Sansan
導入事例 Yさん
- 男性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 51〜100人
- 営業
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excel管理による工数増加と、週1回の確認作業が招いた年間60件の商談機会損失
―――名刺管理ソフトの導入に携わった当時のご自身の役割について教えてください。
導入当時、私は営業職の一般職でしたが、社長からプロジェクトの主担当に任命され、情報収集から最終的な稟議の作成までを現場リーダーとして一任されていました。決裁権自体は社長にありました。
―――「Sansan」を導入する前は、どのように名刺の管理や営業活動を行っていたのでしょうか。
当時は名刺管理ソフトを使用しておらず、各自が受け取った紙の名刺を個人の手元で管理していました。その情報を社内のExcel管理表へ手動で1行ずつ入力していくスタイルをとっていたのですが、どうしても入力漏れや、1週間から1か月分をまとめて更新するメンバーが出てしまっていました。
そのため、情報の差分チェックや更新漏れの確認に多くの時間を費やしていました。
―――その確認作業は、具体的にどのようなフローで行われていたのですか。
毎週金曜日の17時から15分間、獲得した名刺が正しく入力されているかをチェックするための会議を定例で設けていました。各営業担当から名刺を集めて突き合わせを行っていたのですが、この作業が月間で約2時間の工数になっていました。
また、入力漏れがあったメンバーはその日の夕方以降に残業して対応せざるを得ず、現場にとっても煩わしさや非効率さを感じる原因になっていました。
―――毎週金曜日の確認作業は、実際の営業活動にどのような影響を与えていましたか。
非常に大きな機会損失が生じていました。金曜日の17時といえば、お客様から「この時間から1時間ほど商談をしたい」とアプローチをいただくことが多い時間帯です。
しかし、社内の確認作業を優先せざるを得ず、商談の時間をずらしてもらったり、最悪の場合は商談自体が流れてしまったりすることがありました。
特に展示会で接点を持った新規のお客様との間で、こうしたロスが各メンバーに月1件ペースで発生していました。
―――営業担当者全員で換算すると、どの程度の損失になっていたのでしょうか。
当時、営業担当者は5名いましたので、月5件、年間で計算するとチーム全体で約60件もの新規商談機会を逃していたことになります。
弊社のデータでは、新規商談から受注に至る確率が約10分の1でしたので、名刺の確認作業という社内都合のために、年間で約6件の成約（受注）を落としていた計算になります。
現場の使いやすさとOCR精度を重視 kintone連携を見据え選定
―――名刺管理ソフトの導入を本格的に検討し始めたきっかけについて教えてください。
毎週の確認作業の場で、メンバーから管理方法への不満や課題が常々上がっていたことが発端です。
そこで私の前職での利用経験をベースに、「Sansanのような名刺管理ソフトを導入すれば、この非効率な状況を改善できるのではないか」と社長に上申したところ、正式にプロジェクトが始動しました。
現場の要望を吸い上げながら、約3か月をかけて選定を進めました。
―――選定にあたり、どのような基準を重視されましたか。
最も重視したのは、現場の営業担当者が迷わず使いこなせるかという点です。例えば、遠方への訪問商談の帰り道、新幹線での移動中などでも手軽にスマートフォンから登録できる操作性を求めていました。
また、読み取り（OCR）の精度も非常に重要でした。データ化された内容に誤字脱字が多いと、結局手修正の工数が発生してしまいます。
Sansanの営業担当者からデモ機を借り、10枚のサンプル名刺でトライアル検証を行いました。結果としてすべて正確に反映されたため、これなら実業務に耐えられると確信しました。
―――コスト面や、他システムとの連携についてはいかがでしょうか。
社長からは「年間予算100万円以内」という明確な上限を指示されていました。Sansanは初期費用が約10万円、月額費用が約7万円でしたので、年間約84万円となり予算内にしっかりと収まりました。比較コンペに挙げた「Eight Team（エイトチーム）」などの他社サービスと比べてもコスト差はほとんどなく、妥協なく選定できました。
