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テレワークやリモートワークにおすすめの労務管理ツール5選|労務管理の課題を解決するポイントも解説

(記事の情報は現在から89日前のものです)
社員の労働環境や、業務の進捗などが把握しづらいテレワークやリモートワークでは、労務管理にも工夫が必要です。テレワークで起こりがちな労務管理上の課題やその解決方法、おすすめの労務管理ツールなどを紹介します。これからテレワークを導入する企業も、ぜひ参考にしてください。

テレワーク時の労務管理の課題

テレワークでよく起こりがちな労務管理上の課題には次のような問題があげられます。

  • 社員の勤務時間の把握が困難
  • 適切な人事評価ができない
  • 社員との意思疎通が難しい
  • 労災への対応が難しい

社員の勤務時間の把握が困難

テレワークやリモートワークは、社員が自宅をはじめとして、いろいろな場所で仕事をする環境です。したがって、オフィス勤務に比べて勤務時間の把握がどうしても難しくなります。

管理者にとっては、部下がしっかりと仕事をしているか確認しづらいのはもちろん、管理側が知らないうちに自主的な残業をしている社員は少なくないのが実態です。

労働基準法に準拠して事業運営を続けるためにも、社員が無理をしないように、勤務時間をしっかりと管理しなければいけません。

適切な人事評価ができない

社員の就業状況の確認が困難なため、人事評価を適正に実施するのも難しいと感じる企業が増えています。特に、テレワークでは成果が目に見えづらい職種も多く、頭を悩ませている管理者は少なくありません。

たとえば、顧客のもとに出向いて営業活動をする職種や技術職などは、成果が数字で出てくるため評価しやすい一方で、事務職は定量評価が難しい職種です。そのため、評価基準があいまいになりやすく、不満を感じる事務職の社員が出てくる可能性があります。

社員との意思疎通が難しい

テレワークやリモートワークでは、管理者と社員、さらに社員同士が離れた場所で業務をこなすので、コミュニケーションが取りづらい点も、労務管理が難しい理由の一つです。

社員のメンタル状況を管理者が把握しづらく、気づかないうちに問題を抱える社員が出てくる可能性があります。

チャットツールでコミュニケーションを取りながら、常時業務を進めるのがテレワークでは一般的ですが、ツールを介したやり取りでは、どうしても社員の不調に管理者が気付きづらくなってしまいます。

チャットツールでの意思疎通に加えて、定期的にビデオ通話で意思疎通を図るといった工夫が必要でしょう。

労災への対応が難しい

テレワーク中に労災が発生すると、社員の自宅や出先で起こった事故となるので、企業として労災が認定しづらい点も注意が必要です。

仕事内容がはっきりしない場合、法的に労災認定が認められない可能性があるので、社員の業務を正確に把握する工夫が求められます。何か業務上の問題が起こった際、社員が速やかに報告できる体制にすることも大事です。

テレワーク中の労務管理の課題を解決する方法

上記課題の解決に向けて、テレワーク中の労務管理を徹底するために、次のポイントを確認しましょう。

  • 長時間労働を防ぐための対策を徹底する
  • 就業ルールや規則を設定する
  • コミュニケーションツールを活用する
  • 作業環境の整備に協力する
  • 労務管理システムを導入する

長時間労働を防ぐための対策を徹底する

テレワークやリモートワークにおいて、社員の長時間労働を防止するための施策を考えましょう。

方法はさまざまですが、たとえば勤務時間以外のメールの送付をブロックしたり、業務システムへのアクセス制限をかけたりするといった方法があります。

ほかにも、残業を申請制にするといった施策や、社員が残業しなくても業務を完結できるような仕事配分にするなど、さまざまな工夫が求められます。

就業ルールや規則を設定する

社員の就業時間に関するルールや規則、管理の方法をしっかりと決めておき、社員に順守させることが大事です。

就業時間があいまいな状態だと、どうしても社員は残業をしてしまいがちで、特にテレワークのように管理者の目が行き届かない環境の場合、始業時間もルーズになる可能性があります。

