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Google Workspace(旧G Suite、Google Apps)とは | 機能・できること、料金プラン

最終更新日時:
記事の情報は2021-12-24時点のものです。
クラウド型のグループウェアGoogle Workspace(旧G Suite)の使い方、機能、事例を解説!GmailやGoogle ドライブといった各サービスの特徴から料金プランまで解説していきます。

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Google Workspace(旧G Suite)とは

Google Workspace

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BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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Google Workspaceとは、 グーグルが提供している各サービスをビジネス向けにまとめて利用できるグループウェアです。旧サービス名はG Suiteで、その前はGoogle Apps。GmailやGoogle ドキュメント、Google カレンダー、Google Meetのような多様なサービスを連携させて利用可能。拡張機能やアプリ開発によって自由度がさらに増します。

無料で利用できるシステムもあるものの有料のほうがいっそう恩恵を受けられます。また、個人でも便利なGoogle Workspaceですが、チームや企業で使う際に便利な機能が豊富です。

Google Workspaceの機能・できること

Google Workspaceで利用可能な機能について紹介します。

Gmail

GmailとはGoogle Workspaceのメール配信システムです。無料で利用する場合は「ユーザー名@gmail.com」、Google Workspaceのアカウントにて利用する場合は「ユーザー名@〜会社名〜.co.jp」といった独自ドメインを利用できます。無制限にメーリングリストを作成できるほか、迷惑メールをフィルタしてくれる点が特徴です。

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Google ドライブ

Google ドライブとはGoogle Workspaceのオンラインストレージです。WordやExcelのOfficeシリーズ、JPEGやGIFの画像、MP4をはじめとした動画などさまざまなファイルを管理できます。閲覧や編集の権限を設定しておけば、企業で利用する場合でも秘匿性を担保可能。

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Google ドキュメント

Google ドキュメントとはGoogle Workspaceのワープロソフトで、マイクロソフトのWordに相当します。ブラウザにて動作するため、Wordのようにインストールをせずに利用可能。同時に複数人が編集できる点、Google Apps Scriptをはじめとしたツールと連携しやすい点などが便利です。

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Google スプレッドシート

Google ドキュメントとはGoogle Workspaceの表計算ソフトで、マイクロソフトのExcelに相当します。Google ドキュメント同様のメリットをもつうえ、外部への共有が容易なのも魅力。細かく権限を設定できるため、不特定多数の目に触れる運用でも問題ありません。

Google スライド

Google ドキュメントとはGoogle Workspaceの資料作成ソフトで、マイクロソフトのPower Pointに相当します。オンラインでの編集は言わずもがなですが、他人の作成したテンプレートを拝借して適応できるのは強み。そのほかGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートと同様のメリットがあります。

Google フォーム

Google フォームとはGoogle Workspaceのアンケート作成ツールです。セクションにより条件分岐したり画像を挿入したりできるほか、オンラインにて回答者へ配布可能。リンクやメールにて送信しGoogle スプレッドシートにて確認する流れをたどれば、オンラインにて配布から回収までを完結できるでしょう。

Google コンタクト

Google コンタクトとはGoogle Workspaceのアドレス帳です。GmailやGoogle カレンダーと連携すれば、複数人へ一斉にメールを送信したりカレンダーを登録したりできます。アドレスや送信先の名前の一部を入力すると、自動で候補を挙げてくれるオートコンプリート機能も。

Google カレンダー

Google カレンダーとはGoogle Workspaceのスケジュール管理アプリです。パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレット、フューチャーフォンなどからのアクセスが可能。アラームやリマインド、タスク管理も搭載しています。チームでカレンダーを共有すれば、予定の確認が容易になります。

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Google Chat(旧:Hangouts Chat)

Google Chat(旧:Hangouts Chat)とはGoogle Workspaceのビジネスチャットで、後述のGoogle Meetと組み合わせてコミュニケーションを促進できます。Androidスマートフォンには標準搭載しており、iPhoneでも専用アプリをインストールするすればすぐに使えます。外回りの多い営業担当にとっては、逐一コミュニケーションをとれる点において重宝するでしょう。

Google Meet(旧:Hangouts Meet)

Google Meet(旧:Hangouts Meet)とは、Google WorkspaceのWeb会議システムです。Google ChatやGoogle カレンダーとスムーズに連携していたり、外部の参加者とも無料でやり取りできたりと無料でも活用の範囲は広いです。スマートフォンからの参加も可能。

Google Keep

Google KeepとはGoogle Workspaceのメモアプリです。すぐにメモできるのが特徴で音声メモも搭載。音声の記録は自動的に文字変換されるため、後からテキストに書き起こす必要がありません。

Google グループ

Google グループとはGoogle Workspaceの従業員情報を管理するアプリです。アカウントの権限を管理したりメーリングリストを作成したりするのに役立ちます。

