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2018-05-30

box(ボックス)クラウドストレージの使い方・機能解説 | 導入事例

ビジネス領域において世界トップシェアを誇るのがbox(ボックス)のクラウドストレージです。今回、boxの使い方・機能から導入事例まで細かく解説していきます。今後、導入の参考にしてください。 ※初回公開日 2017/11/29
社内コミュニケーションオンラインストレージ
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世界での導入実績を誇る「box」使い方や機能、導入事例を解説

boxは、世界最大のビジネス誌「Fortune」による全米売上高上位500社のうちの約60%が利用するクラウドストレージサービスです。

2016年10月時点、世界での導入企業は66,000社を超え、世界で最も選ばれています。場所やデバイスを問わず、さまざまなデータへのセキュアなアクセスと情報の共有・活用が可能となります。

今回は、クラウドストレージサービスとして利用が拡大しているbox(ボックス)の使い方、機能や導入事例を解説していきます。

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以下の記事では、クラウドストレージ導入に際し見るべきポイントをまとめておりますので、ぜひご覧ください。

オンラインストレージ導入事例に見る活用術 | 法人なら絶対に見るべきポイント | ボクシルマガジン
デジタルデータやファイルの保存/活用という課題を抱える企業にとって、オンラインストレージは有効なサービスとなりつつ...

boxとは

boxは、ビジネス領域で世界トップシェアで容量無制限利用可能な法人向けクラウドストレージサービスです。

シンプルなインターフェースを搭載しているため、直感的な操作が可能です。

また、フォルダ単位でのアクセス権限設定などを行うことにより、強固なセキュリティとともにビジネスを円滑に進めることを可能としています。

マルチデバイスでの利用が可能なことはもちろん、シングルサインオンによる外部サービス連携機能や、100種類以上の拡張子に対応したプレビュー機能により、時間や場所を選ばないファイルへのアクセスが実現します。

以下の記事では、クラウドストレージ導入のメリットについて詳しく解説しています。

データ共有をクラウド化するメリット・デメリット | 注目のサービス8選 | ボクシルマガジン
社員のファイルの管理・共有を効率化するオンラインストレージサービスについて、データ共有をメリット・デメリットを解説...

法人から支持される理由

同じクラウドストレージサービスでも、個人と法人では求められる機能が少し異なってきます。
特に法人では、多くの顧客情報が含まれていたり外部との共有にも使用されたりとセキュリティ面が重要視されます。

boxではこれまでに大きな情報漏えい事故などは起きておらず、セキュリティ面に関しても各企業から厚い信頼が寄せられています。

以下の記事ではクラウドストレージの需要などについて説明しています。

クラウドストレージのシェア・市場規模 | 人気オンラインストレージ9選も紹介 | ボクシルマガジン
データ共有やファイルの保存需要が大きくなるにつれ、オンラインストレージの需要が拡大しています。そんな中、クラウドス...

boxで使える機能

クラウド上でファイルを共有できるboxですが、詳しくはどんな機能があるのでしょうか。

なんと容量無制限

企業向けのサービスでは、クラウドストレージ上に容量無制限でデータを保存することができます。
企業向けでも容量が大きくなるにつれて価格が上がっていくサービスが多いですよね。boxでは容量を気にする必要はありません。

容量の大きい動画や企業内に蓄積されたデータをまとめてクラウド上に保管できることで、コンテンツ活用の幅が広がったり業務効率化につなげるたりすることが可能になります。

リンク作成でファイル共有

ファイル共有の方法は主にユーザーを招待する方法とフォルダのリンクを共有する方法の2通りがあります。特にフォルダリンクを共有する方法では、複数人に対してのフォルダ共有が簡単にできます。

具体的には、フォルダのリンクを作成し公開することでリンクを知っている人であればフォルダ内にアクセスできるという仕組みです。

アクセス制限の設定

企業内でサービスを使っている人の中から、自由に選択してフォルダにアクセス権限を持たせることも可能です。チームでの作業であったり、機密度のデータの保管などへの利用に活用することができます。

ただ、ここまでの機能は他のサービスでも網羅しているものもありますが、この中でも権限の制御やログ監視のような機能があることが特に評価されています。

権限の制御がとても細かい部分まで可能で、各フォルダごとに設定できます。管理者はログを閲覧可能なのでユーザーの行動を把握することができます。だれがいつ編集したのかや、ダウンロード状況などを確認することも可能です。

コラボレーションがシンプル

WordやExcelなどを同時に複数メンバーで編集することができるので、タスクのを並行して進めることができます。チームメンバーで期限日設定や業務の分割なども簡単に行えるため、コラボレーションツールとしての機能が十分に整っています。

boxの導入事例

P&Gの導入事例

会社名:P&G(プロクター・アンド・ギャンブル)業種:化学・紙パルプ
事業内容:家庭用製品、化粧品、工業用製品などの製造から販売まで行っている。

課題:外部パートナーとのコンテンツ共有をより手軽にしたい

ユーザーと IT部門両方が採用したいと思える、シンプルかつ安全で拡張性のあるプラットフォームが必要でした。そして、P&G 社は、電子メールのメッセージのやりとりと同じくらいの手軽さで外部のパートナーやベンダーとさまざまなコンテンツを共有できるソリューションを求めてた。

効果:既存システムと統合され外部との共有が容易に

既存システムとシームレスな統合が可能になり、数千もの従業員のノート PC とモバイルデバイスから、どこでも、だれでもコンテンツの共有が可能になった。また、素早くかつ簡単にコンテンツを共有することが可能になったため業務の効率化も実現できた。

慶應義塾大学の導入事例

慶應義塾大学私立大学

課題:ファイル共有における柔軟性や利便性、互換性が不足

オンラインストレージ製品に対して、部門間や外部とのファイル共有を必要としていた。また、多くの学生を抱える大学であるため課題やレポートなどの大容量データの保存先が必要であり、学生・教員の多方面における利用に対応している製品が必要であった。

効果:データ量を気にせず保存可能になりファイル共有が容易に

外部とのやりとりの場合、リンク共有のみファイル共有ができ利便性がました。また、外部用のアップロード専用フォルダも作成でき、外部からの添付メールを廃止してセキュリティも向上。大容量データ共有で、広報・授業資料ともに動画のストリーミング配信も可能になった。

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boxを導入してセキュアなデータ共有を

今後、あらゆるデータのクラウド化が行われる中でクラウドストレージは大きな役割をになっていくでしょう。これまで説明したようにboxでは、「セキュリティの安全性」「企業でも十分な容量」「だれにでも使いやすい操作性」のすべてを満たして運用することができます。

今使っているストレージでは不十分な方やこれから新たにクラウドに移行を検討している方は、ぜひこの機会にboxの導入検討をしてみてください。

box以外にもサービスを知りたい方は、ぜひ以下の記事も合わせてご覧ください。

法人向けオンラインストレージの主要なサービスを比較してみた【価格・機能比較】 | ボクシルマガジン
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注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

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