法人向けファイル共有サービス徹底比較 - オンラインの料金・容量

本記事で紹介しているオンラインストレージサービスの機能・価格をさらに詳しく比較したい方は、こちらから参照できます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。

ファイル共有サービスの料金・機能比較表

ファイル共有サービスの比較表で要件に当てはまるサービスがどれか確認しましょう。

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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オンラインでファイルを共有する方法

オンラインでファイルを共有する方法には、次のようなものがあります。

• メールに添付する
• LINE、メッセンジャーなどSNSで送信する
• ファイル転送サービスを利用する
• オンラインストレージを利用する

メールやSNSは手軽ですが、添付できるファイルサイズに上限があり、大容量のデータは送れません。またSNSはセキュリティリスクが高く、禁止している、あるいは推奨していない企業が多いでしょう。

そこで、「ファイル転送サービス」や「オンラインストレージ（クラウドストレージとも）」といったファイル共有サービスがおすすめです。

ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスとは、ファイルをオンライン上にアップロード、ダウンロードすることで、画像や文書データを共有できるサービスのことです。ダウンロードURL通知を通じて社外ユーザーとも簡単に共有できます。

ファイル共有サービスの仕組み

大容量ファイルをセキュアに共有できるだけでなく、バックアップとしても活用できます。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用できるサービスが多いので、場所を問わずにファイルにアクセス可能です。

オンラインストレージとファイル共有サービスの違い

ファイル共有サービスには、次の2つのタイプがあります。

1. ファイル共有や転送に特化したサービス
2. オンラインストレージの機能の一部としてファイルを共有できるサービス

ファイルの共有や転送に特化したサービスは、容量が大きなファイルの共有に適しています。また、ファイルは保存を前提にしていないため一定期間がすぎると削除されるのも特徴です。そのため保存容量が必要なく、低コストで利用できるのがメリットです。

一方オンラインストレージにも、ファイル共有の仕組みを搭載していることがあります。オンラインストレージは、ファイルの保存が目的となるため、保管を前提としたファイル共有に適しています。一方、保管のためのストレージ容量が必要になるためコストがかかり、サービスによってはファイルアップロード上限が設定されていることもある点に注意しましょう。

ファイル共有サービス選定のポイント

データ保管機能を重視するならオンラインストレージがおすすめです。反対に、機密文書のようなクラウド上に残したくないファイルや、保管する必要がないデータの共有に利用するなら、ファイル転送サービスがおすすめです。

ここからは、さまざまな種類からファイル共有におすすめのサービスを紹介します。

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下記の記事では、おすすめのオンラインストレージを紹介しています。オンラインストレージを選びたい方はこちらの記事を参考にしてください。

またファイル転送に特化したサービスから選びたい方は、こちらの記事も参考になります。

ファイル共有サービスの選び方

ファイル共有サービスを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• ファイル共有サービスの導入目的を確認する
• ファイル共有サービスの機能を確認する
• ファイル共有サービスを導入する際の注意点を確認する
• ファイル共有サービスの料金・価格相場を確認する
• 要件に当てはまるファイル共有サービスがどれか比較表で確認する

ファイル共有サービスの導入目的を確認する

ファイル共有サービスの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
ファイルの共有を効率的にしたい	ファイルをオンライン上のストレージに保存し、ユーザー間で共有できるクラウドストレージがおすすめ
ファイル共有以外にもコラボレーションできるようにしたい	タスク管理、チームカレンダー、プロジェクト管理などの機能も備えたグループウェアがおすすめ
大容量のファイルやデータを送信できるようにしたい	ファイルをアップロードし、ダウンロードリンクを生成して他のユーザーと共有できるファイル転送サービスがおすすめ

ファイル共有サービスの機能を確認する

ファイル共有サービスでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

機能	詳細
ファイルのアップロードとダウンロード	自身のコンピューターやデバイスからファイルをアップロードし、誰でも場所を問わずダウンロードできる機能
共同編集	共有したファイルは他のユーザーがアクセスし、閲覧、編集、コメントの追加などを行える機能
フォルダの作成と整理	フォルダやサブフォルダを作成してファイルを整理する機能
バージョン管理	ファイルのバージョン管理により更新履歴を追跡し、必要な場合には過去のバージョンを参照・保存できる機能
コメントやフィードバックの追加	ユーザーがファイルにコメントやフィードバックを追加できる機能
公開期限や範囲の管理	ファイルを閲覧できる期限だけでなく、役職やドメインなどで閲覧できる範囲を制限できる機能
ファイルの検索機能	効率的にファイルを検索するために、キーワードやタグなどからファイルを検索できる機能

