【保存版】オンラインストレージ導入のメリット・デメリットまとめ

オンラインストレージとは

オンラインストレージ（クラウドストレージ）は、インターネット上で利用するデータ保存環境のことです。

オンラインストレージを活用することで、場所やデバイスに依存せずに資料を閲覧できます。またファイル共有や同時編集など、生産性改善に役立つ機能が多数搭載されているため、多くの企業で導入が勧められています。

一方で、オンラインストレージの導入にはコストがかかるだけでなく、セキュリティ面におけるリスクが発生することも忘れてはなりません。

オンラインストレージを導入した時の11のメリット

オンラインストレージは基本的にファイルの保存先として検討されます。そのため保存さえできれば十分と思う方も少なくありません。

しかし機能が充実しているオンラインストレージを選べば次のようなメリットを得られます。

1. いつでもどこでもアクセス
2. ファイルを簡単共有・共同作業
3. 複数拠点でも一元管理
4. バックアップの省略化
5. サーバ管理・運用の必要なし
6. 最新バージョンを常に利用できる
7. 導入コストが超安価
8. 月額料金制でコストを視覚化
9. 拡張性が高い
10. リスクヘッジ
11. 業務デジタル化によるコスト削減

導入時のコストパフォーマンスを高めるためにも、クラウドストレージで得られるメリットの詳細を確認しておきましょう。

1.いつでもどこでもアクセス可能

オンラインで利用できるという性質上、いつでもどこでもストレージにアクセスできるのは大きなメリットです。

紙資料を持たずとも営業先から顧客情報を閲覧したり、緊急で確認しなければならない書類をすぐに確認したりできます。

インターネットに接続できる環境さえあればPCやスマートフォンなどのデバイスも問わないので、シームレスなファイル管理が可能です。

2.ファイルを簡単共有・共同作業

オンラインストレージは個人ファイルの管理はもちろん、チームや会社全体でファイルを共有するのも簡単です。Windowsのファイル管理画面のようなインターフェースを持つサービスも多いので、使用感に抵抗を持つこともないでしょう。

さらに同時編集に対応しているオンラインストレージであれば、より効率的に業務を勧められます。たとえば、Web会議の議事録に使用したり、外出先から部下の資料に直しを入れたり、幅広いシーンで活用できます。

3.複数拠点でも一元管理

これまでのファイル管理は拠点ごとに行うのが当たり前でした。しかし、オンラインストレージを導入することで拠点間のファイルを一元的に管理できます。

拠点ごとにファイル管理を行っている場合、多拠点のデータを閲覧するためには、メールやFAXでのやり取りが必要でした。また資料が更新されるたびに資料を整理しなければならず、資料整理に大変な手間がかかります。

しかしオンラインストレージを導入すれば、すべての拠点のデータを1つの場所で管理できます。そのため情報管理や更新、閲覧における手間を大幅に削減可能です。

4.バックアップの省略化

多くのオンラインストレージサービスではファイルのバックアップを自動的に行っています。パソコンのフリーズや電池切れにより、作成中の資料が保存できなかった経験をしたことがある方は少なくないのではないでしょう。

しかしオンラインストレージサービスによっては、常時自動でバックアップを取ってくれているため、そのような失敗を防げます。ただし、サービスによっては自動バックアップを取っていない場合もあるので、事前に必ず確認してください。

5.サーバ管理・運用の必要なし

これまでは社内にサーバーを設置して、ファイル管理をする必要がありました。サーバーの設置にはコストがかかり、運営には人件費がかかります。

しかしオンラインストレージにおいては、サービス提供会社がサーバーの運営を行います。そのためサーバーの運営や保守に関する業務が不要となり、本来の業務に集中可能です。

6.常に最新バージョンを利用できる

自社独自でファイル管理システムを運用している場合、システムの改善も自社で行わなければなりません。

しかしオンラインストレージサービスにおいては、サービス提供会社が更新やアップデートを行います。そのためユーザーがシステムの改善について検討したり、改善したりする必要はありません。

