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2018-10-03

G Suite(旧:Google Apps)の基本、使い方・機能・事例を徹底解説

クラウド型グループウェアG Suite(ジー・スイート、旧:Google Apps)の使い方、機能、事例を解説!代表的な特徴の説明や提供形態、各構成サービスをまとめています。
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G Suite(ジー・スイート)とは

G Suiteとは、 Google社が提供している各々のサービスアプリケーションをビジネス向けにまとめて利用できるソフトウェアです。

多くのビジネスパーソンが日常的に利用しているGmailやGoogleドキュメントをはじめ、カレンダーのチーム共有や統合メッセージングサービス「Googleハングアウト」といった便利なアプリを自社内で自由に組み合わせて活用できるようになります。

近年、G Suiteを全面的に導入してビジネスを進める企業が増えており、今後この流れはますます加速していくと思われます。

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G Suiteの特徴

まずG Suiteの代表的な特徴として、以下の点が挙げらます。

共同作業の最適化

Googleの提供する一つひとつのサービスはすべてWEB上のものであり、アプリケーション間の連携もスムーズにとれるようになっています。

そのため、G Suiteを利用しながらチームで共同作業をする際、メンバー間での情報の共有や編集作業がしやすくなり、その都度必要なデータをやり取りする必要がありません。

基本的にすべての機能がブラウザから利用できるため、インターネット環境とブラウザさえあれば遠隔地にいるメンバーともリアルタイムで必要なコミュニケーションがとれるようになります。
わざわざ大容量のデータを専用サイトにアップロードしてやりとりするといった面倒なプロセスを省けます。

どこからでもアクセスが可能

すべてがWEB上で完結するサービスであるため、ネット回線さえつながれば、移動中でも取引先の企業からでも自由にアクセス可能です。

近年はビジネスでスマートフォンやタブレット端末を積極的に活用する人が非常に多くなっていますが、モバイルデータ通信やWi-Fi環境さえあれば、いつでも仕事に必要なデータを閲覧し、編集を加えられるようになります。

わざわざ顧客にメールを出すため、あるいは業務日報を提出するだけのために会社に戻るといった無駄な行動をとる必要はなくなるでしょう。

アップデートの必要がない

Gmailでは新しい機能が追加されると自動的にバージョンがアップされ、ユーザー側で特に何もしなくても常に最新のバージョンを利用できます。

同様にG Suiteでも、Gmailはもちろん他の構成アプリのデータやソフトウェアはサーバー側に存在しするため、ユーザーはすべての機能を最新版の状態で使うことが可能です。
そのため、ユーザー側でアップデートする必要はありません。

また、Googleはセキュリティ対策を徹底しているため、安心してデータのやりとりできます。

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G Suiteで利用可能なアプリ

続いて、G Suiteで利用可能なサービス(ツール)について、それぞれ紹介していきましょう。

Gmail

現在、利用していない方はいないと言ってもいいのがこのGmailです。
フリーで利用する場合は「ユーザー名@gmail.com」のようになりますが、G Suiteで利用する場合は独自ドメインで利用できます。

また無制限にメーリングリストを作成できるほか、フォルダ容量も30GB程度と、どんなビジネスでも問題なく利用できるレベルとなっており、迷惑メールも強力なフィルタでしっかりとブロックしてくれます。

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Googleコンタクト

GoogleコンタクトはGmailで利用できるアドレス帳のようなもので、クライアントの連絡先をバックアップし、すべての端末で同期できるサービスです。

GmailやGoogle カレンダーなどすべてのサービスと連携でき、連絡先のグループを作成すれば複数の相手に一斉にメールの送信が可能になります。
アドレスなどの一部を入力すると、自動で候補を挙げてくれるオートコンプリート機能もあります。

Googleカレンダー

Googleカレンダーはだれでも簡単に利用できるスケジュール管理アプリです。

パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレット、ファブレット、フューチャーフォンなど、ほとんどの端末からのアクセスが可能で、設定した日時にアラームを設定しておくと、つい忘れがちなスケジュールを多彩なアラートの種類でリマインドしてくれます。

当然、チームでカレンダーを共有して仕事の進捗を確認し合うこともできます。会議予約なども設定可能となっています。

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Googleハングアウト

Googleハングアウトは、Googleが提供しているコミュニケーションツールであり、LINEのようなチャットやビデオ通話、音声通話などが簡単に利用できるサービスです。

