kintone
導入事例 Yさん
- 男性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 31〜50人
- 営業
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excel管理による属人化と対応漏れが発生 週次確認会議で月間20時間の営業機会を損失
―――まずは、貴社の事業内容とご自身の役割について教えていただけますか。
私たちはIT業界に属しており、主に食品卸売企業様向けに受発注システム（SaaS）を提供しています。従業員数は31〜50名規模の会社です。
私自身は当時、営業職として勤務しており、今回のkintone導入においてはプロジェクトリーダーという立場で、情報収集から比較検討、社内稟議、導入後の活用支援まで幅広く担当いたしました。
―――CRM（顧客管理システム）を導入する以前は、どのように顧客管理を行っていたのでしょうか。また、どのような点に課題を感じていましたか。
以前はExcelやスプレッドシートで顧客管理を行っていました。しかし、規模が小さい会社とはいえ情報が属人化しやすく、対応漏れが起きたり、引き継ぎが難しかったりといった課題がありました。
たとえば、営業担当の変更や退職者が発生した際、すべてのお客様の情報を手作業で更新しなければなりませんでした。そのため、タイムリーな変更ができなかったり、更新忘れで古い担当者名のまま残ってしまったりすることがありました。
―――その課題は、実際の業務にどの程度の影響を与えていたのでしょうか。
影響は非常に大きかったです。対応漏れを防ぐため、週に1回、営業メンバー5人全員が集まって1時間ほどExcelの内容を確認する会議を設けていました。
これは月間に換算すると、会社全体で20時間もの損失になります。本来であればこの時間を新規のお客様との商談に充てることができたはずです。
社内の試算では、この20時間を商談に回せていれば月に2件、年間で24件ほどの受注獲得につながっていたのではないかという見立てがありました。
コストと運用負荷の観点から3社を比較 柔軟なカスタマイズ性と直感的な操作性を持つkintoneを選定
―――新たなシステムの導入に向けて、どのようなサービスを比較検討されたのでしょうか。
主にSalesforce、HubSpot、そしてkintoneの3社を比較しました。コストを重視しつつ、社内での定着性や使いやすさ、UIの見やすさなどを総合的に評価しながら検討を進めました。
また、自社の顧客情報を扱うため、セキュリティ面や万が一の際のサポート体制も確認のうえ選定を行いました。
―――その中から最終的にkintoneを選定された決め手は何だったのでしょうか。
柔軟性とコストのバランスが一番の決め手です。Salesforceは高度な分析機能や自動化が充実しており魅力的でしたが、導入コストや運用の複雑さがあり、現場のメンバーが使いこなすまでに時間がかかると懸念しました。HubSpotはUIの見やすさは良かったものの、細かいカスタマイズの面で検討が必要でした。
一方、kintoneは必要な機能がシンプルに作られており、自分たちが使いやすいように柔軟に設計できる点、そしてマニュアルを見なくても直感的に操作できる点が優れていました。月額費用も予算内に収まる見込みだったため、導入を決定しました。
週1時間の確認会議を撤廃して商談に注力 案件の一元管理により新規商談からの追客率が1〜2割改善
―――現在はkintoneを活用して、どのように顧客管理を運用されているのでしょうか。
顧客情報や案件の進捗状況、次回アクション、応対履歴、受注・失注理由などをkintoneで一元管理しています。各営業メンバーは商談後に内容を入力し、次回対応日やステータスを更新するルールにしています。
以前は情報が個人に分散していましたが、今は誰がどのお客様にどこまで対応しているかが一目で分かるようになり、マネージャーも状況を把握しやすくなりました。
―――導入後、具体的にどのような業務効率化や成果が得られましたか。
最も大きかったのは、以前行っていた週1回の顧客管理の確認会議が完全になくなったことです。
また、担当者変更時の引き継ぎにかかる時間も、1時間から30分へと半減しました。この削減できた時間は、お客様との商談や新規開拓のテレアポなど、直接売上につながるインサイドセールス的な活動に充てられるようになりました。
―――営業活動の成果として、数値的な変化は見られましたか。
具体的な数値として出すのは難しい部分もありますが、営業の取りこぼしが大幅に減り、受注件数は確実に増えていると体感しています。次回フォローの抜け漏れ防止や休眠顧客への再アプローチ、案件の優先順位付けがしやすくなりました。
導入後は次回アクションとステータスを明確に管理できるようになったため、新規商談からの追客率は体感で1〜2割ほど改善しました。年間のシステム利用料以上の効果は十分に出ていると考えています。
営業が楽になるメリットを提示し、現場の反発を抑え社内定着に成功
―――新しいシステムを導入する際、現場の従業員からの反発や疑問の声はありましたか。
導入当初は「入力作業が増えて手間にならないか」「今までのやり方でも回っていた」といった声が一定数ありました。
営業メンバーは日々の商談や外出で忙しいため、「管理のための管理」になってしまうと定着しません。現場が「上司のために入力しているだけ」と感じてしまう懸念については、私自身も強く理解していました。
―――そのような現場の声に対して、社内定着に向けてどのような施策を行いましたか。
使い方を教える前に「なぜCRMが必要なのか」「導入すると何が楽になるのか」を共有することを徹底しました。具体的には営業メンバー向けに説明会を3回ほど実施し、対応漏れを減らすことや引き継ぎを楽にすることなど、現場側のメリットを伝えました。
また、運用面でも最初から完璧を求めず、必須の入力項目を最低限に絞り、ステータスの名前を分かりやすく統一する工夫を行いました。
「商談後は必ず次回アクション日を入れる」といった最低限のルールから始めたことで、徐々に「意外と便利だ」「手間が少ない」という声が増えていきました。
―――最後に、今回の導入プロジェクトを振り返っての総合的な評価をお聞かせください。
10段階評価で言うと「8」です。不便さはほとんど感じておらず、受注件数が増加している成果を踏まえると非常に満足しています。
マイナス2点にした理由は、私たちが契約したスタンダードコースの最低契約数が10ユーザーからだったためです。当時は営業メンバー5人での利用だったため、もう少し細かい単位で契約できれば、さらに初期のコストを抑えられたのではないかと感じています。
とはいえ、今後の増員を見越せば妥当な投資であり、導入して本当に良かったと考えています。システム機能の枠を超えて、運用設計や社内定着の重要性を学ぶことができた有意義なプロジェクトでした。
kintone
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
