オンラインストレージ導入事例！法人なら絶対に見るべきポイントと活用術

情報のデジタル化が進む現代のビジネスシーンでは、それを有効活用するためにオンラインストレージサービスが欠かせない状況になってきています。

活用方法は、三菱商事のようにベーシックな使い方、日本空港ビルデングのようにリアルタイム性を重視した使い方、丸美屋フーズのようにコスト削減を実現した使い方など、業種によってさまざまですが、いずれもセキュリティ面を重視した信頼のおけるサービス利用が前提となっています。

オンラインストレージ活用のヒントとなる事例を各種紹介し、サービスを選択する際のポイントも解説していきます。

活用事例：セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、3段階のアクセス権限設定、IPアドレスや端末認証によるアクセス権限設定が可能な法人向けオンラインストレージサービスです。
アクセスログや接続ログの閲覧にも対応するほか、Webブラウザ、iOS／Androidアプリによってマルチデバイスの使用が可能です。
また、セキュアSAMBAへのVPN接続を可能にするルーター連携サービス、オフィスの複合機を連携させる複合機連携サービスなど、オプションも豊富です。

事例1. J建築検査センター（JAIC）

課題：自社ファイルサーバの運用管理

建築物の設計図や現場写真の保管に自社ファイルサーバを使用していたが、不要なファイルが多く保管されている、目的のファイルを探し出すのに時間と手間がかかるなどの課題を抱えていた。また、メールで送れない容量のデータは営業先に持参することもあった。

効果：データ管理の実現と業務効率化

セキュアSAMBAを導入したことで、ブラウザによる簡単操作とアクセス権限の細かな設定などで、データの総合的な運用管理の整備を実現。必要なデータを探し出す時間を半減させるなど、業務効率化を実現した。

事例2. Rejet

課題：高コストなストレージサービス利用

オンラインストレージサービスを利用していたが、拡張性や柔軟性のないプラン内容が固定されていたサービスであったため、必要に応じたサービス利用ができず、結果的に価格に見合った効果の得られない状況となっていた。

効果：AWSによる強固な基盤でデータ共有を実現

コンテンツ制作という、社内外でのデータ共有が多くなる職種から、メールにダウンロードリンクを埋め込む「ダウンロードリンク」を多用、ネットワークの知識に乏しいスタッフにも使い勝手がよく、効率的なデータ共有を実現した。

活用事例：どこでもキャビネット

どこでもキャビネットは、1ファイル2GBまでのアップロードに対応した、法人向けオンラインストレージサービスです。
PC／iOS／Android各アプリやWebブラウザによる簡単操作でファイル共有を可能にし、豊富な管理者機能と強固なセキュリティで企業の重要データを保護します。

また、外出先から名刺情報を閲覧できる便利な名刺管理機能を持つほか、多要素認証でさらにセキュリティを強化したセキュア版プランも開始しています。

事例1. 日本空港ビルデング

課題：広大な敷地をカバーする効率的な情報共有

羽田空港での迷子の案内や緊急情報の伝達、空港利用者からの問い合わせへの対応という、迅速かつ正確な情報共有に関する課題を抱えていた。従来は紙ベースでの伝達になっていたため、対応に時間がかかり、職員が携帯する資料の更新にも手間と時間を必要としていた。

効果：空港利用者への迅速で正確な情報提供

31台のiPadとどこでもキャビネットを導入、迷子を発見した職員がiPadに情報入力すると、即座に案内放送所のパトランプが点滅、場所を特定した放送を行うなど迅速な対応が可能となったほか、対応完了すると職員のiPadにも反映されるため、状況の把握もできるようになった。

事例2. 日特エンジニアリング

課題：膨大な種類のカタログを必要とする営業活動

オーダーメイドに近い製品の特性上、膨大なカタログを有しており、海外を含んだ営業活動を効率化する方法を模索していた。従来はノートPCと外付けHDDを活用していたが、ローカル環境でしか使用できず、カタログの更新のたびに再替え作業が発生するなど、手間や時間がかかっていた。

効果：安定した運用とメールの活用で業務効率化

オーダーメイドに近い製品群のため、顧客に閲覧させられない部分などのアクセス権を設定したうえで運用を開始、効率的な営業活動を行うことが可能となった。また、オンライン上のファイルをメールに紐づけられるため、現地での要望にメールですぐに対応できるようになった。

