労務管理システムとは？メリットや機能・選び方・勤怠管理との違い

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労務管理システムとは？

労務管理システムとは、入退社や勤怠、給与などの労務に関する業務を一元的に管理するシステムのことです。労務管理システムを導入することで、人事、給与、労務の各部門の業務効率向上を図れます。

労務管理とは

労務管理とは、従業員が働く環境の管理や整備などを行う業務です。入退社手続きや社会保険料の計算、勤怠管理など、法律を遵守しながら組織の労働全般を管理します。

企業によっては、「人事労務」として労務管理と人事管理をひとつの部署で行う場合もあります。ただし、採用や人事評価、人材配置の最適化などの人材管理を行う人事管理と労務管理は異なる業務内容です。

勤怠管理システムとの違い

勤怠管理システムは、出退勤や休暇、残業などの勤怠情報を管理するシステムのことです。勤怠管理システムは、労務管理システムの一部として機能することもありますが、労務管理システムは勤怠管理システムよりも広範囲な業務をカバーしています。

たとえば、労務管理システムでは入退社の手続きや契約書の作成、給与明細や源泉徴収票の発行、年末調整の手続きなどの業務も行えます。

人事管理システムとの違い

人事管理システムは、従業員の基本情報（氏名、住所、職歴など）の管理や、採用、昇進、評価、福利厚生など、人事に関する業務を中心にサポートするシステムです。

人事管理システムは、従業員の個々のデータを一元的に管理することが主な目的で、従業員のライフサイクルに関連する情報を管理します。

一方で、労務管理システムは、労働条件や労働時間、給与計算、法定手続きなど、労働に関連する業務をサポートします。労務管理システムでは、勤怠管理、給与計算、雇用契約書の作成、年末調整の手続きなど、より労働法に基づいた管理が行われます。

人事管理システムは従業員の情報全般を管理するのに対し、労務管理システムは労働に関連する具体的な業務を管理する点が大きな違いです。

労務管理システムの必要性

近年では入退社手続き、勤怠管理や給与計算などの各種手続きや管理に、労務管理システムを導入して行う企業が増えています。

労務管理システムは、近年なぜ必要とされているのか、導入する理由や目的として、次の3つが挙げられます。

業務効率化の実現

労務管理システムの導入により、労務管理業務の効率化を実現できます。

労務管理業務は、給与計算、入退社の手続き、社会保険や雇用保険の加入手続きなど多岐にわたります。そのため、従来のExcelや紙ベースでの管理を行うと大きな手間がかかるほか、ミスや勤怠の不正、改ざんなどにもつながりやすくなるでしょう。

しかし、システムを導入すれば業務の自動化や一元化が可能になり、手間の削減が可能です。たとえば、各種手続きの申請や承認を紙ベースで行っている場合、電子化してシステム上で完結させれば、一連のプロセスをスムーズかつ迅速に行えるようになります。

労働時間を正確に把握できる

正確な勤怠管理の実現も、労務管理システムを導入する目的のひとつです。

勤怠管理においては、正確な労働時間の把握や労働基準法で定められた労働時間の遵守が求められます。適切な勤怠管理ができずに過重労働や残業代の不払いなどがあれば、法令違反や労務リスクにつながりかねません。

手作業で正確な勤怠管理を行うのは困難ですが、システムを活用し電子化すれば、労働時間や休暇取得状況を正確に把握できます。

テレワークや複数拠点の管理も容易に行える

労務管理システムにはクラウド型で提供されているものが多いため、テレワークや他拠点での労務管理も容易に行えます。

インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、オフィス以外の場所でも、打刻や勤怠管理が可能です。また、位置情報を記録できるGPS打刻や一定値を超えた残業発生の通知が可能なアラート機能などの活用により、長時間労働や不正を防止し、労働時間を正確に記録できます。

