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2018-05-30

Googleドライブとは?機能・特徴 - ビジネスで利用される”スゴさ”の秘密

ビジネスの場でファイルを保存・共有する際におおいに活躍しているGoogle ドライブ。その「スゴさ」の秘密を機能面に注目して徹底的に解説します。また、あわせて使いたい「Googleドキュメント」についても紹介します。※初回公開日:2016/11/28
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本記事で紹介しているGoogle ドライブ以外で、紹介しきれなかったオンラインストレージの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。

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Googleドライブとは

Googleドライブとは何か、ご存知ですか。

Googleドライブとは、Googleが提供している無料のオンラインストレージです。機能をまとめると、無料で15GBのオンラインストレージに、文書、写真、PDF、動画など様々なファイルを保存できるという仕組みです。

月額制のプランにアップグレードすれば、25GB、100GBとさらに容量を増やすことも可能です。

さらに、Googleドライブのすごいところは、ドライブ上でファイルを変更でき、オフィスソフトの互換性が非常に高いこと。ファイルも簡単に共有できるので、複数人で同時にファイルを編集するといった使い方も可能になったのです。

Googleドライブは今やビジネスで当たり前のように使われているサービスですが、全世界で支持を集めている理由はどこにあるのでしょうか。

Googleドライブはここがすごい!

Googleドライブがオンラインストレージと違う点をまとめてみました。これを知り、使ってしまうと、他のサービスは使えなくなってしまうかもしれません。

Googleドキュメントは容量無制限

15GBまで無料で使えるというのが最大のメリットですが、Googleドキュメントというオンライン機能を使って作成したファイルは容量にカウントされません。

つまり、Googleドキュメントは実質容量無制限。
エクセルやワード、PDFなど、様々なファイル形式で書き出すことが出来るので、これは利用しない手はありません(Googleドキュメントについては、後述します)。

セキュリティが安全

Googleは、データセンターの強固なセキュリティで信頼を得ています。
データ保全やハッキング対策など、一般企業以上の対策がとられているので、安心して使えるサービスです。

アプリなどの連携がスムーズ

アンドロイド、iOS両方とも、公式のアプリがリリースされています。
それをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレットでもファイルのアクセスがスムーズです。

検索精度が高い

Googleドライブに保存されたファイルは、簡単に検索することができます。(ファイルの内容まで含む)
Gmailの検索性の高さをイメージしてもらえると、その便利さがわかると思います。そこは「さすが、Google!」ですね。

共有が簡単

Googleドライブにアップロードしたファイルは、非常に簡単に共有できます。
1つ1つのファイルにリンクが作られるので、それを共有するだけ。
ファイル自体をやり取りしないので、容量を圧迫しません。

さらに、共有権限もファイルごとに設定できるので、自由度の高いやり取りが可能です。
(例えば、閲覧だけ許可して、編集は許可しないと言った使い方も可能)

また、文書だけでなく、動画を共有するのもオススメ。
アップロードすれば、Googleドライブ上でYoutube形式で再生されるので、簡単に社内限定共有の動画が作成できます。

Googleドライブとあわせて使いたい「Googleドキュメント」

Googleドキュメントの種類

Googleドキュメントとは、オンライン上で文書を作るれるオンラインサービス。

文書を作成する「Googleドキュメント」、表計算などが可能な「Googleスプレッドシート」、プレゼン資料が作れる「Googleスライド」、アンケートフォームを作成・集計できる「Googleフォーム」があります。

先述の通り、これは容量を気にせず、無料で作ることができます。
さらに、ワードなど一般的なファイル形式に変換できるので、ビジネスでの活用シーンが増えているのです。アドオンや拡張機能、アプリを使えば、変換もスムーズです。

また、常に変更状況が記録されるので「保存し忘れでファイルが消えた」という悲劇は起こりません(そもそも、「保存」という動作が不要です)。
誤って上書きしてしまった場合でも、もとに戻すことが可能です。

「共同編集」が最大の強み

Googleドキュメント最大の魅力は、最大50人で共同編集できること。
進捗管理表なども同時に更新できるので、リアルタイムの状況を把握可能。

さらに、ファイル上でチャットのやり取りもできるので、離れた場所にいても意見交換をしながら資料を完成させることもできるのです。

Googleドライブを活用してビジネスを快適に

Googleドライブは、利便性の高いオンラインストレージ。ちょっとしたファイルのやり取りがスムーズになりますから、ビジネス上でのストレスも軽減されるはずです。安全性もしっかりしているので、企業でも安心して導入できます。

「ちょっと不便だな」を解消してくれるツールは日々進化しています。常に業務の効率化を考え、新サービスは積極的に取り入れるようにしましょう。

また以下の記事ではGoogleドライブを始めとするオンラインストレージサービスを比較、紹介してますのでこちらもぜひご覧になってみてくださいね。

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