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2018-05-30

オンラインストレージ導入事例に見る活用術 | 法人なら絶対に見るべきポイント

デジタルデータやファイルの保存/活用という課題を抱える企業にとって、オンラインストレージは有効なサービスとなりつつあります。その活用術と導入のポイントを、さまざまな業種の事例とともにご紹介します。 ※初回公開日 2017/11/08
社内コミュニケーションオンラインストレージ
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情報のデジタル化が進む現代のビジネスシーンでは、それを有効活用するためのオンラインストレージサービスが欠かせない状況になってきています。

その活用方法は、三菱商事のようにベーシックな使い方、日本空港ビルデングのようにリアルタイム性を重視した使い方、丸美屋フーズのようにコスト削減を実現した使い方など、業種によってさまざまですが、いずれもセキュリティ面を重視した信頼のおけるサービス利用が前提となっています。

オンラインストレージ活用のヒントとなる事例を各種紹介するとともに、企業がサービスを選択する際のポイントも解説していきます。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、クラウド上にあるハードディスクドライブ(HDD)やソリッドステートドライブ(SSD)のことを指し、インターネットを通じてファイルを保存しておけるストレージのことです。

従来はコンピューターのディスク容量がいっぱいになった場合、外付けのHDDなどにデータをバックアップしていました。

インターネット回線の高速化が進んだ現在では、手軽にバックアップできるオンラインストレージが利用されたり、メールに添付するには容量が大きすぎるファイルを一時保管したりするのに利用されるようになりました。

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オンラインストレージのセキュリティ問題

オンラインストレージが登場した当初は、無料で利用できるサービスも多かったため、メールサーバの容量問題で、添付ファイルの上限が設定された企業の従業員なども利用していました。

しかし、こういった無料サービスではセキュリティ対策が充分でないことも多く、情報漏えいの問題が浮上してきたのです。

実際に、一か所セキュリティが崩されたことにより、ストレージに保存してあったすべてのデータが漏えいしてしまったケースもあり、企業としてもコンプライアンスの面でオンラインストレージ利用に対して慎重にならざるを得ませんでした。

法人向けオンラインストレージサービス

このようなセキュリティ面での問題を解決し、管理者機能や共有フォルダなど、企業が利用しやすい機能を持って登場したのが、法人向けオンラインストレージサービスです。

モバイルデバイスに対応したサービスも多く、外出先でのファイル閲覧が容易になるほか、共同でプロジェクトを進める取引先とアクセス権を限定したファイル共有が可能になるなど、より使いやすいサービスも登場しています。

現在では、無料お試し期間などが設定されている場合を除き、ほとんどが有料サービスとなる法人向けオンラインストレージは、充実した機能とともに、その数をどんどん増やしており、さまざまなプランや機能を持つ豊富なサービスの中から、ニーズに合わせた選択が可能になっています。

以下の記事では、法人に大人気のオンラインストレージboxについて詳しく解説しています。

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オンラインストレージ選定のポイント

それでは、企業が採用すべき法人向けオンラインストレージの選定ポイントとは何でしょうか。
使用目的に合致しているというのはもちろんですが、上述したように、セキュリティ面で信頼できる対策が施されたサービスを利用するということが大前提となります。

  • SSLなどの暗号化技術を採用している
  • ウィルスチェックを行っている
  • ログの追跡ができる

以上は一例ですが、このような対策がなされていることが重要です。

現在では、保存ファイルに企業ロゴを入れるなどのサービスもあり、これを利用することによってファイル共有を行う取引先に信頼感を与えることも可能でしょう。

このように、機能の飛躍的な向上とセキュリティ保護を果たした法人向けオンラインストレージサービスですが、ビジネスプロセスの中でどのような活用がされているのでしょうか。

以下、代表的なサービスを採用する各企業の活用事例を紹介します。

活用事例:セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、3段階のアクセス権限設定、IPアドレスや端末認証によるアクセス権限設定が可能な法人向けオンラインストレージサービスです。
アクセスログや接続ログの閲覧にも対応するほか、Webブラウザ、iOS/Androidアプリによってマルチデバイスの使用が可能です。
また、セキュアSAMBAへのVPN接続を可能にするルーター連携サービス、オフィスの複合機を連携させる複合機連携サービスなど、オプションも豊富です。

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事例1. J建築検査センター(JAIC)