Google サイト

Google サイトとはGoogle Workspaceのサイト作成ツールです。HTMLやCSS、Javascriptの知識がなくても、簡単にWebサイトを作成できます。クリックやドラッグ&ドロップでWebサイトを作成を作れるほか、豊富なテンプレートからデザインを選んでカスタマイズ可能。ポータルサイトや情報共有サイト、情報管理サイトなど用途は多岐にわたります。

Google Apps Script(GAS)

Google Apps ScriptとはGoogle Workspaceの開発プラットフォームで、JavaScriptに似た形でプログラミングをするツールです。Googleにデフォルトで用意されていないアプリであっても、Google Apps Scriptにて作成可能。プログラミングのスキルが必要とはなるものの、自由度の高いツールだといえます。

Google Workspace for Education

Google Workspaceには、教育用のGoogle Workspace for Educationがあります。教材の作成・整理・共有・採点する機能、提出物やデータを管理する機能などが含まれており、数億人の生徒と教師が利用しています。認定機関なら無料で利用できるので、教育に関連する機関の場合は、Google Workspace for Educationを検討しましょう。

Google+(サービス終了)

Google+は、Googleが提供しているSNSの1つです。他のSNSと比べてメンバー間の情報の共有が簡単にできるのが特徴であり、メンバーの共通の興味や関心を軸として組織内でつながりができるように設計されています。組織内あるいは顧客とのコミュニケーションにおいて、さまざまな質問や意見、プロモーション映像や画像の共有できるため、CRMの観点からも役立つツールとして注目されています。

Google Workspaceの特徴・メリット

Google Workspaceが多くの企業に選ばれる理由についてポイント別に解説していきましょう。

共同作業の最適化

Google Workspaceの特徴のひとつは、共同作業への最適化です。Google Workspaceのサービスはいずれもオンラインにて利用するため、他人の編集を共有しながら作業できます。情報共有や編集作業をしやすくなり、別途データをやり取りする必要がありません。テレワークやリモートワークが推進される昨今において、重要なポイントのひとつといえるでしょう。

時間や場所の制限がない

オンラインであれば移動中でもカフェからでもアクセス可能です。また、スマートフォンやタブレットからの操作もできます。環境さえあれば、時間と場所を問わずデータを閲覧したり編集したりできるでしょう。ワークライフバランスを重視した働き方が求められる時代に適応したサービスといえます。

アップデート不要

Google WorkspaceはSaaSであるためアップデートが自動でなされます。管理者としてはツールの管理にかかる工数を削減でき、利用者としては最新の機能をいち早く使える点においてメリットが大きいです。

独自のドメインメール

Gmailを利用する際に、企業独自のドメインを登録可能。独自ドメインはメーリングリストの作成、ブランディング強化など多くの面において効果があります。Google Workspace登録時にドメインを購入できるほか、購入済みのドメインを流用するのもよいでしょう。

余裕のあるストレージ容量

Google Workspaceはもっとも安価なBasic エディションでも、1ユーザーにつき30GBオンラインストレージを利用できます。大容量データの保存にストレージを割かないのであれば、何年間も問題なく運用できるでしょう。BusinessやEnterprise、あるいはTeamエディションならば容量が無制限となるので、画像や動画といったデータ容量が多めのファイルを保存しておく場合は、いずれかのエディションにアップグレードするとよいでしょう。

24時間365日のサポート

充実したサポート体制もGoogle Workspaceの魅力です。電話やメールでサポートにコンタクトをとれば、24時間365日いつでもGoogleの担当スタッフに相談できます。よくある質問やトラブルに関しては、オンラインのヘルプセンターで回答を検索可能です。

モバイル端末の保護

重要なデータの入っているモバイル機器を紛失してしまった場合に、端末を探したりパスワード入力が必要な状態に変更したりすることで、組織のデータを保護できます。万が一の場合は、端末管理機能でデータを消去できます。

高性能な管理機能

高性能な管理コンソールにより、ユーザーの追加や消去、関係端末の管理、グループやセキュリティの設定を簡単に行えます。わかりやすいユーザーインターフェースで直感的に操作が可能なため、マニュアルは必要ありません。特にセキュリティの設定では2段階認証やシングルサインオン(SSO)の設定追加が可能です。

スムーズなデータ移行

Microsoft® Exchange サーバーや、Yahoo!®などのウェブメールプロバイダのIMAPサーバーといったサポート対象の環境からのデータ移行をスムーズに行えます。ITスキルやプログラミングが必要なく、専用の移行ツールをインストールする必要はありません。セットアップは簡単で、ほとんどのメールサーバーにおける接続設定を自動的に行えます。

高セキュリティと高水準なサポート体制

グーグルにはアプリケーションやネットワークのエキスパートが常勤しており、24時間体制で高度なセキュリティを維持しています。また、あらゆるデータを複数のデータセンターにコピーして保持しているため、データ消失のリスクは最小限に抑えられています。そのため多くの企業にとって、自社で情報を管理するよりも安全な体制でサービスを運用できるでしょう。