活用事例：GIGAPOD

GIGAPODは、中小〜グローバル企業まで2,000社以上の導入実績を誇る、法人向けオンラインストレージサービスです。

SSL暗号化やウィルスチェック、パスワード、ダウンロード回数指定などのセキュリティ面での万全さはもちろん、共有フォルダやゲストフォルダの作成、ファイルとのリンク、それらのアクセス権限を指定するなど、管理者機能も充実しています。

iOS／Androidアプリでの閲覧／ファイルアップロードにも対応し、オプションのAPIを利用して他のクラウドサービスと連携するなど、カスタマイズも可能です。

事例1. 三菱商事

課題：海外とのファイル共有

同社の機械グループでは、海外を含むさまざまな場所で設計や建設業務を行っており、その過程で大量の設計図や写真とともにCADデータを、顧客や現場と共有する必要があった。従来はファイルを分割し複数メールを送付することで対応したが、受信側の負担や通信状況のよくない海外での共有が難しいなどの課題があった。

効果：ファイル共有がスムーズに、業務効率の向上を実現

GIGAPOD導入によってファイル単位での共有が可能となり、必要なものだけダウンロードすればよいことから海外とのファイル共有状況が改善、簡単操作が可能なユーザーインターフェースによって、業務効率も大幅に向上しました。

事例2. Syn

課題：大容量ファイルの共有

アーティストの楽曲やアートワークなど、非常に大きな容量のファイルを日常的に扱っており、他のスタジオやプロダクションとのファイル共有に苦慮していた。ファイルを保存したストレージをバイク便で先方に届けるということも多かった。

効果：体感パフォーマンスが2倍以上に

GIGAPOD導入以降は2倍以上のパフォーマンスが体感されたことに加え、セキュリティ面での不安も解消された。ゲストフォルダの作成とアクセス権限の設定は、著作権が絡むビジネスには有効であり、バイク便を使用することもなくなったため、業務効率と同時にコスト削減も実現した。

活用事例：BIGLOBEクラウドストレージ

BIGLOBEクラウドストレージは、日本語、英語、中国語に対応する、法人向けオンラインストレージサービスです。
Webブラウザ、iOS／Androidアプリを使ったマルチデバイス対応なのはもちろん、専用アプリケーションをインストールすることにより、ローカルPCの特定のフォルダデータを同期させることも可能です。

取引先がアップロードすることのできる、受け取りフォルダ作成に対応するなど、使い勝手の良さには定評があります。

事例1. 丸美屋フーズ

課題：各拠点への日次／月次データ配信効率化

同社はレストランチェーンや給食センターなどの幅広い顧客への営業活動を行っており、本社が各拠点に配信する日次データは即時性を優先して50枚をFAX送信、月次データは合計1,000枚以上を郵送するという手間隙かけた作業が必要となっていた。

効果：業務効率化とコスト削減

BIGLOBEクラウドストレージを導入することで、従来紙に出力していたExcelデータをファイル出力して配信するようになった。これによって作業にかかっていた膨大な手間隙が削減されただけでなく、郵送費などのコスト削減にもつながっている。

事例2. 翔泳社

課題：FTPサーバに関連する問題の解決

同社は、従来FTPサーバを利用していましたが、FTPサーバのぜい弱性、ストレージ容量の問題、煩雑なアカウント管理という3つの課題を抱えていた。これらの問題を解決するため、セキュリティ面で信頼のおけるオンラインストレージサービスを検討していた。

効果：データ運用負荷を95%削減

データ容量に柔軟に対応可能なBIGLOBEクラウドストレージを採用したことにより、煩雑なアカウント管理と容量管理の必要がなくなり、95%もの運用負荷削減を実現。また、ログ閲覧機能により、アップロード／ダウンロード時のストレス軽減にも効果を発揮している。

その他のオンラインストレージ導入事例企業

上記で紹介した以外にも、オンラインストレージを導入している企業は数多くあります。導入した企業の課題と効果を解説していきます。

事例 S社（化粧品業界 30,000人〜35,000人）

S社はグローバル化へ対応するために、他社との協業、データの臨機的増加、セキュリティ強化、コスト削減などを課題に踏まえ、さらに経営統合に推進できる情報共有基盤の設計が重視されるようになってきました。