ファイル共有サービスを導入する際の注意点を確認する

ファイル共有サービスを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
セキュリティとプライバシーの確保	ファイル共有サービスは重要なデータや機密情報を扱う場合もあります。提供されるセキュリティ機能やデータの暗号化などに注目し、信頼性のあるサービスを選択しましょう。
アクセス制御と権限管理	アクセス権限を設定できる範囲や柔軟さを確認しましょう。
バックアップと復旧	データのバックアップと復旧の機能がどの期間で行われているか確認しましょう。
使用容量と制限	ファイルの量や増加予測を考慮してあらかじめ十分な容量を確保するか、必要に応じて容量を拡張できるかを確認しましょう。
カスタマーサポートとアフターサービス	カスタマーサポートやアフターサービスも重要です。問題が発生した際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかを確認しましょう。

ファイル共有サービスの料金・価格相場を確認する

ファイル共有サービスの料金は、提供される機能や利用規模によって異なります。一般的に、個人や小規模なチーム向けの基本プランは無料または月額数百円程度から利用が可能です。

ビジネス向けや大規模な組織向けのプランでは、月額数千円から数万円以上になることもあります。また、追加オプションやストレージ容量の追加などの要素によって料金が変動する場合もあります。

必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

1．無料で使えるファイル共有サービス

まずは無料で利用できるファイル共有サービスを紹介します。個人利用や、小規模導入におすすめです。

• 通信とファイルをすべて暗号化
• 詳細に設定できるアクセス権限で社内外とのファイル共有に対応
• スマートデバイスから利用可能

セキュアSAMBAは、法人利用に必要なセキュリティ機能を標準搭載しているオンラインストレージです。3名まで利用できる無料プランからユーザー数無制限の有料プランまで、容量やユーザー数に合わせたプランを提供しています。

スマートフォンアプリを提供しており、撮影した写真のアップロードや、外出先からのファイル閲覧が可能です。

プラン	容量	初期費用	月額費用
フリー	5GB	無料	無料
スモール	100GB	15,000円（税抜）	15,000円（税抜）
スタンダード	300GB	25,000円（税抜）	25,000円（税抜）
ビジネス	500GB	35,000円（税抜）	35,000円（税抜）
エンタープライズ	1TB～	0円	48,000円（税抜）～

OneDriveは、Microsoftが運営しており、PowerPointやWordのデータの利用が多いビジネスパーソン向けです。ただ、「Office Online」を活用することで、パソコンにインストールされていなくても利用できます。

無料で使える範囲
容量：5GB

2．法人向けファイル共有サービス【ストレージ】

法人利用では、セキュリティの堅牢性、柔軟な権限設定機能、十分な容量が必要です。各無料サービスの法人向けプランを利用するほか、オンラインストレージサービスを利用する、グループウェアのファイル共有機能を利用する、といった選択肢があります。

まずは、ファイル保存とファイル共有を兼ねたオンラインストレージ（クラウドストレージ）サービスを紹介します。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

• データ保管から開発、運用、サポートまですべて国内で対応
• アップロード時のファイル暗号化機能
• 自動タグ機能で検索も簡単

Fileforceは、パソコンやその他の多くのデバイスからファイルの共有・管理が可能なクラウドストレージサービスです。ファイル管理に必要な機能を備えており、さまざまな業種・規模の業務に対応できるのが強みです。

プラン	容量	料金／月
Small Business	ユーザーあたり10GB	900円
Unlimited（ユーザー数無制限）	1TB～30TB	50,000円
Enterprise（エンタープライズ）	要問い合わせ	要問い合わせ

• ファイル送信、ファイル共有、共有ノート機能をひとまとめ
• 導入から運用まで、電話やメール、チャットでサポート
• 送受信・共有ファイルすべてにウィルスチェック実施

GigaCC ASPは、「高セキュリティ」と「ユーザーの使いやすさ」が両立した純国産企業向けオンラインストレージです。利用者も管理者も使いやすい機能がいくつも実装されており、業務効率化させます。

