kintone
導入事例 Oさん
- 男性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 31〜50人
- IT
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：入力だけで1日1時間、Excelで管理する負担と残業の日々
――まずは、kintone導入前に抱えていた課題についてお聞かせください。
以前はすべての顧客情報をExcelで管理していましたが、新規顧客の情報を入力だけで1日1時間かかっており、大きな負担となっていました。また、必要な際に情報を迅速に参照できない、時間がかかるといった問題もありました。
――1日あたり1時間の入力作業はご負担が大きかったのではないでしょうか。業務にはどのような影響がありましたか？
他の緊急業務があるときでも、入力作業は省略できません。その結果、本来の業務が滞り、その対応のために週に2〜3回、1回1時間ほどの残業が発生していました。また、社員によって入力項目にばらつきがあり、情報が不十分なケースがあったことも課題の一つとなっていました。
――導入のきっかけは、どのようなものだったのでしょうか。
取引先から「kintoneは使いやすい」との評価を伺ったことが、導入の後押しとなりました。加えて当社がお客様に提供しているサービスの一つでもあったため、当社のDX化を進めるためにも、自分たちで使ってみようと考え、導入を決めました。
自分たちで即座に修正できる汎用性の高さが選定の決め手
――製品選定にあたって、他のツールと比較されましたか？
いいえ、他製品との比較は行わず、kintoneの導入を前提に検討を進めました。最大の理由は、自社で独自のアプリを迅速に作成できる点です。弊社では以前からサイボウズ社の「Garoon」を利用していたため、製品同士の連携がスムーズであることも大きな魅力でした。
――選定にあたり、特に重視された点は何でしょうか。
社員全員が迷わず使用できる操作性と、項目の追加や削除を自社で即時に行える柔軟性です。kintoneはブラウザ上で動作するため、パソコンの基本操作ができる方であれば、比較的円滑に利用できます。フォームの修正も画面上で直感的に行えるため、当社の要件に合致していました。
――コスト面での懸念はありませんでしたか？
kintoneは単なる顧客管理ツールではなく、工夫次第で、さまざまな業務のDX推進に活用できます。アプリの作成数に応じた追加料金が発生しない料金体系のため、費用対効果が高いと感じています。
1日1〜2時間の工数削減。外出先から承認作業が可能に
――導入後の運用フローについて教えてください。
現在は営業担当者が外出先からスマートフォンやノートパソコンを使って、直接kintoneに情報を入力しています。入力後は続けてワークフローに回付し、上長が承認します。最終的に管理本部に情報が届くという流れです。以前のように、あえて事務作業のために事務所へ戻る必要がなくなりました。
――具体的な導入効果はどの程度現れていますか？
入力の手間が大幅に減りました。外出先でも容易に承認作業を行えるようになったため、意思決定が大幅に迅速化しました。営業1人あたり、1件の処理につき20〜30分は削減できています。会社全体で見れば、1日1〜2時間、1週間で丸1日分に相当する工数が削減できています。
――コスト面での変化はいかがでしょうか。
残業代だけでなく、紙代やインク代、ファイルをとじる手間といった細かなコストも削減できました。それらを合わせると、月に約10万円ほどのコスト削減につながっています。「負担が減った」といった声が現場の社員から寄せられています。
CRMの枠を超えて、社用車管理や見積作成など幅広い業務のデジタル化へ
――現在の満足度を10段階で評価していただけますか。
10点に近い評価です。現時点では、特段の課題はありません。汎用性が高いので、顧客管理以外の業務にも活用できる点が助かっています。
――具体的に、どのような業務に活用されているのでしょうか。
社用車の管理や見積書の作成などにも活用しています。これらも以前はExcelで管理していましたが、今はクラウド上で管理しています。テレワーク中や出張先でも、緊急時に必要となる顧客情報を迅速に検索でき、承認依頼にも即座に対応できるなど、業務のスピード感は以前とかなり変わりました。
――最後に、今後の展望についてお聞かせください。
事務所に戻る必要が減ったことで、回答までの所要時間も短縮されました。今後はさらに多くのアプリを自社で開発し、社内DXをさらに推進したいと考えています。
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