オンラインストレージには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ファイル共有サービスの料金・機能比較表

まずは、ファイル共有サービスのなかからおすすめのものを選び、料金や機能を一覧にまとめました。クラウドストレージ・グループウェア・転送サービスをそれぞれ紹介しているため、比較表で要件に当てはまるサービスがどれか確認しましょう。

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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オンラインでファイルを共有する方法

オンラインでファイルを共有する方法には、次のようなものがあります。

• メールに添付する
• LINE、メッセンジャーなどSNSで送信する
• ファイル転送サービス を利用する
• クラウドストレージ（オンラインストレージ）を利用する
• グループウェアの共有機能を利用する

メールやSNSは手軽ですが、添付できるファイルサイズに上限があり、大容量のデータは送れません。またSNSはセキュリティリスクが高く、禁止している、あるいは推奨していない企業が多いでしょう。

そこで、「ファイル転送サービス」や「クラウドストレージ（オンラインストレージ）」、「グループウェア」といったファイル共有サービスがおすすめです。

ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスとは、ファイルをオンライン上にアップロード、ダウンロードすることで、画像や文書データを共有できるサービスのことです。ダウンロードURL通知を通じて社外ユーザーとも簡単に共有できます。

大容量ファイルをセキュアに共有できるだけでなく、バックアップとしても活用できます。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用できるサービスが多いので、場所を問わずにファイルにアクセス可能です。

ファイル共有サービスの種類

ファイル共有サービスには、主に次の3つのタイプがあります。

1. ファイル転送サービス
2. オンラインストレージの機能の一部としてファイルを共有できるサービス
3. グループウェアの機能の一部としてファイルを共有できるサービス

それぞれ詳しく紹介します。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスとは、ファイルの共有や転送に特化したサービスのことです。容量が大きなファイルの共有もスムーズに行えることと、一定期間がすぎるとファイルは削除されるのが大きな特徴です。クラウドストレージのように長期的な保存を前提としていないため、大量のストレージを必要とせず、低コストで利用できます。

機密文書のようなクラウド上に残したくないファイルや、保管する必要がないデータの共有におすすめです。

クラウドストレージ（オンラインストレージ）

クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは、インターネット上に存在するサーバーに、画像やファイルといったデータを保存できるサービスのことです。ファイル共有機能を搭載しているサービスも多くあります。クラウドストレージは画像やファイルといったデータの保存が目的となるため、ファイル共有のほかにも、ファイルの保管や管理が必要な場合に適しています。ただし保管のためのストレージ容量が必要になるためコストがかかるのがデメリットです。

またサービスによっては、ファイルアップロード上限が設定されるケースもあるため注意しましょう。

グループウェア

グループウェアとは、企業やチーム内でのコミュニケーションを活性化し、業務効率を高めるツールのことです。スケジュール管理機能やチャット機能、Web会議機能、施設予約機能などさまざまな機能があり、これらの機能の一部としてファイル共有機能が搭載されています。

多くのグループウェアにはクラウドストレージ機能がセットで搭載されているため、ファイルの保存・管理も可能です。ただし上記のように機能性が高いシステムであるため、ユーザー数によって料金が左右されやすく、プランによって保存容量に制限をかけられるケースもあります。そのため従業員数が多いと、月々のコストも高額になりやすいデメリットがあります。

テレワークが多い企業や、企業全体で業務の効率化・コミュニケーションの活性化を進めたい企業などにおすすめです。

下記の記事では、おすすめのオンラインストレージを紹介しています。オンラインストレージを選びたい方はこちらの記事を参考にしましょう。

オンラインストレージ比較｜企業規模別おすすめサービス・選び方

オンラインストレージはこんな課題を解決したい方におすすめ！ オンラインストレージは次のようなニーズを持つ方に最適なソリューションです。 ・複数のデバイスからアクセス可能なストレージ…

またファイル転送に特化したサービスから選びたい方は、こちらの記事も参考にしましょう。

ファイル転送サービス徹底比較12選！おすすめやメリット【法人向け】

ファイル転送サービスとは ファイル転送サービスとは、インターネット回線を利用して他のデバイスにファイルを転送できるサービスのことをいいます。サイズが大きすぎてメールでは送付できない…

ファイル共有機能があるグループウェアから選びたい方は、こちらの記事も参考にしましょう。

ファイル共有を搭載したグループウェア11選 – 機能・料金比較

グループウェアとは グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務の効率化を実現するシステムのことです。 グループウェアには多くの機能があり、スケジュール管…

ファイル共有サービスの選び方

ファイル共有サービスを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• ファイル共有サービスの導入目的を確認する
• ファイル共有サービスの機能を確認する
• ファイル共有サービスを導入する際の注意点を確認する
• ファイル共有サービスの料金・価格相場を確認する
• 要件に当てはまるファイル共有サービスがどれか比較表で確認する

ファイル共有サービスの導入目的を確認する

ファイル共有サービスの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にし、どういった種類のファイル共有サービスが適しているかをチェックします。主な導入目的は次のとおりです。