セキュリティ／運用機能が充実しているので、サービスを利用形態に合わせて利用できます。

プラン	容量	料金／月
Standard	10ID〜	12,000円～

• ストレージ容量無制限、大容量ファイルの共有も
• 7種類のアクセス権限設定が可能
• 24時間365日受付のヘルプデスク

Box over VPNは、セキュアなVPN接続環境で「Box」を利用できるオンラインストレージサービスです。ストレージ容量が無制限で、120種類以上^※の拡張子に対応するプレビュー機能を搭載しています。さまざまなファイルを一元管理できます。VPN接続に対応、ファイル単位での共有設定もできるため、厳密な情報管理が求められる外部とのファイル共有にも利用可能です。日本国内のデータセンターにファイルを保管できる「Box Zones Japan over VPN」も用意しています。

※出典：エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ「Box over VPN｜ドコモビジネス｜NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま」（2024年4月4日閲覧）

プラン	容量	料金／月
Business	無制限	1,750円〜 ※最低20ID以上
Business Plus	無制限	2,900円〜 ※最低20ID以上
Enterprise	無制限	4,050円〜 ※最低20ID以上

DirectCloudは、ユーザー数無制限で利用可能な、法人向けオンラインストレージです。

国内のデータセンターを使用しているため安全性が高く、プライバシーマーク（Pマーク）やISO 27001の認証を得ており、セキュリティ対策も万全です。

アドバンスドプラン以上では、WordやExcelなどのOfficeファイルをブラウザ上で編集できます。さらに、ビジネスプラン以上では、地理的に離れた場所にある国内3か所のデータセンターでファイルが保存されるため、災害時にファイルが閲覧できなくなる心配もありません（別途有料：60,000円／月〜）。

プラン	容量	料金／月
スタンダード	500GB	30,000円
アドバンスド	1TB	50,000円
ビジネス	3TB	90,000円
プレミアム	10TB	180,000円
エンタープライズ	30TB	300,000円

• 大容量ファイルの送付に標準対応
• ノーコードで作成できる承認ワークフロー
• 初期費用無料、利用人数に応じお得になる料金プラン

Final Documentは、最大10GBのファイル転送に対応できるファイル共有サービスです。ファイルをアップロードする際にウイルスチェックを自動で行うため、安全にデータを共有可能です。

電子取引データの保存にも対応し、金額や任意の文字列などで分岐する承認ルートをドラッグ＆ドロップで作成できるほか、搭載するテンプレートも利用できます。リンクを送付すれば共有でき、受け取り通知も受け取れます。

ライセンス数	容量	料金／月
5〜99	1GB／ライセンス	400円（税抜）／ライセンス
100〜499	1GB／ライセンス	300円（税抜）／ライセンス
500〜999	1GB／ライセンス	250円（税抜）／ライセンス
1,000以上	1GB／ライセンス	200円（税抜）／ライセンス

• ユーザーごとに細かく権限を設定可能
• ChatWorkやSlackと連携して外部の取引先との共有も可能
• ISMS認証を取得したセキュリティレベルの高い運用体制

Everidaysは、高いセキュリティレベルで管理するファイル共有サービスです。アップロード・更新・ダウンロードと、項目別にデータファイルの共有権限が設定できるので、データの誤削除や漏えいのリスクを最小限に抑えます。

ファイルの更新履歴は世代管理しているので、誤って上書きや削除されても簡単に復元可能です。Everidaysのプログラムは24時間体制でサーバー監視されており、異常時には担当者が迅速に対応してくれます。

プラン	容量	料金／月
スターター	200GB	7,600円（税抜）
プロフェッショナル	1〜30TB	19,800〜267,000円（税抜）

• 初期費用無料、ユーザー数無制限

• 利用ユーザー数に制限がない月額課金制
• 機能の追加や拡張に導入後も柔軟に対応
• 有効期限やパスワードを設定したうえでURL共有が可能

3Qクラウド　オンラインストレージパックは、製品化されたオフィスITサービスをパッケージ化して提供する成長企業向けサービスです。社内外とのファイル共有が可能なファイル管理オンラインストレージパックは、容量に応じたプランを複数提供しています。

デスクトップアプリをインストールすることで、通常のフォルダ操作感覚で利用可能です。ユーザー間でのファイル共有やアクセス権の管理など社内ファイルサーバーのような機能に加え、共有用URLによる外部共有にも対応できます。

プラン	容量	料金／月
オンラインストレージ パック	500GB～	20,000円～（税抜）
クラウドファイルサーバ（スタンダード）パック	500GB～	29,500円～（税抜）

• 契約書や資料、動画などの保存や共有、管理を集約
• コンテンツを軸とした共同作業や業務自動化が可能
• サイバー脅威の検知機能を搭載

Boxは、世界中の企業で導入実績のある法人向けオンラインストレージサービスです。業務で発生するさまざまなファイルを集約管理でき、共同編集したり、電子サインしたりなど、コンテンツを軸とした業務を実行できます。

