【保存版】オンラインストレージ導入のメリット・デメリットまとめ
本記事で掲載しているオンラインストレージや、今回紹介しきれなかったオンラインストレージの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。
※記事の後半ではダウンロードできる資料の一部を公開しています。
オンラインストレージ導入のメリット・デメリットまとめ
プライベートでオンラインストレージを活用している方をよく見かけますが、近年はエンタープライズ向けのサービスも多く提供されており、ビジネスでも導入している企業が増加しています。
大企業、中小企業問わずオンラインストレージに多くのメリットを見出しているようです。
もし皆さんの企業でオンラインストレージ導入の動きがあるのなら、まずはメリット・デメリットをしっかりと把握しておきましょう
オンラインストレージを導入したときのメリット・デメリットを解説します。
目次
オンラインストレージを導入した時の10のメリット
1.いつでもどこでもアクセス
オンラインで利用できるという性質上、いつでもどこでもストレージにアクセスできるのは大きなメリットです。
紙資料を持たずとも営業先から顧客情報を閲覧したり、緊急で確認しなければならない書類があれば外出先からでもすぐに確認できます。
インターネットに接続できる環境さえあればPCやスマホなどのデバイスも問わないので、シームレスなファイル管理が可能ですね。
2.ファイルを簡単共有・共同作業
オンラインストレージは個人ファイルの管理はもちろん、チームや社全体でファイルを共有するのも簡単です。最近ではWindowsエクスプローラーライクなインターフェースを持つサービスも多いので、使用感に抵抗を持つこともないでしょう。
さらに、共有だけでなく共同作業も簡単にこなせます。
Web会議の議事録に使用したり、外出先から部下の資料に直しを入れたりなど活用シーンが非常に幅広いのも嬉しいですね。
3.複数拠点でも一元管理
これまでのファイル管理は拠点ごとに行うのが当たり前でしたが、オンラインストレージを導入すれば拠点間のファイルを一元的に管理できます。
これがどういうことかと言うと、これまでメールやFaxでやり取りしていたファイル送受信を簡略化でき、さらには情報共有も簡単にできるので拠点間の結束力も高まります。
管理体制を敷くのが多少難しくはなりますが、得られるメリットの方が大きいでしょう。
4.バックアップの省略化
多くのオンラインストレージサービスではファイルのバックアップを自動的に行っています。
そのためサーバに障害が発生した際もファイルが消失する心配がありません。
ただし、サービスによっては自動バックアップを取っていない場合もあるので事前の確認を怠らないでください。
5.サーバ管理・運用の必要なし
従来のファイル管理では社内ネットワークにサーバを設置して管理・運用をする必要がありましたが、オンラインストレージの導入ですべてなくなります。
サーバの管理・運用業務がなくなることで情報システムは本来の業務に集中し、企業のIT戦略に注力するできるので、業務効率化だけでなく企業に利益を生む可能性まで出てきます。
6.更新の必要なし
サーバの管理・運用はベンダーが一任してるので、当然更新作業もベンダーが行います。
つまり、ユーザーはオンラインストレージにアクセスするだけで常に最新バージョンを利用できるのです。
バージョンアップにかかる作業時間も短縮できますね。
7.導入コストが超安価
多くのサービスでは無料でオンラインストレージを導入できます。
かかったとしても数千円～数万円程度であり、数十万～数百万円のサーバ購入費用などと比較すれば圧倒的に低コストです。
また、導入の迅速性も一つのメリットでしょう。
8.月額料金制でコストを視覚化
オンラインストレージの多くはユーザー毎の月額料金性なので、毎月のコストがハッキリします。
コストが可視化できるため、予算も立てやすいので今後の経営戦略に役立てるられるでしょう。
自社サーバを設置する場合はランニングコストが人件費など視覚化しづらいものなので、コストを簡単に視覚化できるというのも大きなメリットです。
9.拡張性が高い
これまで自社サーバでファイル管理をしていた企業では、情報システムから「ファイルサーバが圧迫されているのでファイル整理してください」というお触れが出て回ることも多かったのではないでしょうか？
オンラインストレージならいつでもストレージ増減が可能なので、都度の状況に合わせて拡張できます。
10.リスクヘッジ
東日本大震災からほとんどの企業が災害に対するリスクを感じているかと思います。
災害という避けようもないリスクを分散するためには、外部にデータを保管するという方法が挙げられますね。
そのため近年ではリスクヘッジを意識してオンラインストレージを導入する企業も多く、バックアップとして活用していることも。
以上がオンラインストレージが持つ10のメリットです。
これらのメリットでクリアできる課題は非常に多いので、自社の課題を洗い出して照らし合わせるとオンラインストレージの必要性を測れると思います。
オンラインストレージを導入した時の3つのデメリット
1.カスタマイズできない
