ワークフロー機能を搭載したグループウェアの比較 | 違いや機能、選び方

グループウェアとワークフローの違い

グループウェアとワークフローの違いは、グループウェアが社内におけるコミュニケーションの課題を解決するツールなのに対し、ワークフローは申請から承認、決裁に至るまでの稟議を指す点です。なお、海外では「ワークフロー」を業務の自動化という意味合いで使うケースもあります。

グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションの活性化を促すシステムです。たとえばスケジュール管理やプロジェクト管理、会議室と設備の予約、社内掲示板、チャット機能などが該当します。ひと口にグループウェアといっても、製品によって搭載されている機能はさまざまです。

ワークフローとは

ワークフローとは、稟議の申請や承認における一連の手続きを指します。ワークフローツールといったときには、稟議を電子化しオンラインにて申請および承認ができるシステムのことをいいます。

なお一般的な「ワークフロー」の意味は、業務に関する一連の流れやそれを図式化した「仕組み」です。そのため、海外システムの文脈においては、ワークフローが仕組みの自動化を意味することもあります。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの比較

ワークフローができるシステムには大きく、グループウェアにワークフロー機能を搭載したサービスと、ワークフロー機能に特化したシステムがあります。「グループウェアのワークフロー機能」と、ワークフローツールとしての機能のみを備えた「ワークフローシステム」の共通点と違いを確認しましょう。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの共通点

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムのいずれも、申請と承認を行える点は共通しています。

従来の方法では「申請書を印刷する」「承認者に書類を提出する」「管理部がチェックする」と運用していました。ワークフロー機能が搭載されたグループウェアもしくはワークフローシステムを導入すれば、これらの手間を削減でき、承認までのスピードが格段に上がります。

また、申請や承認の電子化によってペーパーレス化が進み、コストの削減にもつながります。

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違い

グループウェアのワークフロー機能とワークフローシステムの違いは、グループウェア内での連携に強いか、ワークフロー単体としての使いやすさが強いかです。

両者のうち機能がより充実しているのは、ワークフローシステムです。複雑な申請や承認の運用にも耐えられるよう注力して開発されているケースが多いです。他方、グループウェアのワークフロー機能は、他機能との連携に優れています。

ただし上記は一般論であって、サービスによっては機能が充実しているうえに連携にも強いツールは存在します。システム選定の際にはおおよその目安として頭に入れつつ、無料トライアルにてみずから確かめましょう。

ワークフローを搭載したグループウェアの選び方

ワークフロー機能を搭載したグループウェアの選び方のポイントは、主に次の3つです。

• 欲しい機能を明確にする
• 予算や費用対効果を試算する
• カスタマイズのしやすさと使いやすさを確認する

欲しい機能を明確にする

まずは欲しい機能を明確にします。そのためには、グループウェアとワークフロー機能の導入を検討するに至った課題を明確にしなければなりません。

グループウェアは情報共有を促し全体の業務効率化を図るツールであり、ワークフロー機能は申請と承認業務の効率化を図ります。グループウェアにしてもワークフロー機能にしても、製品によって実際に搭載されている具体的な機能はさまざまです。

たとえばワークフロー機能であれば、経費精算に関連して「申請書の作成」「承認ルートの設定」「進捗の可視化」「検索」などの機能があります。どのような機能をどこまで必要とするのか、明確にしておきましょう。

予算や費用対効果を試算する

予算や費用対効果を試算することも重要です。グループウェアであれば、標準機能やオプションを確認し、コストパフォーマンスに優れた製品を選ぶとよいでしょう。カスタマイズの料金に加え、最低の契約期間や契約人数もチェックします。

さまざまな機能が搭載されたツールは魅力的ですが、すべてを使いこなせるかどうかは慎重に判断すべきです。機能と金額のバランスを考慮し、選択しましょう。

カスタマイズのしやすさ・使いやすさを確認する

カスタマイズのしやすさや使いやすさをふまえた選定も必要です。とくにワークフローは、組織編成や事業規模によって承認ルールが変わるため、カスタマイズしやすいに越したことはありません。

また、使いやすいかどうかも外せない選定ポイントです。実際に使用する担当者が負担なく使い続けられるためには「直感的に操作ができる」「画面遷移がシンプルである」点が重要です。正式に契約する前に無料トライアルで使用感を確かめておきましょう。

ワークフロー機能を搭載したグループウェア3選

ワークフロー機能を搭載したグループウェアのおすすめを3つ紹介します。いずれの製品も導入によって申請や承認の効率化が図れます。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

• 1997年の発売以降、累計7万社^※が導入
• スケジュールや掲示板、施設予約、ファイル管理を搭載
• パソコンだけでなくスマートフォンからでも申請や決裁が可能

サイボウズOfficeは、直感的に使用できる操作性とわかりやすい画面構成によって、多くの企業に支持されているグループウェアです。スケジュールや掲示板、施設予約などの機能を備えるほか、ワークフローも標準搭載しています。システム上で申請から決裁までが完結。スマートフォンでも承認できるため便利です。

※出典：サイボウズ「サイボウズOffice 公式サイト」（2024年2月29日閲覧）

• 条件分岐や代理承認に対応
• Sales Force Assistantとワークフローが連携
• パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスが可能

NI Collabo 360は、低コストにて多くの要件を満たせるグループウェアです。スケジュール管理や文書共有管理などの豊富な機能を備えつつ1人あたり月額360円（税込）で利用できます。提供会社であるNIコンサルティングのSales Force Assistantと連携しており、ワークフローの申請書類とSFAの各機能の項目を紐付けられるのも強みです。

• 500万ユーザー以上^※の販売実績を誇る国産グループウェア
• 25種類以上の基本アプリケーションを用意
• 拡張機能の「AppSuite」で業務アプリを自作

desknet's NEOは、販売実績500万ユーザー以上^※のグループウェアです。スケジュール共有や社内SNS、ワークフローなど25種類以上もの基本アプリケーションが用意されています。さらに、拡張機能である「AppSuite」とワークフローシステムを連携させることで、専用のワークフローシステムに匹敵する機能と柔軟性を持たせられます。

※出典：ネオジャパン「desknet's NEO 公式サイト」クラウド版契約ユーザー数とパッケージ版販売累計ユーザー数の合計 （2023年8月現在）

グループウェアとワークフローで業務効率化を図ろう

グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションの課題を解決するツールであり、ワークフローシステムは申請と承認の効率化を図るツールです。

ワークフローのツールが必要な場合、ワークフロー機能を搭載したグループウェアと、ワークフローに特化したワークフローシステムの2つの選択肢があります。それぞれの違いを把握したうえで適切なツールを選択しましょう。

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