コンテンツに付随するアクセス権限の設定や、バージョン管理も可能です。潜在的なデータの窃盗や悪意のあるコンテンツを検知でき、コンテンツに起因するリスク低減にも対応しています。

プラン	容量	料金／月
Business	無制限	1,881円（税込）／ユーザー
Business Plus	無制限	3,135円（税込）／ユーザー
Enterprise	無制限	4,620円（税込）／ユーザー
Enterprise Plus	無制限	要問い合わせ

• 年払いによるディスカウントあり。
• 記載価格はオンライン購入時の価格のため、代理店経由の場合は要問い合わせ。

• ファイル共有とURL共有に対応
• 1日1回3世代バックアップを自動実行
• 移行作業費がすべて無料

＜建設業・製造業向け＞クロジカ大容量ファイル管理は、クラウドの初期構築が無料、移行もサポートしてくれるクラウド型ファイルストレージです。サーバーの運用管理をまとめて任せられ、24時間365日で自動監視を行ってくれます。

閲覧のみ設定や編集許可など操作制御設定のうえファイルを共有でき、閲覧期限やパスワードもファイルごとに設定できます。作成したダウンロード用URLでファイル共有でき、リアルタイムでテキストの共同編集も可能です。

プラン	容量	料金／月
スモール	100GB	12,000円（税抜）
スタンダード	500GB	24,000円（税抜）
プレミアム	1TB	48,000円（税抜）

• AI-OCRで保存書類の全文読み取りと項目抽出を自動化
• 電子帳簿保存法対応のキャビネットと一般キャビネットを提供
• ストレージ容量に制限なし

PATPOSTは、見積書や発注書、請求書などの文書管理に特化したオンラインストレージサービスです。キャビネット共有機能により、社内や税理士、会計事務所とファイルをリアルタイムに共有可能です。

書類をアップロードするだけで、書類種別にラベル付けしてくれるほか、全文検索もできます。電子帳簿保存法の検索要件である、取引先や取引日などの項目も自動抽出してくれます。

プラン	容量	料金／月※1
エコノミープラン	無制限※2	980円（税抜）／1ID※3
税理士・会計事務所プラン	無制限※2	無料※4

※1：契約期間は1年。
※2：1IDあたり年間12,000ファイルまでアップロード可能。
※3：31IDから契約可能。
※4：31IDまでは無料。41ID以降は、980円（税抜）／1ID。

WPS Cloud Proは、共有ファイルの共同編集ができるオンラインストレージサービスです。文書作成や表計算などのOfficeアプリを搭載しており、メンバー招待とファイルURLの送信で、共有と共同編集を行えます。

PDF編集機能を搭載し、PDFファイルの結合や分割、ドキュメントへの変換なども可能です。データの暗号化やアクセス制限、ログレポート機能などによる管理機能でセキュリティを担保しています。

プラン	容量	料金／月
30日間トライアル	100GB×ユーザー数	無料
ライトプラン	100GB×ユーザー数	300円（税抜）／ID

• パワフルな拡張機能
• 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
• ファイルの保存と共有、PDFの編集、署名などが可能

DropBoxは、全世界の60万以上^※のチームで利用されている法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Officeとの統合やアプリなどの拡張機能が豊富なため、業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い管理者権限管理が可能です。そのため、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。
また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

※出典：Dropbox「安全なチーム コラボレーション」（2024年4月4日閲覧）

プラン	容量	料金／月
Business	チーム全体で9TB〜	1,500円
Business Plus	チーム全体で15TB〜	2,400円

• Windowsエクスプローラー上で操作可能
• ファイルサーバーに特化したオプションが豊富
• 24時間365日の監視、障害対応体制

ファイルサーバークラウドVer.3は、クラウド環境にWindows Serverを搭載し、Windowsエクスプローラー上で利用できるオンラインストレージです。タブレットやスマートフォンを紛失してしまった際も、遠隔でデバイスをロックし、デバイス内のデータを消去することで、データの漏えいを防げます。Windowsのスナップショット機能を利用し、データの状態を定期的に記録でき、ユーザーが誤ってファイルを削除してしまった場合でも、対象ファイルを簡単に復元できます。