社員の就業時間が明確でなれば、正確な給与計算もできません。これからテレワークやリモートワークを実施する企業は、独自の就業ルールを定めましょう。

コミュニケーションツールを活用する

チャットツールは、テレワークの主たるコミュニケーション媒体となるので、うまく使いこなす必要があります。

ITリテラシーが低めの社員でも問題なく使えるように、テレワークの導入前に研修を実施したり、IT管理者が簡単な講習を開いたりするのが有効です。

ただし、ChatworkやSlackなどの有名なチャットツールは、テレワーク向けの機能が充実しており、初心者でも簡単に使える仕様です。コミュニケーションツールの導入に迷ったら、まずはこれらを導入するとよいでしょう。

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作業環境の整備に協力する

テレワーク下で社員の労災を防ぎつつ、できるだけ業務でのストレスがたまらないように、企業として作業環境の整備に協力する必要があります。

企業によっては、テレワークに従事する社員が在宅業務に必要な製品を購入する場合、資金的な援助をするところも珍しくありません。社員が快適に作業できる環境を整備すれば、おのずとパフォーマンスも向上するので、自社の生産性を上げるための投資と考えるとよいでしょう。

なお、自宅でテレワークを実施する際の作業環境に関しては、厚生労働省による「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」にて説明されています。こちらも参考にしてください。

労務管理システムを導入する

テレワークでは、クラウド型の労務管理システムの導入が欠かせません。労務管理は社員の勤怠管理や給与計算、社会保険の書類作成や安全衛生管理など、社員が安心して業務を遂行するための業務の総称です。

細々とした作業が多い業務なので、専用の管理システムを導入することで、管理者の負担を少しでも軽減することが大事です。

特に、社員の労働実態が把握しづらいテレワークでは、さまざまなシステムを活用して情報を効率的に収集・整理する必要があります。

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テレワークで労務管理システムを導入するメリット

労務管理システムはさまざまな特徴をもっていますが、テレワーク下では次のようなメリットがあります。

  • 社員の効率的な勤怠管理ができる
  • ルールに則った勤怠管理ができる
  • 操作ログやアクセス制限でセキュリティを高められる

社員の効率的な勤怠管理ができる

労務管理システムの中には、社員の勤怠管理に関する機能を多く有している製品があります。

たとえば、システムへのログイン・ログアウトの状況をリアルタイムで把握できるなど、社員の勤務状態を確認できる機能を持っている製品もあるので、積極的に活用するとよいでしょう。

テレワークは社員の勤務状況を把握するのが難しいため、ツールをうまく使って正確な勤怠管理をする必要があります。ツールを利用することで社員側も打刻がしやすくなるので、ぜひ導入したいところです。

ルールに則った勤怠管理ができる

所定の労働時間を過ぎた場合にアラートを出すといった、適正な勤務時間を維持するための機能も、テレワークで便利に活用できます。

労働基準法を順守しつつ社員のオーバーワークを防ぐのに役立つ機能で、管理側も超過労働している社員を一目で把握できるので、個別に注意喚起が可能です。

操作ログやアクセス制限でセキュリティを高められる

労務管理システムは情報漏えいを防ぐための操作ログやアクセス制限など、セキュリティに関する機能も充実している製品が多いです。

いずれも社員の適正な労働時間を確保するのに役立つ機能で、テレワーク中の不正アクセスの防止にも役立ちます。

社員の不正を防止する意味もありますが、テレワークやリモートワークでは、第三者が業務システムにアクセスする可能性もあるので、管理側でアクセス管理を徹底する必要があります。

テレワークの労務管理システムの選び方

テレワークに合った労務管理システムを選ぶ際は、次のポイントを確認しましょう。

  • 対応している業務範囲が合っているか
  • 社員の作業状況の確認ができるか
  • 他のツールやシステムと連携が可能か
  • サポートは充実しているか

対応している業務範囲が合っているか

システムによって対応している業務に違いがあるので、自社のニーズに合った業務範囲・機能を有するシステムを選ぶのが大前提となります。

業務効率化を実現できる機能があることはもちろん、帳票への対応もよく確認しておく必要があります。システムによって対応できる帳票には違いがあるので、製品の公式サイトで事前にチェックしておきましょう。