ファイル共有サービスの機能を確認する

ファイル共有サービスでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

ファイル共有サービスを導入する際の注意点を確認する

ファイル共有サービスを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

ファイル共有サービスの料金・価格相場を確認する

ファイル共有サービスの料金は、主に月額料金制と月ごとの従量課金制の2種類です。クラウドストレージタイプの場合、月額料金制はストレージの容量ごとに料金が設定されており、従量課金制は、1ユーザーごとに与えられるストレージの容量によって料金が変化します。月額料金の相場は数千～数万円、従量課金制は1ユーザー月数百～数千円程度です。

そのため、従業員数が多い場合は月額料金制、従業員数が少ない場合は従量課金制を選択することで、コストを抑えやすいでしょう。ファイル転送サービスとグループウェアも月額料金制と従量課金制の2種類があります。しかし月額料金制の場合、プランによって送信件数や利用できるユーザー数などに上限が設定されているため、実質的には従量課金制です。

またグループウェアの場合は、利用できる機能の数によっても料金が変動します。料金相場はどちらも1ユーザーごとに月数百～数千円程度です。ただし相場はあくまでも目安であり、必要とするストレージの容量や機能、ユーザー数などによって料金は大きく変化します。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

1．無料で使えるおすすめのファイル共有サービス比較

まずは無料で利用できるオンラインのファイル共有サービスを紹介します。無料の場合ユーザー数や機能、クラウドストレージの容量に制限がかけられていることも多いため、基本的には個人利用や小規模導入におすすめです。機能性の高いファイル共有サービスやファイル転送サービスなどもあるため、ぜひ比較検討しましょう。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBA

株式会社kubellストレージ

4.38 16件の口コミ

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• ユーザーIDやダウンロード用URLでファイル共有
• エクスプローラー感覚でファイルを直接編集、保存可能
• ユーザー数無制限で費用を抑制

セキュアSAMBA は、安全なファイル共有・保存をサポートする法人向けオンラインストレージサービスです。ダウンロード用URLによるファイル共有や、ユーザーIDの発行で社内外とのファイル共有が可能です。

ファイルごとのバージョン管理を行え、誤って削除したデータも復元できます。2名まで利用できる無料プランからユーザー数無制限の有料プランまで、容量やユーザー数に合わせたプランを提供しています。

OneDrive

OneDrive

4.22 370件の口コミ

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• Officeファイルを保管・管理しやすい
• 有料プランはグループウェアとして利用できる
• 有料プランはメール機能が法人向けにカスタマイズできる

OneDrive は、Microsoftが運営しており、PowerPointやWordのデータ利用が多いビジネスパーソン向けのクラウドストレージです。「Office Online」を活用すれば、パソコンにインストールされていなくても利用できます。

無料プランは5GBまで利用可能です。法人向けの有料プランはどのプランでも1ユーザーごとに与えられるストレージの容量は変わりませんが、ストレージ以外に利用できる機能の数に違いがあります。

Dropbox

Dropbox

Dropbox Japan 株式会社

4.18 908件の口コミ

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• パワフルな拡張機能
• 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
• ファイルの保存と共有、PDFの編集、署名などが可能

DropBox は、世界中の企業やチームで利用されている、人気のクラウドストレージサービスです。Microsoft Officeとの統合やアプリなどの拡張機能が豊富なため、業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い管理者権限管理が可能です。そのため、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。

また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。2GBまでは無料でストレージを利用できます。

Google ドライブ

Google ドライブ

4.40 96件の口コミ

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• Googleアカウントがあれば誰でも15GBまで無料
• 無料でもファイルの共同編集やWeb会議、Gmailは利用可能
• 料金プランにより利用できる機能が増える

Google ドライブ は、Googleアカウントがあれば誰でも気軽に利用できるクラウドストレージサービスです。1ユーザーごとのストレージも15GBと大きく、個人で利用する分には十分に使いやすいでしょう。

また有料プランである「Google Workspace」に加入すれば、さらにさまざまな機能が利用でき、大幅な業務効率化も行えるでしょう。スモールスタートしてから規模を拡張したい場合にもおすすめです。

firestorage

firestorage

ロジックファクトリー株式会社

4.50 12件の口コミ

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• 登録不要で誰でも利用できるファイル転送サービス
• 無料会員登録で機能が充実
• ワンタイムURLの利用でファイルが自動削除される

firestorage は、登録を行わずに誰でもファイルの共有ができるファイル転送サービスです。会員登録を行わずとも、最大2GBのファイルをアップロードでき、アップロード数にも制限はありません。

また無料の会員登録を行うと、これに加えて2GBのクラウドストレージが利用できるようになり、機能も充実します。有料プランではさらにストレージの拡張や機能の追加なども可能です。ファイルの転送に関してはワンタイムURLを利用し、一定期間がすぎるとファイルは自動削除されるため、安全にファイルのやり取りが行えるでしょう。

MEGA

MEGA

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• 高いセキュリティ機能で安全に保管
• 無料でファイル転送やチャットやWeb会議も可能
• 有料プランではパスワード管理やVPNも利用できる

MEGA は、ニュージーランドの企業が運営する、高いセキュリティ機能を誇るファイル共有サービスです。欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）に沿った運用を行っているため、安全にファイルの保管が行えます。