プラン	容量	料金／月
スタンダード	100GB～	29,800 円～
ゴールド	100GB～	42,700 円～
プラチナ	500GB～	95,200 円～

• ユーザー数無制限で費用対効果が高い
• ストレージ容量は無制限に追加可能
• 柔軟なアカウント設定で、外部との共同作業におすすめ

使えるファイル箱は、ユーザー数無制限のクラウドストレージサービスです。容量追加の制限もユーザー数の制限もないため、必要な容量をムダなく利用できます。内部ユーザーだけでなく、外部ユーザーを招待し、専用フォルダでファイルを共有可能です。ファイルのアーカイブやアカウントの削除も簡単にできるため、プロジェクト単位での外注、外部企業との共同作業にも適しています。

プラン	容量	料金／月
スタンダード（単月払い）	1TB	22,800円（税抜）
スタンダード（年契約）	1TB	19,300円（税抜）

※容量追加は1TBあたり8,500円／月（税抜）

Fleekdriveは一つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカスしたツールです。単純なファイルの管理や共有だけでなく、リアルタイムにチャットでコミュニケーションをとりながら共同でファイルを編集できます。

また、セキュリティ面でも文書のファイルを守りながら誰とでも扱いやすい管理を実現することで、社外部の人ともセキュアにファイルを共有可能です。

プラン	容量	料金／月
Team	10GB ×ユーザー数	600円／1ユーザー
Bussines	200GB × ユーザー数	1,800円／1ユーザー

• 安心・安全でスムーズなデータ共有を実現
• 初期費用無料・月額固定料金
• NDAにもとづく、デジタルデータの運用をサポート

Qualitysoft SecureStorageは、低コストで運用でき、多彩なセキュリティ機能で機密情報も安心して扱える法人向けオンラインストレージです。

全プランユーザー数無制限で利用可能なほか、アクセス制限、ワンタイムパスワードなど、さまざまなビジネスシーンに対応するセキュリティ機能も充実しています。利用状況に応じて柔軟なアクセス設定が行えることに加え、顧客や取引先など社外とのデータ共有によるセキュリティリスクを回避できるのもポイントです。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
1～30,000人	○	-	○	○

セキュアストレージ は、法人向けのオンラインストレージサービスです。256bitのSSL暗号化による盗聴防止、ファイアウォールによるウイルス対策、契約者ごとのOS専有などの高度なセキュリティ機能を搭載しています。ビジネスパートナーや顧客の双方に安心・安全なファイル共有が可能です。ファイル操作はWindowsやMacコンピューターのドライブと同じなので、初心者でも簡単です。

完全定額制でユーザーを追加しても月額費用以外は一切かからないため、利用するユーザーが増えるほどコストパフォーマンスを実感できるでしょう。

プラン	容量	料金／月
エントリー	500GB	3万9,800円
スタンダード	1TB	5万8,800円
エンタープライズ	2TB	9万800円

クラウドファイルサーバ type2は、アマゾンウェブサービスが提供する環境（いわゆるAWS環境）上に、ファイルサーバーを構築して運用するタイプのファイルストレージサービスです。強固なネットワークインフラ上で、24時間の運用監視や障害の検知・復旧がサービスに含まれているため、安心して利用できます。スマートフォンといったの外部端末から利用できます。

3．法人向けファイル共有サービス【グループウェア】

グループウェアは、メール、掲示板、ワークフローといったビジネスで使用する機能を一つにまとめたツールです。利用サービスを増やさず集約できるメリットがあります。

ファイル共有機能があるグループウェアや、ファイル共有・保管以外の機能も搭載したサービスを紹介します。

• 他サービスからの移行を支援するサポートが充実
• 直観的で使いやすい
• 組織横断型のチームに適したコミュニケーション機能

Garoon（ガルーン）は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。一人ひとりが利用する際に便利なのはもちろん、社内ポータルや、組織横断型のプロジェクトのやりとりにも使えるコミュニケーション機能が充実しています。外国語対応（英・中）、かつタイムゾーン対応で、海外拠点との共同利用も可能です。

掲示板	ファイル共有	チャット	スケジュール	メール	ワークフロー	会議室予約（設備予約）
○	○	-	○	○	○	○

• 導入実績4,000社^※以上
• 1ユーザー月額150円から26機能を提供
• 無料トライアル最大3か月

J-MOTTOは「もっと、安く、手軽に、簡単に」をコンセプトにしたクラウド型グループウェアです。desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）の機能をそのままにディスク容量を抑え、月額3,000円からと低料金を実現しました。上位機能はオプションにて必要に応じて追加できます。

掲示板	ファイル共有	チャット	スケジュール	メール	ワークフロー	会議室予約（設備予約）
○	○	-	○	○	○	○

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「グループウェアの「ワークフロー機能」との違い・比較」（2024年4月4日閲覧）