社員の作業状況の確認ができるか

テレワークにおいて正確に社員の就業時間を把握するには、そのための機能を有する労務管理ツールを選ぶ必要があります。

たとえリアルタイムで就業状況を確認できる機能がない場合でも、他のツールと連携することで状況を把握できるように工夫するとよいでしょう。

逆に、他の方法で簡単に作業確認ができるならば、必ずしも必要な機能ありません。そのあたりは他のツールやシステムとの兼ね合いを考えながら、導入すべき製品を選びましょう。

他のツールやシステムと連携が可能か

人事管理システムや給与計算ソフトなど、他のシステムとの連携ができるツールが望ましいといえます。

労務管理から給与計算、さらに人事に関する業務まで広くカバーしているシステムもリリースされているので、自社の労働環境との整合性を考えつつ、導入を検討してみるとよいでしょう。

複数の業務を横断的に効率化できるツールならば、それぞれ独立してシステムを運用する手間が省けるだけでなく、利用する社員の業務生産性の向上も可能です。

サポートは充実しているか

サービスベンダーによるサポート体制にも注目しましょう。

労務管理システムに限らず、テレワークやリモートワークで運用するツールは、システムトラブルで利用できなくなった場合の影響がかなり大きく、業務に大きな支障が出てしまう恐れがあります。

したがって、問題やトラブルが起きにくいシステムを選ぶのに加えて、必要なタイミングで適切なサポートを受けられる製品やサービスを選ぶことが大事です。

公式サイトでサポート内容をよく確認したうえで、さらにユーザーからの評判もチェックしておきましょう。

テレワークにおすすめの労務管理システム

テレワークのおすすめの労務管理システムを紹介します。機能や料金はもちろん、他のツールとの連携性やベンダーのサポート体制などにも注目して比較するとよいです。

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オフィスステーション 労務 - 株式会社エフアンドエム

オフィスステーション 労務
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  • 人事労務に関する情報を整理できる
  • 社員情報をまとめて管理
  • 他社ソフトとのシームレスな連携を実現

オフィスステーション 労務はオンラインで雇用契約や入社手続きを完結でき、さらに従業員情報を一元管理できる労務管理システムです。情報の一元管理とペーパーレス化により、労務業務のミスの抑制と業務効率化を実現できます。

社内の各所の散在している従業員情報を整理し、一元管理できるので、労務管理者の負担を大幅に軽減できるでしょう。各種申請書や帳票作成、社員とのコミュニケーションまで、すべてクラウドで完結できるのが特徴です。

さらに、他社の給与計算ソフトや勤怠管理システムなど、さまざまなツールとAPI連携ができるので、うまく組み合わせればテレワークやリモートワークの業務効率化に寄与します。

無料トライアル版も利用できるので、まずは機能性や操作性を確認してみるとよいでしょう。

ジョブカン労務HR - 株式会社DONUTS

ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HR
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  • 労務管理上の手続きを一気通貫でサポート
  • 帳票の自動作成による時短が可能
  • ジョブカンシリーズとのスムーズな連携

ジョブカン労務HRは、労務に関するあらゆる業務を効率化できるシステムです。

社員情報はクラウド環境で一元管理でき、帳票の自動作成機能によって、細々とした労務作業を大幅に効率化できます。社員にマイページを発行し、各種手続きや個人情報を入力させることも可能です。

中小規模の企業から大企業まで幅広く対応しており、社員数5名まで対応の無料プランもあるので、スタートアップ企業は特にコストを抑えて導入できます。電話やメール、チャットでの充実したサポートを受けられるのも魅力です。

クラウドハウス労務 - 株式会社Techouse

クラウドハウス労務
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  • 入社手続きや雇用契約などの業務をペーパーレス化
  • 社員データベースの構築が可能
  • 年末調整の電子化で社員の負担を軽減

クラウドハウス労務は社員の入社手続きや雇用契約といった、煩雑になりがちな労務関連業務を電子化し、ペーパーレス化を実現できるシステムです。

紙による作業を大幅に削減できるのに加えて、各部署に紙やエクセルで散らばっていた社員情報を集約し、エンゲージメントの向上や離職防止のための施策に生かせるようになります。

さらに、年末調整の手続きや、各種申請・承認作業も社員のパソコンやスマートフォンから簡単に手続きできるので、本業に集中できる時間が増え、組織全体の生産性の向上が期待できます。

