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Box(ボックス)クラウドストレージの使い方・機能解説 | 導入事例や評判も

最終更新日:
導入企業は95,000社を超えるクラウドストレージ「Box(ボックス)」の使い方や徹底解説!容量や法人向け機能も紹介します。また、実施にBoxを導入した企業の事例や評判・口コミも紹介し、登録手順やアプリの情報も掲載しています。

Box(ボックス)以外のオンラインストレージも気になる方は、こちらから人気サービスの各資料が無料でご覧いただけます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。

世界で圧倒的導入実績を誇る「Box」とは

Boxは、世界最大のビジネス誌「Fortune」による全米売上高上位500社のうちの約60%が利用するクラウドストレージサービスです。

2020年5月時点で世界での導入企業は95,000社を超え、ビジネス領域で世界トップシェア。容量無制限で使えることからも世界で最も選ばれています。場所やデバイスを問わず、さまざまなデータへのセキュアなアクセスと情報の共有・活用が可能となります。

クラウドストレージサービスとして利用が拡大しているBox(ボックス)の使い方、機能や導入事例を解説していきます。

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法人から支持される理由

同じクラウドストレージサービスでも、個人と法人では求められる機能が異なります。

法人では、多くの顧客情報が含まれている場合や外部共有に使用される場合が特に多く、セキュリティ面が重要視されます。

Boxではこれまでに大きな情報漏えい事故は起きておらず、セキュリティ面に関しても各企業から厚い信頼が寄せられているのが法人から支持される理由です。

Boxで使える機能・基本的な使い方

Boxシンプルなインターフェースを搭載しているため、直感的な操作が可能です。

また、フォルダ単位でのアクセス権限設定を行うことにより、強固なセキュリティとともにビジネスを円滑に進められます。

マルチデバイスでの利用が可能なことはもちろん、シングルサインオンによる外部サービス連携機能や、100種類以上の拡張子に対応したプレビュー機能により、時間や場所を選ばないファイルへのアクセスが実現します。

Boxの基本的な機能と使い方を解説します。

10GB〜容量無制限

Boxは個人用の無料プランでは10GBまで、個人向け有料プランで100GBまで、そして法人向けのプランであれば容量無制限でクラウドストレージを利用できます。

プラン名 ストレージ容量 アップロード容量
Individual(個人向けプラン) 10GB 250MBまで
Personal Pro(個人向けプラン) 100GB 5GBまで
Starter(法人向けプラン) 100GB 2GBまで
Business以上のプラン 上限なし 5GB〜15GB

企業向けでも容量が大きくなるにつれて価格が上がっていくサービスが多いですよね。Boxでは容量を気にする必要はありません。

容量の大きい動画や企業内に蓄積されたデータをまとめてクラウド上に保管できることで、コンテンツ活用の幅が広がり、業務効率化にもつながります。

アクセス制限の設定

企業内でサービスを使っている人の中から、自由に選択してフォルダにアクセス権限を持たせることも可能です。チームでの作業であったり、機密度のデータの保管などへの利用に活用できます。

ただ、ここまでの機能は他のサービスでも網羅しているものもありますが、この中でも権限の制御やログ監視のような機能があることが特に評価されています。

ファイルやフォルダのアップロードが簡単

Boxでは、「アップロード」をクリックし、アップロードしたいフォルダやファイルを選択すれば簡単にアップロードできます。

Google Chromeであればドラックアンドドロップでもアップロードが可能です。

ファイルのダウンロードも楽々

Google Driveをはじめとするクラウドストレージと同様に、ファイルのダウンロードも簡単です。

1つのファイルのダウンロード方法:対象ファイルを選択→「ダウンロード」をクリック
複数ファイルのダウンロード方法:対象ファイルをShiftキーを押しながら選択→「ダウンロード」をクリック

複数ファイルをダウンロードする際は、zipファイルとして保存されます。

「Box Drive」でデスクトップから直接ファイルにアクセス

Boxには「Box Drive」というアプリケーションがあります。このBox Driveを利用すれば、デスクトップからbox内のファイルやフォルダへのアクセス・編集が可能になります。

