ファイル共有を搭載したグループウェア10選 - 機能・料金比較

ファイル共有のあるグループウェアの選び方

必要な機能を搭載しているか

ファイル共有機能のついたグループウェアを選ぶ際には、まず必要な機能を明確にすることが重要です。次のポイントを参考に必要な機能を検討しましょう。

機能	詳細
ファイル共有容量	共有するファイルの容量や種類によって、必要な容量は異なります。大容量のファイルを頻繁に共有する場合は、容量無制限のグループウェアを選ぶと良いでしょう。
バージョン管理	複数人で同じファイルを編集する場合、誤ってファイルを編集しても、過去のバージョンに戻せるので便利です。
外部ユーザーとの共有	取引先や顧客とファイルを共有する場合は、共有リンクの有効期限やアクセス権限を設定できる機能があると便利です。
ファイルプレビュー	ファイルをダウンロードせずに内容を確認できる機能は、画像や動画など、ファイル形式によっては便利です。
ファイル共有時のセキュリティ対策	情報漏えいを防ぐために、パスワードによるアクセス制限や暗号化などの機能が重要です。
ファイル検索機能	ファイルを素早く見つけられる機能は、情報共有の効率化に役立ちます。
モバイルアプリの有無	外出先でもファイルを共有したい場合は、モバイルアプリがあると便利です。
統合機能（スケジュール管理、タスク管理など）	グループウェア単体で複数の機能を利用することで、コストを削減できます。

予算内に収まるか

グループウェアを導入する前に予算と照らし合わせ収まるか確認しましょう。初期費用および月額費用と機能のバランスを考慮することが重要です。

初期費用には、導入コンサルティング費用やデータ移行費用などが含まれます。月額費用には、ソフトウェアの利用料金、サポート費用、サーバー運用費用などが含まれます。料金体系はユーザー数によって異なることが多いです。ユーザー数が多い場合はボリュームディスカウントが適用されることもあります。

その一方で、無料プランでは機能が制限されたり広告が表示されたりします。グループウェアの導入時には予算と機能のバランスをとり、必要な機能を吟味することで費用を抑えましょう。

機能追加やサービス連携、アプリ作成が可能か

ファイル共有のあるグループウェアを選ぶ際は、拡張性も考慮しましょう。将来的に機能追加やユーザー数の増加に対応できるかどうかが重要な要素です。

ビジネスの成長や業務内容の変化に伴い、必要な機能も変わります。拡張性の高いグループウェアを選ぶことで、新たなニーズに柔軟に対応できるでしょう。API連携による他システムとの連携も重要です。グループウェアが他のシステムと連携することで、業務をさらに効率化できます。

ファイル共有のあるグループウェアの機能・料金比較表

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ファイル共有のあるグループウェア10選

Google Workspaceは、グーグルのサービスを包括的に利用できるグループウェアです。グーグルが提供する機能同士で連携をしやすいのも特徴で、たとえばGmailとTo-Doリストをシームレスに行き来できたり、Google スプレッドシートにGmailのアドレスを埋め込んだりできます。

Google Workspaceでは無料プランでも15GBのファイルを共有できます。WordやExcelはもちろん、スライドや画像、動画などのファイルも共有可能。マイクロソフトのExcelをGoogle スプレッドシートに変換して編集するように、ファイルをGoogle Workspace上で使いやすいものに変換できます。Googleアカウントだけでファイルを共有できるので、社内外問わず簡単に情報共有ができます。

Garoonは、サイボウズの大企業向けのグループウェアです。数万人規模の企業でも導入されていることから、複雑な権限管理や厳しいセキュリティ要件を満たしやすいのが特徴です。サイボウズの別サービス「kintone」を利用することで、Garoonのデータを活かしてアプリを作れます。

Garoonではフォルダごとにファイルを管理したり、コメント付きでバージョン管理をしたりできます。いつ、誰が、どのようにファイルを更新したのか確認できるのはもちろん、復元も可能です。また保存するバージョン数は無制限にできます。

Larkはビジネスチャットを中心にドキュメントやWeb会議、カレンダー、ワークフロー機能などを搭載したコミュニケーションの活性化に強いグループウェアです。AIを搭載しているため、プロジェクト管理や議事録作成の工数を削減できます。

Larkは無料プランでも100GBまでの共有ストレージを利用可能。またドキュメントからシート、マインドノートまでさまざまなファイルの共有と共同編集ができます。閲覧・編集権限を細かく設定できるため、内部統制の強化に役立つでしょう。