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 高性能かつ高信頼性
• デスクネッツは安心のセキュリティ環境

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、使いやすさにこだわったサービスです。スケジュール管理やタイムカードなど、業務の課題を解決できる27のアプリケーションを搭載しています。直感的なインターフェースとシンプルで高い操作性により、業務効率を向上させられます。また、管理機能が充実しており、ユーザーや組織の登録情報管理や柔軟なアクセス権設定が可能です。

掲示板	ファイル共有	チャット	スケジュール	メール	ワークフロー	会議室予約（設備予約）
○	○	◯	○	○	○	○

ほかのグループウェアもまとめて比較したい方は、次のボタンよりサービス資料を一括ダウンロードしていただけます。

4．法人向けファイル共有サービス【転送】

ファイル転送の側面が強いファイル共有サービスを紹介します。メール添付の代替としての利用に適しています。

クリプト便は、セキュリティ専門会社NRIセキュアが開発・運用するクラウド型ファイル転送／共有サービスです。ファイルを転送・共有する際に自動で暗号化とウイルスチェックを行い、機密性を守ります。定期的に診断を実施することでセキュリティレベルを厳重に管理します。ID・パスワードの管理、グローバルIPアドレスによるアクセス制御も可能です。誤送信防止機能を備え、いつ・誰が・どこに・何を送受信したのか、ファイル原本を含めたログも取得できます。

Bizストレージ ファイルシェアは、ファイル転送とオンラインストレージの両機能を備えたサービスです。送信相手のメールアドレスと名前がわかれば、IDを保有していなくても一度に合計2GBまでのファイルの送受信が行えます。ファイルを送信可能な相手のメールアドレスやドメインをユーザーごとに制限できるので、誤送信や情報漏えいのリスクを軽減させます。また、使用容量で課金する料金体系なので、利用者の増減やプロジェクトメンバーの異動を気にせず利用が可能です。

eTransporterは、メールに添付できない大容量ファイルや機密性の高いデータを、簡単かつ安全に送受信できるファイル転送システムです。利用形態は、クラウド版とオンプレミス版に対応しており、環境に合わせて導入できます。

また、ワンタイムでのファイル送受信後は、サーバーにファイルを残さない仕組みです。他にも、ファイル送信時の第三者認証機能やセルフチェック機能によって、情報漏えいを防ぎ、強固なセキュリティ環境のもとファイル転送を安全に行えるでしょう。

DIRECT! EXTREMEは、超大容量データを超高速に転送可能なサービスです。高度なセキュリティと自動化・業務効率化の両立を実現しています。クラウドサービスとして、プロジェクト・部門単位での利用も可能です。

HULFTは、企業内、あるいはB2Bのファイル転送を行うミドルウェアです。ストレージとデバイス群でSANを構成し、高速ファイル転送を行えます。「HULFT Script」のサービスでは、ファイルの転送前後に処理する内容を、わかりやすいアイコン操作で、プログラミングを使わずに生成可能です。

オフィス宅ふぁいる便は、誰でも簡単かつ安全に、ファイルを送受信できる法人向けファイル転送サービスです。ファイル送信時はポップアップ表示で、「宛先」「送信ファイル」「メッセージ」の内容を確認でき、誤送信を防ぎます。

ファイルをアップロードすると、ダウンロード用URLが送信先にメールで自動通知されますが、ダウンロードに必要なパスワードは送信者がメールで通知します。万が一誤送信しても、パスワードがなければダウンロードできません。また、誤送信に気づいた時点で、送信を取り消すことも可能です。アップロードしたファイルが一定期間で自動削除される機能や不正アクセスからファイルを守る機能など、組織で利用するために必要なセキュリティ対策がしっかりと整っています。

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ファイル共有サービスを導入するメリット・デメリット

オンラインのファイル共有サービスのメリット、デメリットについて、主にオンプレミスと比較して解説します。

ファイル共有サービスを導入するメリット

場所を問わずファイルにアクセス可能

出先で必要データを利用する際、これまでは当該ファイルを外部のフラッシュメモリやHDDなどにコピーして、それを出先で編集・利用してから再び元の場所に上書き保存するプロセスを経る必要がありました。

ですが、ファイル共有サービスでは外部のパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末からアクセスできます。そのため、場所を選ばず目的のファイルにアクセスし、自由に加工や編集できます。