パソコンの容量をさほど使うことなく、編集したファイルはクラウド上に自動保存・更新されるため、Boxを利用するのであれば必ず使いたい機能です。

Google Driveにもファイルストリームという似たような機能があります。

「Box Sync」でオフライン編集も

Boxには「Box Sync」と呼ばれるアプリケーションもあります。特定のファイルやフォルダを選択して、Boxとデスクトップで同期して編集が可能です。

Box Driveと異なる点は次の2つです。

  • パソコンの容量を使う(ローカル保存と同じような扱い)
  • オフラインでも編集できる

オフライン時の変更点は、再びオンラインになった際に反映されてBox上で保存されるため、オフラインで編集することの多い方には特におすすめの機能です。

「Box Edit」でアプリケーションを開いてシームレスな編集を

Box Editとは、Boxに搭載されているアドオンのようなもので、Box上に保存してあるWordやExcelファイルを、それぞれのアプリケーションで開き直接編集できるというものです。

たとえばWordファイルをBox Editで開くと、Wordが起動してそのままファイルを編集可能です。保存すればBox側にも更新が反映されます。

データがBox上にあれば、いちいちファイルのダウンロード、編集、再アップロードといった手間はなく、ファイルを編集できます。

法人向けのアクセスログ確認機能

Boxでは70種類以上の操作ログが残り、管理コンソールから簡単に確認できます。アクセスログは一括エクスポートはもちろんのこと、ユーザーやグループ、日付、期間から絞り込み検索も可能です。

セキュリティを重視したい企業は重宝する機能でしょう。アクセスログの一部を抜粋して紹介します。

  • ファイルのコピー/削除/ダウンロード・アップロード/編集/移動
  • ログイン/ログイン失敗
  • ユーザー・グループの作成と削除
  • 有効化・無効化された共有リンク/共有リンクの有効期限の延長・設定
  • フォルダの同期・解除

これ以外のアクセスログの種類が気になる方は、公式の管理者ガイド(サポートページ)を参照してください。

バージョン管理機能

BoxのBusinessプランは最大50世代まで、Enterpriseプランであれば100世代まで上書きしてバージョン管理が可能です。バージョン管理しているファイルには「v◯(◯は数字)」といった表示が出ており、「v◯(◯は数字)」の部分をクリックするだけで確認できます。

Google スプレッドシートのように、過去のバージョンのダウンロードや削除、最新バージョンとして設定するといった使い方もできます。

メールで編集通知

Boxでは、自分が所有または参加しているフォルダ内で編集や削除があった場合のメール通知を、フォルダごとに設定可能です。

  • ファイルが編集された
  • ファイルが削除された
  • コメントが追加された

など、通知が設定できるアクションが細かく分かれています。編集作業に複数人が携わる場合には、ぜひ覚えておきたい使い方です。

通知設定方法

  1. 右上のアイコンから「アカウント設定」をクリック
  2. 「共有」タブに移動
  3. 通知したい内容にチェックを入れる
  4. 「保存」をクリック

便利なショートカットキー

Boxの操作をさらに便利にするショートカットキーが複数あります。Boxを使いこなしたいのであればぜひ覚えておきましょう。また、「Shiftキー + ?キー」を押せば、ショートカットメニューが表示されます。

操作 Windowsの場合 Macの場合
Box Drive内を検索 ctrl + alt + shift + B ctrl + option + ⌘ + space
新規フォルダ作成 shift + N shift + N
すべての項目を選択 ctrl + A ctrl + A
プレビューの拡大、縮小 shiftと+(プラスキー)
shiftと-(マイナスキー)
shiftと+(プラスキー)
shiftと-(マイナスキー)

リンク作成でファイル共有

Boxのファイル共有の方法は主にユーザーを招待する方法とフォルダのリンクを共有する方法の2通りがあります。特にフォルダリンクを共有する方法では、複数人に対してのフォルダ共有が簡単にできます。

具体的には、フォルダの共有リンクを作成し、それを公開することでリンクを知っている人であればフォルダ内にアクセスできるという仕組みです。

コラボレーションがシンプル

WordやExcelなどを同時に複数メンバーで編集できるので、タスクのを並行して進められます。チームメンバーで期限日設定や業務の分割も簡単に行えるため、コラボレーションツールとしての機能が十分に整っています。

ゴミ箱機能

Boxにはゴミ箱機能があるので、一度削除してしまったファイルでも、ゴミ箱内で削除しない限りは完全には削除されません。

ゴミ箱からの復元はファイルを選択し、「…」を押して「復元」をクリックするだけです。

Boxの導入事例

Boxを実際に導入し、課題を解決した事例を紹介します。

またこちらの記事では、Boxに限らずオンラインストレージサービスを導入した事例をさらに紹介しているので、導入を検討している方はあわせてご覧ください。

慶應義塾大学の導入事例

慶應義塾大学私立大学

課題:ファイル共有における柔軟性や利便性、互換性が不足

オンラインストレージ製品に対して、部門間や外部とのファイル共有を必要としていた。また、多くの学生を抱える大学であるため課題やレポートなどの大容量データの保存先が必要であり、学生・教員の多方面における利用に対応している製品が必要であった。