運営会社でも保存したデータを参照できないため、ビジネス利用も行いやすいでしょう。また無料プランでもサービスが充実しているのも特徴です。チャット機能やWeb会議機能が利用でき、制限はあるもののファイル転送も可能です。

Ci Media Cloud

• 画像・動画の保管・管理に最適
• 素材の受け渡しや共同編集、動画の同時試写も可能
• 大容量ファイルの高速転送や権限設定にも対応

Ci Media Cloud は、ソニーが提供する画像・動画の保管・管理に適したファイル共有サービスです。画像・動画の加工に使う素材の受け渡しや検索がスムーズにできるうえ、簡易的な共同編集やチーム全員での試写にも対応しています。

そのためチームがオンラインで動画といったコンテンツの制作を行う場合に、作業の効率化が可能です。また大容量ファイルの転送や有効期限といったアカウントごとの権限設定も詳細に行えるため、ファイルの共有・管理も行いやすいでしょう。無料プランでは10GBのアクティブストレージが利用でき、個人での利用にも便利です。

2．法人向けでおすすめのファイル共有サービス比較【クラウドストレージ】

法人利用ではセキュリティの堅牢性、柔軟な権限設定機能、十分な容量が必要です。法人向けのセキュリティレベルがあり、ファイル保存とファイル共有を兼ねた、クラウドストレージ（オンラインストレージ）サービスを比較しましょう。

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Fileforce

Fileforce

ファイルフォース株式会社

4.34 152件の口コミ

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• データ保管から開発、運用、サポートまですべて国内で対応
• アップロード時のファイル暗号化機能
• 自動タグ機能で検索も簡単

Fileforce は、パソコンやその他の多くのデバイスからファイルの共有・管理が可能なクラウドストレージサービスです。ファイル管理に必要な機能を備えており、さまざまな業種・規模の業務に対応できるのが強みです。

GigaCC ASP

GigaCC ASP

日本ワムネット株式会社

4.20 20件の口コミ

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• ファイル送信、ファイル共有、共有ノート機能をひとまとめ
• 導入から運用まで、電話やメール、チャットでサポート
• 送受信・共有ファイルすべてにウィルスチェック実施

GigaCC ASP は、「高セキュリティ」と「ユーザーの使いやすさ」が両立した、純国産企業向けオンラインストレージです。利用者と管理者のどちらも使いやすい機能がいくつも実装されており、業務効率化させます。

セキュリティ／運用機能が充実しているので、サービスを利用形態に合わせて利用できます。料金プランは基本的に利用できる機能の数によって決まるのも大きな特徴です。

Box／Box over VPN

Box／Box over VPN

NTTドコモビジネス株式会社

4.21 61件の口コミ

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• ストレージ容量無制限、大容量ファイルの共有も
• 幅広く柔軟なアクセス権限設定が可能
• 24時間365日受付のヘルプデスク

Box over VPN は、セキュアなVPN接続環境で「Box」を利用できるオンラインストレージサービスです。ストレージ容量が無制限で、膨大な数の拡張子に対応したプレビュー機能を搭載し、さまざまなファイルを一元管理できます。VPN接続に対応、ファイル単位での共有設定もできるため、厳密な情報管理が求められる外部とのファイル共有にも利用可能です。日本国内のデータセンターにファイルを保管できる、「Box Zones Japan over VPN」も用意しています。

DirectCloud

DirectCloud

株式会社ダイレクトクラウド

4.16 92件の口コミ

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DirectCloud は、ユーザー数無制限で利用可能な、法人向けオンラインストレージです。

国内のデータセンターを使用しているため安全性が高く、プライバシーマーク（Pマーク）やISO 27001の認証を得ており、セキュリティ対策も万全です。

アドバンスドプラン以上では、WordやExcelなどのOfficeファイルをブラウザ上で編集できます。さらにビジネスプラン以上では、地理的に離れた場所にある国内3か所のデータセンターでファイルが保存されます（別途有料：60,000円／月〜）。そのため災害時にファイルが閲覧できなくなる心配もありません。

Final Document

Final Document

株式会社インターコム

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• 大容量ファイルの送付に標準対応
• ノーコードで作成できる承認ワークフロー
• 利用人数に応じお得になる料金プラン

Final Document は、最大10GBのファイル転送に対応できるファイル共有サービスです。ファイルをアップロードする際にウイルスチェックを自動で行うため、安全にデータを共有可能です。

電子取引データの保存にも対応し、金額や任意の文字列などで分岐する承認ルートをドラッグ＆ドロップで作成できるほか、搭載するテンプレートも利用できます。リンクを送付すれば共有でき、受け取り通知も受け取れます。

Everidays

Everidays

株式会社ｙｅｔｔ

4.38 16件の口コミ

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• ユーザーごとに細かく権限を設定可能
• ChatworkやSlackと連携して外部の取引先との共有も可能
• ISMS認証を取得したセキュリティレベルの高い運用体制

Everidays は、高いセキュリティレベルで管理するファイル共有サービスです。アップロード・更新・ダウンロードと、項目別にデータファイルの共有権限が設定できるので、データの誤削除や漏えいのリスクを最小限に抑えます。