それにより、担当者だけでなく従業員の効率化も可能なほか、テレワークの促進にもつながります。

労務管理システムのタイプ

労務管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型

自社のサーバーに労務管理システムのソフトウェアをインストールして運用するタイプです。

オンプレミス型のメリットは、セキュリティポリシーに沿ってシステムを管理できることや、カスタマイズの自由度が高いことです。

一方、デメリットとして、初期費用や運用費用が高いことや、システムの更新や保守を行わなければならないことなどが挙げられます。

利用人数にかかわらず一定のコストとなるため、1,000人以上の大企業での導入に向いています。

クラウド型（SaaS）

インターネット経由で労務管理システムのサービスを利用するタイプです。

クラウド型のメリットは、初期費用や運用費用が低いことや、システムの更新や保守がサービス提供者に任せられることが挙げられます。一方、デメリットとしては、セキュリティやプライバシーの面で不安があることや、カスタマイズの自由度が低いことが挙げられます。

費用は利用人数に応じて変動するため、中小企業や小規模企業の導入に向いています。

労務管理システムの主な機能やできること

労務管理システムにはさまざまな機能が備わっています。なかでも代表的なものを紹介します。

• 入退社の手続きや管理
• 従業員情報の管理
• 勤怠管理や給与計算
• 雇用契約書や各種契約書の作成
• 給与明細や源泉徴収票の発行
• 年末調整の手続き

入退社の手続きや管理

入退社の手続きをシステム上で行えます。たとえば、入社時に必要な書類や情報をオンラインで入力、提出することで、紙の書類のやりとりや手書きの入力を省けます。また、入退社の履歴や状況を一覧で確認可能です。

さらに、退職時にも、退職届や退職証明書などの書類をオンラインで作成、発行できます。

従業員情報の管理

従業員の基本情報や経歴、資格、スキルなどの詳細情報を管理できます。基本情報のほかにも、評価や目標管理、キャリアプランなどの人事面の管理にも利用できます。

従業員情報を検索、分析、可視化することで、人材の活用や育成に役立てられるでしょう。

勤怠管理や給与計算

労務管理システムでは、出勤、退勤や休暇、残業などの勤怠情報を管理できます。さらに、勤怠管理や給与計算のルールや条件を設定することで、勤怠情報をもとに給与や賞与、社会保険や税金などの計算を行えます。

雇用契約書や各種契約書の作成

契約書や規定のテンプレートを利用することで、雇用契約書や就業規則、社内規程などの作成も可能です。労働条件通知書や労災保険の届出書などの各種契約書も作成できます。

給与明細や源泉徴収票の発行

労務管理システムでは、給与明細や源泉徴収票をオンラインで閲覧、ダウンロードができます。給与関連の書類の発行を自動化することで、書類の印刷や郵送の手間を省けます。

年末調整の手続き

労務管理システムでは、年末調整の手続きも行えます。たとえば、従業員からの申告内容をオンラインで受け付けたり、申告内容をもとに所得税の計算や源泉徴収票の作成を行ったりと一連の手続きが可能です。

年末調整の手続きをオンライン化することで、紙の書類のやりとりや手書きの入力を省けます。

労務管理システムの料金相場

労務管理システムの料金相場は、利用するユーザー数や機能などによって異なります。

初期費用は無料の場合が多い一方で、月額料金はユーザー数や利用できる機能などに応じて金額が変動する従量課金のものが多く、1人あたり300円程度からが相場です。

なかには無料で利用できる製品もあるものの、多くの場合、利用人数や機能、データの保存期間や保存容量などに制限があります。より多くのユーザーで、もしくはより高度な機能を利用したい場合には、有料版の契約が必要となります。

そのため、あらかじめ必要な人数や機能などを整理したうえで、システムの選定が必要です。

労務管理システムの導入メリット

労務管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 書類作成や管理の効率化
• 手続きの時間を短縮
• 申請の電子化

書類作成や管理の効率化

労務管理システムでは、入社、退社や給与、税金などの書類をオンラインで作成や管理が可能です。これにより、紙の書類の印刷や保管、紛失や破損のリスク軽減につながります。また、書類の検索や閲覧も簡単に行えます。