モバイルでもAndroidスマートフォンには標準搭載済みで、iPhoneでも専用アプリをインストールすることによりすぐに使えるようになります。

外回りの多い営業マンなどは、スマホやタブレット端末で簡単に周囲とコミュニケーションがとれるので重宝するでしょう。

チャットの同時参加人数は150人と、大企業のグループチャットとしても十分機能することに加え、メンバー同士の位置情報の共有もGoogleMapとの連携で実現できます。

GoogleハングアウトMeet

ハングアウトMeetは、2017年3月9日に発表されたサービスであり、解像度の高いビデオ会議を開くことのできるツールです。

会議には最大30人まで参加でき、G SuiteのEnterpriseユーザーなら、スマートフォンなどから電話で参加することもできます。

また、G Suiteと直接統合されているため、会議に関する情報はGoogleカレンダーから取得できます。

Googleドライブ

Googleドライブでは、パソコンにファイルを保存するのと同じ感覚で重要なデータをクラウド上に保存できるサービスです。

WordやExcel、PDFといったビジネス上欠かすことのできないようなファイルや、jpg、bmp、gifなどの画像データからmp4などの動画ファイルなどさまざまなファイルデータを保存・管理可能です。

保存したファイルはGoogleドライブ上で共有ができ、あらかじめ設定した権限をもつユーザーのみが閲覧・編集が可能になっているため、ユーザー側がきちんと管理しておけば情報漏えいの心配はありません。

保存容量の上限は、G Suite Basicの場合は30 GBで、G Suite Business以上は無制限(4人以下の場合は1TB)となっています。

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Googleドキュメント

Googleドキュメントはグーグルが開発したワープロソフトであり、MicroSoftの製品でいえばWordに相当するものです。
Wordのようにパソコンにインストールする必要はなく、ブラウザ上で動作するものですから、インターネット環境があればどこでもアクセスして文章の作成や編集が可能です。

Googleドキュメントは同じコンセプトのGoogleスプレッドシート同様、上述のGoogleドライブと一体化しており、Googleドキュメントで作ったファイルは自動的にGoogleドライブに保存されます。

そのため、チーム内で同じ文書ファイルを編集することもできますし、スマートフォンやタブレットでも気軽に閲覧・編集ができます。

Google+

Google+は、簡単にいえばGoogleが提供しているSNSの1つです。
他のSNSと比べてメンバー間の情報の共有が簡単にできるのが特徴であり、メンバーの共通の興味や関心を軸として組織内でつながりができるように設計されています。

組織内あるいは顧客とのコミュニケーションにおいて、さまざまな質問や意見、プロモーション映像や画像の共有できるため、CRMの観点からも役立つツールとして注目されています。

管理側ではコミュニティでやりとりした情報の分析や、アンケートを実施するといったことも可能です。

さらにWEBページより検索エンジンに上位表示されやすい傾向があるため、自社のホームページをGoogle+上で展開する企業も出てきています。

Google Keep

Google KeepはGoogleが提供するメモアプリです。

ユーザーインターフェースが非常にわかりやすく、思いついた事柄をすぐにメモできるのが特徴で、音声メモも使えるため出先でも素早く重要事項を記録でき便利です。

音声で記録したものは自動的に文字変換されるため、後から自分でテキストに落とし込む必要はありません。

また、領収書や重要な書類の写真を撮っておけば、後からで簡単に検索し、整理できるのも魅力でしょう。

使い方次第でさまざまな用途に利用できるところが人気の秘訣のようです。

Googleグループ(ビジネス向け)

Googleグループは組織内でメーリングリストを管理したり、WEB会議を行ったりすることのできるサービスです。グループ内におけるユーザー同士で質問やメッセージのやり取りが可能です。

一般向けとビジネス向けのものに分けられ、特にビジネス向けのものは管理コンソール上の「グループ」から作成したGoogleグループを管理するサービスを指します。

たとえば、G Suite管理者は組織のどのユーザーのアカウントでビジネス向け Google グループを使用できるかを指定でき、グループ内にさまざまな制限を課すことが可能になります。

Googleサイト

Googleサイトとは、HTMLやCSS、あるいはJavascriptといったサイト作成に必要となる知識がなくても、だれでも簡単にWEBサイトを作成可能なサービスです。