日々アップデートされていくサービスを使えるのもオンラインストレージを契約するメリットと言えます。

7.導入コストが超安価

自社サーバーでファイルを管理するためには、莫大な初期投資が必要です。またシステムの構築までに数か月以上かかってしまいます。

一方オンラインストレージの多くは、初期費用がかかりません。月額費用もサービスの利用人数や利用頻度に応じて選べるため身の丈にあった費用感で利用できます。

また契約からすぐに利用できるのもオンラインストレージの魅力と言えるでしょう。

8.月額料金制でコストを視覚化

オンラインストレージの多くはユーザー毎の月額制です。そのため毎月のコストがハッキリします。コストを可視化できるため予算も立てやすく、今後の経営戦略に役立てられるでしょう。

自社サーバを設置する場合はランニングコストを視覚化しづらいため、コストを簡単に視覚化できるというのも大きなメリットです。

9.拡張性が高い

これまで自社サーバでファイル管理をしていた企業では、情報システムから「ファイルサーバが圧迫されているのでファイル整理してください」というお触れが出て回ることも多かったのではないでしょうか。

オンラインストレージならいつでもストレージ増減が可能なので、都度の状況に合わせて拡張できます。

10.リスクヘッジ

今ではほとんどの企業が災害に対するリスクを感じているかと思います。災害という避けようもないリスクを分散するためには、外部にデータを保管するという方法が挙げられます。

そのため近年ではリスクヘッジを意識してオンラインストレージを導入する企業も少なくありません。バックアップとしても活用できるため、大切なデータを保存したいときにも役立ちます。

11.業務デジタル化によるコスト削減

紙で管理していた資料をデータ化して管理することで、印刷代や場所代のコストを削減できます。またデータ化した情報は検索によってすぐに探せるため、利便性も向上します。

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このようにオンラインストレージはファイルの保存場所にとどまらないメリットを享受できるサービスです。

一方、オンラインストレージを導入した結果、失敗してしまったケースも少なからず存在します。そのため導入にあたってはクラウドストレージのデメリットもよく確認することが大切です。

オンラインストレージを導入した時の4つのデメリット

オンラインストレージのデメリットには、次の4つがあります。

• 柔軟なカスタマイズはできない
• データ漏えいといったセキュリティリスクがある
• 障害発生時の対応はサービス会社に依存する
• 災害による影響を受けることがある

1.柔軟なカスタマイズはできない

基本的にオンラインストレージはパッケージ化されたサービスです。そのため、カスタマイズの柔軟性は高くなく、各サービス会社が提供するオプション以外の機能は付けられません。

そのためオンラインストレージのサービス選定では、どれだけ自社の要件定義にマッチしているかが重要です。各サービスの機能やサポートを徹底的に比較する必要があるので、選定に難しいという面もあります。

必要な機能を備えつつ余計な機能を削ぎ落としているサービスがベストです。

2.データ漏えいといったセキュリティリスクがある

オンラインストレージサービスは、運営会社のサーバー上にデータを保存させてもらうサービスです。そのため運営会社のセキュリティ対策によっては、情報漏えいのリスクがあります。

またセキュリティ権限を柔軟に設定できるサービスでなければ、悪意ある社員によって内部情報を流出させられてしまう危険性もあります。

オンラインストレージに限ったリスクではありませんが、IDとパスワードさえ手に入ればどこからでアクセスできてしまいます。退職者のIDとパスワードを破棄し忘れ、不正にアクセスされる事件も度々報告されているので十分な注意が必要です。セキュリティ対策がしっかりとしているサービスを選ぶようにしましょう。

こちらの記事ではオンラインストレージのセキュリティに関して詳しく解説しています。重要な情報の補完先を探している方はこちらの記事も参考にしてください。

3.障害発生時の対応はサービス会社に依存する

サーバの管理・運用の必要がない半面、障害が発生した際はベンダーの対応を待たなくてはなりません。そのため自社では何もできないという歯がゆい思いをすることもあります。