効果:データ量を気にせず保存可能になりファイル共有が容易に

外部とのやりとりの場合、リンク共有のみでファイル共有可能になり利便性が増した。また、外部用のアップロード専用フォルダも作成でき、外部からの添付メールを廃止してセキュリティも向上。大容量データ共有で、広報・授業資料ともに動画のストリーミング配信も可能になった。

P&Gの導入事例

会社名:P&G(プロクター・アンド・ギャンブル)業種:化学・紙パルプ
事業内容:家庭用製品、化粧品、工業用製品などの製造から販売まで行っている。

課題:外部パートナーとのコンテンツ共有をより手軽にしたい

ユーザーと IT部門両方が採用したいと思える、シンプルかつ安全で拡張性のあるプラットフォームが必要でした。そして、P&G 社は、電子メールのメッセージのやりとりと同じくらいの手軽さで外部のパートナーやベンダーとさまざまなコンテンツを共有できるソリューションを求めてた。

効果:既存システムと統合され外部との共有が容易に

既存システムとシームレスな統合が可能になり、数千もの従業員のノート PC とモバイルデバイスから、どこでも、だれでもコンテンツの共有が可能になった。また、素早くかつ簡単にコンテンツを共有可能になったため業務の効率化も実現できた。


こちらの記事では、クラウドストレージ導入に際し見るべきポイントをまとめているので、ぜひご覧ください。

Boxを導入してセキュアなデータ共有をしよう

今後、あらゆるデータのクラウド化が行われる中でクラウドストレージは大きな役割をになっていくでしょう。これまで説明したようにBoxでは、「セキュリティの安全性」「企業でも十分な容量」「だれにでも使いやすい操作性」のすべてを満たして運用できます。

今使っているストレージでは不十分な方やこれから新たにクラウドに移行を検討している方は、ぜひこの機会にBoxの導入検討をしてみてください。

ボクシルに寄せられたBoxの評判・口コミ

ボクシルでは、実際にBoxを導入して使ってみた企業からの評判・口コミを掲載しています。その中から、いくつかピックアップして紹介していきます。

細かな権限設定で外部との共有もスムーズに

社内の物理的な共有サーバーの仕様を辞めて、BOXを導入しました。 容量・コスト・操作性が他のソフトよりも良かったからです。 当初社内のみでの運用を想定しておりましたが、スタッフの提案により、 社外共有でも積極的に利用するようになりました。 FAX送信、メール添付より安全で、 使い勝手の良いソフトです。

Boxを利用しているユーザーは、外部共有でのセキュリティ面を高く評価しているようです。権限の設定を細かく設定できるのは、他のクラウドストレージサービスと比較して魅力的です。

容量無制限な点が嬉しい

BUSINESSプラン以上の契約なら、容量無制限で利用できるので 非常に満足しています。 (最近、容量無制限で利用できるサービスが減ってきているので 非常に重宝しております。) 1ファイルの最大サイズの制限(5GB)が、あるのが残念です。

容量無制限な点を評価する口コミも多く見られます。大きな容量のファイルを大量にやり取りする企業では、容量の制限がないBoxの導入で業務効率化につながりそうです。1ファイルあたりのアップロードの最大は5〜15GBなので、必要に応じてプランを切り替えましょう。

Boxを導入したい方のための登録手順とアプリ情報

Boxを使いはじめたい方は、次の手順で登録してください。

  1. 公式サイトからサインアップ
  2. 「名前」「メールアドレス」「パスワード」「電話番号」を入力して送信
  3. 入力したメールアドレスに届いたメールの確認ボタンから認証
  4. サインインする

ビジネスプランを利用したい方は、こちらから料金を確認してから導入するようにしましょう。

また、Boxにはアプリ版もあるのでこちらからダウンロードしましょう。

iPhone・iPadの方向け Androidの方向け
Boxのスマホアプリ - AppStore Boxのスマホアプリ - Google Play

その他クラウドストレージとの比較

こちらの記事では、有名なクラウドストレージサービスである、DropboxやOneDriveとBoxを比較しました。プラン・料金や容量、評判まで比較しているので、こちらもあわせてご覧ください。

そして、Box以外にもクラウドストレージのサービスを知りたい、比較したい方は、こちらの記事もおすすめです。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめオンラインストレージをまとめてチェック!

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