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kintone(キントーン)とは | 機能・使い方・事例・評判 - サイボウズのグループウェア

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サイボウズが提供しているグループウェア「kintone」は導入社数10,000社を突破しました。ノンプログラミングで業務に必要なアプリを開発できるプラットフォームであるkintoneとはなんなのか、機能や使い方にフォーカスして紹介していきます。

>>kintone以外のグループウェアも比較したい方はこちら

kintone(キントーン)とは

kintone(キントーン)とは、サイボウズが提供しているWebデータベース型業務アプリ構築クラウドサービスです。

簡単に言うと業務システム(≒ kintone上でアプリと呼ばれるもの)をマウス操作で簡単に作成できるツールです。アプリを組み合わせてグループウェアとして利用されることが多いです。

従来のシステム構築の考え方を覆す画期的なツールである、kintoneの機能や使い方の概要について説明します。

kintoneで何ができるの?

kintoneを使うことで、自社にあった業務システム(アプリ)を簡単に作成できます。

従来のシステム開発の場合、外部へ委託するか、自社のプログラマーが開発するという二択しかありませんでした。

しかし、kintoneであればスキルや経験は必要ありません。ノンプログラミングかつマウスの操作だけで簡単に業務アプリが構築可能です。自社で作成することにより、たとえ業務フローが変わったとしても柔軟にカスタマイズできます。

その柔軟性から、変化が激しい市場に対応するための手段として、kintoneは大きく注目されています。

サイボウズ Officeとの違い

同社が提供するサイボウズ Officeとkintoneの違いは、カスタマイズ性にあります。

サイボウズOfficeにはグループウェアとして必要な機能が標準搭載されており、kintoneはアプリを選んでカスタマイズしていく運用となります。もちろん、サイボウズOfficeもJavaScriptによるカスタマイズも可能です。

対応ブラウザ

2020年5月25日時点では、次に紹介する代表的なブラウザの最新版に対応しています。

  • Internet Explorer 11
  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome
  • Safari

kintoneの基本機能

ノンプログラミングかつマウス操作だけで業務アプリを構築可能で、非常に画期的なkintone、その基本機能の一部を紹介します。

kintoneのトップページ「ポータル」から情報を一覧で確認

kintoneのトップページはポータルと呼ばれており、次の内容が一覧で確認できます。

  • 通知
  • サポートやヘルプへの導線(試用期間中のみ)
  • 個人設定や操作設定
  • システム管理設定(管理者のみ)
  • プロフィール
  • データの検索
  • アプリやスペース
  • 管理者からユーザーへのお知らせ

業務システム(アプリ)を好きなだけ追加可能

顧客管理や交通費精算、日報、売上管理などの用途でkintoneは自社に合ったデータベース型アプリをマウス操作だけで簡単に作成、追加可能です。

アプリはゼロから作成する、または無料テンプレートから作成する方法があります。Excelのデータを読み込んでのアプリ作成も可能です。

またアプリ内のデータはレコードとフィールドと呼ばれる単位で管理されています。

「kintone アプリストア」でアプリを簡単追加

kintoneには「kintone アプリストア」という、すぐに使えるサンプルアプリが追加できる機能もあります。部署・業種別に分かれているため、自社にあったものを探しやすいです。

もちろん追加したアプリの設定やデザインは変更可能なので、自身に合ったアプリを簡単にカスタマイズできるでしょう。

スペース機能でチーム単位のコミュニケーションを

kintoneにはスペースと呼ばれるチャット機能があります。スペースでは参加者を選んでチームごとにコミュニケーションが取れたり、関連しているアプリを紐付けたりすることも可能です。

これにより、業務に必要な文書ファイルやToDo管理もまとめて行えるので、業務の可視化や効率化にもつながります。

kintoneユーザー以外を招待できる「ゲストスペース」を利用すると、社外の人ともコミュニケーションが取れる点は大きなメリットです。

ピープル機能でダイレクトメッセージも

kintoneのピープル機能を使えば、kintoneユーザーの連絡先を確認して連絡を取れたり、メッセージを送信できたりします。

モバイル対応により外出先でも使える

kintoneはクラウドサービスなので、インターネットにつながるデバイスさえあればいつでもどこでもアクセスできます

また、専用のスマホアプリを使えばメンバーからの連絡をスマホに通知できるので、リアルタイムな対応も実現。営業が日報を書くために会社に戻る、こんなことはもう必要なくなります。

kintoneの拡張機能

kintoneで実現できるのは、もともと備わっている標準機能だけではありません。

カスタマイズや外部サービスとの連携を行うことで、kintoneのサービスを拡張できます。サイボウズには多くのSIパートナー企業がいるため、専門家に連携サービスを構築してもらうことも可能です。