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Google Workspaceの料金プラン

Google Workspaceの利用料金について、各プラン(エディション)の違いを説明します。

エディションによる違い

Google WorkspaceにはBusiness StarterBusiness StandardBusiness Plus Enterpriseといったエディションが存在します。それぞれのグレードによって利用できる機能に幅が出てきますが、おおよそのサービスは共通して利用できます。

Google Workspaceの料金と主な機能は次のとおりです。

エディション ユーザーあたり月額 主な機能
Business Starter 680円 Google Meetが最大100人。Google ドライブの容量が1ユーザー最大30GB。標準的なサポート
Business Standard 1,360円 Google Meetが最大150人。Google ドライブの容量が1ユーザー最大2TB。標準的なサポート
Business Plus 2,040円 Google Meetが最大250人。Google ドライブの容量が1ユーザー最大5TB。標準的なサポート
Enterprise 要問い合わせ Google Meetが最大250人。Google ドライブの容量が任意。拡張されたサポート

なお、価格にはフレキシブルプラン年間プランがあり、前者はユーザーの追加や削除がいつでも可能で、その月に使った分だけを毎月払うプランです。

Google Workspaceの導入事例

最後に、実際のGoogle Workspaceの導入事例を紹介します。

富士フイルム

会社名:富士フイルム業種:機密化学メーカー
事業内容:写真関連、ディスプレイ材料、複写機の製造、販売

課題:情報伝達経路がバラバラに

事業領域の多様化に伴う組織再編の繰り返しが原因で、少なくとも6製品以上ものコミュニケーションツールが社内で使われている状態だった。
それぞれのグループで別々のツールを利用していたため、ツールの違うグループ同士の情報の伝達や共有に支障が出ていた。

効果:コミュニケーションの質や生産性が向上

そこで、一部のツールの保守契約が切れるタイミングでクラウド型のサービスへの移行が検討され、コストパフォーマンスに優れたGoogle Workspaceが導入された。
コミュニケーションの質や生産性が向上し、同社の抱える“Work Style Innovation”の起爆剤となった。
Google Workspaceを組織改革の軸としつつ、Google製品とともに常にイノベーションを追究し続ける企業を目指している。

アシックス

会社名:アシックス業種:総合スポーツ用品メーカー
事業内容:スポーツ用品、シューズの製造、販売

課題:競争力向上のための方法を探していた

スポーツ用品の老舗アシックスでは、時々刻々と変わっていくビジネス環境において、グローバルブランドとして確立した競争力を保ち続ける方法を模索していた。

効果:これまでにない顧客体験の提供で競争力向上へ

世界中の支社のスタッフと密接なコミュニケーションをとるために、Google Workspaceのツールを活用することに。

現在はビデオ会議やテキストチャット、ドキュメント、ドライブなどを利用して、グローバルに拡がっている社内環境における情報共有の効率化を図り、世界中のアスリートにこれまでにない顧客体験を提供できる環境を整えつつある。

潤和会記念病院

会社名:潤和会記念病院業種:病院
事業内容:リハビリテーションを中心とした、446床を持つ大型病院

課題:基本的な機能の活用が進んでいなかった

潤和会記念病院では、かつて別サービスによる電子カルテシステムを使用していたが、カレンダーや掲示板といった基本的なグループウェア機能があまり使われていなかった。
社内のコミュニケーション手段も電話が中心で、診察中の医師の邪魔になることもあった。

効果:医師が診察に集中できるように

そこでクラウド型のグループウェアのなかでもっとも移行しやすかったGoogle Workspaceの導入が決定し、全職員が必ず使うような工夫を施した。スタッフ同士の連絡には電話ではなく、ハングアウトのチャット機能が利用されるように。
これにより緊急時以外は診察中のドクターに電話する必要がなくなり、医師は診察に集中できるようになった。

さらに働きやすい労働環境づくりや業務効率化のため、アンケート機能を使って現場へのアンケートをを頻繁に行うようにした。そうすることで現場の生産性を上げるための実践的な施策を導入できるようになり、病院全体の効率的な運営が可能に。


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近年、Googleの提供するクラウド型グループウェアとして注目されているGoogle Workspace(旧G Suite)について、代表的な特徴や一つひとつの構成サービスについて説明をしてきました。

Google Workspaceはスタートアップ企業から数百から数千人単位のスタッフを抱える大企業に至るまで広く活用できるグループウェアです。Googleが提供しているだけあって、特にサービス同士の連携がとりやすく、高いセキュリティが維持されているのが最大の魅力といえるでしょう。

導入・運用のコストパフォーマンスもトップレベルのGoogle Workspace、うまく使いこなしてビジネス環境を改善していきましょう。Google Workspaceの評判・口コミはこちらのボクシルのページに掲載しています。

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