オンラインストレージはサービスがパッケージ化されているので、カスタマイズはほぼできません。
できるとしても、各サービスが提供するオプション機能を追加するくらいでしょう。
そのためオンラインストレージのサービス選定では、どれだけ自社の要件定義にマッチしているかが重要です。
各サービスの機能やサポートを徹底的に比較する必要があるので、選定に難しいという面もあります。
自社にとって必要な機能を備えつつ余計な機能を削ぎ落としているサービスがベストです。
2.セキュリティリスクの増加
ファイルを社外に保管するということに不安や抵抗感を持つ企業も少なくありませんが、実はオンラインストレージのセキュリティは意外にも強固です。
しかし自社のセキュリティ体制をより強くしなければならないのは事実。
実は情報漏えいなどのセキュリティ事件の80％は社員の過失や内部犯行によるものとされています。
特にオンラインストレージはIDとパスワードさえ手に入ればどこからでアクセスできてしまうので、社員一人ひとりのセキュリティ意識を高める必要があるでしょう。
退職者のIDとパスワードを破棄し忘れ、不正にアクセスされるという事件も度々報告されているので十分に注意してください。
3.障害時の対応はベンダーに依存
サーバの管理・運用の必要がない半面、障害が発生した際はベンダーの対応を待たなくてはなりません。
そのため自社では何もできないという歯がゆい思いをすることもあります。
しかし最近のオンラインストレージサービスの多くはサーバの冗長化がされているため、障害が発生してもすぐに復旧する場合がほとんです。
不安がある場合はあらかじめベンダーに確認を取っておきましょう。
注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ
オンラインストレージの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。場所を問わないデータ共有やデータの一元管理、セキュリティなどさまざまな目的で導入されるオンラインストレージの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
Dropbox Business
- パワフルな拡張機能
- 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
- 5億人以上のユーザー実績
DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。
Microsoft Office との統合や300,000 件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。
また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。
| プラン | 容量 | 料金／月 |
|---|---|---|
| Dropbox Basic | 2GB | 無料 |
| Dropbox Business（Standard） | 2TB | 1,250円 |
| Dropbox Business（Advanced） | 必要に応じて | 2,000円 |
| Dropbox Business（Enterprise） | 必要に応じて | お問い合わせ |
Fleekdrive
Fleekdriveは1つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカスし、 単純なファイルの管理や共有だけでなく、 リアルタイムにチャットでコミュニケーションをとりながらファイルを共同で編集ができます。
また、セキュリティ面でも文書のファイルを守りながら誰とでも扱いやすい管理を実現することで、社外部の人ともセキュアにファイルを共有可能です。
- オンラインでいつでも、どこでもファイル共有・編集
- 安全にセキュアな運用が可能
- さまざまなファイルをダウンロードせずに、閲覧が
月額費用：500円（50GB）
無料体験版：有（30日間）
セキュアストレージ
- 高度なセキュリティ機能
- 抜群のユーザビリティ
- ユーザー数無制限で完全定額制
セキュアストレージ は、法人向けのオンラインストレージサービスです。256bitのSSL暗号化による盗聴防止、ファイアウォールによるウイルス対策、契約者ごとのOS専有などの高度なセキュリティ機能により、ビジネスパートナーや顧客の双方に安心・安全なファイル共有が可能です。ファイル操作はWindowsやMacコンピューターのドライブと同じなので、初心者でも簡単。
完全定額制でユーザーを追加しても月額費用以外は一切かからないため、利用するユーザーが増えるほどコストパフォーマンスを実感できるでしょう。
| プラン | 容量 | 料金／月 |
|---|---|---|
| エントリー | 500GB | 3万9,800円 |
| スタンダード | 1TB | 5万8,800円 |
| エンタープライズ | 2TB | 9万800円 |
Direct Cloud BOX（ダイレクトクラウドボックス）