共同作業が効率的に

オンラインストレージ環境にあるファイルは、複数人が同じ場所にアクセスして加工・編集ができるようになるため作業効率が一段とアップします。また、データを他の作業者と共有できるので、必要ファイルをわざわざメールでやり取りする必要がありません。遠隔地にいる作業者とのやり取りも素早くできます。

とくに、頻繁にデータのやりとりをしなければならないプロジェクトの場合、オンラインストレージ環境の有無は作業スピードに著しい違いをもたらします。

低コストで安心して運用できる

オンラインストレージサービスのほとんどは月額料金制で、保守費用もあらかじめ決められた金額で契約するものが多いです。そのため運用コストの把握がしやすく、比較的低コストで高パフォーマンスな作業を実現できます。少なくとも、自社でサーバーを構築し、運用していくよりもコストがわかりやすく、予算編成しやすいメリットがあります。

ファイル共有サービスを導入するデメリット

セキュリティリスクはなくならない

オンライン環境にデータを保存しておくため、万が一クラッキングの被害に遭った場合、重要なデータが流出してしまう危険も皆無ではありません。また、基本的にデータへはユーザーIDとパスワードだけでのアクセスできるため、それらが流出してしまうと誰でもアクセスできてしまいます。

組織全体で定期的にIDやパスワードの変更を徹底するといったように、ユーザー側でもセキュリティ対策を講じる必要があるでしょう。

通信障害に弱い

通信障害のようにデータのやり取りに関するイレギュラーが発生してしまうと、必要なときに必要なデータにアクセスできない可能性があります。ほとんどのオンラインストレージサービスは提供者側がトラブルシューティングを行っています。ベンダー側の対応が遅れてしまうと、それまですべてのサービスが利用できなくなる可能性もあるため注意が必要です。

カスタマイズの融通がききにくい

ほとんどのファイル共有サービスでは、ある程度一般化した機能を提供しています。そのためオンプレミスのように環境に合わせたカスタマイズができません。

必要な機能を都度オプションとして付加できるサービスが多いものの、最適な環境に調整するのは難しいでしょう。導入段階でしっかりと必要な機能を比較検討するようにしましょう。

ファイル共有サービスが注目される理由

ファイル共有方法のなかでも、とくにオンラインストレージ型のサービスが注目される理由として、次の2つがあります。

• テレワークの普及
• サイバー攻撃の増加

テレワークの普及

ファイル共有サービスが注目される理由の一つには、テレワークの普及が挙げられます。

コロナ禍以降テレワーク普及が急速に進んだことで、社外にいる人とオンラインで情報をやり取りする機会が増加しました。

社外にいる人との情報共有方法として、USBメモリやメール添付などファイル転送に特化した方法も使われています。しかし、これらの方法は、テレワークにおいて「複数人での同時編集ができない」「大容量のファイル送信ができない」などが課題となりました。

一方で、ファイル共有サービスは上記のようなテレワークにおける情報共有の課題を解決できるほか、チャットやオンライン会議などの豊富な機能も利用できるといった便利さで注目を集め、ニーズが高まっています。

サイバー攻撃の深刻化

近年、企業をターゲットにしたサイバー攻撃の被害が深刻化し、セキュリティリスクへの意識が高まっています。

機密情報の情報共有時には、情報漏えいが大きな懸念事項となるでしょう。ただし、多くのファイル共有サービスでは、安全性の高いサービスが提供されています。通信の暗号化やアクセス制限、多要素認証など、高度なセキュリティ対策を設けていることがほとんどです。

そのため、外部の脅威からデータを守るために、セキュアなファイル共有を実現できるファイル共有サービスの利用が増えています。

ファイル共有サービスの種類

ファイル共有サービスには、デバイス間でファイルをやり取りする機能に特化した「ファイル転送型」と、ファイルの保存や転送、共有が可能な「クラウドストレージ型」があります。

クラウドストレージ型は、ファイルの保存や共有のほかに、チャットやWeb会議などの機能も搭載されているのが特徴です。クラウドストレージ型のサービスは、さらに次の3種類に分けられます。

• パブリッククラウドストレージ
• プライベートクラウドストレージ
• ハイブリッドクラウドストレージ

下記にそれぞれの特徴について説明します。

パブリッククラウドストレージ

パブリッククラウドストレージは、サービスとして提供されているストレージを他の利用者と共同で利用する形式です。一般的なクラウドストレージと呼ばれるものは、これに分類されます。