JavaScriptやCSSファイルを設定画面から読み込むだけで、キントーンをさらに便利にカスタマイズできるプラグインもあります。

kintoneの特徴

豊富なkintoneの特徴について、具体的に説明していきます。

表計算ソフトウェアから脱却できる

業務アプリがない場合は、Excelを簡易データベースとして利用する企業が多くありました。

しかし、あくまでも個人の利用を前提とした表計算ソフトがゆえに、データベースとして使うのは支障があります。無理にExcelに合わせることで不便となっていたことも、kintoneによるアプリ開発で解消されます。

情報集約の場を簡単に用意できる

kintoneにはイントラネットや社内サイトのような、チーム内での情報共有の場を簡単に用意できます。

エクセルファイルやメール、書類をまとめられるので、ノウハウの共有も簡単にできるようになるでしょう。エクセルファイルは、読み込むだけでチームで使えるアプリに変換できるのも特徴です。

テーマごとにスレッドを立てる、学びや気付きをチーム内に共有するなど、kintoneさえあれば仕事が進められる環境を作れます。

業務フローへの柔軟な対応も可能

外部システム構築の場合は、自社業務フローが変更すると、追加費用をかけて改修が必要です。
しかし、kintoneは自社で構築可能なアプリのため、大小問わずフローやプロセスの変更に対応できます。

好きなときに改修や機能の追加が可能

上記と同様ですが、自社構築のため、マイナーバージョンアップをどんどん実施できます。システムにあわせた文化を創っていくのではなく、自社の文化にあったシステムを創るという本来とは全く逆のアプローチが可能です。

利用者目線で問題を解決できる

従来までのシステム開発であれば、現場の利用者が欲しがるものと完成したシステムにギャップが発生することが多くありました。

しかし、利用者自らが作成に関わることで、現場が本当に必要とするアプリを作成できます。
そのようなアプリであれば、率先して利用するため好循環が生まれます。

データに紐づいたコミュニケーションを実現

業務システム(アプリ)に溜まったデータのそれぞれに対して指示、アドバイスやコメントなどのコミュニケーションを紐づけられます。わざわざ毎回ファイルを添付したメールを送って指示や依頼を出す必要はもうありません。

運用も管理も安心

kintoneはクラウドサービスであり、その基盤はサイボウズ社が提供しているcybozu.comです。
データは、高いレベルのセキュリティで保護されたデータセンターに蓄積されるため、自社で運用管理する必要はありません。

アクセス権設定もユーザーやユーザーグループ単位で設定できます。


グループウェアのサービス資料・選び方ガイド

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グループウェアを記事にて比較したい方は次の記事をチェックしてはいかがでしょうか。

kintoneの利用料金

kintoneの料金体系は、「ライトコース」、「スタンダードコース」にわかれており、スタンダードコースの全機能を利用できる、30日間のお試し版も用意されています。

初期費用は無料、最低5ユーザーから契約可能で、最低契約期間は1か月です。

ライトコース スタンダードコース
月額利用料金(税抜)/1ユーザー 780円 1,500円
年額支払いの場合(税抜)/1ユーザー 9,170円 17,640円
API・JavaScript・プラグイン・Webhook ×
アプリ数 200個 1,000個
スペース数 100個 500個
ゲストスペース数 100個 500個

ライトコース、スタンダードコースに共通サービスは以下のとおりです。

  • ディスク容量5GB×ユーザー数
  • 日・中国・英の3か国語に対応
  • ユーザーサポート
  • 専用スマホアプリ有(iOS/Android)
  • 強固なセキュリティ
  • 安心の運用体制

データ暗号化、IPアドレス制限、BASIC認証、ぜい弱性対応などによる強固なセキュリティを実現しています。データセンターは日本国内にあり、毎日無停止バックアップ、冗長化しているため安心です。

kintoneの導入事例

2020年には、大阪府と連携してコロナウイルス感染症対応アプリのテンプレートを配布しているkintone。

そのkintoneを実際にkintone導入している企業の事例について、いくつか紹介します。

またkintoneに限らずグループウェアを導入している企業について紹介している記事もあるので、グループウェアの導入を検討している方はこちらもあわせてご覧ください。