ファイルの更新履歴は世代管理しているので、誤って上書きや削除されても簡単に復元可能です。Everidaysのプログラムは24時間体制でサーバー監視されており、異常時には担当者が迅速に対応してくれます。

• 初期費用無料、ユーザー数無制限

3Qクラウド　オンラインストレージパック

3Qクラウド　オンラインストレージパック

株式会社リューズ

0.00 0件の口コミ

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• 利用ユーザー数に制限がない月額課金制
• 機能の追加や拡張に導入後も柔軟に対応
• 有効期限やパスワードを設定したうえでURL共有が可能

3Qクラウド　オンラインストレージパック は、製品化されたオフィスITサービスをパッケージ化して提供する成長企業向けサービスです。社内外とのファイル共有が可能なファイル管理オンラインストレージパックは、容量に応じたプランを複数提供しています。

デスクトップアプリをインストールすることで、通常のフォルダ操作感覚で利用可能です。ユーザー間でのファイル共有やアクセス権の管理など社内ファイルサーバーのような機能に加え、共有用URLによる外部共有にも対応できます。

※その他バックアップ専用といったプランも存在

• 契約書や資料、動画などの保存や共有、管理を集約
• コンテンツを軸とした共同作業や業務自動化が可能
• サイバー脅威の検知機能を搭載

Boxは、世界中の企業で導入実績のある法人向けオンラインストレージサービスです。業務で発生するさまざまなファイルを集約管理でき、共同編集したり、電子サインしたり、コンテンツを軸とした業務を実行できます。

コンテンツに付随するアクセス権限の設定や、バージョン管理も可能です。潜在的なデータの窃盗や悪意のあるコンテンツを検知でき、コンテンツに起因するリスク低減にも対応しています。料金プランはそれぞれ容量・ユーザー数ともに無制限ですが、ファイルのアップロード容量やバージョン管理できる履歴の数などに違いがあります。

• 年払いによるディスカウントあり
• 記載価格はオンライン購入時の価格のため、代理店経由の場合は要問い合わせ

PATPOST

PATPOST

オリックス株式会社

3.50 2件の口コミ

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• AI-OCRで保存書類の全文読み取りと項目抽出を自動化
• 電子帳簿保存法対応のキャビネットと一般キャビネットを提供
• ストレージ容量に制限なし

PATPOST は見積書や発注書、請求書などの文書管理に特化したオンラインストレージサービスです。キャビネット共有機能により社内や税理士、会計事務所とファイルをリアルタイムに共有可能です。

書類をアップロードするだけで、書類種別にラベル付けしてくれるほか、全文検索もできます。電子帳簿保存法の検索要件である、取引先や取引日などの項目も自動抽出してくれます。

※1：契約期間は1年
※2：1IDあたり年間12,000ファイルまでアップロード可能
※3：31IDから契約可能
※4：1IDあたり年間3,000ファイルまでアップロード可能
※5：契約ID数の上限は5ID

WPS Cloud Pro

WPS Cloud Pro

キングソフト株式会社

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WPS Cloud Pro は、共有ファイルの共同編集ができるオンラインストレージサービスです。文書作成や表計算などのOfficeアプリを搭載しており、メンバー招待とファイルURLの送信で、共有と共同編集を行えます。

PDF編集機能を搭載し、PDFファイルの結合や分割、ドキュメントへの変換なども可能です。データの暗号化やアクセス制限、ログレポート機能などによる管理機能でセキュリティを担保しています。

ファイルサーバークラウドVer.3

ファイルサーバークラウドVer.3

株式会社クラウドテクノロジーズ

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ファイルサーバークラウドVer.3の詳細を見る

• Windowsエクスプローラー上で操作可能
• ファイルサーバーに特化したオプションが豊富
• 24時間365日の監視、障害対応体制

ファイルサーバークラウドVer.3 は、クラウド環境にWindows Serverを搭載し、Windowsエクスプローラー上で利用できるオンラインストレージです。タブレットやスマートフォンを紛失した場合も遠隔でデバイスをロックし、デバイス内のデータを消去することで、データの漏えいを防げます。Windowsのスナップショット機能を利用し、データの状態を定期的に記録でき、ユーザーが誤ってファイルを削除してしまった場合でも、対象ファイルを簡単に復元できます。

使えるファイル箱

使えるファイル箱

使えるねっと株式会社

4.26 23件の口コミ

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• ユーザー数無制限で費用対効果が高い
• 大容量データも転送無制限
• 柔軟なアカウント設定で、外部との共同作業にもおすすめ

使えるファイル箱 は、ユーザー数無制限のクラウドストレージサービスです。容量追加の制限もユーザー数の制限もないため、必要な容量をムダなく利用できます。

ユーザーごとに細かな権限設定ができ、ファイルのアーカイブやアカウントの削除も簡単にできるため、プロジェクト単位での外注、外部との共同作業にも適しています。ファイル転送容量に上限がないため、大容量データにも対応可能です。