自社専用のサーバーやハードウェアを構築して利用するのではなく、ベンダーが提供するサービスを利用するため、導入・運用コストを抑えられるほか、短期間で利用をはじめられるのが大きな特徴です。契約内容の見直しにより、ユーザーやストレージの増減も簡単に行えます。

プライベートクラウドストレージ

プライベートクラウドストレージは、自社専用のクラウド型ファイルサーバーを構築・運用する形式のサービスです。

パブリッククラウドストレージはカスタマイズの自由度が低く、提供されている機能しか利用できません。しかし、プライベートクラウドストレージは、高度なセキュリティ対策が可能で、設定を細かくカスタマイズして独自のシステムを構築できます。

専用のサーバーを設置し、自社に適したシステムを構築して運用するため、コストが高くなるデメリットはあるものの、セキュリティやカスタマイズ性に優れているのが大きな特徴です。

ハイブリッドクラウドストレージ

上記のパブリッククラウドストレージとプライベートクラウドストレージを組み合わせて、同時に運用する方式です。

両方を組み合わせて用途に応じて使い分けることで、プライベートクラウドストレージの運用コストを削減しながらも、機能のカスタマイズやセキュリティを強固にでき、両方のデメリットをカバーできます。

ファイル共有サービス運用時の注意点

ファイル共有サービスを運用する際には、次のポイントに注意しましょう。

• ファイルの保管期限を決める
• アクセス権限を正しく設定する
• フォルダの構成のルールを決める
• 運用ルールの文書化と更新を行う

ファイルの保管期限を決める

ファイルの保管期限は、事前に確認しておきましょう。

ファイル共有サービスは利用できる容量を決められていることが多いです。そのため、不要なファイルを長期間残して容量を圧迫することがないよう、事前にファイルやフォルダに保管期限を設定しておきましょう。保存期限と合わせて、期限を超過した際の対処も決めておくと安心です。

また、無料のオンラインストレージを利用する場合には、あらかじめデータの保存期間を確認することも大切です。一定期間利用がないと自動的にデータやアカウントが削除される場合もあります。この場合は定期的にログインするといった対応が必要なため、バックアップとしての利用を想定している場合には注意が必要です。

アクセス権限を正しく設定する

情報漏えいを防止するために、ファイルのアクセス権限を適切に設定することも大切です。

ファイル共有サービスでは、「閲覧のみ」「編集可能」などファイルごとにアクセス権の設定機能があり、セキュリティの強化が可能です。

ただし、機能を利用していても、人為的な設定ミスにより情報漏えいにつながるリスクがあるため、正しく設定を行う必要があります。

そのため、誰がどのような情報にアクセスするのか、部署やチーム、役職などのグループごとやデータの重要性に応じて詳細に権限設定を行うことが大切です。

フォルダの構成のルールを決める

誰もが独自にフォルダを作成してデータを保存してしまうと、必要なデータが見つかりにくくなり、情報共有しにくくなる恐れがあります。そのため、作業効率を上げるために、全社的に共通したフォルダ構成のルールを決めておきましょう。

たとえば、「プロジェクト単位でフォルダを作成する」「作業中ファイルと作業完了ファイルでフォルダを分ける」「データを受け渡し用のフォルダをつくる」などのルールを設けると、ファイルを見つけやすくなります。

運用ルールの文書化と更新を行う

ファイル共有サービス導入したら、利用を促進するために、ルールを策定し文書やマニュアル化して周知することも大切です。

ファイル共有サービスは多数の人が利用するため、誰でも利用でき運用後にトラブルにならないよう、ルールを決めて全社に的に周知しましょう。クラウド上でルールを文書化して共有することで、テレワーク中の人でも確認しやすくなり、ルールを浸透しやすくなるでしょう。

また、実際の運用を行うなかで改善点が見つかったら、修正や追記を行い、適宜アップデートすることも大切です。

ファイル共有サービスを活用して業務効率化

オンラインでのファイル共有には、従業員による情報漏えいやデータ消失、サイバー攻撃など外的要因による情報流出、サービス停止といったセキュリティリスクがつきまといます。万が一に備えて、被害を最小限に抑えられるよう事前に対策することが非常に大切です。社員教育も徹底しましょう。

ファイル共有サービスは利用するリスクこそあれ、うまく利用すれば業務効率化に大きく役立ちます。クラウド・サービス導入でビジネスが加速されたと考える企業が87％に上った、といった調査データもあり、クラウド化はますます加速していくでしょう。

無料サービスも便利ですが、有料のサービスの方がセキュリティ、サポートなどの面で見れば総合的にはメリットが大きいといえます。

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