スプレッドシートの使い方とは | 基本操作やExcelとの違い、スマホ入力

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スプレッドシートの使い方全般を初心者向けに解説します。スプレッドシートの概要やExcelとの違い、iPhoneをはじめとしたスマホでの操作など、スプレッドシートに慣れていないならぜひ知っておきたい情報が満載です。

スプレッドシートの使い方とは | 基本操作やExcelとの違い、スマホ入力

スプレッドシート初心者の方へ

スプレッドシートをいざ使おうとしても、Excelと勝手が違うから難しいですよね。

そんなスプレッドシートの使い方がわからないあなた向けに、「これだけは知っておきたいという情報」をまとめました。これだけ知っておけば、あとはExcelの知識だけでも乗り切れます。ぜひチェックしてください。

スプレッドシートとは

スプレッドシートとは、Google社が提供しているオンライン表計算ソフトです。Excelも表計算ソフトの一つです。スプレッドシートは、Excelとほぼ同じと認識して問題ないでしょう。

表計算ソフトになる

スプレッドシートの主な機能は表計算です。Excelのように、関数を入力したりグラフを作ったりできます。

多くの関数はExcelと共通しており、スプレッドシートでも同じように使えます。スプレッドシートにない関数もありますが、逆にスプレッドシートにしかない関数もあります。便利なのでぜひマスターしましょう。

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オンライン利用ができる

スプレッドシートの特徴に「オンラインで操作できること」があげられます。インターネットにつながっていればどのパソコンからでもアクセス可能。

そのため常時、しかもオンラインでデータを保存できます。最新データが保存されるので、パソコンが破損しても問題なし、さらには共同編集も可能です。

無料で使える

スプレッドシートは無料で利用できます。Googleアカウントさえあればすべての機能を使え、アカウント作成も無料。いくつアカウントを作ってもタダなので、アカウントを使い分けてもコストはかかりません。

スプレッドシートとExcelの違い

スプレッドシートとExcelはどちらも表計算ソフトで、多くの点で似通っています。大半の操作はどちらのソフトでも可能です。

では反対に何が違うのでしょうか。スプレッドシートの強みに注目しながら見ていきましょう。

同時編集

スプレッドシートは複数アカウントで同時に作業できます。

たとえば、一人がシートを編集すると同じシートを見ている他の人の画面上でも編集が反映されます。もちろん、共同編集している相手が内容を変更すれば、自分も画面上でも変更が反映されていきます。

自動保存

スプレッドシートなら、編集するたびにデータが自動で保存されます。しかも、それぞれの変更は履歴として残っており、変更前の状態にも戻せます。

Excelも定期的に自動保存してくれますが、頻度はスプレッドシートほどではありません。

オンラインデータ

オンラインで編集したファイルは、そのままオンライン上に保存されます。自動で保存されるので「急に電源が落ちた」「間違えてサイトを閉じた」ケースでも、心配無用です。

スプレッドシートはGoogleドライブに保存されるので、パソコンの容量を圧迫しません。しかも、スプレッドシートはGoogleドライブの容量上限にも含まれません。つまり、シートは作りたい放題です。

スプレッドシートの基本操作

スプレッドシートの基本的な使い方について紹介します。応用的な使い方は下の記事を参考にしてください。

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作成

1. Google ドライブにログイン
2. 「新規」>「Google スプレッドシート」をクリック

1. Google ドライブにログイン

Google ドライブにログインしましょう。Googleのアカウントを持っていないなら、この機会に作りましょう。無料なので、作っておいても損はありません。

2. 「新規」>「Google スプレッドシート」をクリック

スプレッドシートを作成したいフォルダまで移動しましょう。移動できたら「新規」をクリックして、スプレッドシートを作ります。

「ここにファイルをドロップ」の付近で右クリックしてもプルダウンが表示される

続いて「Google スプレッドシート」をクリックします。

テンプレートがある場合のみ「>」>「テンプレートから」の順でクリック

この画面になれば、スプレッドシートが作成されています。

削除

1. スプレッドシートを右クリック
2. 「削除」をクリック

1. スプレッドシートを右クリック

消したいスプレッドシートを右クリックしましょう。

2. 「削除」をクリック

表示されたプルダウンから「削除」をクリックします。これでフォルダから、スプレッドシートが削除されました。

しかし、まだGoogle ドライブからは削除されていません。ゴミ箱にスプレッドシートが移動しただけです。「完全に削除」したいなら、次の手順を踏んでください。

3. 「ゴミ箱」をクリック
4.対象のスプレッドシートを右クリック
5.「完全に削除」をクリック

3.「ゴミ箱」をクリック

左側の「ゴミ箱」をクリックします。

4. 対象のスプレッドシートを右クリック

完全に削除したいスプレッドシートを右クリックします。

5. 「完全に削除」をクリック

「完全に削除」をクリックします。完全に削除すると、そのスプレッドシートは以後二度と利用できません。気をつけましょう。

「復元」をクリックすれば、元のフォルダにスプレッドシートが復元される

スプレッドシートを開く2つの方法

スプレッドシートを開く方法は、大きく二つあります。

  • Google ドライブから
  • URLから

Google ドライブから開く

Googleドライブから開く場合は、まずスプレッドシートのあるフォルダまで移動しましょう。その後、アイコンをダブルクリックします。

URLから開く

スプレッドシートは、URLからも開けます。下の赤枠部分をあらかじめコピーしておきましょう。

URLをどこかにまとめると必要なときにすぐ開ける

スプレッドシートを開くときはURLにアクセスするだけです。Google ドライブより速く開けるので、頻繁に使うスプレッドシートはURLをどこかに控えておきましょう。

ファイル名変更

ファイルの名の変更はファイル名をクリックするだけです。クリックすると名前を自由に変更できます。

一度クリックすると変更できる状態に

入力が終わったた適当な場所をクリック

Googleドライブ上からも、名前を変更できます。

右クリック > 「名前を変更」で変更可能