課題：飛躍するデータ容量と増大する管理コスト

グローバル事業の推進や他社との協業が盛んになった結果、扱うデータ容量が飛躍的に増加した。メールの添付容量の制限を嫌い社外のファイルサービスを利用するなど、業務効率化の面でもセキュリティ面でも懸念を抱えていた。

また、本社や販売会社など拠点間で異なるサーバーでファイル管理をしていたため、管理コストも課題に。

効果：管理コスト削減と生産性の向上

個人のローカル環境に保存されていたファイルが管理され、「情報のは全社で共有するもの」という文化が浸透するきっかけに。クラウド上で直接編集が可能なことで、ペーパーレス化によるコスト削減にも貢献した。

また、高度なセキュリテイに守られたオンラインストレージにデータを集約することで、データレスPCを利用した安全なテレワーク環境を構築し、生産性向上も実現した。

事例 G社（インターネット業界 1,000人〜5,000人）

G社はSNSを運営しており、ネットワーキングサービスにありがちな「慢性的なストレージの容量不足に悩まされる」という課題をその都度クリアしつつ、将来ビジョンにおいては「10億ユーザー」を目指しています。

課題：ファイルサーバの慢性的な容量不足解消とコスト負担

G社の事例では、「他社との協業プロジェクト増加に対応できるユーザー側とのファイル共有」へのニーズ対応と、社内ファイル共有のメインツールとして活用しているファイルサーバーの慢性的な容量不足に課題を抱えていた。

またストレージの維持・追加によるコスト負担と運用管理・アクセス変更の複雑性が見られ、自社要件に沿って必要な機能をAPIによってカスタム開発する必要性に迫られていた。

効果：安全かつ利便性の高い状況共有環境に

容量無制限のオンラインストレージ導入により、容量制限から解放された。APIを活用しカスタマイズすることで、他社との協業プロジェクトを安全かつ効率的に行えるようにもなった。

企業の理念・方針に見合ったオンラインストレージ導入によって、クラウドサービス機能の改善・最新技術の取り入れに成功し、情報管理システムでは環境設計・メンテナンス性が向上、リピーター顧客の確保にもしっかり貢献できるようになった。

事例 D社（インターネット関連業界 1,000人〜5,000人）

D社はゲーム分野を皮切りに、スポーツやエンターテイメントの分野にも幅広くインターネットのサービスを提供しています。グローバル情報共有戦略を掲げるD社には、数多くのITエンジニアやクリエイター、マーケターなどが世界中から集結しています。

グローバルに事業展開を進めるため、数多くの海外拠点や社外パートナーとの情報を共有する必要があります。また、技術・開発部門ではMacの利用率が高く、異なるOS・デバイスが混在する業務環境にあります。

課題：セキュリティ強化と柔軟な情報共有基盤の必要性

グローバルに事業展開しているD社では、セキュアで柔軟な情報共有に課題を抱えていました。

全社員の30%が海外拠点・グループ会社に勤務しているうえ、情報共有の20%は社外パートナー人材とのやりとりでした。さらにITエンジニア・クリエイターの40%が開発プラットフォームとしてMacを利用しており、デバイスの差異を意識しない環境づくりも急務でした。

こうした場所・立場・環境の異なる集団が効率的に協働するため、ストレスを感じず安全に情報を共有できるオンラインストレージの導入が検討されました。

効果：グローバル化対策の充実と情報共有基盤の充足が実現

Boxの導入によってファイルの共有率が上がり、海外拠点・グループ企業とのグローバル連携や様々な社外パートナーとのセキュリティ性の高い連携が図られました。

また、OSやデバイスの違いを意識せずどんな環境でもクラウド上で利用できるよう、多言語対応が可能な情報共有基盤の設計が実現したことで、さらなるグローバル人材の登用も容易になりました。