4.災害による影響を受けることがある

オンラインストレージサービスは、サービス運用会社が契約しているサーバーにデータを保存させてもらうサービスです。

そのためサービス運営会社本体のサーバーが浸水といった災害で破損してしまうと、データが失われてしまう可能性があります。

オンラインストレージサービスによっては、地理的に離れた複数拠点でバックアップを取っています。大切なデータの預け先になるため、安心して預けられるサービスを選びましょう。

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ここまでで、オンラインストレージのメリットとデメリットを解説してきました。他社サービスを利用する以上、少なからずデメリットは存在します。

しかし多くの企業がオンラインストレージを導入しているのは、デメリット以上にメリットが大きいと言えるからです。そのためファイル管理に課題を感じている方はぜひ導入を検討してみてください。

また下記記事では、実際の導入例をもとにオンラインストレージを導入することで得られた効果について解説しています。より具体的な効果について知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

オンラインストレージの失敗しない選び方とおすすめサービス

デメリットのところで解説したように、オンラインストレージサービスの選び方によっては、不利益が生じてしまうことがあります。

オンラインストレージの導入に失敗しないためにも、次の5つのポイントを比較してサービスを選びましょう。

1. データ容量と料金
2. セキュリティ対策
3. 利便性
4. 企業の信頼性
5. 利用可能人数

各ポイントの詳細は下記記事で解説しているのでサービスを選ぶときはぜひ参考にしてください。

ここからは、上記の記事でも紹介したBoxilおすすめのクラウドストレージサービスを紹介します。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

DirectCloudは、ユーザー数無制限で利用可能な、法人向けオンラインストレージです。

国内のデーターセンターを使用しているため安全性が高く、プライバシーマーク（Pマーク）やISO 27001の認証を得るなど、セキュリティ対策も万全です。

アドバンスドプラン以上では、WordやExcelなどのOfficeファイルをブラウザ上で編集できます。さらに、ビジネスプラン以上では、地理的に離れた場所にある国内3か所のデータセンターでファイルが保存されるため、災害時にファイルが閲覧できなくなる心配もありません（別途有料：60,000円／月）。

fileforceは、1ファイルあたり10GBまでのアップロードが可能。データ容量を気にせず使えます。また、自動タグ機能と全文検索機能があり、大量のデータの中からすぐに目的のファイルを探せます。

プラン	容量	料金／月
基本プラン	1GB／20円〜	1,500円／ユーザー〜

• パワフルな拡張機能
• 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
• 6億人^※以上のユーザー実績

DropBox Businessは、全世界で6億人^※以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Office との統合や300,000 件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

プラン	容量	料金／月
Dropbox Basic	2GB	無料
Dropbox Business（Standard）	2TB	1,250円
Dropbox Business（Advanced）	必要に応じて	2,000円
Dropbox Business（Enterprise）	必要に応じて	お問い合わせ

※出典：Dropbox「Dropbox」（2022年3月19日閲覧）

• Windowsエクスプローラーで操作可能
• ファイルサーバーに特化したオプションが豊富
• 24時間365日の監視、障害対応体制

ファイルサーバークラウドVer.3は、クラウド環境にWindows Serverを搭載し、Windowsエクスプローラー上で利用できるオンラインストレージです。タブレットやスマートフォンを紛失してしまった際も、遠隔でデバイスをロックすることで、データの漏えいを防げます。Windowsのスナップショット機能を利用し、データの状態を定期的に記録でき、ユーザーが誤ってファイルを削除してしまった場合でも、対象ファイルをかんたんに復元できます。

プラン	容量	料金／月
スタンダード	100GB～	29,800 円～
ゴールド	100GB～	42,700 円～
プラチナ	500GB～	95,200 円～

• 最低1TBから利用可能で、容量追加は無制限
• ユーザー数による料金アップはなし
• ISO27001（ISMS）認定

使えるファイル箱は、ユーザー数無制限のクラウドストレージサービスです。ストレージ容量により課金するシステムで、最低1TBから利用可能。1TB単位で、必要に応じて無制限に容量を追加できます。ユーザーは、属性により権限を設定でき、外部ユーザーの追加や削除、専用フォルダの作成も簡単です。外部ユーザーともファイルを共有しやすく、モバイルデバイスにも対応しているため、多様な働き方やさまざまなチーム編成に対応できます。

