SmartDBの評判・口コミ

SmartDBの導入により、これまで紙面上で行っていた承認プロセスがSmartDB上に統合されました。これにより、業務にかかる工数が著しく削減され、全体的な業務効率の向上が実現されました。

SmartDBを使用して、PDF化されたデータの承認プロセスを効果的に電子化しています。これにより、承認までの時間が短縮され、紙でのデータの紛失リスクが軽減されるだけでなく、状況の把握も効率的に行えるようになりました。

導入以前は、社内での稟議書、文書申請等は、上司への決済や承認等は、紙媒体での申請でしたので、時間効率の悪さが課題でありましたが、導入後は、電子化によりオンラインでスピーディーに完結が出来るようになりました。各部署においても一元管理が出来るようになり、それによって社内全体のペーパーレス化への実現、業務の効率化にもなりました。

以前はそれぞれの申請が別のシステムを使ってバラバラにしていたが、今は一括でまとまったのでわかりやすくみやすくなった。それぞれの進行状況もわかりやすい。

導入前は紙の起案に押印して回していたが、拠点を跨る承認フローの場合は非常に時間がかかり非効率的だった。 システム化したことで承認速度が速まったことに加え、進捗の管理や過去の申請データの確認なども容易になり、業務効率が大きく向上した。

取りまとめを行うことが多いため、部署の違うところと書類の提出締め切りなどリマインドしたりすることが大変でした。こちらを導入することで、DBで状況を一括共有でき違う部署の人と個別にメールでやり取りすることがなくなったことがメリットです。

SmartDB上で申請書を作成し、各部への承認依頼を出せることから他部門への連携がしやすい。過去の申請書についても一元管理できるため管理しやすい。

これまでは営業員が各々で顧客情報を持っていて、社内の顧客情報が共有できていませんでしたが、このソフトを使うことで営業情報を共有化できて顧客の欲しいサービスも分析でき営業の効果が上がりました。

これまでの承認作業は紙やメールで行っていたため、承認完了までに相応の時間が必要でしたが、本ツールで電子化されたことでスピーディーになり、ミスも減りました。

各種文書やリンクの一元管理が可能になったことで、ショートカット周りの整理整頓や、必要な文書を素早く見つけられる。

ペーパーレス化の推進、報告業務の簡素化、文書管理を利用することによる業務の簡潔化に大幅に効果を発揮しました。

決裁資料の紙運用を廃止できたこと、ワークフロー化したことで決済までの時間が短くなったことも効果が高い。 ワークフローの承認状況がリアルタイムにわかることでどこまで進んでいるのかが分かるため、フォローもしやすい状況になった。

弊社では、データの管理は部署単位ごとでDBを自由に購入し、データの管理を担っていました。コロナ禍などの影響により対策を講じる際の部署をさらに分割するなど、部署の数も多くなり、情報がお互いに連携できない部分がありました。そんな時に利用したのがこのSmartDBであり、データを１つに集約し、社内全体で閲覧できる環境を構築したことで、メールで資料送付などのやりとりが格段になくなり、業務効率化につながりました。

主に請求業務に利用することが多いが、前回申請内容を再利用して日付や金額を変更するだけで申請でき、費用の計上先も登録された社内の事業部を選択できるので、計上先を分けたい場合も1回の申請で済むため業務の時短に繋がっている。

【導入前の課題とサービスでの解決】 テレワークが増える中、社内処理など紙を利用した申請やファイル保管といった作業で出社しないといけない課題があった。 スマートDBのワークフロー機能によって、社内手続きなど簡単な処理のDBがつくれ、ブラウザで処理できるのような改善できた。また、システムのため権限で制御もできるためセキュリティの強化もできた。

他ツールと併用していますが、従来紙ベースで行っていた手続き関係を同ツール上で申請、決裁、押印を行うことができるようになったため、事務申請手続きが圧倒的にスムーズになりました。加えて、承認進捗や他メンバー動向確認をできるため、滞っているフローの箇所なを可視化できたことで顧客へ迷惑をかけなくなりました。

これまでは店舗数が多く従業員数も多かったので、情報を発信する側も受け取る側も社内で様々な媒体で情報を発信していました(電話、FAX、メール、掲示板、紙配布など)。 それゆえ誰も全体を把握しておらず、⼈によって⾒ている情報と⾒ていない情報が偏っていました。そこでSmartDBで情報伝達のサイクルを確立する業務アプリを作成しました。その結果「情報発信→実施状況確認→未対応店舗へのフォロー→結果の集計」と一連の情報伝達のサイクルを一つに集約でき、本社と店舗の双方向からの情報発信を可能になりました。しかもそれを数人の少人数で行えるようになり効率化に寄与してくれました。

これまで経費精算にはProActiveを、他の人事系などの申請にはAgileWorkを使っていましたが、こちらに一元化しました。 承認がひつようなものが上がるとメールが飛んでくるので、承認のスピードが速くなりました。

サービス導入前は、メモ書きの形で改善の提案や、購入物品のリストを調整していました。これでは型番などがあいまいで、承認の許可はなかなか下りなかったのです。SmartDBを使用するにつれて、管理部への報告や文書の回し方に一致したテンプレートが見いだせるようになってき、そのままPDCAサイクルへと移行しました。規約管理においても周知事項の毎回のものはクラウドから発信できます。