kintone
導入事例 Aさん
- 男性 20代後半
- マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系
- 従業員数 501〜1,000人
- 経理・財務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：日常的な二重報告と手入力ミスで月50時間を失っていた
―――まず、kintone導入前の経理業務の状況を教えていただけますか？
導入前は、Googleスプレッドシート・社内チャット・Excelを組み合わせて、事業部ごとの売上情報やステークホルダーへの報酬情報を収集していました。
使用ツールが統一されていなかったため、同じ情報が複数の担当者から重複して報告されてくることが日常的にありました。
―――具体的にどのような問題が起きていたのでしょうか？
最も危険性を感じたのは、Excelの計算式を手入力で修正した際に重複計上が発生しかけた事例です。経理として、数字の誤りはできる限り避けたい一方で、手作業が多いとミスが起きる可能性が高まります。
確認作業だけで、売上担当者が月に約40時間、上長も月に約10時間を費やしていました。本来の業務に充てるべき時間が、確認・突合作業に消えてしまっている状態でした。
全社横断でリレーショナルデータベースを構築できる点が決め手
―――kintoneを含めて複数のツールを比較された際に、どのような軸で評価されましたか？
楽楽明細を含む3製品を比較検討しました。最終的にkintoneを選んだのは、全社横断でリレーショナルデータベースを構築できる点が決め手でした。
どのデータを正とするかを一元管理しやすい仕組みを目指しており、シングルソース・オブ・トゥルースの考え方に基づく運用を実現できるツールを求めていました。
―――導入にあたり、妥協した点はありましたか？
はい、すぐに使える状態での完成度という点では妥協しました。kintoneはカスタマイズが前提のツールなので、自社の業務に合わせて設計・構築する工数が必要です。
ただ、長期的に自社仕様の仕組みを持てることを優先したので、この点は納得のうえでの選択でした。
経理担当が確認作業に要する工数が従来の約10分の1に削減された
―――導入後、業務フローはどのように変わりましたか？
kintone上で売上レコードを起票し、検収書類を添付したうえで請求書を自動発行、入金確認を行い、締め処理後はレコードをロックするという一連のフローが完結するようになりました。データの入力から出力まで、kintone上で完結しています。
―――効果として最も実感していることは何でしょうか？
経理担当が確認作業に要する工数が従来の約10分の1に削減されました。以前は月50時間ほどかかっていた確認・突合作業が、大幅に削減されています。重複計上のリスクが大幅に低減しました。
一方で、証憑の厳密な確認に月5時間ほどの追加作業が発生しています。ただし、これは必要な確認作業であり、これまで十分に実施できていなかった確認を、今回の導入を機に実施できるようになったと捉えています。
―――導入時の社内展開はどのように進めましたか？
専用のチャットチャンネルを作成して質問に随時対応し、対応内容をそのままマニュアルに落とし込みました。また、kintoneの使用を業務上の必須フローとして位置づけ、運用ルールを整備することで、ツールへの移行を円滑に進めました。
事前にコミュニティで情報収集しておくと、導入後の設計を進めやすくなる
―――kintoneの満足度を10点満点で表すとすると、何点でしょうか？
10点満点で8点です。高度な設計・カスタマイズには社内に一定の専門知識を持つ人材が必要なため、準備の負担を感じる方もいると考え、8点といたしました。
―――導入前に知っておきたかったことはありましたか？
kintoneのコミュニティで定番とされているプラグインのパックについてです。導入当初から把握していれば、設計の効率がさらに向上していたと思います。
これから導入を検討される方は、必要に応じてコミュニティで情報収集しておくと、導入後の設計を進めやすくなると考えます。
―――ありがとうございました。最後に、導入を迷っている方へメッセージをお願いできますか？
経理業務におけるデータの正確性と確認工数の削減は、両立が難しいテーマです。
kintoneはカスタマイズに一定のコストがかかりますが、自社に合った仕組みを一度構築すれば、その効果は長期にわたって続きます。社内に設計を担える人材がいるかどうかを事前に確認したうえで、ぜひ検討してみてください。
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