業務効率を重視し、紙やExcel中心の稟議を効率化したい大企業に適しています。

※「ー」は要問い合わせ

Create!Webフローは、紙の申請書の様式を変えずに利用できるワークフローシステムです。Create!Webフローには、次のような特徴があります。

• 経費精算や見積書、工場への申請、店舗からの申請などさまざまな利用シーンに対応
• スマートフォンでも使いやすい専用レイアウトあり
• 自動監視や自動バックアップ、通信暗号化、二要素認証、SSO（SAML）に対応

料金プラン

導入形態	初期費用	料金
クラウド版	0円	500円/1ユーザー
オンプレミス版	50ユーザー600,000円〜	保守費用 90,000円

大企業での導入実績

エステー株式会社、高田製薬株式会社、いすゞ自動車販売株式会社、日興通信株式会社、ミサワホーム株式会社、アサヒ飲料株式会社ほか

※出典：導入事例｜ワークフローのCreate!Webフロー（2025年11月14日閲覧）

X-point Cloudは、企業向けの業務プロセス効率化を実現するSaaSソリューションです。X-point Cloudには、次のような特徴があります。

• 組織構造に合わせた承認フローを柔軟にカスタマイズ可能
• ダッシュボードで承認状況をリアルタイム表示
• 部門間連携を強化し、情報共有を円滑化

料金プラン

導入形態	初期費用	料金
クラウド版	0円	基本料20,000円 500円/1ユーザー

大企業での導入実績

株式会社タダノ、アルコニックス株式会社、株式会社松屋フーズ、ブックオフコーポレーション株式会社、株式会社ギオン、株式会社エービーシー・マートほか

※出典：事例・導入実績 | X-point Cloud-クラウドワークフローシステム（2025年11月14日閲覧）

kickflowは、シンプルかつ多機能が強みのワークフローシステムです。kickflowは、次のような特徴があります。

• 直感的に操作でき、すぐに導入・運用を開始できる
• 人事異動の事前予約や閲覧権限の細かい設定が可能
• IPアドレス制限や監査ログ、シングルサインオンなどに対応

料金プラン

導入形態	初期費用	料金
クラウド版	0円	要問い合わせ

大企業での導入実績

ツネイシホールディングス株式会社、株式会社SHIFT、株式会社ベルク、株式会社MonotaRO、生活協同組合コープさっぽろ、ルートインジャパン株式会社ほか

※出典：導入事例・評判・口コミ｜kickflow (キックフロー) | AI搭載クラウド（SaaS）（2025年11月14日閲覧）

ワークフローEXは、Excelで作成した稟議書をそのままワークフローに取り込めるシステムです。次のような特長があります。

• 申請書の再設計を最小限に抑え、短期間で電子稟議を立ち上げられる
• クラウド／オンプレミス両対応で、セキュリティ要件の厳しい企業にも適する
• 条件分岐・並列承認・代理承認・差戻しなど、申請業務の自動化・効率化に必要な機能を標準装備

料金プラン

要問い合わせ

大企業での導入実績

ブリヂストン加工品ジャパン株式会社、九州旅客鉄道株式会社、株式会社サイゼリヤ、富士ソフト株式会社ほか

※出典：ワークフローEXの導入事例と効果・メリット | Excelで簡単操作のワークフロー WorkflowEX（2025年11月14日閲覧）

【比較表】大企業におすすめのワークフローシステム4選（低コストで最低限の機能）

必要最低限の機能で低コスト導入が可能なワークフローシステムを4つご紹介します。まずはコストを抑えて、または部門単位で申請業務の電子化を始めたい大企業におすすめです。

※「ー」は要問い合わせ

サイボウズ Officeは、「誰でもかんたんに使える」といった設計にこだわったクラウド型グループウェアで、ワークフロー機能も備えています。

• 申請・承認の基本機能に加え、スケジュールや掲示板など他機能とシームレスに連携
• スマートフォンやタブレットからの操作にも最適化した設計で、申請フォームのCSV読み込みも可能
• セミナー開催やFAQ・マニュアルの提供、専門のサポートセンターなど多彩な窓口で手厚いサポート

