グループウェアのメリット・デメリット | 導入に失敗しない比較ポイント

グループウェアとは

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するビジネスソフトウェアのことです。

グループウェアの具体的なシステムには、サイボウズ Officeやdesknet's NEOのような日本製ものや、Microsoft 365やGoogle Workspaceのような海外製のものがあります。

グループウェアの機能

グループウェアには、コミュニケーションを円滑にするための機能が備わっています。

グループのスケジュール管理や個人のタスク管理で業務を可視化し、チャットやメール、ファイル共有でコミュニケーションをスムーズにしてくれるでしょう。掲示板、ワークフロー、ビデオ会議、施設予約など、チームの生産性を高める機能もあります。

各機能の詳細については次の記事で解説しています。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアのメリットは、社内情報共有による業務効率化です。具体的には、企業がグループウェアを導入することで、次のようなメリットがあります。

• 情報・ナレッジの共有がスムーズ
• ペーパーレス化でコスト削減
• クラウド型ならリモートワークも円滑
• Web会議・ビデオ会議機能で生産性を向上
• ワークフローで承認作業を簡略化

業務情報・ナレッジの共有がスムーズ

グループウェアの活用により、情報やナレッジを全社的に共有できる点がメリットです。

情報の公開範囲を設定すれば、営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみといったように限定的に情報共有が可能。また管理者権限を設定すれば、特定の社員やグループのみに権限を付与でき、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

さらに、タイムライン機能を備えたグループウェアなら、コミュニケーションの円滑化が図れるのもメリットです。見落として欲しくない情報にはアラート機能をつければ、実際に声をかけたり周知メールを出したりする手間も省けます。

ペーパーレス化でコスト削減

グループウェアにはファイル共有機能があるため、紙媒体の資料を電子化できる点もメリットです。データの場合、ファイルを更新した時点でリアルタイムで最新バージョンを確認可能なため、素早い情報共有にも役立ちます。

文書管理システムのように、デスクに散在している書類を電子化して整理することで、ペーパーレスにつながりコスト削減できるのもメリットです。

クラウド型ならリモートワークも円滑

クラウド型のグループウェアであれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの複数デバイスに対応しているサービスがほとんどです。

社内のちょっとした移動時や外出時など、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所を選ばずシームレスなコミュニケーションが実現します。リモートワークに役立つのも大きなメリットです。

Web会議で生産性を向上

グループウェアのWeb会議機能によって、デスクから会議室に集合する必要がなくなる点もメリットです。出社時はもちろん、在宅勤務や外出時であってもすばやく打ち合わせを開始可能。ツールによっては外部関係者ともコミュニケーションをとれます。

また、勤務先や打ち合わせ場所に行く時間や交通費の削減にもつながるため、コスト削減にもつながります。

ワークフローで承認作業を簡略化

多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されており、稟議や回覧の煩雑な承認作業を簡略化してくれる点もメリットの一つです。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布して承認までの時間を短縮できたりします。

グループウェアを導入するデメリット

多くのメリットをもつグループウェアにもデメリットがあり、次に紹介する3つが代表的なものです。

• フラットなコミュニケーションツールとは限らない
• 導入から定着が簡単ではない
• 導入コストがかかる

フラットなコミュニケーションツールとは限らない

グループウェアはグループチャットや掲示板を作成する際、管理者の許可を得る場合があります。そのためグループウェアの活用にハードルを高く感じる社員も多く、部門間や役職の垣根を越えたコミュニケーションの実現には不向きです。

社内でフラットなコミュニケーションを実現したいのであれば、社内SNSの導入がおすすめです。グループウェアでは情報共有やスケジュール管理など、主に業務効率化を目的として導入した方がよいでしょう。

導入から定着が簡単ではない

グループウェアの導入は簡単ではありません。2000年ごろから急速に普及し、すでに成熟している市場で成功事例も多く報告されているものの、導入の際にはマニュアルの整備やレクチャー、外部との利用ルールなどさまざまなタスクがつきまといます。

グループウェアの導入目的やメリットを、きちんと従業員に浸透させておかないと、実際に活用されずに導入が失敗に終わる場合もあります。

導入コストがかかる

グループウェアには有料と無料、どちらのバージョンも存在します。無料のツールを使用すればコストはかかりませんが、ある程度の利用人数と機能が欲しい場合は有料ツールが必要です。Microsoft 365やGoogle Workspaceを導入したい場合も利用料金がかかります。

とはいえ、業務効率やテレワークの時代に円滑にコミュニケーションを行うためには、必要経費として予算内で有料グループウェアを検討する価値はあるでしょう。

グループウェアの導入で失敗しないための比較ポイント

グループウェアを導入で失敗しないために、押さえておきたい比較ポイントは次のとおりです。

• グループウェアの導入目的をはっきりさせる
• 環境や業務内容に合ったツールを選ぶ
• 誰でも操作しやすいグループウェアを選ぶ
• 無料トライアルを活用する

グループウェアの導入目的をはっきりさせる

グループウェアの導入するには、「業効率化を図りたい」「社内のコミュニケーションをスムーズにしたい」など何かしらも目的があるはずです。

「最近流行っているから我が社も入れてみよう」となんとなく有名なツールを導入したとしても、目的とズレたツールであれば、本来の機能を発揮できません。そのためには、社内で課題をリストアップし、グループウェアで解決したい課題をしっかり把握することが大切です。

課題を解決できる機能が搭載されているかどうかを比較してみましょう。

環境や業務内容に合ったツールを選ぶ

企業規模や利用人数によっても、選択すべきツールは変わります。コミュニケーションツールのみで利用、他のシステムと連携して総合的に利用、など利用環境によってツールの性能や料金体系も違うので注意しましょう。

外出先からのアクセスが多い場合は、スマートフォンに対応しているかも重要です。目的と合わせてスペック面も、グループウェアを選ぶ前に洗い出しておきましょう。

有料・無料、使用可能人数などが比較のポイントとなります。

誰でも操作しやすいグループウェアを選ぶ

グループウェアはすべての社員が利用しないと意味がありません。ITスキルの個人差があっても問題なく操作できるような、使い勝手のよいツールを選ぶことも大切です。基本的にドラッグアンドドロップの操作が中心で、直感的に使えるツールを選ぶようにするのがおすすめです。

簡単操作、シンプルな使用感をうたっているかどうかに注目してみましょう。

無料トライアルを活用する

無料トライアルがあるグループウェアは、積極的に活用しましょう。一定期間、機能制限なしで使えるツールも多数存在します。ニーズに合った機能を搭載しているか、社員が使いこなせそうかなど、無料期間で判断しておくと、導入後に失敗する可能性がさらに低くなります。

無料トライアルの有無や無料期間の長さを比較してみてください。

サービスによってメリットとデメリットは異なる

紹介したグループウェアのメリット・デメリットは基本的な情報で、各サービスがもつメリット・デメリットは他にも多くあります。実際のサービスをチェックして、強みや弱みを把握しましょう。

• グループウェアのおすすめ比較
• グループウェアの比較（無料）
• グループウェアの比較（中小企業）
• グループウェアの比較（銀行業界）
• グループウェアの比較（建設業）
• グループウェアの比較（小売業）
• グループウェアの比較（製造業）
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