手続きの時間を短縮

労務管理システムでは、入退社や年末調整などの手続きをオンラインで行えるため、手書きの入力や郵送などの時間や手間を省けます。

また、手続き状況のステータスや進捗もリアルタイムで確認できるため、誰がどのステータスであるかが一目でわかります。

申請の電子化

労務管理システムでは、休暇や残業などの申請をオンラインで行えるため、申請の承認や確認も個々のタイミングでスムーズに行えます。

また、申請の履歴や状況も一覧で確認できるため、問い合わせがあった際にもすぐに対応できます。

労務管理システムの導入デメリット

労務管理システム導入のデメリットとしては、次の3つが挙げられます。

• 安定性の高いインターネット環境が必要
• 業務効率が低下する恐れがある
• 費用対効果を得られない場合がある

安定性の高いインターネット環境が必要

労務管理システムは現在クラウドサービスの利用が主流で、場所を問わず利用できる利便性があるものの、導入にはインターネット環境が必要です。

また、回線速度の遅い回線や安定性の低い回線だと、スムーズに操作を行えない可能性があります。そのため、インターネット環境の見直しを求められる可能性があります。

業務効率が低下する恐れがある

ITリテラシーが低い場合、効果的な活用ができずに業務効率を低下させてしまうことも考えられます。

システムには直観的に操作できる画面設計のものが多いものの、高齢だったりITリテラシーが低かったりする担当者の場合、うまく使いこなせない可能性もあるでしょう。この場合、導入時には研修やトレーニングの実施が必要です。

費用対効果を得られない場合がある

適切なシステムを選定しなければ、十分な費用対効果を得られない可能性があります。

システムの導入により業務効率化を実現できるものの、それには予算とコスト、利用人数、必要な機能などを踏まえて適切な製品の選定が必要です。

労務管理システムの選び方

労務管理システムを選ぶ際には、次のポイントを押さえて選ぶとスムーズです。

• 業務や帳票の対応範囲
• 既存システムとの連携が可能か
• 電子申請（e-Gov）の対応
• 予算に見合うか
• 操作性や使いやすさ

業務や帳票の対応範囲

労務管理システムは、多くの場合、さまざまな業務や帳票に対応していますが、すべてのシステムがすべての業務に対応しているわけではありません。

たとえば、入退社の手続きや契約書の作成、給与明細や源泉徴収票の発行などの業務や帳票に対応しているシステムもあれば、対応していないシステムもあります。そのため、業務や帳票のニーズに合わせて、対応範囲を確認することが重要です。

既存システムとの連携が可能か

労務管理システムを導入する際には、既存のシステムとの連携が可能かどうかもチェックする必要があります。

たとえば、勤怠管理システムや経理システムなどのシステムとの連携が可能な場合には、データの入力や転記の手間を省けるほか、データの一貫性や正確性も向上します。

電子申請（e-Gov）の対応

電子申請とは、国や地方自治体などの公的機関に対して、オンラインで申請や届出ができるサービスのことです。

電子申請を利用することで、紙の書類の郵送や窓口への持参などの手間を省けます。電子申請を利用したい場合は、対応しているかどうかを確認しておきましょう。

予算に見合うか

予算や利用人数、必要な機能などを洗い出し、予算とニーズに合った最適なシステムの選定が必要です。

コスト面だけに注目して製品を選ぶのではなく、搭載されている機能やサポート対応なども含めて、導入目的や予算に合ったものを選びましょう。

導入後も継続的に料金が発生するため、適切なコストで長期的に効果が期待できるシステムの選定が重要です。

操作性や使いやすさ

システムの操作性や使いやすさも重要です。

労務管理システムは労務管理業務の担当者だけでなく、従業員が自身の情報入力や各種申請を行う際にも利用します。そのため、直観的に操作ができて誰にでも使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

