中小企業向け「労務管理システム」おすすめ10選！選定のポイントと導入のメリット

中小企業が抱える労務業務の課題

労務管理システムを導入していない中小企業が労務業務で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、労務管理システムで解決できる可能性があります。

社会保険や年末調整の手続きなどに時間がかかる

中小企業では、人事担当者が少ないか、または人事や労務の専任部門が存在しないことが多くあります。そのため、社会保険や年末調整などの手続きに時間がかかりながら、さらに他の業務も対応していると担当者の長時間労働や繁忙期の残業などの課題が発生しやすい傾向にあります。

たとえば、社会保険の加入や変更の手続きは、従業員の入退社や給与変更などのタイミングで必要になりますが、紙ベースで行うと書類の作成や提出に手間がかかります。

また、年末調整の際には、従業員からの申告書の受け取りや確認、給与計算や源泉徴収票の発行などの作業が必要になりますが、これらも手作業で行うと時間やコストがかかります。

従業員情報がバラバラに保管され、管理体制が不十分

中小企業では、従業員情報をExcelや紙で管理していることが少なくありません。しかし、このような方法では、従業員情報がバラバラに保管され、不十分な管理体制になる課題が発生しやすいです。

たとえば、従業員の個人情報や異動履歴、人事評価などの情報をExcelで管理している場合、ファイルの更新や共有が煩雑になり、情報の整合性や正確性が低下する恐れがあります。

また、紙で管理している場合、情報の検索や閲覧に時間がかかり、情報の活用や分析も十分に実施できないでしょう。

中小企業が労務管理システムを導入するメリット

中小企業が労務管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

人事労務関係の手続きなどを自動化できる

労務管理システムでは、入退社や給与計算、社会保険、年末調整などの手続きをシステムで自動化できます。

これにより、人事担当者は手作業でのミスや時間のロスを削減できます。

たとえば、給与計算では勤怠や残業などの情報を自動的に反映できたり、社会保険の手続きでは届出や支払いの期限をシステムが通知してくれたりします。

従業員の各種情報を一元的に管理できる

労務管理システムでは、従業員の個人情報や勤怠情報、給与情報などを一つのデータベースにまとめられます。

これにより、人事担当者は情報の更新や検索が簡単になるだけでなく、情報のセキュリティや整合性も高められます。たとえば、従業員の情報変更はシステム上で一括で行えたり、従業員のデータをグラフや表で可視化したりできます。

中小企業が労務管理システムを選定する際のポイント

中小企業が労務管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

セキュリティが自社の要件を満たすか確認する

労務管理システムを選ぶ際には、個人情報や機密情報の取り扱いに関する法令や規則に適合させるため、セキュリティが法令や自社の要件を満たすかを確認することが重要です。

たとえば、SSL暗号化や二要素認証などのセキュリティ機能が備わっているか、データのバックアップや復旧の方法が明確かなどをチェックしましょう。

サポートやアップデートの体制は充実しているか確認する

労務管理システムを選ぶ際には、システムの導入や運用においてトラブルや不具合に対処するため、サポートやアップデートの体制が充実しているかどうかを確認することが重要です。

たとえば、導入時のマニュアルや担当者によるサポートの提供があるか、問い合わせの対応時間や方法が適切かなどを確認しましょう。また、法改正や機能追加に対応するためのアップデートの頻度や内容も重要です。

他のシステムとの連携が可能か確認する

労務管理システムを選ぶ際には、業務効率やデータの一貫性を高めるため、他のシステムとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。

たとえば、すでに給与計算システムや勤怠管理システム、ビジネスチャットツールなどのシステムを導入している際はデータ連携ができるかなどを確認しましょう。また、APIやWebhookなどの連携方法やコストも把握しておきましょう。

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中小企業におすすめの労務管理システム10選

中小企業におすすめの労務管理システムを紹介します。

クラウドハウス労務は、労務の電子化によって事務作業の効率化を図れる労務管理システムです。クラウドハウス労務は次のような特徴があります。

• 入社手続きを電子化でき、内定から入社までの期間を短縮
• エンゲージメントの向上や離職防止に役立つ従業員データベースの構築
• 勤怠打刻や給与明細の確認がスマートフォンやタブレットからも行える