さらに、弊社が営業管理（CRM）として日頃から活用している「kintone（キントーン）」との連携のしやすさも、選定の重要な決定要素となりました。
名刺処理時間を半日から40分に大幅短縮 社内確認会を無くし営業活動へ集中
―――導入後、名刺の管理方法や営業フローはどのように変わりましたか。
交換した名刺はすべてその日のうちにSansanでスキャンし、データ化する運用へ移行しました。
Sansanから顧客情報をCSVやExcelで抽出し、kintoneの顧客管理ページへインポートするフローを構築しています。この連携作業自体も非常にシンプルで、各営業担当者に2回ほど手順を説明しただけで、その後は誰も迷うことなく自走できています。
―――具体的にどれくらいの業務効率化につながりましたか。
まず、毎週金曜日に15分かけて行っていた手動での入力漏れチェックや突き合わせの会議が、完全に不要になりました。Sansanを見れば最新の正しい情報がリアルタイムに共有されていると信頼できるため、社内の無駄な確認会がなくなり、その時間をそのまま新規のお客様との商談に充てられるようになりました。
―――名刺を登録する手作業の工数自体も削減されましたか。
劇的に短縮されました。導入前は、名刺1件あたり手入力で3分から5分かかっていました。特に展示会後には50枚から100枚の名刺をまとめて処理する必要があり、入力や過去データとの照合を含めると、全体で約200分、実質半日近くの時間を使い切っていました。
しかしSansan導入後は、1件あたりの作業が30秒から1分程度になり、50枚の処理も40分〜50分程度で完了するようになりました。
―――短縮された時間は、現在どのような活動に活用されていますか。
展示会で接点を持った見込み顧客への、スピード感を持った初回フォローに充てています。当日中の御礼メール送信や電話でのアプローチ、商談獲得に向けた顧客の優先順位付けなどが迅速に行えるようになりました。
展示会当日の取り込みルール化で即座に定着 属人化を解消し組織的なフォローを実現
―――フルリモート環境での導入とのことですが、社内へ定着させるためにどのような工夫をされましたか。
まずはSlackで導入の目的とタイミングを全体へ周知しました。その後、Web会議システムを使って1時間の勉強会を開催し、ツールの概要説明と、実際の登録からkintone連携までの手順を画面共有しながら実演しました。
また、1回聞いただけでは質問しづらいメンバーのために、Slackでの個別DM対応に加え、匿名の「ご意見箱」を設置して質問を吸い上げる動線を構築しました。
ただ、Sansan自体が非常に使いやすかったこともあり、各メンバーが1回ずつ質問した後は、各自がスムーズに操作に慣れていきました。想定よりもはるかに早いスピードで現場へ浸透したと感じています。
―――運用のルール化において、成功のポイントはありましたか。
「展示会で獲得した名刺は、当日中に必ずSansanへ取り込む」という運用ルールを明確に設けたことです。
これにより、メンバー間で入力のタイミングがばらつくのを防ぐことができました。結果として、営業マネージャー側も各メンバーの営業進捗やアプローチ状況をオンライン上でタイムリーに把握できるようになりました。
―――最後に、Sansanを導入して最も良かったと感じる点を含め、総合的な評価を教えてください。
10点満点であれば「9点」と高く評価しています。誰が過去にどの顧客と接点を持っていたかが一目で確認できるようになり、営業の属人化が解消されました。
オンライン上で出張先などからでも情報が見られるため、上司からのタイムリーな営業サポート体制が整い、働きやすい職場環境の実現にもつながっています。
マイナス1点の理由としては、名刺情報のデータ編集時にプレビュー機能がない点です。修正内容が意図通りに反映されているか画面上で確認しづらく、仕上がりを見てからやり直す手間の発生が導入前の想定から漏れていました。
しかし、この修正画面の視認性さえ向上すれば10点満点と言えますし、現状でも支払っている費用に対してそれ以上のメリットを十分に実感しています。
Sansan
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