プラン	容量	料金／月
ビジネス（単月払い）	1TB	13,800円（税抜）
ビジネス（年契約）	1TB	9,800円（税抜）

※容量追加は1TBあたり6,800円／月（税抜）

• オンラインでいつでも、どこでもファイル共有・編集
• 安全にセキュアな運用が可能
• さまざまなファイルをダウンロードせずに、閲覧できる

Fleekdriveは1つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカスし、単純なファイルの管理や共有だけでなく、リアルタイムにチャットでコミュニケーションをとりながらファイルを共同で編集ができます。

また、セキュリティ面でも文書のファイルを守りながら誰とでも扱いやすい管理を実現することで、社外部の人ともセキュアにファイルを共有可能です。

• 高度なセキュリティ機能
• 抜群のユーザビリティ
• ユーザー数無制限で完全定額制

セキュアストレージ は、法人向けのオンラインストレージサービスです。256bitのSSL暗号化による盗聴防止、ファイアウォールによるウイルス対策、契約者ごとのOS専有などの高度なセキュリティ機能により、ビジネスパートナーや顧客の双方に安心・安全なファイル共有が可能です。ファイル操作はWindowsやMacコンピューターのドライブと同じなので、初心者でも簡単。

完全定額制でユーザーを追加しても月額費用以外は一切かからないため、利用するユーザーが増えるほどコストパフォーマンスを実感できるでしょう。

プラン	容量	料金／月
エントリー	500GB	3万9,800円
スタンダード	1TB	5万8,800円
エンタープライズ	2TB	9万800円

• 簡単でスムーズな導入インターフェース
• 最大160TBの安心データ容量
• 高いセキュリティとコストパフォーマンス

セキュアSAMBAは、企業ユースに特化したオンラインストレージです。ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルの共有ができます。9～18時の電話サポート、24時間365日の運用監視、SSL暗号通信を使用しているなどセキュリティの面でも安心です。また、中小企業のオンラインファイル共有市場で3年連続シェアNo.1^※の実績があります。

※出典： Chatworkストレージテクノロジーズ「誰でも簡単にファイル共有ができるオンラインストレージセキュアSAMBA」（2022年3月19日閲覧）

ownCloudはオンラインストレージを企業や教育機関内の専用サーバー環境に構築し、セキュアにファイル共有するためのオープンソースのパッケージソフトウェアです。 直感的に操作できる優れたユーザーインターフェースで、ファイル容量の制限なく取引先や国内外拠点と安全なファイル共有が可能になります。

Jectorは企業が安全にファイルを共有するために国内で開発されたクラウドストレージです。ユーザによって5段階に権限設定を変更できるセキュリティ機能はもちろん、あらゆるファイルを web 上でプレビューや共有できるので、煩雑になりがちなファイル共有フローを効率化します。また、10年を超える運用経験に基づいて設計されているので、使う人を選ばない直感的な操作ができます。

オンラインストレージの導入によるメリットとデメリットのまとめ

メリットとデメリットをどう捉えるかは企業により異なります。

しかし、多くの企業ではオンラインストレージを導入することによるメリットの方が大きくなるでしょう。とくに情報システムの担当者がいない中小企業にはおすすめです。

オンラインストレージを導入する際は、メリット・デメリットをしっかりと把握したうえで、導入の可否を判断しましょう。

下記の記事では、4大クラウドストレージであるbox、Dropbox、Onedrive、Google Driveのメリットやデメリットを比較しています。口コミをもとに、容量・利便性・セキュリティの観点から5段階で評価しているので、クラウドストレージを選ぶ際の参考にしてください。

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