不動産業界におけるグループウェアの有用性 | 導入のメリットや役立つ機能、おすすめサービス
さまざまな業界でビジネスの規模を問わず導入されるようになってきたグループウェア。その影響は日々大量の顧客情報を扱う不動産業界も例外ではありません。
しかし一方で、グループウェアの活用についてよく検討しないまま導入してしまうケースもみられるようです。そこで、グループウェアとはどういうものか、基本的なところから解説するとともに、特に不動産業界におすすめのシステムを紹介していきます。
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グループウェアとは
まず、グループウェアとはどういうものか、その概要から説明します。
グループウェアの概要
グループウェアとは、社内のスタッフ同士が情報共有をしたり、コミュニケーションを円滑に進めたりするために開発されたソフトウェアで、業務効率を向上させるさまざまな機能を備えています。
社内ネットワークを活用してコミュニケーションを行うことで、仕事の効率を上げるためのツールの総称と捉えると良いでしょう。たとえば、メール機能やスケジュール機能、文書管理機能、掲示板など、日々の業務をサポートするための多くの機能があります。
グループウェアの概念自体は1960年代に登場していたと言われ、90年代後半にIBMがLotas Notes4.0をリリースしたことで広まったとされています。
また、以下の記事ではグループウェアの概要について事例を交えて解説しています。こちらもぜひご覧ください。
グループウェア導入の3つのメリット
グループウェアを導入するメリットとしては、主に以下の3つが挙げられるでしょう。
情報共有のためのインフラ構築
グループウェアの導入により、業務情報や社内における知識の効率なデータ化ができるようになります。いわば業務に関する情報インフラを構築でき、従来は紙媒体の書類を探す必要があった情報でもパソコンによる検索で即時に入手できるようになります。
たとえば、グループウェアの代表的機能である掲示板の活用でグループ内に連絡を通達したり、機能マニュアルを配置することでスタッフがいつでも閲覧できるようになったりします。
情報共有・情報活用の効率化
グループウェアを導入する企業が最も活用している機能は、チャットやファイル管理などの情報共有機能であるといわれています。必要データをグループ内で共有して活用したり、メンバー間で進捗状況を管理したりすることによって、相互のコミュニケーション上の無駄を省き、業務効率を向上させることが可能です。
オフィス業務の効率化・削減
スタッフ同士のやりとりの効率化のみならず、必要書類の申請や承認といった仕事の短縮や、会議室などの予約といった業務上必要な雑務を簡略化できます。
こういった細かい作業は意外に時間が取られるので、グループウェアによる自動化でオフィス業務の効率化を実現できます。
デメリットはあるか？
導入にあたってデメリットとなる要素はあるのでしょうか？
結論をいえば、導入および運用に若干のコストがかかるのみで、それ以外に起こるデメリットは、ほぼないでしょう。
さまざまな機能があるため、自社環境に合ったものを適切に選び、どの機能を活用するかを吟味して運用することで、ほぼ確実に業務の生産性を向上させられるでしょう。
ただし、自社環境に適さないものを選択してしまうと、逆に運用に手間が掛かる可能性もあるので、システムの選択には注意が必要です。
また、以下の記事ではグループウェア導入のメリット・デメリットについてより詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
グループウェアの一般的な機能紹介
グループウェアの有する一般的な機能を紹介します。以下は代表的なものですが、それ以外にも開発企業によってさまざまな機能が付加されています。
メール
ビジネスでは欠かすことのできないメールのやりとりですが、グループウェアでも独自のアドレスを取得し、メールの送受信を行うことが可能です。
アドレス帳
スタッフやクライアントなど、企業や個人の連絡先を共有できます。スケジュール機能などと連動することで顧客情報を一元管理できるものもあり、継続的な顧客サポートを支援してくれます。
メッセージ（タイムライン）
チーム内のメンバーや他部署のスタッフとメッセージのやり取りができます。Eメールのように一方通行ではなく双方向のコミュニケーションが可能になるため、相手とのやり取りによって得た情報が埋もれるのを避けられます。
ToDoリスト
その日にこなさなければならない重要な仕事など、スタッフ一人ひとりのToDoを管理できます。トップページなどにToDoの締切りが表示されるものも多く、重要な仕事を忘れたり、見落としたりするのを防ぐことができます。
ワークフロー管理
経費や稟議に関する申請業務を電子化することで担当者が進捗状況をすぐに確認できます。スマホなどを使って外出先から決済できるものもあり、スムーズな経費精算が可能です。
出退勤管理
スタッフの出退勤の管理も可能です。グループウェアにログインしたタイミングでタイムカードに自動的に打刻できるものが多く、スタッフの打刻忘れを防ぐことができ、出勤時間や残業時間などをしっかりと管理できます。
不動産業界で役立つグループウェアの機能紹介
続いて、特に不動産業界で役立つグループウェアが有する機能について紹介しておきます。
賃貸物件契約管理