HRBrainは、運用支援が充実した労務管理システムです。HRBrainは次のような特徴があります。

• 雇用契約書をはじめとした各種書類をシステムで作成可能
• 初期設定から運用支援までをトータルに行うサポート体制
• 人事評価やタレントマネジメントなど必要に応じて同社シリーズを追加できる

freee人事労務は、低価格で充実した機能を搭載する労務管理システムです。さまざまな他社サービスとの連携が可能です。freee人事労務は次のような特徴があります。

• 月額費用は従業員数に応じて変動し、年払いで割引が適用される
• Webマニュアルや解説セミナーなど導入の不安を解消するコンテンツが豊富
• アラート機能により、作業の漏れを防止できる

ジョブカン労務HRは、従業員の情報を安全に一元管理し、入退社や扶養などの手続きを自動化できる労務管理システムです。

ジョブカン労務HRは次のような特徴があります。

• 個人や手続きに関する情報を従業員が直接入力できる
• 帳票の電子申請機能で役所に足を運ばずに済む
• 健康管理機能としてストレスチェックと集団分析も可能

SmartHRは、雇用契約書の作成・締結やマイナンバー管理などの機能が利用できる労務管理システムです。

SmartHRは次のような特徴があります。

• 雇用契約や社会保険の手続きをペーパーレス化
• スマートフォンからの入力でマイナンバーの提出、登録が可能
• 給与明細や源泉徴収票をWeb上で発行・配布し、PCやスマートフォンで閲覧できる

ジンジャー人事労務は、人事労務で発生するあらゆる書類のペーパーレス化が可能な労務管理システムです。

ジンジャー人事労務は次のような特徴があります。

• 従業員がWeb上で情報を入力するだけで入社手続きが可能
• 部署ごとに管理、更新していた人事情報を集約し、最新の情報を共有できる
• 従業員データを集約してリアルタイムでグラフ化するダッシュボード搭載

オフィスステーション労務は、電子申請や人事労務に関わる帳票作成機能などを利用できる労務管理システムです。

オフィスステーション労務は次のような特徴があります。

• e-GovやマイナポータルとAPI連携しているため、システム内に蓄積されたデータをそのまま利用して社会保険や労働保険の手続きを行える
• 他社の給与システムや勤怠システムとの連携が可能
• 社内での申請や承認フローを電子化でき、承認までの期間短縮につながる

オフィスステーション年末調整は、年末調整の手続きをペーパーレス化できる労務管理システムです。

オフィスステーション年末調整は次のような特徴があります。

• 年末調整の情報をCSVファイルで出力でき、さまざまな給与計算ソフトにデータの取り込みが可能
• 従業員にスマートフォンやパソコンで年末調整の情報を入力してもらい、申告書の作成や提出を自動化できる
• データの暗号化や24時間365日の監視体制、第三者機関による認証など、セキュリティが充実

One人事[労務]は、必要な機能を選択して自社に最適なシステムにカスタマイズできる労務管理システムです。

One人事[労務]は次のような特徴があります。

• 入社から退社までの人事労務やマネジメント業務をトータルで効率化
• アラカルト型の料金体系で、同社シリーズの中から必要な機能だけを選んで導入できる
• e-Gov連携の電子申請でワンクリックで書類提出が可能

社労夢Company Editionは、各種保険申請の内製化をサポートする労務管理システムです。

社労夢Company Editionは次のような特徴があります。

• 色分け表示やアラート機能で各手続きの漏れや遅れを防止できる
• 労災給付や育児休業給付、高齢者雇用継続給付などにも対応可能
• 専門家チームのよるサーバーの監視やEDRの導入など、数々のセキュリティ対策を実施している

サービス選びは比較して検討しよう

労務管理システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックすることをおすすめします。

労務管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。