Fleekdrive

Fleekdrive

株式会社Ｆｌｅｅｋｄｒｉｖｅ

4.10 10件の口コミ

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Fleekdrive は、動画や図面など、大容量ファイルを社内外で共有できる法人向けオンラインストレージです。アクセス権限の設定や、ワークフロー機能を搭載し、上長承認を必要とするファイルや社内機密情報などの共有が可能です。

ブラウザ上で18種類の動画ファイルやOffice、Adobeファイルを閲共有できるほか、モバイル用アプリを提供しており、現場とのやり取りやコラボレーション用途など多様なシーンにおすすめです。

• 安心・安全でスムーズなデータ共有を実現
• 初期費用無料・月額固定料金
• NDAにもとづく、デジタルデータの運用をサポート

Qualitysoft SecureStorageは、低コストで運用でき、多彩なセキュリティ機能で機密情報も安心して扱える法人向けオンラインストレージです。

全プランユーザー数無制限で利用可能なほかアクセス制限、ワンタイムパスワードなど、さまざまなビジネスシーンに対応するセキュリティ機能も充実しています。利用状況に応じて柔軟なアクセス設定が行えることに加え、顧客や取引先など社外とのデータ共有による、セキュリティリスクを回避できるのもポイントです。

Secure Storage

Secure Storage

株式会社クロノス

4.50 2件の口コミ

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Secure Storage は、法人向けのオンラインストレージサービスです。256bitのSSL暗号化による盗聴防止、ファイアウォールによるウイルス対策、契約者ごとのOS専有などの高度なセキュリティ機能を搭載しています。ビジネスパートナーや顧客の双方に安心・安全なファイル共有が可能です。ファイル操作はWindowsやMacコンピューターのドライブと同じなので、初心者でも簡単です。

完全定額制でユーザーを追加しても月額費用以外は一切かからないため、利用するユーザーが増えるほどコストパフォーマンスを実感できるでしょう。

SHARERN

• 独自のツールで簡単にデータ移行が可能
• 社内ファイルサーバーのように利用できる
• 低コストで大容量ファイルを管理できる

SHARERN は、オンプレミス型のファイルサーバーからの移行に最適な、クラウドストレージサービスです。運営会社は長年ファイル転送サービス「GigaCC」の提供を行っており、このノウハウを生かしたデータ移行ツールにより、簡単にファイルサーバーからクラウドサーバーにデータの移行ができます。

また移行後も社内ファイルサーバーと同じフォルダ構成とアクセス権限を引き継げるため、これまでと同じ体制でファイルの管理や運用が行えるでしょう。コストも低価格であり、大容量ファイルの管理にも適しています。

3．法人向けでおすすめのファイル共有サービス比較【グループウェア】

グループウェア は前述したようにメールや掲示板、ワークフローといったビジネスで使用する機能を1つにまとめたツールです。利用サービスを増やさず集約できるメリットがあります。

ファイル共有機能があるグループウェアや、ファイル共有・保管以外の機能も搭載したサービスを紹介します。

Garoon

Garoon

サイボウズ株式会社

4.21 219件の口コミ

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• 他サービスからの移行を支援するサポートが充実
• 直観的で使いやすい
• 組織横断型のチームに適したコミュニケーション機能

Garoon は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。一人ひとりが利用する際に便利なのはもちろん、社内ポータルや、組織横断型のプロジェクトのやりとりにも使えるコミュニケーション機能が充実しています。外国語対応（英・中）、かつタイムゾーン対応で、海外拠点との共同利用も可能です。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

4.27 48件の口コミ

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• 1ユーザー月額220円から豊富な機能を提供
• 無料トライアル最大3ヵ月
• 有料オプションの連携で機能拡張しやすい

J-MOTTOグループウェア は「もっと、安く、手軽に、簡単に」をコンセプトにしたクラウド型グループウェアです。 desknet’s NEO の機能をそのままにディスク容量を抑え、月額3,000円からと低料金を実現しました。上位機能はオプションにて必要に応じて追加できます。

desknet's NEO

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

4.18 379件の口コミ

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• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 高性能かつ高信頼性
• デスクネッツは安心のセキュリティ環境

desknet’s NEO は、使いやすさにこだわったサービスです。スケジュール管理やタイムカードなど、業務の課題が解決できる豊富なアプリケーションを搭載しています。直感的なインターフェースとシンプルで高い操作性により、業務効率を向上させられます。また管理機能が充実しており、ユーザーや組織の登録情報管理や柔軟なアクセス権設定が可能です。

ほかのグループウェアもまとめて比較したい方は、次のボタンよりサービス資料を一括ダウンロードできます。

NotePM

NotePM

株式会社プロジェクト・モード

4.39 911件の口コミ

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• 社内にあるさまざまな情報の収集・共有ができる
• 業務の標準化や属人化の解消が可能
• バージョン管理や全文検索にも対応

NotePM は、社内にあるさまざまな情報の収集・共有ができるグループウェアです。従業員がもつ業務に関するノウハウを書き込んだり、マニュアルを作成して誰でも確認できるようにしたり、FAQを作成したりできます。

これにより、いつでも業務の不明な点を解消でき、ベテランのもつノウハウを理解することでスキルの向上や、業務の属人化解消が期待できるでしょう。またファイルはバージョン管理や全文検索にも対応しているため、ファイルの共有・保管にも適しています。