わざわざHTMLを記述しなくても、指定場所をクリックすることで簡単にWebサイトを作成でき、豊富なテンプレートから好きなデザインを選んでサイトをカスタマイズすることも可能です。

共有権限を与えれば複数のユーザーでサイトを構築可能になり、お互いに情報を共有しながら慎重かつ効率的にサイトの作成ができるようになります。

自社のポータルサイトや情報共有用のサイト、あるいは部署内の情報管理サイトなど、さまざまなサイトの構築に役立ちます。

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G Suiteが選ばれる理由

一通り構成サービスを説明したところで、G Suiteが多くの企業に選ばれる理由についてポイント別に解説していきましょう。

独自のドメインメール

まず独自ドメインのアドレスを使ってメールの送信をしたり、メーリングリストの作成ができたりする点が大きなメリットでしょう。

G Suite登録時にドメインを購入することもできますし、すでに購入済みのドメインを使用することもできます。

余裕のあるストレージ

G Suiteはもっとも安価なBasic エディションでも、1ユーザーにつき30GBオンラインストレージを利用できます。

大容量データの保存などにストレージを割かず、メールのやりとりなどの基本的な利用だけならば、何年間も問題なく利用できるでしょう。

BusinessやEnterprise、あるいはTeamエディションならば容量が無制限となるので、画像や動画といったデータ容量が多めのファイルを保存しておく場合は、いずれかのエディションにアップグレードすることをおすすめします。

24時間365日のサポート

充実したサポート体制もG Suiteの魅力です。
電話やメールでサポートにコンタクトをとれば、24時間365日いつでもGoogleの担当スタッフに相談できます。

よくある質問やトラブルなどに関しては、オンラインのヘルプセンターで回答を検索することも可能です。

モバイル端末の保護

重要なデータの入っているモバイル機器を紛失してしまった場合などに端末を探したり、パスワード入力が必要な状態に変更したりすることで、組織のデータを保護できます。

万が一の場合は、端末管理機能でデータを消去することもできます。

高性能な管理機能

高性能な管理コンソールにより、ユーザーの追加や消去、関係端末の管理、グループやセキュリティなどの設定を簡単に行えます。

わかりやすいユーザーインターフェースで直感的に操作が可能なため、マニュアルなどは必要ありません。

特にセキュリティの設定では2段階認証やシングルサインオン(SSO)などの設定追加も可能となっています。

スムーズなデータ移行

Microsoft® Exchange サーバーや、Yahoo!®などのウェブメールプロバイダのIMAPサーバーといったサポート対象の環境からのデータ移行をスムーズに行えます。

高いITスキルもプログラミングも必要なく、専用の移行ツールなどをインストールする必要はありません。
セットアップは簡単で、ほとんどのメールサーバーにおける接続設定を自動的に行えます。

高セキュリティと高水準なサポート体制

Google社にはアプリケーションやネットワーク分野のセキュリティエキスパートが常勤しており、24時間体制で高いセキュリティを維持しています。

さらに、あらゆるデータを複数のデータセンターにコピーして保持する体制が確立されているので、ユーザー側のデータ消失のリスクは最小限に抑えられています。

そのため多くの企業にとって、自社で情報を管理するよりも安全な体制でサービスを運用できるでしょう。

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G Suiteのエディションと利用料金

それでは、G Suiteの利用料金について説明します。

エディションによる違い

すでに説明したように、G SuiteにはBasicBusinessEnterpriseといったエディションが存在します。
それぞれのグレードによって利用できる機能に幅が出てきますが、上述のサービスに関しては、G Suiteのすべてのエディションで利用できます。

それぞれの価格とストレージ容量は以下のとおりです。

エディション ユーザーあたり月額 主な機能
Basic 600円(年額6,000円) ビジネス用の Gmail・音声会議/ビデオ会議・共有カレンダー・ドキュメント/スプレッドシート/プレゼンテーション・24時間365日対応サポート・セキュリティと管理機能
Business 1,200円(年額14,400円) (※Basicの機能に加えて)Cloud Searchによる情報の包括的検索、・メール/チャットのアーカイブと保持ポリシー設定・メール/チャット/ファイルの電子情報開示・監査レポート
Enterprise 3,000円(年額36,000円) (※Businessまでの機能に加えて)Gmail/ドライブのデータ損失防止・Gmail のホスト型 S/MIME・アーカイブ ツールとGmail の統合・高度なアクセス管理・BigQuery でのGmailログ分析