「Direct Cloud BOX」はフリープランは 利用制限があり（個人のみ、ストレージ容量10GB、利用は1か月間）ますが、ベーシックプランではストレージ容量が100GB、ユーザー数も無制限となり大容量かつ、多くのユーザーでやり取りをする際には非常にお得に利用ができます。スタンダードプランになると、ゲスト招待、ファイルコメントなどの共同作業に適した機能が追加されます。ファイルの共有やコメント機能もあるため、価格を抑えてのシャドーIT対策がスタートできますね。
| プラン | 容量 | 料金／月 |
|---|---|---|
| ベーシック | 100GB | 10,000円 |
| スタンダード | 300GB | 30,000円 |
| ビジネス | 1TB | 90,000円 |
GigaCC（ギガシーシー）
GigaCC（ギガシーシー）は、「高セキュリティ」と「ユーザーの使いやすさ」が両立した、2年連続実績No.1（※）の純国産企業向けオンラインストレージです。
Point1.利用者も管理者にも使いやすい機能を多数実装。業務効率化にも貢献します。
Point2：充実のセキュリティ・運用機能で、利用者のポリシーにあわせた安全・安心のご利用が可能です。
（※）出典：ITR「ITR Market View：ファイル共有・転送／コンテンツ管理市場2015」2013-2014年度 オンラインファイル共有市場ベンダー別売上金額およびシェア
Fileforce
fileforceは、1ファイルあたり10GBまでのアップロードが可能。データ容量を気にせず使えます。また、自動タグ機能と全文検索機能があり、大量のデータの中からすぐに目的のファイルを探せます。
| プラン | 容量 | 料金／月 |
|---|---|---|
| 基本プラン | 1GB／20円〜 | 1,500円／ユーザー〜 |
セキュアSAMBA
- 簡単でスムーズな導入インターフェース
- 最大160TBの安心データ容量
- 高いセキュリティとコストパフォーマンス
セキュアSAMBAは、企業ユースに特化したオンラインストレージです。ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルの共有ができます。9～18時の電話サポート、24時間365日の運用監視、SSL暗号通信を使用しているなどセキュリティの面でも安心です。
また、中小企業のオンラインファイル共有市場で5年連続シェアNo.1の実績があります。（※アイ・ティ・アール調べ）
ownCloud（オウンクラウド）
ownCloudはオンラインストレージを企業や教育機関内の専用サーバー環境に構築し、セキュアにファイル共有するためのオープンソースのパッケージソフトウェアです。 直感的に操作できる優れたユーザーインターフェースで、ファイル容量の制限なく取引先や国内外拠点と安全なファイル共有が可能になります。
USEN クラウドファイルサーバ type2
- VPNにより暗号化された安全のセキュリティ
- 今まで通りの簡単操作が可能
- ニーズに特化した豊富なオプションサービス
クラウドファイルサーバ type2は、クラウド環境でファイルサーバを構築し、提供するストレージサービスです。WindowsServer 2012 R2を採用しているため、社内で利用しているサーバと同様のインターフェースで利用が可能でです。高セキュリティレベルのAWSデータセンターを利用することで、災害・停電などもBCP対策、災害対策に力を発揮します。営業先や支店間のやり取りもオンラインストレージ経由での安全かつ、簡単なファイル共有が実現できます。
Jector（ジェクター）
Jectorは企業が安全にファイルを共有するために国内で開発されたクラウドストレージです。ユーザによって5段階に権限設定を変えることのできるセキュリティ機能はもちろん、あらゆるファイルを web 上でプレビューや共有できるので、煩雑になりがちなファイル共有フローを効率化します。
また、10年を超える運用経験に基づいて設計されているので、使う人を選ばない直感的な操作性になっています。
青雲改
- 管理者機能が豊富
- 利用者アカウント数が無制限
- きめ細かい共有設定
青雲改は手軽に素早くファイルや大容量のデータを共有管理できるオンラインストレージサービスです。300GB～10TBまでの大容量ストレージを低価格で利用でき、通信はすべて暗号化されるので安全にファイルの受け渡しや共有が可能です。ユーザー・グループ管理やストレージ容量管理などさまざまな管理者機能を搭載しており、利用者アカウント数は無制限です。
オンラインストレージを導入した時のメリット・デメリット！のまとめ
メリット・デメリットをどう捉えるかは企業により異なりますが、多くの企業ではオンラインストレージを導入することによるメリットの方が大きいのではないかと思います。特に情報システムのいない中小企業にはおすすめです。
オンラインストレージはメリット・デメリットをしっかりと把握した上で、導入の可否を判断しましょう。
また、下記の記事では、オンライン・クラウドストレージの分野のサービスを幅広く紹介しています。
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