事例:京屋

会社名:京屋染物店業種:製造
事業内容:半纏(法被)・浴衣などの祭用品、伝統芸能衣装のオリジナル製作やテキスタイルデザイン、染色、和裁・洋裁など

課題:各部署の進捗管理ができない

営業、デザイン、染色、縫製、納品の業務プロセスにおいて、アナログによる情報共有だったため正確な納期や進捗確認ができなかった。そのため、余裕を持った納期しか顧客に伝えられず、急ぎの注文にも対応できずロスにつながっていた。

効果:見える化実現で過去最大売上実現

業務進捗のステータスが完全見える化し、正確な納期を伝えられるようになった。さらにコミュニケーションが円滑化されたことで協力体制が生まれ、仕事が効率化された。結果的に納期短縮、残業縮小が実現して、過去最大売上を達成した。

西武ライオンズの事例

会社名:西武ライオンズ業種:レジャー・エンターテインメント
事業内容:プロ野球ビジネス全般(ホームゲームの興行、ドーム内での飲食・グッズ販売、テレビや雑誌などの放映権・肖像権の管理など)

課題:情報が属人化しており活用できない

顧客や案件情報などあらゆる情報が、営業マンそれぞれが作成したExcelファイル内にしか存在しなかった。うまく新担当に引き継げない、ノウハウを全社共有できないなど多くの弊害が発生していた。

効果:集約した情報により意思決定が迅速化

kintone導入で、情報を一元管理できたことから、引継ぎロス削減、さらに過去の商談履歴をノウハウとして活用できるようになった。マネジメント層における迅速な意思決定に大きく貢献し、適切な対応を指示できるようになった。

資生堂の事例

会社名:資生堂業種:化学
事業内容:化粧品、化粧用具、トイレタリー製品、理・美容製品、美容食品、医薬品の製造・販売

課題:Excelでの運用管理に限界

グローバルに展開する40もの研究チームが、期初にExcelで研究テーマを提出していたが、管理用シートへの統合作業に多くの時間を要していた。1年ごとのシートのためデータの継続性が無く、Excelの自由度の高さが仇となり相当な複雑さを加えていた。

効果:Excel統合作業を撲滅

インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも研究テーマの書き込み、共有ができるため、統合作業自体が無くなり情報管理の負担が激減した。過去データの検索、参照でき、データの継続性も保持できた。

メルカリの事例

会社名:メルカリ業種:情報通信
事業内容:フリマアプリ「メルカリ」サービスの運営

課題:バラバラだった各種申請手段

名刺の発注など各種の申請が、メール、Googleフォーム、Slackなどツールや申請フローがバラバラだった。複数ツールを使うことによる非効率な業務に加えて、処理の抜け漏れなど管理面での課題が浮き彫りとなった。

効果:業務効率の大幅な改善

申請方法をkintoneに統一したことで、承認プロセス状況も一元管理できるため、タスクを可視化できるようになった。一連の申請業務の効率が大幅に改善されたため、承認のプロセスのスピードアップにもつながった。

産経新聞社の事例

会社名:産経経済新聞社業種:情報通信業
事業内容:産経新聞、 サンケイスポーツ、夕刊フジなど新聞媒体の発行、各種雑誌媒体の発行、WEBサイト運営

課題:情報の属人化で情報共有が進まない

顧客情報が個人レベルに留まり、商談状況管理もできていなかったため、上手く引継ぎできていなかった。こうした全社共通の情報基盤が無いため、実際に集まって会議で確認しなければならず、多くの無駄な時間を過ごしていた。

効果:一元管理された情報で業務効率化

案件管理、予実管理名刺管理の3アプリを導入することで、提案資料や案件進捗の共有が実現した。営業が入力した案件情報を確認したうえで、会議に参加できるため、業務の効率化が図られた。「スペース」の活用でコミュニケーションもおおいに活性化した。

kintoneの登場で、業務システムを自ら作る時代へ

kintoneがもたらすメリットや機能、さらには実際の導入事例などを紹介してきました。ノンプログラミングでアプリ開発できる環境は、大小を問わず多くの企業で導入が進んでいます。

システム開発の概念を覆し、ユーザー自らが業務システムを作れることは非情に画期的です。
従来のように、システムに業務をあわせることがなくなるからです。

スピード感も生まれるため、少し大げさな言葉を使えばパラダイムシフトが起ころうとしています。

グループウェアを導入する前にしっかりとした調査を

グループウェアを導入するとさまざまなメリットがありますが、一度導入すると他のグループウェアに変更するのは難しいです。そのため、よく検討してから導入することをオススメします。

こちらの記事で紹介しているシェアを参考に選んでみてはいかがでしょうか。

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