クラウド型のシステムには無料トライアルを提供しているものが多いため、実際に操作を試し、操作性を確認したうえで比較検討するとよいでしょう。

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労務管理システムの注意点

労務管理システムを導入する際には、次のような注意点に気をつけながら選んでください。

• 必要な機能を洗い出しておく
• サーバーの負荷を確認する

必要な機能を洗い出しておく

労務管理システムには、多くの機能を備えたものがあるとはいえ、場合によってはすべての機能が必要となるわけではありません。

労務管理システムを選定する前に、ニーズに合わせて必要な機能を洗い出すことが重要です。たとえば、「採用管理や育成施策にも活用したい場合は人事管理機能にも対応しているシステムを選ぶ」といったように、ニーズに合ったシステムを選びましょう。

また、必要な機能に対しての予算やコストパフォーマンスについても考慮しておきましょう。

サーバーの負荷を確認する

労務管理システムを導入する際には、サーバーの負荷を確認しておきましょう。たとえば、オンプレミス型の場合、自社のサーバーに労務管理システムのソフトウェアをインストールする必要があるため、サーバーの容量や性能が十分かどうかを確認する必要があります。

また、クラウド型の場合、インターネット経由で労務管理システムのサービスを利用するため、ネットワークの安定性や速度が十分かどうかを確認する必要があります。

労務管理システムを活用するポイント

労務管理システムを効果的に活用するために、導入時に次のポイントにも注目しましょう。

適した勤怠管理ができるか確認する

労務管理のなかでも、法令遵守が求められる勤怠管理は重要度が高いといえます。

そのため、システムを導入する際には管理の効率化だけでなく、長時間労働の抑制や適切な有給休暇の管理など、法令を遵守した管理を行えるシステムが必要です。

さらに、近年ではテレワークやフレックスタイム制など、働き方の多様化が進んでおり、変化に柔軟に対応できるかどうかも重要です。すでに多様な働き方を実践している場合には、就業規則で定義した内容に対応できるかどうかを基準にしてシステムを選定する必要があるでしょう。

セキュリティ対策について確認する

労務管理業務では、マイナンバーのような個人情報、社会保険や給与に関する情報など、さまざまな情報を扱います。これらの機密性が高い情報の漏えいを防ぐために、セキュリティ対策が重要です。

導入時には、ベンダー側でどのようなセキュリティ対策を行っているか、第三者認証を取得しているか、社内のセキュリティ要件に対応できるかどうかなどを確認しましょう。

また、運用に必要なルールを策定し、情報漏えいを防ぎ、安心して利用できる体制の整備も必要です。

無料トライアルで使いやすさを確認

労務管理システムを導入する際には、無料トライアルを活用して使いやすさを確認することも重要です。無料トライアルを利用することで、実際の操作感や業務にどれだけ適応できるかを事前に確認できます。

特に、操作の直感性や必要な機能が充実しているか、サポート体制が整っているか、業務フローに合っているかはトライアルで確認すると、導入後に後悔せず済むでしょう。
導入後の不安を減らし、スムーズにシステムを運用できるよう無料トライアルを活用することをおすすめします。

労務管理システムでバックオフィス業務を効率化

労務管理システムは、入退社や勤怠、給与などの労務に関する業務を一元的に管理するシステムです。

労務管理システムを導入することで、書類作成、管理の効率化や手続きの時間を短縮化、申請の電子化などバックオフィス業務を手厚くサポートします。

労務管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

労務管理システムを選ぶ際には、業務、帳票の対応範囲や既存システムとの連携が可能か、対応可能な業務や帳票の範囲や電子申請の対応などのポイントに注意して選びましょう。

また、導入する際には、必要な機能の洗い出しや、サーバーの負荷を確認することも必要です。

労務管理システムは、人事、給与、労務の各部門の業務効率向上を図る便利なシステムです。ぜひ、ニーズに合わせて、最適な労務管理システムを選んでください。

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