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グループウェアを導入するメリット・デメリット | 失敗しない運用ポイント

最終更新日時:
記事の情報は2021-07-19時点のものです。
グループウェア導入で重要なことは、メリットとデメリットをしっかりと把握したうえで導入を進めることです。そのメリットとデメリットを紹介していきます。

グループウェア導入で重要なことは、メリットとデメリットをしっかりと把握したうえで導入を進めることです。失敗しない導入を実現するためには両観点からグループウェアを理解する必要があります。そんなグループウェアのメリットとデメリットをまとめてみました。

メリット・デメリットはサービスによっても異なります。もし導入でお悩みでしたら下の記事で実際のサービスもご覧になってから検討されるとよいでしょう。

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グループウェアのメリット

グループウェアはチャット・掲示板・ファイル共有などが利点のツールです。導入することで、大企業・中小企業はもちろん、個人のプロジェクトでも業務を効率化できます。

また単純に「業務効率化」といってもさまざまな種類があり、グループウェアはあらゆる観点から業務効率化を実現可能です。具体例としては、グループウェアを導入することで、次のようなメリットがあります。

  • 情報・ナレッジの共有がスムーズ
  • 業務連絡の効率化
  • 半ペーパーレス化でコスト削減
  • マルチデバイス対応でどこからでもアクセス
  • Web会議・ビデオ会議機能で会議の効率化
  • ワークフロー機能で承認作業を簡略化

グループウェアが持つ特徴・メリットをそれぞれ紹介していきます。

1.業務情報・ナレッジの共有がスムーズ

グループウェアの掲示板機能を活用すれば、業務に関する情報やナレッジを全社的に共有できます。これまで紙媒体で共有してきたマニュアルなども、グループウェア上で確認できるが大きなメリットです。アプリに対応していれば、外出先からも確認できます。

また、公開する範囲も設定できるので営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみと、合理的に情報・ナレッジを管理できます。公開範囲を設定することで、業務の混乱を防ぐ効果も得られます。

管理者権限を設定すれば、社員の閲覧可能な範囲を限定可能です。企業の機密情報は守られるので、内部犯行による情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

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2.業務連絡の効率化

グループチャットを活用することで、業務連絡の効率化も可能です。これまで内線やEメールよりも早く連絡ができ、時系列でメッセージが表示されるので確認もしやすくなります。メッセージの発信者側も、未読確認もできるので連絡漏れがありません。

たとえば、部門朝礼の業務連絡でグループウェアを活用すれば、時短にもなります。朝の時間を有意義に過ごせます。

3.半ペーパーレス化

グループウェアにはファイル共有機能があるため、これまで紙媒体で配布していた資料も電子化したもので一斉配布できます。

また、文書管理システムほどではないにしろデスクの上に散在している書類を電子化して整理することで、半ペーパーレスにつながりコスト削減にもなります。

4.マルチデバイス対応

クラウド型グループウェアであれば、PC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイス対応のサービスがほとんどです。社内のちょっとした移動時、営業先、外出時など、インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでもどこでも利用できるのでシームレスなコミュニケーションを実現します。

また、インターフェースは各デバイスに最適化されているで使いやすさも兼ね備えています。

5.ビデオ会議

ビデオ会議機能があるのでちょっとしたミーティングであれば、デスクから会議室に集合する必要もなくなります。会議室に向かい会議がスタートするまでの時間に5分かかると仮定し、ビデオ会議機能で時短できるとなると年間で2.5日も短縮可能です。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

グループウェアの導入によって、こういった細かい時短の積み重ねが大きな業務効率化につなげられるのです。

6.ワークフロー

多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されていて、煩雑な承認作業を簡略化してくれます。特に上司の出張が多い職場や、承認までのフローが長い職場では重宝するはずです。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布し承認までの時間を短縮することも可能となります。

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グループウェアのデメリット

多くのメリットを持つグループウェアにもデメリットがあり、次に紹介する2つが代表的なものです。

  • フラットなコミュニケーションツールではない
  • 導入は簡単じゃない

それぞれのデメリットについて説明します。

1.フラットなコミュニケーションツールではない

グループウェアはグループチャットや掲示板を作成する際、多くの場合管理者の許可を得る必要があります(企業により例外もあり)。そのためグループウェアの活用にハードルを高く感じる方も多く、部門間や役職の垣根を越えたコミュニケーションの実現には不向きです。

フラットなコミュニケーションを実現したいのであれば導入すべきは社内SNSの利用がおすすめです。グループウェアでは情報の共有や業務効率化など実務に関する改善に注力する方が力を発揮するでしょう。

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2.導入は簡単じゃない

グループウェアの導入は簡単ではありません。2000年ごろから急速に普及し、すでに成熟している市場で成功事例も多く報告されているものの、導入の際にはマニュアルの整備やレクチャー、外部との利用ルールなどさまざまなタスクがつきまといます。

そのため、導入時はやはりくつかポイントを押さえる必要があり、慎重に導入しなくては失敗に終わるケースも多いです。

グループウェアを選ぶポイント

上記で述べた通り、グループウェアにはメリットとデメリットがあります。そのなかで特にどのような点に注意してグループウェアを選ぶべきか、3つのポイントに分けて説明します。

ワーキングスタイルにあっているか

グループウェアを選ぶ上で一番重要なのが、ワーキングスタイルにあっているかという点です。日ごろから使っているアプリやソフトと連携できるか・社員数に適したツールかなどが、チェックポイントになります。

扱いやすい操作性か

操作性も重要なポイントです。機能が揃っていても、使い勝手が悪いと、社員もどんどん使わなくなっていってしまいます。ほとんどのグループウェアにはデモや無料プランがあるので、一度試してみて使い勝手を試してみるとよいでしょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

グループウェアは、社内はもちろん場合によっては社外とのやり取りにも使うことになるので、セキュリティ対策は重要です。暗号化通信やセキュリティマークなどに対応しているかが導入の目安になるでしょう。

まとめ

ここで紹介したグループウェアのメリット・デメリットは基本的なもので、各サービスが持つメリット・デメリットが他にもあります。そのためすべてを把握したいのであれば、各サービスの無料トライアルを積極的に活用しましょう。

紹介したメリットとデメリット、そして各サービスが持つメリット・デメリットを統合したうえで導入を進めてください。


「まだまだグループウェアについて知りたい」
「グループウェアに関するサービスを見てみたい」

と、思った方は以下のサービス比較や関連記事もぜひ参考にしてみてください!

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