導入にあたってはベンダーの専任サポートを受けられるので、初めて労務管理ソフトを導入する企業も安心です。

SmartHR - 株式会社SmartHR

SmartHR
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  • 人事労務を効率化しながらデータ収集ができる
  • 人事データの可視化・分析も可能
  • 40以上の他社サービスと連携できる

SmartHRは人事労務を効率化しながら、収集したデータを管理できるクラウドシステムです。年末調整や雇用契約に関する各種手続きから人事評価に至るまで、多くの時間を取られていた作業を効率化し、同時に社員情報を収集してデータベース化できます。

蓄積したデータは簡単に可視化・分析できるので、人事評価や組織課題の抽出などを通じて、説得力のある人材マネジメントの実現に役立ちます。

また、APIが用意されているので、自社システムだけでなく有名な外部サービスとの連携も可能です。現在、40以上の有名サービスと連携可能です。

ジンジャー勤怠 - jinjer株式会社

ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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  • 社内に散らばる人事情報を一つに集約
  • 労務関連業務の効率化とデータ活用のためのシステム
  • 書類の自動作成と電子申請まで幅広くカバー

ジンジャー勤怠は、社員データを一括管理することで業務効率アップを狙えるクラウドシステムで、ペーパーレス化やコストの削減を実現できます。

たんに作業効率を高めるだけでなく、さまざまな人事情報をデータベース化することで情報の更新作業を簡略化し、ワークフローや給与計算などと連携できるのが特徴です。

さらに他のジンジャーサービスと組み合わせれば、勤怠管理から人事管理、経費精算まで幅広く対応できるので、バックオフィス業務をまとめて効率したい企業は、この機会に導入を検討してみましょう。


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テレワーク中の適切な労務管理とは

社員がオフィス以外の環境で働くテレワークやリモートワークでは、通常勤務に比べて労務管理が難しく、長時間労働につながっている企業も少なくありません。適切な労務管理をするために、まずは次のポイントを基本として押さえておくことが大事です。

電話やメールによる就業時間の把握

テレワークやリモートワークでは、電話やメール、チャットツールなどを活用して、社員の始業・就業時間を管理する必要があります。

社員がオフィス以外で勤務するため、特に中抜けや休憩時間の把握が難しいため、まずは就業ルールをしっかりと整備し、就業状況をできるだけ正確に把握できる体制にすることが重要です。

テレワークの導入後、時間管理をほとんどしていない企業もけっして少なくないようです。労働基準法はもちろん、働き方改革関連法にも準拠できるように、就業時間の把握は管理者として必ずしなければいけません。

作業ログを取得して管理する

テレワークに従事している社員の作業ログや、業務システムのログを取得することで、就業状況を把握する方法も有効です。

パソコンのログを簡単に取得できるツールも多くリリースされており、複数の端末のログをまとめて管理できるツールもあるので、積極的に導入するとよいでしょう。ログの自動取得が可能なものもあります。

作業ログを定期的にチェックすれば、社員がどういった作業をしているのか正確に把握できるので、労働時間の是正や作業内容の変更など、さまざまな融通が利くようになるでしょう。

タスク管理ツールで就業状況を確認

タスク管理ツールを活用し、社員のテレワークにおける就業状況を把握する方法もあります。

タスク管理ツールにはさまざまな製品やサービスがありますが、チームごとに作業や進捗を管理できるものが多く、タスクをリスト化してすべきことを整理できます。

特に、各人が離れた場所で業務をこなす、テレワークやリモートワークに向いているツールといえるでしょう。

管理者はツールをうまく活用して、業務に無理が出ていないか確認する必要があります。オーバーワークになると、自発的に残業をする社員が増える傾向にあり、管理側はその事実に気付きづらいので注意が必要です。

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労務管理システムでテレワークを充実させる

テレワークやリモートワークにおすすめの労務管理システムを紹介しました。労務管理はテレワーク下でも欠かせない業務です。管理者もオフィス以外で作業する機会が増えることが予想されるため、作業環境を整えるとともに、さまざまな情報をクラウド環境で扱える労務管理システムの導入が不可欠です。

システムを選ぶ際には機能や料金はもちろんですが、他のサービスとの連携性やサポート内容もしっかりとチェックしておきましょう。環境に合ったシステムを導入すれば、業務生産性を大幅に向上できます。

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