会社名:J建築検査センター業種:建築
事業内容:建築確認検査、住宅性能評価、建物診断業務

課題:自社ファイルサーバの運用管理

建築物の設計図や現場写真の保管に自社ファイルサーバを使用していたが、不要なファイルが多く保管されている、目的のファイルを探し出すのに時間と手間がかかるなどの課題を抱えていた。また、メールで送れない容量のデータは営業先に持参することもあった。

効果:データ管理の実現と業務効率化

セキュアSAMBAを導入したことで、ブラウザによる簡単操作とアクセス権限の細かな設定などで、データの総合的な運用管理の整備を実現。必要なデータを探し出す時間を半減させるなど、業務効率化を実現した。

事例2. Rejet

会社名:Rejet業種:情報、通信業
事業内容:家庭/オンライン/スマートフォンゲームの企画・制作・販売、キャラクター商品の企画・制作・販売

課題:高コストなストレージサービス利用

オンラインストレージサービスを利用していたが、拡張性や柔軟性のないプラン内容が固定されていたサービスであったため、必要に応じたサービス利用ができず、結果的に価格に見合った効果の得られない状況となっていた。

効果:AWSによる強固な基盤でデータ共有を実現

コンテンツ制作という、社内外でのデータ共有が多くなる職種から、メールにダウンロードリンクを埋め込む「ダウンロードリンク」を多用、ネットワークの知識に乏しいスタッフにも使い勝手がよく、効率的なデータ共有を実現した。

活用事例:どこでもキャビネット

どこでもキャビネットは、1ファイル2GBまでのアップロードに対応した、法人向けオンラインストレージサービスです。
PC/iOS/Android各アプリやWebブラウザによる簡単操作でファイル共有を可能にし、豊富な管理者機能と強固なセキュリティで企業の重要データを保護します。

また、外出先から名刺情報を閲覧できる便利な名刺管理機能を持つほか、多要素認証でさらにセキュリティを強化したセキュア版プランも開始しています。

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事例1. 日本空港ビルデング

会社名:日本空港ビルデング業種:不動産業
事業内容:空港ビルの施設管理業務、物品販売、飲食サービスの提供

課題:広大な敷地をカバーする効率的な情報共有

羽田空港での迷子の案内や緊急情報の伝達、空港利用者からの問い合わせへの対応という、迅速かつ正確な情報共有に関する課題を抱えていた。従来は紙ベースでの伝達になっていたため、対応に時間がかかり、職員が携帯する資料の更新にも手間と時間を必要としていた。

効果:空港利用者への迅速で正確な情報提供

31台のiPadとどこでもキャビネットを導入、迷子を発見した職員がiPadに情報入力すると、即座に案内放送所のパトランプが点滅、場所を特定した放送を行うなど迅速な対応が可能となったほか、対応完了すると職員のiPadにも反映されるため、状況の把握もできるようになった。

事例2. 日特エンジニアリング

会社名:日特エンジニアリング業種:機械
事業内容:ワインディング事業、RFID事業、搬送事業

課題:膨大な種類のカタログを必要とする営業活動

オーダーメイドに近い製品の特性上、膨大なカタログを有しており、海外を含んだ営業活動を効率化する方法を模索していた。従来はノートPCと外付けHDDを活用していたが、ローカル環境でしか使用できず、カタログの更新のたびに再替え作業が発生するなど、手間や時間がかかっていた。

効果:安定した運用とメールの活用で業務効率化

オーダーメイドに近い製品群のため、顧客に閲覧させられない部分などのアクセス権を設定したうえで運用を開始、効率的な営業活動を行うことが可能となった。また、オンライン上のファイルをメールに紐づけられるため、現地での要望にメールですぐに対応できるようになった。

活用事例:GIGAPOD

GIGAPODは、中小〜グローバル企業まで2,000社以上の導入実績を誇る、法人向けオンラインストレージサービスです。

SSL暗号化やウィルスチェック、パスワード、ダウンロード回数指定などのセキュリティ面での万全さはもちろん、共有フォルダやゲストフォルダの作成、ファイルとのリンク、それらのアクセス権限を指定するなど、管理者機能も充実しています。

iOS/Androidアプリでの閲覧/ファイルアップロードにも対応し、オプションのAPIを利用して他のクラウドサービスと連携するなど、カスタマイズも可能です。

事例1. 三菱商事

会社名:三菱商事業種:卸売業
事業内容:日本国内および海外約80か国に、200以上の拠点を持つ総合商社

課題:海外とのファイル共有

同社の機械グループでは、海外を含むさまざまな場所で設計や建設業務を行っており、その過程で大量の設計図や写真とともにCADデータを、顧客や現場と共有する必要があった。従来はファイルを分割し複数メールを送付することで対応したが、受信側の負担や通信状況のよくない海外での共有が難しいなどの課題があった。