なお、価格にはフレキシブルプラン年間プランがあり、前者はユーザーの追加や削除がいつでも可能で、その月に使った分だけを毎月払うプランです。

後者の年間プランは、G Suiteを割引料金にて利用できますが、年間契約の期間中にユーザーを削除するには別途料金がかかってしまいます。
請求は月割(1ユーザーあたり月額500円)で、現在はBasic プランでのみ利用可能です。

ちなみに教育機関向けのG Suite for Educationというバージョンもあり、教育機関ならば無料で使えるようです。

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G Suiteの導入事例

最後に、実際のG Suiteの導入事例を紹介します。

富士フイルム

会社名:富士フイルム業種:機密化学メーカー
事業内容:写真関連、ディスプレイ材料、複写機の製造、販売

課題:情報伝達経路がバラバラに

事業領域の多様化に伴う組織再編の繰り返しが原因で、少なくとも6製品以上ものコミュニケーションツールが社内で使われている状態だった。
それぞれのグループで別々のツールを利用していたため、ツールの違うグループ同士の情報の伝達や共有に支障が出ていた。

効果:コミュニケーションの質や生産性が向上

そこで、一部のツールの保守契約が切れるタイミングでクラウド型のサービスへの移行が検討され、コストパフォーマンスに優れたG Suiteが導入された。
コミュニケーションの質や生産性が向上し、同社の抱える“Work Style Innovation”の起爆剤となった。
G Suiteを組織改革の軸としつつ、Google製品とともに常にイノベーションを追究し続ける企業を目指している。

アシックス

会社名:アシックス業種:総合スポーツ用品メーカー
事業内容:スポーツ用品、シューズの製造、販売

課題:競争力向上のための方法を探していた

スポーツ用品の老舗アシックスでは、時々刻々と変わっていくビジネス環境において、グローバルブランドとして確立した競争力を保ち続ける方法を模索していた。

効果:これまでにない顧客体験の提供で競争力向上へ

世界中の支社のスタッフと密接なコミュニケーションをとるために、G Suiteのツールを活用することに。
現在はビデオ会議やテキストチャット、ドキュメント、ドライブなどを利用して、グローバルに拡がっている社内環境における情報共有の効率化を図り、世界中のアスリートにこれまでにない顧客体験を提供できる環境を整えつつある。

潤和会記念病院

会社名:潤和会記念病院業種:病院
事業内容:リハビリテーションを中心とした、446床を持つ大型病院

課題:基本的な機能の活用が進んでいなかった

潤和会記念病院では、かつて別サービスによる電子カルテシステムを使用していたが、カレンダーや掲示板といった基本的なグループウェア機能があまり使われていなかった。
社内のコミュニケーション手段も電話が中心で、診察中の医師の邪魔になってしまうこともあった。

効果:医師が診察に集中できるように

そこでクラウド型のグループウェアのなかでもっとも移行しやすかったG Suiteの導入が決定し、全職員が必ず使うような工夫を施した。スタッフ同士の連絡には電話ではなく、ハングアウトのチャット機能が利用されるように。
これにより緊急時以外は診察中のドクターに電話する必要がなくなり、医師は診察に集中できるようになった。

さらに働きやすい労働環境づくりや業務効率化のため、アンケート機能を使って現場へのアンケートをを頻繁に行うようにした。そうすることで現場の生産性を上げるための実践的な施策を導入できるようになり、病院全体の効率的な運営が可能に。

G Suiteを使いこなし、自社のビジネス環境を改善する

近年、Googleの提供するクラウド型グループウェアとして注目されているG Suiteについて、代表的な特徴や一つひとつの構成サービスについて説明をしてきました。

G Suiteはスタートアップ企業から数百から数千人単位のスタッフを抱える大企業に至るまで広く活用できるグループウェアです。
世界的企業のGoogleが提供しているだけあって、特にサービス同士の連携がとりやすく、高いセキュリティが維持されているのが最大の魅力といえるでしょう。

導入・運用のコストパフォーマンスもトップレベルのG Suite、うまく使いこなして自社のビジネス環境を改善していきましょう。

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グループウェアを導入する前によく調べることが大事

グループウェアを導入するとさまざまなメリットがありますが、一度導入すると他のグループウェアに変更するのは難しいです。そのため、よく検討してから導入することをオススメします。

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