4．法人向けでおすすめのファイル共有サービス比較【転送】

ファイル転送の側面が強いファイル共有サービスを紹介します。メール添付の代替としての利用に適しています。

クリプト便

クリプト便

NRIセキュアテクノロジーズ株式会社

4.26 31件の口コミ

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クリプト便 は、セキュリティ専門会社NRIセキュアが開発・運用するクラウド型ファイル転送／共有サービスです。ファイルを転送・共有する際に自動で暗号化とウイルスチェックを行い、機密性を守ります。定期的に診断を実施することでセキュリティレベルを厳重に管理します。ID・パスワードの管理、グローバルIPアドレスによるアクセス制御も可能です。誤送信防止機能を備え、いつ・誰が・どこに・何を送受信したのか、ファイル原本を含めたログも取得できます。

クリプト便の使い方 セキュアファイル転送システムの特徴と送受信方法

クリプト便を検討中のあなた。最適なファイル転送サービスを見つけるために、他の有力な選択肢も確認してみませんか？BOXILからダウンロードできるサービス資料で、機能や料金をチェックし…

Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェア

NTTドコモビジネス株式会社

4.00 7件の口コミ

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Bizストレージ ファイルシェア は、ファイル転送とオンラインストレージの両機能を備えたサービスです。送信相手のメールアドレスと名前がわかれば、IDを保有していなくても一度に合計2GBまでのファイルの送受信が行えます。ファイルを送信可能な相手のメールアドレスやドメインをユーザーごとに制限できるので、誤送信や情報漏えいのリスクを軽減させます。また使用容量で課金する料金体系であるため、利用者の増減やプロジェクトメンバーの異動を気にせず利用が可能です。

eTransporter

eTransporter

株式会社ＮＳＤ

5.00 2件の口コミ

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eTransporter は、メールに添付できない大容量ファイルや機密性の高いデータを、簡単かつ安全に送受信できるファイル転送システムです。利用形態は、クラウド版とオンプレミス版に対応しており、環境に合わせて導入できます。

またワンタイムでのファイル送受信後は、サーバーにファイルを残さない仕組みです。他にも、ファイル送信時の第三者認証機能やセルフチェック機能によって、情報漏えいを防ぎ、強固なセキュリティ環境のもとファイル転送を安全に行えるでしょう。

DIRECT! EXTREME

DIRECT! EXTREME

日本ワムネット株式会社

4.00 1件の口コミ

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DIRECT! EXTREME は、超大容量データを超高速に転送可能なサービスです。高度なセキュリティと自動化・業務効率化の両立を実現しています。クラウドサービスとして、プロジェクト・部門単位での利用も可能です。

HULFT8

HULFT8

4.32 19件の口コミ

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HULFT は企業内、あるいはB2Bのファイル転送を行うミドルウェアです。ストレージとデバイス群でSANを構成し、高速ファイル転送を行えます。「HULFT Script」のサービスでは、ファイルの転送前後に処理する内容を、わかりやすいアイコン操作でプログラミングを使わずに生成可能です。

オフィス宅ふぁいる便

オフィス宅ふぁいる便

株式会社オージス総研

4.29 38件の口コミ

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オフィス宅ふぁいる便 は、誰でも簡単かつ安全に、ファイルを送受信できる法人向けファイル転送サービスです。ファイル送信時はポップアップ表示で、「宛先」「送信ファイル」「メッセージ」の内容を確認でき、誤送信を防ぎます。

ファイルをアップロードすると、ダウンロード用URLが送信先にメールで自動通知されますが、ダウンロードに必要なパスワードは送信者がメールで通知します。万が一誤送信しても、パスワードがなければダウンロードできません。また誤送信に気づいた時点で、送信を取り消すことも可能です。アップロードしたファイルが一定期間で自動削除される機能や、不正アクセスからファイルを守る機能など、組織で利用するために必要なセキュリティ対策がしっかりと整っています。

ほかのファイル転送サービスも比較したい方は、資料をまとめてダウンロードすると便利です。

ファイル共有サービスを導入するメリット・デメリット

オンラインのファイル共有サービスのメリット、デメリットについて解説します。

ファイル共有サービスを導入するメリット

場所を問わずファイルにアクセス可能

これまで出先では当該ファイルを外部のフラッシュメモリやHDDなどにコピーして、それを出先で編集・利用してから再び元の場所に上書き保存する、といったプロセスを経る必要がありました。

しかしファイル共有サービスでは外部のパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末からアクセスできます。そのため、場所を選ばず目的のファイルにアクセスし、自由に加工や編集できます。

共同作業が効率的に

オンラインストレージ環境にあるファイルは、複数人が同じ場所にアクセスして加工・編集ができるようになるため、作業効率が一段とアップします。またデータを他の作業者と共有できるので、必要ファイルをわざわざメールでやり取りする必要がありません。遠隔地にいる作業者とのやり取りも素早くできます。