効果:ファイル共有がスムーズに、業務効率の向上を実現

GIGAPOD導入によってファイル単位での共有が可能となり、必要なものだけダウンロードすればよいことから海外とのファイル共有状況が改善、簡単操作が可能なユーザーインターフェースによって、業務効率も大幅に向上しました。

事例2. Syn

会社名:Syn業種:音楽制作
事業内容:音楽制作を中心とした総合クリエイティブスタジオ

課題:大容量ファイルの共有

アーティストの楽曲やアートワークなど、非常に大きな容量のファイルを日常的に扱っており、他のスタジオやプロダクションとのファイル共有に苦慮していた。ファイルを保存したストレージをバイク便で先方に届けるということも多かった。

効果:体感パフォーマンスが2倍以上に

GIGAPOD導入以降は2倍以上のパフォーマンスが体感されたことに加え、セキュリティ面での不安も解消された。ゲストフォルダの作成とアクセス権限の設定は、著作権が絡むビジネスには有効であり、バイク便を使用することもなくなったため、業務効率と同時にコスト削減も実現した。

活用事例:BIGLOBEクラウドストレージ

BIGLOBEクラウドストレージは、日本語、英語、中国語に対応する、法人向けオンラインストレージサービスです。
Webブラウザ、iOS/Androidアプリを使ったマルチデバイス対応なのはもちろん、専用アプリケーションをインストールすることにより、ローカルPCの特定のフォルダデータを同期させることも可能です。

取引先がアップロードすることのできる、受け取りフォルダ作成に対応するなど、使い勝手の良さには定評があります。

事例1. 丸美屋フーズ

会社名:丸美屋フーズ業種:食料品
事業内容:加工食品の製造と販売

課題:各拠点への日次/月次データ配信効率化

同社はレストランチェーンや給食センターなどの幅広い顧客への営業活動を行っており、本社が各拠点に配信する日次データは即時性を優先して50枚をFAX送信、月次データは合計1,000枚以上を郵送するという手間隙かけた作業が必要となっていた。

効果:業務効率化とコスト削減

BIGLOBEクラウドストレージを導入することで、従来紙に出力していたExcelデータをファイル出力して配信するようになった。これによって作業にかかっていた膨大な手間隙が削減されただけでなく、郵送費などのコスト削減にもつながっている。

事例2. 翔泳社

会社名:翔泳社業種:出版、情報、通信業
事業内容:最新テクノロジー、趣味・実用、ビジネスなどの分野での書籍出版、Webメディアを含む多方面でのコンテンツ企画・開発・運営

課題:FTPサーバに関連する問題の解決

同社は、従来FTPサーバを利用していましたが、FTPサーバのぜい弱性、ストレージ容量の問題、煩雑なアカウント管理という3つの課題を抱えていた。これらの問題を解決するため、セキュリティ面で信頼のおけるオンラインストレージサービスを検討していた。

効果:データ運用負荷を95%削減

データ容量に柔軟に対応可能なBIGLOBEクラウドストレージを採用したことにより、煩雑なアカウント管理と容量管理の必要がなくなり、95%もの運用負荷削減を実現。また、ログ閲覧機能により、アップロード/ダウンロード時のストレス軽減にも効果を発揮している。

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情報のデジタル化で重要性の増すオンラインストレージ

さまざまな業種でさまざまな活用がされているオンラインストレージサービスですが、情報のデジタル化で効率的なデータ処理が要求される現代のビジネスにおいて、オンラインストレージサービスの重要性は増々高まっていく一方です。

このようなニーズを受け、サービスを提供する側もさまざまな機能追加を行ってきており、用途に合わせた選択が柔軟にできる状況にもなっています。

紹介したような事例にもあるように、アイディアによってビジネスを加速させる活用も可能なオンラインストレージサービス、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

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オンラインストレージの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。場所を問わないデータ共有やデータの一元管理、セキュリティなどさまざまな目的で導入されるオンラインストレージの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

こちらの記事では、今回紹介したオンラインストレージサービスを含めてさまざまなオンラインストレージサービスを比較しています。気になる方はぜひご覧ください。

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