Google ドライブでファイル共有する方法 | 共有権限や通知の設定も解説
オンラインストレージには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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※記事の後半ではダウンロードできる資料の一部を公開しています。
「ファイル共有をしたいけど、容量が大きすぎてメールでは送れなかった」ということはありませんか。
そのようにメールに添付できない大容量のファイルも、複数の方と誰でも簡単に共有できるGoogleのオンラインストレージサービス「Google ドライブ」について紹介します。
Google アカウントがあれば、15GBまで無料で利用できるのも特徴です（Gmail・Google フォトと合算の容量）。
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Google ドライブとは？
Google ドライブとはGoogleのオンラインストレージサービスで、大容量のファイルでもいつでも簡単に他の方と共有できる優れたサービスです。
ブラウザやスマホアプリ、パソコン版ドライブ（Drive for desktop）からアクセスでき、社内外のメンバーとファイルを安全に共有できます。
ここでは、Google ドライブの基本的なファイル共有方法を紹介していきます。
Google ドライブでファイルを共有する方法
- Chromeなどから「Google ドライブ」にアクセスする
- 「マイドライブ」に共有したいファイルをアップロードする
- ファイルを共有設定にする
Google ドライブでファイルを共有する方法は、たった3ステップです。1〜3の手順でファイルの共有方法を解説していきます。
1.「Google ドライブ」にアクセスする
下記からGoogle ドライブにアクセスできます。
必要に応じて、パソコンからも使えるパソコン版 Google ドライブをダウンロードしておくと、ローカルフォルダと同期しながら利用できます。
2.マイドライブに共有したいファイルをアップロードする
はじめに、左側のマイドライブを選択します。
Google ドライブのファイルリスト部分に、アップロードしたいファイルをクリックしたままドラッグして移動します（ドラッグ＆ドロップ）。そうすると簡単にアップロードできます。
ファイルをドラッグ＆ドロップできない場合は、ファイルを選択してアップロードします。
Google ドライブ画面左上の［新規］ボタン →［ファイルのアップロード］（または［フォルダのアップロード］）をクリックします。
アップロードするファイル・フォルダを選び［開く］をクリックします。
Google ドライブにファイル・フォルダのアップロードが始まると、画面右下にファイルの進行状況が表示されます。
Google ドライブへのファイル・フォルダのアップロードが完了すると、ファイルリストにファイルが表示され、画面上部に「○ 個のファイルを『（アップロードした場所の名称）』にアップロードしました。」と表示されます。これが表示されたらアップロード完了です。
次ページでは、ファイルを共有する方法と共有権限一覧、その他のGoogle Workspaceアプリに関する情報を紹介しています。ぜひ、会員登録後ご覧ください。
3. ファイルを共有する
マイドライブのファイルリストを表示し、共有したいファイルを選択（複数可）して［共有アイコン］をクリックします。
共有設定の画面が表示されるので、「ユーザーやグループを追加」の入力ボックスにメールアドレス（組織内の共有では名前でも可能）やグループメールを入力します。複数のユーザーと共有する場合は、コンマ（,）でメールアドレスを区切って入力します。
次は、入力したユーザーの共有権限を選択します。
共有権限一覧
Google ドライブでは、主に次の3種類の権限を付与できます。
編集者
ファイルの閲覧・コメント・編集ができます。共有相手の追加や権限変更も可能です（オーナーの設定による）。
閲覧者（コメント可）
ファイルの閲覧とコメントができます。Google ドライブ上で閲覧できないファイル形式の場合は、ダウンロードが可能です。
閲覧者
ファイルの閲覧のみできます。Google ドライブ上で閲覧できないファイル形式の場合は、ダウンロードが可能です。
共有ユーザーに、ファイルが共有されたことを伝える通知メールを送らない場合は、「通知を送信」などのチェックを外します。
通知メールを送る場合、必要に応じて自分宛てにコピーを送る設定が表示されていれば、チェックを入れておきましょう。
［共有］または［送信］をクリックすると、共有ユーザーが追加され、ファイルが共有されます。
「アクセスできるユーザー」の一覧に共有ユーザーが追加されているのを確認し、［完了］をクリックします。
共有ユーザーの追加や解除、共有権限の変更は、共有設定の画面からいつでも可能です。
最後にちゃんと共有できているのかを確認します。
共有されているファイルは、ファイルリストで共有アイコンが表示されていれば、共有完了です。
Google ドライブ以外にもオンラインストレージには機能の充実したサービスがあります。サービスによって強みは千差万別なので、今の会社のフェーズに適したオンラインストレージを今一度検討してみませんか？
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