とくに、頻繁にデータのやりとりをしなければならないプロジェクトの場合、オンラインストレージ環境の有無は作業スピードに著しい違いをもたらします。

低コストで安心して運用できる

前述したようにファイル共有サービスのほとんどは月額料金制や月ごとの従量課金制で、どれも月数千円程度に収められます。そのため運用コストの把握がしやすく、比較的低コストで高パフォーマンスな作業を実現できます。自社でファイルサーバーやファイル転送システムを構築する場合のように、初期費用が高額になることもないため、予算編成も行いやすいでしょう。

情報を1つに集約・管理できる

クラウドストレージタイプ・グループウェアタイプのファイル共有サービスであれば、情報を1つの場所に集約しまとめて管理できることもメリットです。企業ではファイルが部署ごとに管理されていることや、パソコンにある個人フォルダでファイルが管理されているケースも少なくありません。

しかし情報を集約できれば、必要なファイルを探すときでも検索機能で即座に見つけやすくなります。他部署に確認を行う手間が省け、ファイルの重複といったミスも発生しにくくなります。また情報を一元管理できれば、情報を分析したいときでも幅広いファイルから情報を収集できるため、より分析の精度を高められるでしょう。

バックアップが自動化できる

ストレージタイプ・グループウェアタイプの場合、バックアップを自動化できます。クラウドストレージにアップロードされたファイルは、基本的に自動でバックアップが行われます。そのため間違ってファイルを削除しても、すぐに復元可能です。

またサービスによってはファイルのバージョン管理も行っており、間違ってファイルを上書きした場合でも、以前のバージョンを復元できます。加えてファイルはインターネット上に存在するため、パソコンの故障や火災などがあってもファイルは消失しません。これらはデータを保存するうえで大きなメリットといえるでしょう。

ファイル共有サービスを導入するデメリット

セキュリティリスクはなくならない

オンライン環境にデータを保存しておくため、万が一クラッキングの被害に遭った場合、重要なデータが流出する危険も皆無ではありません。また基本的にデータへはユーザーIDとパスワードだけでのアクセスできるため、それらが流出してしまうと誰でもアクセスできます。

組織全体で定期的にIDやパスワードの変更を徹底するといったように、ユーザー側でもセキュリティ対策を講じる必要があるでしょう。

通信障害に弱い

通信障害のようにデータのやり取りに関するイレギュラーが発生すると、必要なときに必要なデータにアクセスできない可能性があります。ほとんどのオンラインストレージサービスは提供者側がトラブルシューティングを行っています。そのためベンダー側の対応が遅れると、それまですべてのサービスが利用できなくなる可能性もあるため注意が必要です。

カスタマイズの融通がききにくい

ほとんどのファイル共有サービスでは、ある程度一般化した機能を提供しています。そのためオンプレミスのように環境に合わせたカスタマイズができません。

必要な機能を都度オプションとして付加できるサービスが多いものの、自社に合わせた最適な環境に調整するのは難しいでしょう。導入段階でしっかりと必要な機能を比較検討するのが重要です。

ファイル共有サービスが注目される理由

ファイル共有方法のなかでも、とくにオンラインストレージ型のサービスが注目される理由として、次の2つがあります。

• テレワークの普及
• サイバー攻撃の増加

テレワークの普及

ファイル共有サービスが注目される理由の1つには、テレワークの急速な普及が挙げられます。新型コロナウイルス感染症の拡大を契機に、多くの企業で在宅勤務やリモートワークが標準的な働き方として定着しつつあります。その結果、社内外に分散した従業員間で効率的かつ安全に情報を共有するためのツールが必要となりました。

従来、USBメモリやメール添付でのファイル送信は一般的な方法でしたが、次のような課題がありました。

• 複数人でのリアルタイムな同時編集ができない
• 大容量ファイルの送信が困難
• セキュリティリスクが高い（紛失や誤送信による情報漏えいなど）

一方で、ファイル共有サービスはこれらの課題を解決します。たとえば、クラウドストレージ型のサービスを利用すれば、リアルタイムでの共同編集が可能となり、物理的なデバイスの紛失リスクもなくなります。また、スマートフォンやタブレットを活用することで、社外からでも簡単にアクセスが可能です。これにより、テレワーク中の生産性を高めるだけでなく、情報共有にかかる時間を短縮できます。

さらに、最近のファイル共有サービスは、単なるストレージ機能だけでなく、チャット機能やオンライン会議機能など、他の業務ツールと連携できるケースが多いのも特徴です。これにより、従業員間のコミュニケーションを円滑化し、分散したチームでも円滑にプロジェクトを進められるようになっています。

このように、テレワーク環境の拡大と業務効率化へのニーズの高まりが、ファイル共有サービスへの注目をさらに高めているといえます。

サイバー攻撃の深刻化

近年企業をターゲットにしたサイバー攻撃の被害が深刻化し、セキュリティリスクへの意識が高まっていることも理由として挙げられるでしょう。

オンラインでの機密情報の共有には、情報漏えいが大きな懸念事項として考えられます。しかし、多くのファイル共有サービスでは、安全性の高いサービスが提供されています。通信の暗号化やアクセス制限、多要素認証など、高度なセキュリティ対策を設けていることがほとんどです。