料金プラン

初期費用	月額費用
0円	1ユーザー600円〜

rakumo ワークフローはGoogle Workspaceと連携して利用する、多彩な機能を備えたワークフローシステムです。

• 分岐設定、代理承認、差戻時の履歴管理、モバイル承認などの機能を搭載
• SlackやGmailへの通知、LumAppsガジェット埋め込みなども対応
• IDやグループ情報を自動取り込み、人事異動や組織改編後も申請経路のメンテナンスが不要に

料金プラン

初期費用	月額費用
0円	1ユーザー500円〜

大企業での導入実績

株式会社ビームス、栃木県足利市役所ほか

※出典：rakumo ワークフローの導入事例 ｜ 電子決裁・承認システム「rakumo ワークフロー」（2025年11月14日閲覧）

グルージェントフローは、人と業務とデータをつなぎ、業務を効率化するワークフローシステムです。グルージェントフローは、次のような特徴があります。

• 自由な帳票作成機能で、紙の書類と変わりなく運用できる
• 柔軟な経路設定が可能で、これまでの業務と同じフローで運用できる
• メール・Webブラウザ・チャットでの通知で見落とし防止

料金プラン

初期費用	月額費用
0円	1ユーザー500円〜

大企業での導入実績

S&D多摩ホールディングス株式会社、ホテルモントレ株式会社、象印マホービン株式会社、IDEC株式会社、株式会社サンゲツ、株式会社熊谷組ほか

※出典：導入事例 | Gluegent | サイオステクノロジー株式会社（2025年11月14日閲覧）

ジョブカンワークフローは、初期設定や申請書作成が容易なワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• 申請書作成はマウスをクリックして移動するだけ
• 汎用性の高いテンプレートを豊富に搭載
• 入力内容の必須設定や入力制御ができ、差戻しやミスを防止

料金プラン

初期費用	月額費用
0円	1ユーザー300円〜

※従業員数500名以上の企業は別途見積もり

大企業での導入実績

丸紅株式会社、株式会社Wiz、株式会社コロプラ、株式会社湖池屋ほか

※出典：導入事例｜ジョブカンワークフロー（2025年11月14日閲覧）

大企業がワークフローシステムを導入・リプレイスすべき理由

変化の激しい環境下では、従来型の申請・承認システムでは業務スピードと統制の両立が難しい状況です。特にNotesやオンプレ運用に依存した仕組みは技術的かつ人的限界に直面しており、クラウドを前提とした柔軟でガバナンスに優れたワークフロー基盤への移行が急務です。

Notes／オンプレ環境の限界と2025年の壁

かつて多くの企業で構築されたNotesベースの申請システムは、開発者の退職、保守切れ、技術継承困難といった属人性の壁に直面しています。特に、経済産業省が警鐘を鳴らす「2025年の崖」^※が示すように、レガシー技術から脱却できない企業は、IT人材の枯渇と運用コストの高騰に晒されるリスクが高まります。

クラウド移行を見据えた基盤への切り替えは、単なるツール更新ではなく、将来の競争力を維持するために重要です。

※出典：経済産業省「DX レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」（2025年11月14日閲覧）

グループ標準化やグローバル統合の必要性

国内外に複数拠点を展開する大企業では、各社/各国で異なるワークフローが乱立し、統制の形骸化や監査負荷の増大を招いています。グループ全体で統一された申請フローを持たない場合、意思決定の遅延やデータの非整合が経営リスクとなり得ます。

また、多言語対応や拠点別ルールの柔軟適用を備えたシステムを導入することで、拠点間の業務透明性とコンプライアンスを確保した基盤が整います。

大企業向けのワークフローシステムを導入するメリット

大企業向けのワークフローシステムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

複雑な承認ルートに対応できる

大企業向けのワークフローシステムは、複雑な承認ルートにも柔軟に対応できるのが大きなメリットです。承認のルートに条件で分岐を設定でき、システムが自動でルートを判定して承認を進めてくれます。たとえば、複数人の承認者のうち1名が承認すれば次の承認ステップに移行するといった設定も容易です。