J-MOTTOグループウェアは月額165円（税込）から利用できる低価格のグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなどの機能を標準搭載しています。オプションとしてWeb勤怠もありグループウェアとして以上の使い方もできます。メモパッドやToDoなど従業員が日常的に使う機能も充実。

ファイル共有機能はブラウザからも、グループウェアからもアクセスできます。Word、Excel、PowerPointをグループウェア上で直接編集できるため、作業ごとにシステムを行き来する手間がありません。いつ、誰が、何をしたかを自動で記録するため、内部統制の強化にも役立ちます。

ConfluenceはWikiツールとしての機能が充実した、情報共有とコラボレーションを促進するグループウェアです。豊富なテンプレートでプロジェクト管理、営業資料、人事情報などを取りまとめます。またSlackやJiraをはじめとする、3,000以上^※の製品と組み合わせられます。

Confluenceでは最大2GBのファイルストレージが無料。またコンテンツの権限をユーザーやグループ単位で設定できる、コンプライアンス要件に応じてデータのホストする場所を決められるなど、ファイル共有の細かな機能を押さえています。

※出典：アトラシアン「Confluence 公式サイト」（2024年2月26日閲覧）

NI Collabo 360は、30以上のアプリケーションを1つにまとめ包括的に業務を支援するグループウェアです。海外の言語や時間、子会社にも対応できるためグループ会社への導入にもおすすめです。これらの機能を1ユーザあたり月額360円（税込）と高いコストパフォーマンスで提供しています。

ファイル共有機能では、ファイルをグループウェア上でツリー構造を設けて管理できます。WordやExcelなどで作成したファイルをフォルダ分けして保管・共有可能。フォルダやファイル単位でアクセス権を設定できる、変更履歴を残せるなど内部統制の強化やミス防止に役立つ機能を搭載しています。

サイボウズ Officeは、サイボウズの提供する中小企業におすすめのグループウェアです。プレミアムコースなら必要なアプリをテンプレートから選んでカスタマイズできます。クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しています。

サイボウズ Officeはファイルの見つけやすさが強みです。ファイルはフォルダごとに管理でき、条件を指定して絞り込んだり検索したりできます。プレビュー機能もあるため、中身を確認するために都度ファイルを開く必要はありません。ファイルの更新履歴は最大10世代まで残しワンクリックで復元できるため、誤って上書きしても心配無用です。

desknet's NEOは、27の機能と高い拡張性をもつ国産のグループウェアです。ファイル共有はもちろん、企業ポータルやワークフロー、Web会議などを提供します。ノーコード開発ツールのAppSuiteもオプションで利用可能です。

ファイル共有はキャビネット機能で利用できます。各アプリケーション上の情報を自分用に管理したり、フォルダを指定して他ユーザーに共有したりできる機能です。個人やチームで使うナレッジとしてファイルの管理・共有をすると便利でしょう。

Microsoft 365は世界で活用されているマイクロソフトのグループウェアです。使い慣れたWord、Excel、PowerPointなどを連携しスムーズな共同作業を実現。第三者認証を多く取得していることからもわかるように、情報漏えいをはじめとしたリスク低減に注力しているため、安心して利用できます。グローバル企業を含め多様な従業員人数に適合できるシステムです。

Microsoft 365のOneDriveでは、WordやExcel、PowerPointなどのファイルを共有・編集できます。ビジネスチャットのTeamsからファイルを共有したり、Teams上で編集したりできるため、確認や編集のために行き来する手間を省けます。

WaWaoffice for Workspace Organizerでは、チームやプロジェクトごとに作業内容をまとめたワークスペースを作成できます。ワークスペースにはドキュメント、タスク、チャットなどさまざまな機能を統合することで効率的に業務を進められるでしょう。申請や承認などの定型業務はワークフローとして自動化できます。ワークフローは、ドラッグ＆ドロップで簡単に作成可能です。

ファイル共有ではアクセス権限を付けてファイルをアップ・登録したり、データをCSVファイルとして出力したりできます。

グループウェアに搭載されるファイル共有の詳細

ストレージの容量

ストレージの容量は、グループウェアにてアップロードできるファイルの総量を指します。容量が不足すると必要なファイルを共有できなくなり、業務に支障をきたします。そのため機能とは別の軸になるものの、動画を多く扱う企業や従業員数の多い企業では単純に容量が多いことも必要です。