そのため外部の脅威からデータを守るために、セキュアなファイル共有を実現できるファイル共有サービスの利用が増えています。

クラウドストレージの種類

前述したようにファイル共有サービスには3つの種類があり、なかでもクラウドストレージ型のサービスは、さらに次の3種類にわけられます。

• パブリッククラウドストレージ
• プライベートクラウドストレージ
• ハイブリッドクラウドストレージ

下記にそれぞれの特徴について説明します。

パブリッククラウドストレージ

パブリッククラウドストレージは、サービスとして提供されているストレージを他の利用者と共同で利用する形式です。一般的なクラウドストレージと呼ばれるものは、これに分類されます。

自社専用のサーバーやハードウェアを構築して利用するのではなく、ベンダーが提供するサービスを利用するため、導入・運用コストを抑えられるほか、短期間で利用をはじめられるのが大きな特徴です。契約内容の見直しにより、ユーザーやストレージの増減も簡単に行えます。

プライベートクラウドストレージ

プライベートクラウドストレージは、自社専用のクラウド型ファイルサーバーを構築・運用する形式のサービスです。

パブリッククラウドストレージはカスタマイズの自由度が低く、提供されている機能しか利用できません。しかしプライベートクラウドストレージは、高度なセキュリティ対策が可能で、設定を細かくカスタマイズして独自のシステムを構築できます。

専用のサーバーを設置し、自社に適したシステムを構築して運用するため、コストが高くなるデメリットはあるものの、セキュリティやカスタマイズ性に優れているのが大きな特徴です。

ハイブリッドクラウドストレージ

上記のパブリッククラウドストレージとプライベートクラウドストレージを組み合わせて、同時に運用する方式です。

両方を組み合わせて用途に応じて使いわけることで、プライベートクラウドストレージの運用コストを削減しながらも、機能のカスタマイズやセキュリティを強固にできます。これにより、パブリックとプライベート両方のデメリットをカバーできます。

ファイル共有サービス運用時の注意点

ファイル共有サービスを運用する際には、次のポイントに注意しましょう。

• ファイルの保管期限を決める
• アクセス権限を正しく設定する
• フォルダの構成のルールを決める
• 運用ルールの文書化と更新を行う

ファイルの保管期限を決める

ファイルの保管期限は、事前に確認しておきましょう。

ファイル共有サービスは利用できる容量を決められていることがほとんどです。そのため、不要なファイルを長期間残して容量を圧迫しないよう、事前にファイルやフォルダに保管期限を設定しましょう。保存期限と合わせて、期限を超過した際の対処も決めておくと安心です。

また、無料のオンラインストレージを利用する場合には、あらかじめデータの保存期間を確認することも大切です。一定期間利用がないと自動的にデータやアカウントが削除される場合もあります。この場合は定期的にログインするといった対応が必要なため、バックアップとしての利用を想定している場合には注意が必要です。

アクセス権限を正しく設定する

情報漏えいを防止するために、ファイルのアクセス権限を適切に設定することも大切です。

ファイル共有サービスでは、「閲覧のみ」「編集可能」などファイルごとにアクセス権の設定機能があり、セキュリティの強化が可能です。

ただし機能を利用していても、人為的な設定ミスにより情報漏えいにつながるリスクがあるため、正しく設定を行う必要があります。

そのため、誰がどのような情報にアクセスするのか、部署やチーム、役職などグループごとやデータの重要性に応じて詳細に権限設定を行いましょう。

フォルダの構成のルールを決める

誰もが独自にフォルダを作成してデータを保存すると、必要なデータが見つかりにくくなり、情報共有もしにくくなる恐れがあります。そのため作業効率を上げるために、全社的に共通したフォルダ構成のルールを決めておきましょう。

たとえば次のようなルールを設けると、ファイルを見つけやすくなります。

• プロジェクト単位でフォルダを作成する
• 作業中ファイルと作業完了ファイルでフォルダをわける
• データを受け渡し用のフォルダをつくる

運用ルールの文書化と更新を行う

ファイル共有サービス導入したら、利用を促進するために、ルールを策定し文書やマニュアル化して周知することも大切です。

ファイル共有サービスは多数の人が利用するため、誰でも利用でき運用後にトラブルにならないよう、ルールを決めて全社に的に周知しましょう。クラウド上でルールを文書化して共有することで、テレワーク中の人でも確認しやすくなり、ルールを浸透しやすくなるでしょう。

また実際の運用を行うなかで改善点が見つかったら、調整や追記を行い、適宜アップデートすることも大切です。

ファイル共有サービスを活用して業務効率化

オンラインでのファイル共有には、従業員による情報漏えいやデータ消失、サイバー攻撃など外的要因による情報流出、サービス停止といったセキュリティリスクがつきまといます。万が一に備えて、被害を最小限に抑えられるよう事前に対策することが非常に大切です。社員教育も徹底しましょう。

ファイル共有サービスは利用するリスクもゼロではないものの、うまく利用すれば業務効率化に大きく役立ちます。クラウド・サービス導入でビジネスが加速されたと考える企業が87％に上った、といった調査データもあり、クラウド化はますます加速していくでしょう。

無料サービスも便利ですが、有料のサービスの方がセキュリティ、サポートなどの面で見れば総合的にはメリットが大きいといえます。

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