また、ワークフロー同士を連携させたり、承認ルートを柔軟に変更したりと、よりスムーズな承認が可能です。

承認業務が効率化できる

大企業向けのワークフローシステムを導入することで、従来の申請・承認業務を効率化できます。ルートの条件分岐はシステムが自動で判定するため、これまで人が行っていた振りわけ作業や、紙でしか行えていなかった申請・承認も電子化が可能です。

また複数の部門や担当者に承認が必要な場合は、並列で承認を進められる機能もあり、承認や決裁にかかる時間も短縮できます。ほかにも自動化・効率化を図る機能は多く、担当者の負担を軽減できます。

申請や承認作業の透明化・セキュリティ強化ができる

ワークフローシステムでは、承認がどこまで進んでいるかがリアルタイムで可視化されるのはもちろん、申請から承認までのすべてのプロセスがシステム上に記録されます。誰がいつ何を申請・承認・コメントしたのか、履歴を簡単に確認できるため、もし不正行為やトラブルが発生した場合は、履歴をさかのぼることで原因を特定しやすいでしょう。

また情報の閲覧・編集の権限をアカウントごとに細かく設定できるため、情報漏えいや不正行為を未然に防ぎ、内部統制・ガバナンス強化が実現できます。ほかにもぜい弱性対策や不正ログイン対策など、外部からの脅威にも備えているため、安心してシステムを利用できます。

大企業のワークフローシステム導入事例2選

導入の参考となるよう、実際にワークフローシステムのリプレイスや導入に成功した大手企業の事例を2つご紹介します。

小田急電鉄株式会社

新宿を起点として3路線からなる鉄道ネットワークを展開する小田急電鉄は、「Create!Webフロー」の導入により、内部統制の強化を実現しました。小田急電鉄では、財務報告に信頼性をもたせるための内部統制制度「J-SOX法」に則るため、経理関係のシステム変更の流れをワークフロー化し、変更の証拠となる履歴（ログ）を残したいと考えました。

またバックオフィス業務の効率化・標準化を図るために、ワークフローシステムの導入を決意。シンプルで見やすい・使いやすいことや、帳票も簡単に作成・メンテナンスできること、コストパフォーマンスが高いことなどから、「Create!Webフロー」を導入しました。

導入後は業務プロセスが効率化・標準化されたことで、無駄な手間や時間を省けるようになりました。また監査で情報提供が求められた際にも、期間といった条件を指定すれば、必要なデータが抽出・検索できるのもシステム導入の効果だと感じているそうです。

※出典：Create!Webフロー「小田急電鉄株式会社 様」（2025年4月閲覧）

ホテルモントレ株式会社

ホテル事業を中心として、不動産賃貸事業やゴルフ事業などを手掛けるホテルモントレは、「グルージェントフロー」の導入で、稟議にかかる時間を大幅に削減できました。ホテルモントレでは、これまで申請・承認作業を、オンプレミス型のグループウェアに搭載された、ワークフロー機能で行っていました。

しかし保守期間の終了に伴いクラウド型への移行が必要になったものの、クラウド型はオンプレミス型のように柔軟なカスタマイズができなかったため、ワークフローシステムの導入を決意。必要最低限の機能だけを低価格で導入でき、既存のMicrosoft 365との連携でID管理の負担を軽減できることから、「グルージェントフロー」を導入しました。

導入の際にはMicrosoft 365のユーザー情報と連携されることで、簡単にID管理ができるようになり、カスタマイズも以前と同様柔軟に対応できたとのこと。結果毎月グループ全体で100時間かかっていた業務の削減を実現しました。

※出典：Gluegent「ホテルモントレ株式会社」（2025年4月閲覧）

サービス選びは比較して検討しよう

ワークフローシステムを選ぶ際は、社内の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストがどの程度かなど、さまざまな観点から検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいでしょう。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

＼ 稟議や社内提案にも使える！／