Sansan
導入事例 Nさん
- 男性 30代前半
- メーカー/製造系
- 従業員数 51〜100人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：属人的な紙の管理により、引き継ぎや営業機会の損失が発生
―――まずは、貴社の事業内容とご自身の役割について教えてください。
従業員数51〜100人規模のゴム製品の製造業を営んでおります。
私は総務経理部で係長をしており、今回の名刺管理ソフト導入においては、窓口およびチームリーダーとして情報収集や現場の取りまとめを担当しました。
―――名刺管理ソフトを導入される以前は、どのように営業活動や名刺の管理を行っていましたか。
導入前は、それぞれが個人で紙の名刺を管理している状況でした。チームで共有する仕組みがなかったため、誰にどの担当が付いているのか、どのような販路があるのかが、毎回リセットされてしまうという課題がありました。
―――個人での管理によって、具体的にどのような問題が発生していたのでしょうか。
担当者が急に退職した際、お客様の窓口が不明確になり、案件が流れてしまうことがありました。また、お客様からの突然のご連絡に対しても状況把握ができず、スムーズな対応ができないケースも発生していました。
また、いただいた名刺を活かせず営業機会を逃してしまったり、上司のサポートが行き届かなかったりする状態でした。
細かい顧客情報の追記機能と、圧倒的なコストパフォーマンスが決め手
―――名刺管理ソフトの導入を検討し始めたきっかけについて教えてください。
大きな目的は業務効率化です。紙での管理は人によって方法が統一されておらず、名刺を探すのに手間がかかっていました。名刺データを一元管理することで、他のメンバーと営業情報や機会を共有し、スムーズに引き継ぎができる組織を作りたいと考えたのがきっかけです。
―――複数あるサービスの中から、最終的に「Sansan」を選定された決め手は何だったのでしょうか。
3社ほど比較検討した中で、操作のしやすさに加えて、顧客データに細かい補足事項を追記できる点が一番の決め手でした。
単なる連絡先だけでなく、お客様の特徴や性格、直接接しないと分からない要注意ポイントなどを記録できます。これにより、新しい担当者に代わっても接し方に気をつけることができ、案件をこぼさず信頼関係を築きやすいと考えました。
―――導入費用について、他社と比較してどのように感じられましたか。
初期費用はキャンペーンを活用したため0円でした。また、ライセンスは営業メンバーなど11名で利用しており、費用は1人あたり月額330円でした。
キャンペーンの影響もあり、他社と比較しても非常に安く導入できたと感じています。
探す手間を省き、どこからでも上司がフォローできる体制へ
―――「Sansan」導入後、名刺の管理や営業のフローはどのように変化しましたか。
いただいた名刺はすべてシステムに登録して、オンラインで管理しています。そこに営業日報を紐付けたり、担当者の特徴を書き込んだりすることで、常に最新の情報を共有できるようになりました。
上司も出張先などからオンラインで確認できるため、タイムリーな営業フォローができる体制になっています。
―――業務効率化について、具体的に短縮された時間などはありますか。
名刺を探す手間が大幅に省けました。以前は紙の束から探すのに1〜2分かかっていたものが、今では検索機能を使って30秒ほどで見つけられるようになっています。
―――定量的なコスト削減や、それ以外の効果についてはどのようにお考えですか。
直接的なコスト削減額を算出するのは難しいですが、業務効率の向上や働きやすい職場環境づくりという面で非常に大きな効果を感じています。
情報が共有されたことで、営業担当が一人で抱え込みにくくなり、顧客へのレスポンスも早くなりました。支払っている費用に見合った効果は十分に出ていると思います。
スムーズな社内定着と、さらなる操作性の向上への期待
―――新しいシステムの導入にあたり、社内への周知や教育はどのように行いましたか。
導入を支援してくれた会社と一緒に勉強会を開催し、資料を用意して説明しました。営業メンバーは20代後半から30代前半と比較的若いこともあり、一度講義をすればすぐに使い方を理解してくれました。
その後は個別に分からないことがあれば都度聞くという形で、特別な定着施策を行わなくてもスムーズに運用が定着しました。
―――今回の導入を10段階で評価すると何点になりますか。
9点です。
―――マイナス1点の理由や、今後の機能に期待することがあれば教えてください。
名刺情報を編集する際に、プレビュー機能がない点です。修正した画面が意図した通りに反映されているか確認しづらく、やり直す手間が発生することがあります。
事前にそこまで考慮できていなかったのですが、この修正画面が見やすくなれば、申し分のない10点になると思います。
全体としては非常に使いやすく、得られたメリットの方がはるかに大きいと感じています。
Sansan
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