よってグループウェアを選ぶ際には、必要な共有容量を想定すべきです。従業員数、ファイルの種類、ファイルのサイズ、保存期間などを考慮して決めましょう。

バージョン管理

バージョン管理とは、グループウェア上でのファイルの編集履歴を管理する機能です。にファイルの更新内容がわかる、過去のバージョンを閲覧できる、もとのファイルに復旧できる機能が含まれます。どれくらい前までさかのぼって復元できるかはシステムによって異なるのでチェックしておきましょう。

外部ユーザーとの共有

グループウェアのファイル共有機能では、外部の方と共有できるケースが大半です。プロジェクトに外部のパートナーや顧客を招待しファイル共有しましょう。

外部ユーザーは、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を付与され、必要な情報にアクセスできます。また共有リンクを生成して外部ユーザーに送信も可能です。選定時には権限をどのくらい柔軟に設定できるかも調べておくとよいでしょう。

ファイル共有のあるグループウェアのメリット

情報共有の効率化

ファイル共有をもつグループウェアの1つ目のメリットは、情報共有の効率化です。従来の方法では、ファイルをメールで送信したり、USBメモリを使って共有したりする必要がありました。

グループウェアを利用することで、チームメンバーはリアルタイムでファイルにアクセスできるようになり、編集やコメントの追加が容易になります。これにより情報がスムーズに共有され意思決定をしやすくなります。

セキュリティの強化

ファイル共有をもつグループウェアの2つ目のメリットは、セキュリティの強化です。グループウェアは、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能を備えており、機密性の高い情報を安全に管理できます。

ファイル共有リンクを発行する際には、有効期限やパスワードの設定などのセキュリティ設定が可能です。これにより、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

コスト削減

ファイル共有をもつグループウェアの3つ目のメリットは、コスト削減です。従来のファイル共有方法では、外部ストレージやサーバーの設置およびメンテナンスに費用が発生していました。グループウェアを利用することで、これらのコストを削減できます。

また、クラウド型のグループウェアによるファイル共有では、物理的なスペースやインフラ、USBやCD-ROMのような外部媒体が必要ありません。設備や電力にかかっていたコストを大きく削減できるでしょう。

ファイル共有のあるグループウェアのデメリット

セキュリティ対策の必要性

ファイル共有をもつグループウェアの1つ目のデメリットは、セキュリティ対策が必要なことです。オンラインでファイルを共有する場合、セキュリティの脅威や情報漏えいのリスクが存在します。不正アクセスやハッキング、ウイルス感染などのリスクを防ぐためには、適切なセキュリティ対策が必要です。

しかしメールしかりUSBメモリしかり、どの手段においてもセキュリティ対策は求められます。そのため、クラウドサービスだからと大きく身構えるのではなく、クラウドに求められる対策を柔軟に取り込んでいくことが大切です。

導入や運用の費用

ファイル共有をもつグループウェアの2つ目のデメリットは、導入・運用コストによる経費の増加です。グループウェアの導入には、システム利用料やコンサルティング費用、サポート費用、カスタマイズ費用などの料金がかかります。

さらに、大規模な組織やデータ量が多い場合は、サーバーの拡張やクラウドストレージの追加など、追加的なコストが発生するかもしれません。ただしオンプレミスやハードディスクと比較した場合にかかる費用より抑えやすいので試算して比較検討しましょう。

使い慣れないユーザーからの抵抗

ファイル共有をもつグループウェアの3つ目のデメリットは、使い慣れないユーザーからの抵抗です。新しいシステムやツールを導入すると、それに慣れていないユーザーが変化に対する抵抗感を抱くことがあります。特に、従来の方法や環境に慣れ親しんでいるユーザーにとって、新しいグループウェアは使いづらいかもしれません。

また、操作方法や機能の理解に時間がかかることもあり、一時的に生産性や利用率が低下することもあります。ユーザーのトレーニングやサポートを通じて、グループウェアの円滑な定着を目指しましょう。

ファイル共有でグループウェアをさらに使いこなす

ファイル共有を搭載したグループウェアの選定時には、ストレージ容量やバージョン管理、外部ユーザーとの共有などに注目しましょう。ファイル共有を搭載しているグループウェア自体は多いため、使い勝手を見比べたり他機能の有無で比較したりするのがおすすめです。グループウェアは無料プランや無料トライアルを提供している傾向にあるため、導入前に試験運用しましょう。

ファイル共有を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、自社のニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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