重要ファイルはローカルではなくBoxで共有することが習慣化し、社内のエバンジェリストが効果的な活用法を啓蒙することで、より強度な情報共有を実現しています。

事例 G社（コンサルティング業界 100人〜500人）

G社は主に人材育成・組織開発などのコンサルティング業務を展開しています。

メディアを通じてさまざまな情報提供をするうえで顧客ニーズに迅速に対応するべく、オンラインストレージの検討・導入・強化が懸案されていました。

課題：ナレッジ関連のさまざまな柔軟な情報提供への課題

G社でも「顧客企業の組織・人材育成課題の解決」をテーマとするうえで、目に見えないナレッジが各コンサルタントに属人化していた。

従来ナレッジの収集をGoogleドライブによって賄ってきましたが、アップロードされる提案書の増加につれ検索が困難となり、資産を有効に活用できないことが課題だった。

効果：Fleekdrive導入によるユーザーのモチベーションアップ

全文検索できるだけでなく、資料の属性情報（任意に設定可能）やコメントなどの関連情報からも検索でき、検索に費やす時間が格段に短縮された。

レーティング機能を活用することで優良な提案書のナレッジが多くの人に共有され、ナレッジマネメント文化の醸成にも貢献している。

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次の記事では、事例にあるような課題を解決できるおすすめのクラウドストレージを紹介しています。ぜひご覧ください。

オンラインストレージ、導入拡大の歴史

オンラインストレージとは、クラウド上にあるハードディスクドライブ（HDD）やソリッドステートドライブ（SSD）のことを指し、インターネットを通じてファイルを保存しておけるストレージのことです。

従来はコンピューターのディスク容量がいっぱいになった場合、外付けのHDDなどにデータをバックアップしていました。

インターネット回線の高速化が進んだ現在では、手軽にバックアップできるオンラインストレージが利用されたり、メールに添付するには容量が大きすぎるファイルを一時保管したりするのに利用されるようになりました。

オンラインストレージのセキュリティ問題が浮上

オンラインストレージが登場した当初は、無料で利用できるサービスも多かったため、メールサーバの容量問題で、添付ファイルの上限が設定された企業の従業員なども利用していました。

しかし、こういった無料サービスではセキュリティ対策が充分でないことも多く、情報漏えいの問題が浮上してきたのです。

実際に、一か所セキュリティが崩されたことにより、ストレージに保存してあったすべてのデータが漏えいしてしまったケースもあり、コンプライアンスの面でオンラインストレージ利用に対して慎重にならざるを得ませんでした。

法人向けオンラインストレージサービスの台頭

このようなセキュリティ面での問題を解決し、管理者機能や共有フォルダなど、企業が利用しやすい機能を持って登場したのが、法人向けオンラインストレージサービスです。

モバイルデバイスに対応したサービスも多く、外出先でのファイル閲覧が容易になるほか、共同でプロジェクトを進める取引先とアクセス権を限定したファイル共有が可能になるなど、より使いやすいサービスも登場しています。

現在では、無料お試し期間などが設定されている場合を除き、ほとんどが有料サービスとなる法人向けオンラインストレージは、充実した機能とともに、その数をどんどん増やしており、さまざまなプランや機能を持つ豊富なサービスの中から、ニーズに合わせた選択が可能になっています。

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こちらの記事では、クラウドストレージの市場規模について詳しく解説しています。

また、次の記事では、クラウドストレージ導入のメリットについて詳しく解説しています。

情報のデジタル化で重要性の増すオンラインストレージを選ぶなら

情報のデジタル化で効率的なデータ処理が要求される現代のビジネスにおいて、さまざまな業種で多様な活用方法があるオンラインストレージは、重要性が高まっていく一方です。

このようなニーズを受け、サービスを提供する側もさまざまな機能追加を行ってきており、用途に合わせた選択が柔軟にできる状況にもなっています。

企業が採用すべき法人向けオンラインストレージの選定ポイントは、使用目的に合致しているというのはもちろんですが、セキュリティ面で信頼できる対策が施されたサービスを利用するということが大前提です。

• SSLなどの暗号化技術を採用している
• ウィルスチェックを行っている
• ログの追跡ができる

以上は一例ですが、このような対策がなされていることが重要です。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

こちらの記事では、本記事で紹介したオンラインストレージサービスを含めてさまざまなオンラインストレージサービスを比較しています。気になる方はぜひご覧ください。

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