不動産業界に特化したグループウェアでは、物件の契約状況を一覧で確認できるものがあります。一般的なグループウェアでも顧客管理アプリを独自にカスタマイズすることによって自社に最適な契約管理アプリを作成でき、物件の絞込みや更新の確認作業などを効率化できます。
物件情報管理
各物件の情報を簡単に確認でき、他の店舗と情報の共有が可能です。こちらも一般的なグループウェアを独自にカスタマイズすることで実装しても良いでしょう。
契約書類作成
契約書などの重要書類の作成や業務データの管理ができ、社内で共有可能です。ファイル数が増えても簡単に検索できるため、目的の情報を素早く見つけられます。
スケジュール管理
物件紹介の日時や会議などの日程調整ができ、チーム内で共有可能です。上述の物件管理と連動させるで、スムーズな顧客対応が可能になるでしょう。
代表的グループウェア6選
グループウェアの代表的機能について説明したところで、最後に不動産業界におすすめの代表的なグループウェアを紹介しておきましょう。
また、本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下から詳細をご覧になれます。
Office 365 with KDDI
- マイクロソフトのサブスクリプションサービス
- クラウドタイプのため簡単に導入可能
- 使い慣れたOffice製品が利用できる
Office 365 with KDDIは、マイクロソフト社の製品（Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote、OneDriveなど）をクラウド環境で利用できるものです。いわばマイクロソフトの製品ツール郡なので、自社に合った環境で運用するにはある程度のカスタマイズが必要となります。しかし、多くの企業にとってなじみのあるツールばかりなので自在にカスタマイズして活用したいのであれば、グループウェアとして導入するのも有効でしょう。
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ） - 株式会社ネオジャパン
画像出典：desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）公式サイト
- 国内最大級の導入実績
- 直感的でわかりやすいインターフェース
- 先進技術や流行機能を積極実装
desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）は、デスクネッツ・ネオとは国内最大級の導入実績を誇るWEBベースのグループウェアです。直感的でわかりやすいインターフェースと、どんな業界でも活用できる豊富な機能を標準搭載している点が特徴です。ユーザー数も300万人以上ともいわれており、顧客満足度調査においては毎年高い評価を得ています。グループウェアの導入に迷ったらこれを選択しておけば間違いないでしょう。
サイボウズOffice
- 10年連続国内シェアナンバーワン
- 日本特有のビジネスニーズを反映
- 安心のフォロー体制
サイボウズOfficeは、10年連続国内シェアナンバーワンを誇る代表的なグループウェアです。10,000社以上の顧客の要望を反映することにより、不動産業界を含めた多くの業界が本当に必要とする機能を集約しています。導入形態はパッケージ版とクラウド版があり、自社に適したプランを選択できます。
ESいい物件One
- 不動産業に特化したデータベースシステム
- すべての情報をクラウド環境で一元管理
- 業態に左右されずに情報提供が可能
ESいい物件Oneは、不動産業に特化したクラウドで提供するデータベースシステムです。物件情報をはじめ、顧客情報、契約情報など、不動産業者が取り扱う情報を業態に左右されることなく一元管理可能です。賃貸でも売買でも、すべての情報を1つのデータベースに集約するため、店舗間で情報の落差をなくし顧客に対して常に最新の情報を提供できるようになります。
X-point Cloud
- 直感的な入力フォーム
- 1ユーザー月額500円から導入可能
- 外出先でも承認や申請が可能
X-point Cloudは、低価格で導入可能なクラウド型のワークフローシステムです。1ユーザー月額500円から手軽に導入できるため、不動産業のみならず多くの企業が活用しています。紙帳票をイメージした入力フォームで手書き感覚で申請書を作成、使用でき、スマホやタブレットによって外出先からでも申請や承認が可能です。クラウドサービスのため設備投資が不要な点も魅力です。
ひかりクラウド スマートスタディ
- 情報配信に掛かる負担の軽減
- 業務の効率化
- 場所を選ばないワークスタイル促進
ひかりクラウド スマートスタディは、伝達事項の閲覧履歴をチェックできるサービスです。コンテンツを配信しても「見ていなかった」というケースを想定して、送信相手の閲覧履歴を確認できます。これを利用すれば、確認した／確認していないのいざこざは解消できます。
グループウェアを導入して効率的な物件管理を実現
グループウェアについての基本的な情報から、不動産業界におすすめのものまで紹介しました。現在、業界にはさまざまなグループウェアが存在していますが、それぞれの製品の強みやメリット、選定ポイントなどを知っているだけで導入失敗の可能性は下がります。
導入する際には、事前に必要な機能を洗い出しておき、その部分に強みをもつシステムを選択しましょう。
また、以下の記事では本記事で取り上げたグループウェアよりも多くのシステムを比較しています。こちらもぜひご覧ください。
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